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(企业管理手册)NC物资管理操作手册

NC物资管理操作手册

1 前期设置

1.1 库存组织

说明:各直管、委管和专业项目部需建立库存组织。该操作由系统管理员实施:直管项目部的库存组织,由供应链系统管理员建立;委管和专业项目部的库存组织,由分公司系统管理员建立。

功能导航:客户化→基本档案→组织机构→库存组织

操作步骤:1、选中【库存组织】,并双击;

2、单击【增加】;

3、双击方框,输入库存组织编码及名称。【库存组织编码】为“公司编码缩写+项目编码”,例如“JGASCBUYL10041”,其中“JG”即机关,“ASCBUYL10041”即项目编码(公司编码缩写如下表所列);【库存组织名称】需写明项目名称;

4、双击点选【性质】、【地区编码】、【地区名称】,分别为【二者皆是】、【A02A45】、【公司内部】;

5、将内容录入完毕后,点击【保存】;

6、当项目结束后,单击勾选【封存标志】将库存组织封存。

(企业管理手册)NC物资管理操作手册

1.2 仓库档案

说明:各直管、委管和专业项目部建立库存组织后,需设立相应的甲供仓和自采仓。该操作由系统管理员实施:直管项目部的仓库档案,由供应链系统管理员建立;委管和专业项目部的仓库档案,由分公司系统管理员建立。

功能导航:客户化→基本档案→库位信息→仓库档案

操作步骤:1、选中【仓库档案】,并双击;

2、单击【增加】;

3、双击方框,输入库存组织编码及名称,【仓库编码】为“库存组织编码+01/02”,“01”表示自采仓,“02”表示甲供仓,【仓库名称】需写明项目名称及自采仓/甲供仓;

4、双击点选相应的【库存组织编码】;

5、将内容录入完毕后,点击【保存】。

注意:不可以直接编辑系统自动生成的“zyc”的仓库编码。

1.3 存货信息

说明:每次新增库存组织或者新增存货档案后,需将存货分配到相应的库存组织,否则材料出入库的时候不能保存。

功能导航:客户化→基本档案→存货信息→存货管理档案

操作步骤:1、选中【存货管理档案】,并双击;

2、单击【分配】;

3、在弹出的【选择操作类型】窗口中单击【下一步】;

4、在弹出的【选择目标】窗口中,点击放大镜,进行目标组织的选择;

5、在弹出的【库存组织】窗口中,选中所要分配的库存组织,然后单击【确定】;

6、回到【选择目标】窗口后,点击【下一步】;

7、在弹出的【设置操作/查询条件】窗口中,【分配状态】栏选择【未分配】;

8、【存货分类】栏选择【01工程实体材料】,点击【确定】后,再点击【下一步】;

9、点击第一个小图标进行全选;

10.点击【分配】,提示完成后【确认】。

2 消耗材需用计划

2.1 消耗材需用计划

说明:【消耗材需要计划】即实际业务中的“材料需用计划”,该单据由哪个部门进行采购或者提交给业主,就由哪个部门进行录入。

功能导航:建筑综合项目管理→物资管理→材料计划→消耗材料计划→消耗材需用计划

操作步骤:1、选择【消耗材需用计划】,并双击;

2、单击【增加】;

3、输入【单据号】,即计划号,以便单据查询,如不输入将自动生成流水号;

4、点选【项目编码】,项目编码选中就不可更改,如选错项目编码,取消单据后再点击【增加】;

5、点选【单据日期】【经办部门】【经办人】【材料员】等,【备注】栏可根据实际情况进行文本录入;

6、点击【需用计划类型】下拉框,选择【消耗材料】或

【甲供材料】,如图;

7、点击【增行】,双击【物资编码】进行存货信息的选择;

8、在【存货档案】窗口中,通过存货分类查找需要的存货信息,然后双击该条信息,一次可以选择多条信息;

9、或者通过点击方框中向上、向下箭头进行选取及删除;

10、完成存货选择后,单击【确认】;

11、点选【WBS编码】,选择相应的WBS节点;(如节点相同,可以同时按住“shift”+“alt”,鼠标点中该字段内容,然后向下拖拽即可达到复制的效果,其他单据上的字段也可以这样操作。)

12、输入【本次核定主数量】,即计划数量,点选【预计使用日期】,即计划到货日期;

13.【备注】栏可以根据实际情况,进行文本输入,最后点击【保存】,点击【执行】并【提交】,然后由相关人员进行【审核】。

14、表格输出,点击【打印】,在预览页面点击【导出EXECL】后,点击【浏览】制定输出表格存放位置,按【确认】后既能导出。

注意:在选择存货时,不能选择【存货编码】后四位为“0000”的

存货大类,如选择,视为无效单据。

3 招标管理

3.1 供方管理

说明:【供方管理】即实际业务中的供应商管理,包括供方的基本信息、初复评审、合格供方等级、供方业绩评价及黑名单等。其中,集团的A、B类供方由机关物资管理部进行维护,C类供方由分公司、直管项目部和委管项目部进行维护。各项目部及分公司均可申请,黑名单解禁由机关物资管理部进行操作。

