使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件

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使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件

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当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时，可使用邮件合并来创建电子邮件。每封邮件的信息类型相同，但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。

而且，通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。

注释

必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序。借助 Outlook MAPI（消息处理应用程序接口）的功能，Microsoft

Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信息。

必须使用同一版本的 Outlook 和 Word。如果使用 Microsoft Office Word 2007，则必须使用 Microsoft

Office Outlook 2007。

不能将收件人添加到 Cc（抄送）行。邮件合并不允许指定附属收件人。列在邮件“收件人”行的每个收件人将收到邮件的一份副本。

邮件合并过程需要执行以下所有步骤：

1.设置电子邮件。主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形。例如，您公司的徽标或邮件正文。

2.将电子邮件文档连接到地址列表。地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个文件，其中

包含要向其发送邮件的电子邮件地址。

3.调整收件人列表或项列表。Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件。如果要只为地址列表

中的某些电子邮件地址生成邮件，则可选择要包括的地址或记录。

4.将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中

的信息。

5.预览并完成合并。您可在发送所有邮件前预览每封邮件。

您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。

提示还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。要使用该任务窗格，请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在该过程的第 1 步中，单击“选择文档类型”下的“电子邮件”。

设置电子邮件主文档

1.启动 Word。

默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。

2.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。

3.单击“电子邮件”。

恢复邮件合并

如果需要停止邮件合并，则可保存电子邮件主文档，稍后再恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

1.当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。

Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。

2.由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是

否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。

此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。

3.单击“邮件”选项卡，恢复工作。

返回页首

将电子邮件文档连接到地址列表

要将信息合并到电子邮件主文档中，必须将文档连接到地址列表，它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

注释确保数据文件包含电子邮件地址列。在后续过程中要使用该列。

选择数据文件

1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。

2.

请执行下列操作之一：

如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。

有关使用 Microsoft Outlook“联系人”列表的提示

连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案：

找不到 Outlook 联系人文件夹

可能您需要选中 Outlook 的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改 Outlook 用户配置文件。

选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性

我找不到要连接的 Outlook“联系人”文件夹。

出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。

无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。

希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express

通讯簿。

1.在 Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。

2.右键单击包含要用于邮件合并的信息的“联系人”文件夹，然后单击“属性”。

3.在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复

选框，然后单击“确定”。

返回到 Outlook 提示

更改 Outlook 用户配置文件

Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，则可设置多个配置文件。开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的“联系人”文件夹，则该文件夹将不可用。

要切换到其他用户配置文件，请重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。

如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。方法如下：

1.关闭 Outlook。

2.在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。

3.单击“显示配置文件”。

4.要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文

件”，然后单击“确定”。

返回到 Outlook 提示

出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息

如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下错误消息：

“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”

要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：

1.退出 Word。

2.在 Internet Explorer 的“工具”菜单上，单击“Internet 选项”，然后单击“程序”

选项卡。

3.在“电子邮件”下，单击“Microsoft Office Outlook”，然后单击“确定”。

再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。

返回到 Outlook 提示

我无法连接到公用文件夹中的 Outlook“联系人”文件夹

如果您在 Word 中开始邮件合并并尝试连接到公用文件夹中的 Outlook“联系人”文件夹，您就会看到这样的错误消息：

“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。”

如果稍后再试，会得到同样的错误消息。

如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Outlook 中开始邮件合并。

返回到 Outlook 提示

希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹

您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。而应将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后以这种格式连接该文本文件。

导出 Outlook Express 通讯簿：

1.启动 Outlook Express。

2.在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。

3.在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件(以逗号分隔)”，然后单击“导

出”。

4.在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。

5.在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保

存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便

的。Word 在邮件合并期间浏览数据文件时，首先会在该位置中搜索这些文件。

6.单击“下一步”，选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。

注释在决定导出哪些域时，请考虑您要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标

签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。

7.如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。

8.要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。

当您回到 Word 中执行邮件合并，并且进行到连接数据文件的步骤时，单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。

返回到 Outlook 提示

如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。

对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Access，可以从数据库中定义的任何表或查询（查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果未列出所需的文件，则在“文件类型”中选择相应的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE

DB：一种实现高效网络、并通过 internet 访问许多数据源类型的组件数据库架构，这些数据源包括：关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。）提供程序或 ODBC （开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序（Microsoft Office 附带了许多这类数据库程序）。

包含单个表的 HTML 文件。该表的第一行必须包含列名称，其他行必须包含数据。

电子通讯簿：

Microsoft Outlook 通讯簿

Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表

任何类似的使用 MAPI （MAPI：Microsoft 接口规范，允许不同的邮件处理和工

作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个客户程序使用。） 兼容

消息处理系统（如 Outlook）创建的地址列表。

文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记

录。还可以使用域名源（域名源：包含标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共同使用。）作为数据源。

任何包含由制表符或逗号分隔的数据域（数据域：分类信息，一个数据域对应于数据源中的一列信息。每个数据域的名称在数据源的第一行（标题行）中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据域名称。）以及由段落标记分隔的数据记录（数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为