3.1.1 供方基本信息审查表

说明:【供方基本信息审查表】需要录入一些供方的基本信息,包括营业执照、税务登记证、生产许可证上的有效信息,另外还需要录入公司联系人及其联系方式。

功能导航:供应链—>招标管理—>供方管理—>供方基本信息审查表

操作步骤:1、选中【供方基本信息审查表】,并双击;

2、单击【增加】,打开页签后,可以通过点击右页签上角的【最大化】按键,扩大窗体;

3、填写【供方名称】,例如“二十冶合格供应商公司”。供方名称必须以营业执照上的名称为准,不能用简称或其他别名。

4、根据【供方名称】进行【供方编码】的填写,编码规则为:C2+供方名称的大写首字母,例如“C2ESYHGGYSGS”。

5、根据客商的类别,点击【地区编码】,选择【供应商】。

6、将其他信息录入完整,包括【供方地址】、【合作历史】、【法人代表】、【注册资金】、【产品】、【税务登记号】、【营业执照号】、【主联系人】、【主联系人手机】、【许可证有效期】、【营业执照有效期】,不知道法人身份证号的,可将供方编码复制到该栏次。

7、信息录入完后,点击【保存】并【提交】,然后由相关人员【审批】。

3.1.2 供方业绩评价表

说明:【供方业绩评价表】即为贯标管理中的《供方业绩评价表》。功能导航:供应链—>招标管理—>供方管理—>供方业绩评价表

操作步骤:1、选中【供方业绩评价表】,并双击;

2、单击【增加】,选择所要评价的【供方名称】;

3、点选【评估方法编码】,选择【01】;

4、录入【评估分值】;

5、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.1.3 供方初/复评评价表

说明:【供方初/复评评价表】即为贯标管理中的《供方初/复评价表》。功能导航:供应链—>招标管理—>供方管理—>供方初/复评评价表

操作步骤:1、选中【供方初/复评评价表】,并双击;

2、单击【增加】,选择所要评价的【供方编码】;

3、录入【评价结论】,合格供应商选择【合格】;

4、根据该供方所供存货类别,录入【拟采购物资名称】;

5、根据所收集的资料,勾选【供方性质】等信息,如果是复评的供方,点选供方业绩评价表选择评分表;

6、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.1.4 供方级别评定

说明:【供方级别评定】即对合格供应商进行A、B、C级别评定。功能导航:供应链—>招标管理—>供方管理—>供方级别评定

操作步骤:1、选中【供方级别评定】,并双击;

2、单击【增加】,选择所要评价的【供方】;

3、录入【评定后级别】;

4、根据该供方所供存货类别,录入【供方分类】;

5、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。3.1.5 黑名单申请

说明:【黑名单申请】是用于不合格供应商的申请。

功能导航:供应链—>招标管理—>供方管理—>黑名单申请

操作步骤:1、选中【黑名单申请】,并双击;

2、单击【增加】,选择所要评价的【供方】;

3、录入【申请原因】、【黑名单截止日期】及【备注】;

4、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。3.2 采购招标

说明:【采购招标】由发生实际招标的部门进行录入,即由直管项目部物资部、分公司物资部、委管项目部物资部等。

3.2.1 招标单项计划维护

说明:【招标单项计划维护】即为招标前制定的“招标计划”;

功能导航:供应链—>招标管理—>招标计划管理—>招标单项计划维护

操作步骤:1、选中【招标单项计划维护】,并双击;

2、单击【参照】,参照【消耗材需用计划】,勾选需要进行招标的材料计划;

3、录入招标计划上的相关信息,包括开标日期等信息;

4、在【标段】页签【增行】,录入【标段编码】【标段名称】,一次招标可以分一个或者多个标段;

5、切换到【招标内容】页签,输入相应的【标段编码】;

6、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.2.2 招标小组

说明:根据每次实际招标的情况,建立【招标小组】。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标事项管理—>招标小组名单

操作步骤:1、选中【招标小组名单】,并双击;

2、单击【增加】新建招标小组;

3、单击【单项招标计划号】,选择相应的招标计划;

4、根据招标计划,选择【招标分项档案】、【招标类型】;

5、通过【行操作】进行【增行】,点击表体选择相关的人员,【所属公司】支持选择集团内部不同分公司及其人员,设定【招标委员类型】;

6、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.2.3 入围单位审批单

说明:【入围单位审批单】是用来确认招标的入围单位。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标事项管理—>入围单位审批单

操作步骤:1、选中【入围单位审批单】,并双击;

2、单击【参照】,参照【单项招标计划号】,勾选相应的招标计划;

3、通过【行操作】进行【增行】,选择入围的单位的情况;

4、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.2.4 发标回标记录单

说明:【发标回标记录单】是用来确认投标单位的回标情况。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标评标管理—>发标回标记录单

操作步骤:1、选中【发标回标记录单】,并双击;

2、单击【参照】,参照【单项招标计划号】,勾选相应的招标计划;

3、根据实际情况,勾选【是否发标】【是否回标】;