条数据记录的文本文件

有关在 Excel 中设置数据格式的提示

如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Excel 工作表，则可通过使用“动态数据交

换”从 Word 连接到 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位

邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。

连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：

1.单击“Microsoft Office 按钮” ，然后单击“Word 选项”。

2.单击“高级”。

3.滚动到“常规”部分，然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。

4.单击“确定”。

5.在邮件合并主文档打开的情况下，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击

“选择收件人”，然后单击“使用现有列表”。

6.在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表，然后双击该工作表。

7.在“确认数据源”对话框中，单击“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，然后单击

“确定”。

注释如果看不到“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，则选中“全部显示”复选

框。

8.在“Microsoft Office Excel”对话框中，对于“请指定命名单元格或单元格区域”，选

择包含要合并的信息的单元格区域或工作表，然后单击“确定”。

注释若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后取消选择

“打开时确认转换”选项。

如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存

为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

注释如果安装了 2007 Microsoft Office System（而不只是安装 Word 自身），则还可使用 Microsoft Query 来构建查询（查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。），并从外部数据源（外部数据源：包含用户要访问的数据的数据源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。）检索所需的数据。

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调整收件人列表或项列表

在连接到某些数据文件时，您可能并不想将数据文件中所有记录的信息都合并到电子邮件主文档中。如果数据文件包含没有电子邮件地址的记录，请在电子邮件合并中省略这些记录。否则，Word 无法完成合并过程。

要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：

注释 如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。

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1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

2.

在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：

选择单个记录 此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收

件人旁边的复选框。

如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同

样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的

复选框。

排序记录 单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序（从 A 到 Z ）对列表进行

排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序（从 Z 到 A ）对列表进行排序。

如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话

框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。

筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可

以使用复选框包含和排除记录。

要筛选记录，请执行下列操作：

1.在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。

2.在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要用于筛选的条件。

例如，如果要只为将澳大利亚列为国家/地区的地址生成电子邮件，则可在“域”列表

中单击“国家或地区”，在“比较”列表中单击“等于”，然后在“比较对象”列表

中单击“澳大利亚”。

3.要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并选择更多条件。

例如，要只为慕尼黑的公司生成电子邮件，则可筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且

“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合

并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。

将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中

将电子邮件主文档连接到地址列表后，即可开始键入邮件的文本并添加占位符，这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。

占位符（如地址和问候语）称为“邮件合并”域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。

数据文件中的列代表信息的类别。添加到电子邮件主文档中的域是这些类别的占位符。

数据文件中的行代表信息的记录。在您执行邮件合并时，Word 为每个记录生成一封电子邮件。

通过在电子邮件主文档中放置域，即表示您想让特定类别的信息（如姓名或地址）在该位置显示。

注释将邮件合并域插入电子邮件主文档时，域名始终由尖括号 (? ?) 括起来。这些尖括号不在最终电子邮件中显示。它们只用来帮助您将电子邮件主文档中的域与常规文字区分开。

合并时发生的情况

在合并时，数据文件中第一行的信息替换电子邮件主文档中的域，以创建第一封电子邮件。数据文件中第二行的信息

替换这些域，以创建第二封电子邮件，以此类推。

使用域：示例

您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中。这为您设计电子邮件提供了灵活性。例如：

假定您要给当地的公司发送电子邮件，通知它们已被选入您的年度城市指南中。如果数据文件包含公司列，并且该列包含您要联系的每个公司的名称，则可插入“公司”域，而不必单独键入每个公司的名称。

假定您每季度给客户发一次电子邮件，通知他们推出了哪些新产品和特别优惠。要为您的最佳客户创建个性化的邮件，可在数据文件中添加个人注释列，在该列中键入一些注释信息，如“米乐小姐，您一直在找的新工具已到货”。通过在主文档中放置“个人注释”域，即可在特定邮件的底部包含这些注释。

您可使用标点符号组合和分隔域。例如，要创建地址，可在电子邮件主文档中设置如下的域：

?名字? ?姓氏?

对于经常使用的内容（如地址块和问候语），Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如：地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。

“问候语”域可以包含一个或多个名称域，具体取决于您所选的称呼。

可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式（例如“任家双先生”）。在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。

将邮件合并域映射到数据文件

为了确保 Word 能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列，您可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到数据文件中的列。

要映射域，请在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中单击“匹配域”。

“匹配域”对话框将打开。

地址和问候语的元素在左边列出。数据文件中的列标题在右边列出。

Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。

在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不匹配也没关系。您的电子邮件合并邮件不需要使用每个域。如果添加的域不包含数据文件中的数据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。

键入内容并添加域

1.在电子邮件主文档中，单击要插入域的位置。

2.使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

3.添加以下任何一项：

问候语

1.单击“问候语”。

2.选择问候语的格式，其中包括称呼、姓名格式和所带的标点。

3.选择在 Word 不能解释收件人姓名（例如，当数据源不包含收件人的名字或姓氏，而仅包含

公司名称时）时显示的文本。

4.单击“确定”。

5.如果出现“匹配域”对话框，说明 Word 可能无法找到问候语所需的某些信息。单击“(不匹

配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

单个域

可以插入单个域中的信息，如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。要将数据文件中的域快速添加到电子邮件主文档中，请单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击域名。