4、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。3.2.5 开标记录单

说明:【开标记录单】是用来记录实际开标情况,原则上各采购部门公开招标、邀请招标、询价等各形式的招标,都需要录入。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标评标管理—>开标记录单

操作步骤:1、选中【开标记录单】,并双击;

2、单击【参照】,参照【单项招标计划号】,勾选相应的招标计划;

3、在【投标单位信息】页签点中一家公司后,切换到【材料报价】,输入【一次报价】;

4、切换到【标段报价】,通过【行操作】进行【增行】,输入【标段编码】,然后点击【计算标段价】;

5、回到【投标单位信息】页签,点中另一家公司,进行同样的操作;

6、当各家参与投标的单位报价都录入系统后,可以在【投标单位信息】页签的【投标总价】对各家报价总价进行对比;

7、如有二、三次议价,继续上述操作,议价后的单价录

入【二次报价】或者【最终报价】

8、最后点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

3.2.6 初评一览表

说明:通过【初评一览表】确定各投标单位投标是否有效。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标评标管理—>初评一览表

操作步骤:1、选中【初评一览表】,并双击;

2、单击【参照】,参照【单项招标计划号】,勾选相应的招标计划;

3、如果是报价无效视为废标,勾选【是否废标】;

4、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。3.2.7 定标审批单

说明:通过【定标审批单】确定中标单位及中标标段。

功能导航:供应链—>招标管理—>招标评标管理—>定标审批单

操作步骤:1、选中【初评一览表】,并双击;

2、单击【参照】,参照【单项招标计划号】,勾选相应的招标计划;

3、在【定标单位】页签,选择中标单位,点击【加载材

料清单】;

4、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】;

5、如果此次招标最后不执行或者不生效,视为流标,点击【流标】进行作废。

4 采购合同管理

说明:在【合同管理】节点中,需要录入物资采购合同的基本信息、采购合同的明细,如果合同在执行中发生变化,可以通过合同修订功能进行修订。

4.1 待签合同基本信息单

说明:【待签合同基本信息】中,需要录入合同签的基本条款、签约方等。

功能导航:综合项目管理—>合同管理—>待签合同基本信息单

操作步骤:1、选中【待签合同基本信息单】,并双击;

2、在合同分类中选择【物资采购合同】,然后点击【增加】;

3、在【基本信息】页签上,点选【项目编码】;

4、录入【合同编码】,即为纸质合同的编码,为了方便检索到合同,需要录入【合同名称】,如“5月线材第二次采购”,录入

合同签订时间、签约地点等基本信息;

5、切换到【签约各方】页签,选择签约的甲、乙双方及代表人;

6、切换到【摘要信息】页签,在各文本框中录入各项重要的合同条款,例如付款方式、争议解决方式等。

7、信息录入完后,点击【保存】。

4.2 物资采购合同

说明:【物资采购合同】中,需要录入物资采购合同的明细。

功能导航:综合项目管理—>合同管理—>合同签订录入—>物资采购合同

操作步骤:1、选中【物资采购合同】,并双击;

2、点击【参照】,点选【项目】,然后点选相应的【合同基本信息】;

3、可以通过点击【导入】,将材料计划页签导出的EXECL 再导入到系统,省去重新选择存货明细的麻烦;

4、导入材料清单后,输入合同单价;

5、点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

4.3 合同修订

说明:在物资采购合同执行过程中,当发生合同约定的允许的数量或者单价的变更,可以通过【物资采购合同修订】进行修改。

功能导航:综合项目管理—>合同管理—>合同修订—>物资采购合同修订

操作步骤:1、选中【物资采购合同修订】,并双击;

2、点击【合同修订】,查找到需要修订的合同;

3、通过【本次修订数量】【本次修订单价】进行对数量、单价的修改,当录入的数值是正数时即为增加的量,数值为负数时即为减少的量

4、当讲修改的量录入后,点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

5 采购订单

5.1 维护订单

说明:【维护订单】即实际业务中的“材料采购计划”,该单据由哪个部门进行采购,就由哪个部门进行录入。

功能导航:供应链→采购管理→采购订单→订单处理→维护订单

注意:自采材料需要进行【采购订单】的维护,甲供料不需要。

操作步骤:1、选中【维护订单】,并双击;

2、点【增加】按钮,选择【消耗材需用计划】,在弹出的查询窗口中录入查询条件,找到需要参照的消耗材需用计划;(在输入查询条件的时候,尽量多选择相关的条件,可以缩小查找的范围,方便找到相应的计划)

3、在【单据的参照界面】勾选相应的单份/多份材料计划,或者某份计划中的几条明细,然后点击【确认】,;

4、点击【维护】下的【修改】,对表单的信息进行维护;

5、录入【收货人】【联系人】【联系人电话】【收货地点】等信息;

6、点选【采购组织】【采购部门】;

7、点选【供应商】,系统会找到的相关的物资采购合同,并弹出提示窗口,点击【关联】,采购合同号及单价将自动带到采购订单上;

8、完善相关信息后,点击【保存】并【提交】,由相关人员【审核】。

5.2 关闭订单

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