有关在文档中插入单个域的更多选项，请执行下列操作：

1.在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”。

2.在“插入合并域”对话框中，请执行下列操作之一：

要选择即使在数据源的域名与您的域名不同时，也能自动对应到数据源中域的地址

域，请单击“地址域”。

要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域，请单击“数据库域”。

3.在“域”框中，单击所需的域。

4.单击“插入”，然后单击“关闭”。

5.如果出现“匹配域”对话框，说明 Word 可能无法找到插入域所需的某些信息。单击“(不匹

配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

注释如果从“数据库域”列表插入域，并在稍后切换到数据源，但数据源中的列名与插入的域名不同，那么 Word 无法将该域的信息插入合并的文档中。

Outlook 联系人自定义域

在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在 Outlook 内开始邮件合并。首先，设置包含要在合并中使用的所有域的联系人视图，然后开始邮件合并。在选择所需的设置后，Word 将自动打开，这样您就能完成合并。

设置包含自定义域的联系人视图

1.在 Outlook 联系人的“视图”菜单上，指向“当前视图”，然后单击“电话列表”。

2.右键单击一个列标题，然后单击“字段选择器”。

3.在“字段选择器”对话框顶部的下拉列表中，选择“文件夹中用户定义的字段”。

4.拖动要从对话框添加到列标题的域。一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置。

注释通过单击底部的“新建”，即可在“字段选择器”对话框中添加新域。

5.在视图中添加完所有自定义域后，关闭“字段选择器”对话框。

6.要删除不想在邮件合并中包含的域，请在“电话列表”视图的列标题中单击域名，然后将它拖

出列标题。

从 Outlook 运行邮件合并

1.在 Outlook“联系人”中，按住 Shift 并单击鼠标可选择一个联系人区域，或按住 Ctrl 并单击

鼠标可选择单个联系人。如果希望包括视图中当前可见的所有联系人，则不要单击任何联系

人。

2.在“工具”菜单上，单击“邮件合并”。

3.如果已经选择了要包含在合并中的单个联系人，则单击“选定的联系人”。如果要包括视图中

当前可见的所有联系人，则单击“当前视图中的所有联系人”。

4.如果已经配置了电话列表视图，使它仅显示要在邮件合并中使用的域，则单击“当前视图中的

联系人字段”。否则，单击“所有联系人字段”，使所有联系人域在合并中都可用。

5.如果要为合并生成新的主文档，则单击“新建文档”。否则，单击“现有文档”，然后单击

“浏览”找到要用作主文档的文档。

6.如果要保存已选择的联系人和域，以便重复使用，则选中“永久文件”复选框，然后单击“浏

览”保存该文件。这些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中。

7.选择电子邮件。

8.单击“确定”。当文档在 Word 中打开时，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组上，单

击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击要插入到电子邮件主文档中的域。

9.当您准备就绪，可以完成合并时，请在“邮件”选项卡的“完成”组中，单击“完成并合

并”，然后单击“发送电子邮件”。“主题”行填写的是在 Outlook 中的“邮件合并联系

人”对话框内键入的文本。

注释

不能手动键入合并域字符 (?? ??)，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须进行邮件合并。

如果合并域出现在大括号内，如 { MERGEFIELD City }，Word 将显示域代码（域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。）而不显示域结果（域结果：当 Microsoft Word 执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。在打印文档或隐藏域代码时，将以域结果替换域代码。）。这不会影响合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。

设置合并数据的格式

诸如 Access 和 Excel 这样的数据库与电子表格程序将您在单元格中键入的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel 中应用的格式（如字体和颜色）不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。

要为文档中的数据设置格式，请选择邮件合并域，然后为其设置格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (? ?)。

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预览并完成合并

在电子邮件主文档中添加域后，即可开始预览合并结果。如果对预览满意，则可完成合并。

预览合并

在实际完成合并之前，可以预览和更改电子邮件。

要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：

单击“预览结果”。

使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮逐页查看每封电子邮件。

通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。

注释单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。

完成合并

如果您认为以后要重复使用电子邮件主文档，则可在发送最终电子邮件前对它进行保存。

保存电子邮件主文档

请记住，发送的电子邮件与电子邮件主文档是分开的。如果要将电子邮件主文档用于其他的邮件合并，最好保存电子邮件主文档。

保存电子邮件主文档时，也保存了它与数据文件的连接。下次打开电子邮件主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到电子邮件主文档中。

如果单击“是”，则文档打开时将包含合并的第一条记录的信息。

如果单击“否”，则断开电子邮件主文档和数据文件之间的连接。电子邮件主文档将变成标准 Word 文档。

域将被第一条记录中的唯一信息替换。

发送电子邮件

1.在“邮件”选项卡上，单击“完成并合并”，然后单击“发送电子邮件”。

2.在“收件人”框中，选择用于存储收件人电子邮件地址的域的名称。

3.在“主题行”框中，键入邮件的主题行。

4.在“邮件格式”框中，单击“HTML”或“纯文本”，将文档作为电子邮件正文发送，或单击“附件”，将

文档作为附件发送。

注释如果将文档作为纯文本电子邮件发送，电子邮件将不包含任何文本格式设置或图形。

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电子邮件试题

《信息技术基础》（电子邮件部分） 强化练习 1．如果E-mail地址是wang@https://www.sodocs.net/doc/01547605.html,，那么用该邮箱地址发送邮件范围：（）A．只能是云南 B．只能是中国 C．只能是教育部门 D．可以是全世界 2．某同学以myname为用户名在新浪网(https://www.sodocs.net/doc/01547605.html,)注册的电箱地址应该是:（） A myname@https://www.sodocs.net/doc/01547605.html, B．https://www.sodocs.net/doc/01547605.html, C．myname.sina@com D．https://www.sodocs.net/doc/01547605.html,@myname 3．使用WEB方式(直接在网站上)收发电子邮件时，以下描述错误的是:（） A．不用设置SMTP服务域名 B．不用设置POP3服务域名 C．不用输入账号和密码登录 D．可以在附件中插入图片文件 4．在撰写邮件时，在收件人对话框的“收件人”栏中:（） A．只能输入一个人的收件地址 B．只能输人多个人的收件地址 C．既可以输入一个人的收件地址又可以输人多个人的收件地址 D．只能输入收件人的姓名 5．要将一封电子邮件同时发送给几个人，可以在收件人栏中输入他们的地址，并用（）分隔。 （A）”（B）。（C），（D） / 6．关于发送电子邮件，下列说法中正确的是（）。 （A）你必须先接入Internet，别人才可以给你发送电子邮件 （B）你只有打开了自己的计算机，别人才可以给你发送电子邮件 （C）只要有E-Mail地址，别人就可以给你发送电子邮件 （D）别人只要接入了Internet，就可以给你发送电子邮件 7．要给某人发电子邮件，必须知道他的（）。 （A）电话号码（B）家庭地址（C）姓名（D）E-Mail地址 8．在发送电子邮件时，在邮件中（）。 （A）只能插入一个图形附件（B）只能插入一个声音附件 （C）只能插入一个文本附件（D）可以根据需要插入多个附件 9．电子邮件从本质上来说就是（）。 （A）浏览（B）电报（C）传真（D）文件 10．小明写了一份研究性学习结题报告电子文档，投稿前就稿子审阅修订问题需要与身在国外留学的叔叔进行较长时间的交流。你认为小明应该采用的较合理的信息交流方式是：（） (A)电报 (B)电话 (C)书信 (D)电子邮件 11．下列主要用于电子邮件收发和管理的软件是（） (A)FrontPage (B)Outlook Express (C)ACDSee (D)WinRAR 12．接收电子邮件的协议是（） (A)SMTP (B)HTTP (C)POP3 (D)TCP/IP 13．在电子邮件中所包含的信息（） (A)只能是文字信息 (B)只能是文字和图形图像信息 (C)只能是文字与声音信息 (D)可以是文字、声音和图形图像信息 14．把电子邮件发送到收件人的电子信箱中，所采用的邮件传输协议是（）

邮件合并功能操作指南

1.1.1.邮件”选项卡上的组合命令 在功能区的“邮件”选项卡上，您可以使用以下四个组执行邮件合并。 1.开始邮件合并您可以从此处开始选择文档类型，然后选择、创建或编辑收件人列 表。 2.编写和插入域您可以在此处插入域，并在必要时将域映射到收件人列表。 3.预览结果在完成合并之前，查看单个合并文档。 4.完成完成合并，然后将单个文档组合到一个综合文档，或者将他们打印出来，或 通过电子方式发送。 首先使用“开始邮件合并”命令，然后依次执行功能区右侧的命令，在“完成”组完成邮件合并。 1.2.批量制作座位铭牌 利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的座位铭牌卡。

第一步，进入“邮件合并选项卡”，在“开始邮件合并”中选择文档类型为“普通Word 文档”； 第二步，“在选择收件人”按钮中，点击“使用现有列表”，打开案例中的“邮件合并-客户信息表.xls”文件，选择联系人表单，然后确定。

第三步，选中需要打印客户名称的位置，点击“插入合并域”在下拉菜单中选择需要的数据列。 第四步，预览结果，生成全新批量文档。 点击预览结果及旁边的翻页按钮，可逐页预览生成的批量文档。

点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。在弹出窗口中默认选中全部，然后确定，即生成一个全新的包含所有铭牌内容的文档，只要按一下打印按钮，所有客人的铭牌卡就可以一次性打印出来了。

1.3.批量信函的制作 利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头，出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的称呼。 1.首先制作出邀请函的主体内容，如图所示：

WORD邮件合并教程

邮件合并图文教程 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 此主题相关图片如下： 三、邮件合并的三个基本过程

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项[摘要] Word和Excel是大家常用的办公软件，尤其是Excel，利用公式和复 制功能，统计和输入数据非常快捷，可是受到网格界面的限制，不能像Word一样文字和数据可随意编排。能不能让两者的优点合二为一呢？下面就来介绍下Word的高级功能之一邮件合并。 [关键词] 邮件合并数据源主文档Word域 邮件合并功能的主旨是利用外部的数据来源（如Excel电子表格、数据库等），在Word文档中自动生成可以自定义格式并能重复使用的专业型文档，以满足打印和显示的需要。但由于此功能操作步骤过多，在细节上容易出现问题，初学者较难掌握。特总结一套快速可行的方法，现在以Excel数据源为例，演示一下实现过程。 1.实现过程（演示软件版本为Office 2003） 1.1新建一个Word文档，打开邮件合并工具栏。操作如下：依次单击Word 菜单栏“视图（V）”→“工具栏（T）” →“邮件合并” (操作完成后，看到显示“插入Word域”字样的工具栏，即为邮件合并工具栏) 。 1.2选择Excel数据源。单击邮件合并工具栏上“打开数据源”按钮，在弹出的”选取数据源”对话框中找出需要合并的Excel数据源，并单击“打开（O）”按钮。选择Excel数据源后，因为一个Excel文档内通常有多个工作表（如：Sheet1）。接着在弹出的“选择表格”对话框中选择具体使用的表，并单击“确定”按钮。 1.3设计主文档样式。完成Excel数据源选择操作后，我们发现邮件合并工具栏上原来不能用的灰色按钮，现在都能启用了。现在可根据需要，在当前空白的Word文档中设计一个打印或显示的文档样式。文档样式应以美观实用为原则。为了方便排版，可先建立一个多行多列的表格，然后在第一个单元格内进行设计。 1.4插入Excel数据源。设计好文档后，将光标移到需要插入数据的空白位置，单击邮件合并工具栏上“插入域”按钮，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择相对应的列名并单击“插入（I）”按钮。此刻完成了单个列名数据的插入操作，相应的位置会显示《列名》字样。然后重复步骤依次完成全部列名数据的插入操作。 1.5插入下一记录的Word域。将光标移动到当前设计文档的尾部，单击邮件合并工具栏“插入Word域▼”按钮，→“下一记录（N）”，完成后相应的位置显示《Next Record》字样。现在单个模板设计已完成，为了节约纸张，我们将这段文字复制满整个页面。注意页面末行最后一格的模板内容，需将下一记录的Word域代码删除（即将《Next Record》字样删除），否则会出现新生成的下一页跳过一条记录，即少打一个。

使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件

Word > 邮件合并 使用邮件合并功能向电子邮件地址列表中的收件人发送个性化邮件 全部隐藏 当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时，可使用邮件合并来创建电子邮件。每封邮件的信息类型相同，但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。 而且，通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。 注释 必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序。借助 Outlook MAPI（消息处理应用程序接口）的功能，Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信息。 必须使用同一版本的 Outlook 和 Word。如果使用 Microsoft Office Word 2007，则必须使用 Microsoft Office Outlook 2007。 不能将收件人添加到 Cc（抄送）行。邮件合并不允许指定附属收件人。列在邮件“收件人”行的每个收件人将收到邮件的一份副本。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤： 1.设置电子邮件。主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形。例如，您公司的徽标或邮件正文。 2.将电子邮件文档连接到地址列表。地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个文件，其中 包含要向其发送邮件的电子邮件地址。 3.调整收件人列表或项列表。Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件。如果要只为地址列表 中的某些电子邮件地址生成邮件，则可选择要包括的地址或记录。 4.将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中 的信息。 5.预览并完成合并。您可在发送所有邮件前预览每封邮件。 您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 提示还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。要使用该任务窗格，请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在该过程的第 1 步中，单击“选择文档类型”下的“电子邮件”。

邮件合并功能

WORD中邮件合并功能的实际应用 绍兴市道路运输管理处余文曜 Microsoft word中带来一个邮件合并功能，它在许多地方很有用，现在以考试成绩通知的制作为例介绍给大家。 有如下通知书： 电子表格，内容如下： 一、创建通知的WORD文档。如图1。

二、选“工具”，“邮件合并”，出现如下界面， 按提示进行操作，第一步，创建主文档，它可以是“套用信函”等四种中的任何一种，并将“通知”这一活动窗口设为主文档。 第二步，获取数据源，打开事先准备的电子表格（按目录途径找到事先做好的电子表格）。按提示进入编辑主文档，这时WORD的工具栏多了一个“插入合并域”按钮，我们将光标移到同志前，点“插入合并域”，后选“姓名”，在另外二个地方分别插入“考试成绩”“取成绩单时间”。Word文档成下如所示：

之后我们只要点“《》ABC”键，就可逐张看通知书，选项定一张后可逐张打印，点“合并到新文档”按钮，可以生成连续打印的新文档。如下图： 在使用过程中，我们用到的数据源可以是电子表格，也可以FOX表或ACCESS表等，在写信封时甚至可以是OUTLOOK的通讯薄，其他格式的数据源，大家也可试用一下。至于主文档的样式，你可以根据自己需要的文本格式自由设置。当然也可以是表格和证件。是否行方便，请大家试用。 绍兴市胜利西路底云栖 绍兴市道路运输管理处余文曜 邮编：312000 E-mail:yuwenyao@https://www.sodocs.net/doc/01547605.html, 3月12日 很多朋友都喜欢用Word的邮件合并功能，对于批量打印信封、成绩单之类的非常实用。可是，默认状态

下，邮件合并生成的文件都是一页一条记录，通常我们都用A4纸打印，怎样在一页纸上打印多条记录？ 邮件合并要注意节约纸张 （发表在《电脑应用文萃》2005.2） 亡羊补牢为时不晚 其实，只要把通过邮件合并输出的文件切换到“普通视图”下，你就可以明白为什么每页只能打印一条数据了。原来，用邮件合并输出的文件每条数据之间都自动插入了分节符。我们只要用“查找和替换”的方法将分节符替换成换行符就可以解决问题了。 第一步：先用邮件合并的方法，将数据表合并输出到一个Word文件中。 第二步：单击“编辑→替换”命令，弹出的“查找和替换”对话框。 第三步：单击“高级”按钮，再在随后打开的“搜索选项”中单击“特殊字符→分节符”。或者直接在“查找内容”框中输入“^b”。 第四步：将光标定位到“替换为”文本框，单击“特殊字符→段落标记”，或者直接输入“^p”。 第五步：选定“搜索范围”为“全部”，然后单击“全部替换”按钮。 以上方法虽然可行，但一是可能会遇到一条记录跨两页的情况，二是无法实现横向并排多条标签。当然，最重要的问题在于：它是修改合并后的文件，一旦数据源做了修改，重新进行了邮件合并，所有工作都得重新来。下面看看如何在源标签模版中解决问题。 先知先觉一劳永逸 第一步：单击“视图→工具栏”，给其中的“邮件合并”打勾； 第二步：如图1，将光标定位到标签模版结尾处，单击“邮件合并”工具栏的“插入Word域→下一记录”。此时，可看到模版最后多了一个《Next Record》域； 第三步：按全选标签模版的内容，“复制→粘贴”多份； 小提示 ★复制前一定将标签模版中各元素的字号、位置都设置完毕，避免重复劳动。根据页面大小及一个标签所占行数，将一页纸粘贴满即可。 ★两个标签之间插入多个空行，以方便裁剪； 第四步：因为分页时，系统会自动读取下一记录，因此必须删除页面最后一个标签后的《Next Record》域。 小提示 这一步非常重要，否则将会在每页分页时漏掉一条记录。比如：一页打印4个标签，邮件合并后会将第5、10、15……条数据遗漏。 第五步：如果想横向并排打印多个标签，可以使用表格功能。一个单元格内复制一个标签模版即可，如图2。 小提示 为了避免将表格线打印出来，将表格边框设置为“无”即可。 小编寄语：对于已经合并好而且无需修改的文件，可采用前一种方法；多数场合，还是用第二种方法比较好。毕竟，做好了模版，任它数据如何变换，你都不用着急了。

word邮件合并功能使用简介

Word2003邮件合并功能使用简介现以教师继教考核登记表为模板介绍邮件合并功能的使用，批量生成全校教师的继教考核登记表。 首先找办公室主任要一个全校教师信息模板（每个学校办公室应该都有这个表），此信息表内包括教师的个人信息比较全面，根据继教核登记表上的填写需求，我们保留需要的内容，包括姓名、性别、出生年月、学历、学位、专业、职称资格名称和职称级别，其余整列删除。根据继教考核登记表的填写要求，还差职称专业名称，此项留空白打印出纸档通知老师们自己过来补充完整，顺便核对其它信息是否有误，并签名确认。（不过来核对的那就自行完成继教考核登记表的填写和打印）。 待全部老师完善了职称专业名称后，将信息输入表格。（如下图） 个人信息已经完整，接下来，把教师2016-2017的学时信息补充进来。分别为师德10学时，公需科目28学时，其它各级培训学时数=规范总学时－师德－公需。校本研修、集体备课等为灵活学时数。

现在打开9月份已经上交给教培中心的学时登记表。获取我们还需要的两栏数据。（如下图） 打开学时登记汇总表，你会发现表格的每一行的姓名和上图是对不上的（例如：上图第一行为代幼琳的信息，而下图第一行是许梦瑶的学时） 这时就不能简单的把学时表的两列信息复制，再粘贴到上图表格中，这样会导致学时的张冠李戴。 那么我们要用到一个查找引用函数vlookup。（如图） Vlookup的使用可以问百度。

现在Excel表格信息现在已经全部完整了（如图） 接下来，打开《专业技术人员继续教育考核登记表》，要填写项全部留作空白。 （1）在菜单栏点“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”，右边会弹出步骤引导提示。（如下图） （2）点击右下角的“下一步”，跳至下图：

word2003邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。针对这种情况，笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。 第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。选择“工具—邮件合并”，出现对话框。合并分三步进行： ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”； ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”； ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。

Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能，是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具，它不仅可以批量制作各种文档，还可以制作批量带图片的文档，当然，带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007，比较发现2007比2003更为实用，当然中间也有小的BUG，下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来，以供大家共同学习研究，希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们，简化繁杂的工作，为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档，建立上你需要的“字段”，如下图，我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段，其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径，这里特别提醒，图片的路径中需要使用如下的格式：“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号，必须使用“\\”这种格式，而路径，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错，这一点很重要。建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用。如下图： 注意：在EXCEL数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档，或者打开你已经建立好的文档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文档的模板，而全部EXCEL数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制作，这个部份不单独讲解，因为WORD文档制作大家都会，所以我直接进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能，实现图文输出。 当我们建立好WORD2007文档后，我们就可以建立“邮件合并”了，在WORD2007中，已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中，可见微软是多么重视这个功能，也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签，进入“邮件合并”子菜单，如下图，这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档（就是我们开始时建立的EXCEL文档）中间的数据链接关系。

使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡

使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡、准考证、证件卡等因为学校检测学业水平时通常会安排考试座位，如何使用已有的Excel表格中的数据来制作座位卡、准考证、证件卡等，并在一张A4张上打印多个卡表，因为工作需要，摸索出来步骤，现记录在案，备查。 这里以office 2010 制作座位卡并打印为例： 一、建好规整的excel表格。 一般教导处都会有这样的汇总表，根据需要建立各个字段，大致如下: 、在word中用文本框建好座位卡的模板，预留出要读取数据的空位。 第试场誉 座位号 _________ 姓名 ________ 班级_______ * 准考证号____________ 』 三、使用邮件合并功能。 1、单击“开始邮件合并”，选择“信函”命令。：1逹 算冃in 3[] 1 20011 代還.1**h制耳期1ai-财AILL 认詁03U i-< ir W-ma丸C対51-05 6 4-(5.1轨轴0幽61-0* 7 " 9Q0QI非isfi01^ — B F&如02L 3圖 r~ 040$ ai- 9 " j俪：AtlJ L A , 1 L..：11-07 —L 窝踰Ul-0? 一 11； *JMB c即神 电一— Q?U,131-OT 一 12 jo 哪&wn(bl?- 13' it p—14 12；.T QDO?A10 OM aidi■—nooi MOI—

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邮件合并的操作方法

Microsoft Office邮件合并的操作方法： 第一步：准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel 为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一 第二步：准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。图二 第三步：邮件合并 打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面，step by step,follow me： 1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。 2.插入数据域这里，我以插入新生姓名为例。 2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前） 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图： 2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）： 3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步：完成合并 到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

word和excel用邮件合并实现批量打印(整理)

利用邮件合并功能，通过以Excel文件作为数据源，批量生成word文档，比如批量制作信封、贺卡等。其中OFFICE版本为2003版，操作系统为XP。如操作系统和软件版本为其他版本，均可参考此法予以实现，大同小异。实现的方法有两种，其中第一种方法更好、更简单（大家别看我写的很多，操作起来其实非常简单，1分钟就可以搞定！）。 方法一、 Microsoft Office邮件合并——打印录取通知书操作方法： 第一步：准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server 数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一 第二步：准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。 图二 第三步：邮件合并 打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三 下面，step by step,follow me： 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个）（有些软件上的是“打开数据源”），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。

word邮件合并,两个表格

竭诚为您提供优质文档/双击可除word邮件合并,两个表格 篇一：邮件合并后到一张纸上打印多个表格 我在word邮件合并中遇到一个新的问题,合并完后一张纸上只有一张卡片,为了打印方便,也不浪费纸张,如何把每一页上的卡片排版到一页纸上来。而不是一张一张的复制粘贴，因为合并后有一百多页，一张一张的复制就太慢了，能有什么方法非常简洁的一下子就排到一张纸上去？谢谢利用word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用word 的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

篇二：word邮件合并制作成绩表 word邮件合并批量制作有照片的工作证 word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“e：\职工信息”。 建立职工信息数据库 使用excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“e:\\职工信息\\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图1所示。 图1 创建工作证模版 启动word20xx，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，

提高办公效率 WORD邮件合并技巧4则

邮件合并是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对邮件合并的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。 word教程 1．用一页纸打印多个邮件 利用Word邮件合并可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个分节符，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的查找内容框内输入 ^b，在替换为框内输入^l，单击全部替换，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2．一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的学生成绩报告单，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上被评为学习标兵,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到插入Word域。在邮件中需出现不同文字的地方插入插入Word域中的ifthenelse(I)。以学生成绩报告单为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中插入Word域，选择下级菜单中的 ifthenelse(I)，在出现的对话框中填入，单击确定按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3．共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel 工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。 4．筛选与排序 用邮件合并帮助器中的查询选项，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。

巧用WORD“邮件合并”功能制作运动员参赛证

巧用WORD“合并”功能制作运动员参赛证摘要：在各级各类体育比赛中，运动员参赛证是保证赛事顺利开展的重要证件，是杜绝弄虚作假，保证比赛公平、公开、公正进行的前提条件。以往运动员参赛证大多采用手写后粘贴照片的方法制作，工作量较大，全部制作好需要不少时间。近来很多的体育赛事报名工作，采用excel电子表报名的方式进行，可以利用excel报名表作为数据源，运用word“合并”功能进行运动员参赛证的批量制作。这可以大大减少工作量和工作强度，提高工作效率。本文就如何利用Word“合并”功能批量导入运动员信息，制作运动员参赛证的具体过程进行了阐述，并就批量导入照片部分需要注意的细节问题，进行了较为详细的说明。 关键词：合并；批量导入；运动员参赛证；应用 一、研究背景 近年来，随着信息技术的高速发展，各类体育比赛管理软件应运而生，部分较为成熟的赛事管理软件价格不菲。基于目前体育学科在学校教育中的地位，领导不支持购买价格高昂的各类比赛管理软件的事情比比皆是，这就对我们体育教师组织各类比赛，增加了大量的工作，为了提高工作效率，减轻工作量，我们可以运用自己的一点电脑知识，尽可能的减少一些工作量，降低工作强度。利用word“合并”功能制作运动员参赛证就是一个很好的开始。目前我们市、区和学校田径运动会的报名工作，大部分采用了excel 的电子表报名方式，我们可以利用excel报名表作为数据源，运用word“合并”功能进行运动员参赛证的制作。下面，以我区运动会的电子报名表作为数据源，利用“合并”功能制作运动员参赛证的具体操作过程呈现给大家，希望对大家有所帮助。 二、采集运动员电子照片 运动员电子照片的采集可以通过数码相机进行统一的拍照，也可以由各参赛单位提供运动员的电子照片。要求以运动员的名字作为照片的文件名，保存为“.jpg”格式（图1）。 图1 三、制作运动员信息表 数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录容。运动员电子报名表就是制作参赛证的数据源。运动员电子报名表一般包含、、性别、代表队、注册号、出生日期、参赛组别、参赛项目等容。把所有运动员信息，包括照片信息，单独存入一个excel电子表中，这样就完成了数据源的制作。

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签

WORD2010下利用邮件合并功能制作标签单位土壤化验需要制作土样袋标签，数量很多，每张标签里记载着该土样的相关信息。这些信息在土样采集里已经汇总成为一个EXCEL电子表格。 要将数百条的记录信息逐一填写到土样标签里，不仅效率低而且容易出错，手写还不美观。如果用WORD里的邮件合并功能就能大提高效率。具体做法如下： 1、先用WORD编辑一个标签表格。 打开WORD，在“页面布局”里将页“边距”设成1厘米，在“页面布局里”点选“分栏”，选“两栏”（因为标签较短需要分栏打印）。编辑好标签表格。 2、链接数据源。 完成标签表格后点选“邮件”，“开始邮件合并”，。 点“选择收件人”下的“使用现有列表”，出现选择数据源菜单，即选择 已经编辑好的信息汇总表。即完成了数据源的链接。信息汇总表最好和WORD 文档在一个文件夹下，以便于寻找。 将鼠标指针放在标签的样品编码一栏里点击插入合并域，选择相应的项 目；再将指针移到下一空栏进行相似操作，直到完成。

3、在这里经纬度两栏里需要将小数保留5 位，在北纬一栏里点击右键，出 现菜单，选择“切换域代码”，在里面输入：\#”0.00000”，再点切换域代码，即 可关闭显示。经度也要进行相同的操作，不进行这步的设置，合并后出来的小数 有好多位，很关键哟！ 每个标签后面设一条虚线当裁切线。复制成8 张的模板。再在第二张标签的 标题后面点击“邮件—规则—下一条记录”，这样做是为了每个标签都是一条新的 记录，否则是相同的内容。 此时，可以点击预览结果，查看效果。 4、最后一步：点击“完成并合并”，选“编辑单个文件”，一般可选“全部”或者只选部分，即可生成要打印的标签文件了。

巧用Word的“邮件合并”功能

巧用Word的“邮件合并”功能 发表时间：2009-08-20T11:11:22.357Z 来源：《赤子》2009年第12期供稿作者：郝永华（伊春职业学院计算机系，黑龙江伊春 153000）[导读] 针对Word邮件合并功能的特点，介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档摘要：针对Word邮件合并功能的特点，介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档，从而方便快捷的完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。 关键词：邮件合并；主文档；数据源；合并域 在实际工作中，我们经常会遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有所变化。Word提供的邮件合并功能就是一种便捷的处理大量信函的工具，它最主要的用途是创建套用信函、邮件标签和信封。根据邮件合并的特点，我们可以举一反三，利用邮件合并功能来处理其他一些日常事务，如打印新生录取通知书、制作考试用的准考证、填发考生成绩通知单以及打印会议通知、婚宴请柬、工资条等等。尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能，但其结果的再编辑能力较Word差，所以我们可以利用Word的邮件合并功能来顺利完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。下面以打印新生的录取通知书为例来说明利用邮件合并功能来实现报表的快捷输出的步骤。 1 创建主文档 要打印的新生入学通知书，形式相同，只是其中有些内容不同。在邮件合并中，只要制作一份作为通知书内容的“主文档”，它包括通知书上共有的信息；另一份是新生的名单，称为“数据源”，里面可存入若干个不相同的新生信息；然后在文档中加入变化的信息称为“合并域”特殊指令，通过邮件合并功能，可以生成若干份新生入学通知书。 现有新生录取信息表，对表格中的每个新生打印出录取通知单。 首先创建主文档： （1）新建一个新文档或打开一个现有文档，输入通知书中的相同内容； （2）选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。 （3）在“选择文档类型”下，单击“信函”，使当前活动文档成为主文档。单击“下一步：正在启动文档”。此处选择要如何设置信函，可以选择a.使用当前文档，b.从模板开始，c.从现有文档开始，在本例中，我们选择“使用当前文档”。 然后在文档窗口中键入信函，或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。单击“下一步：选取收件人”，进入下一步骤——收件人的选取。 2 选取收件人 现在，主文档已经建立，接下来创建收件人数据库。数据源中的数据由不同类别的域组成，如录取通知收中的姓名、系、专业、报道时间等。数据源中的域必须唯一，且最多只能有32个字符，可使用字母、汉字、数字、下划线，但不能有空格，第1个字符必须为字母或汉字。 在本例中，我们首先将数据，录入到EXCEL的工作表中，取名为“新生录取信息表.XLS”。在“选择收件人”窗格中，单击“使用现有列表”，再单击“浏览”，然后在“选取数据源”对话框中，选定“新生录取信息表.XLS”数据表，按“确定”按钮。数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。 如果事先没有建立数据源表，可以执行“键入新列表”选项建立收件人信息表。 3 撰写信函 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。在本例中的操作方法是：在主文档中，单击要插入域的位置，单击“其他项目”，单击“数据库域”，在“域”框中，单击所需的域，单击“插入”，然后单击“关闭”。重新确定插入域的位置，重复执行该步骤，将“序号、姓名、专业”等域分别插入到文档中的相应位置。 4 预览信函 若要按顺序预览各项，请单击箭头按钮。 若要定位并预览指定的项，单击“查找收件人”，并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。 单击“下一步：完成合并”。 5 完成合并 若要对个别文档进行个性化设置，必须完成合并，然后在合并的结果文档中编辑所需信息。单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中，选择要合并的记录，单击“确定”。 如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印，在“邮件合并”任务窗格的步骤6（“完成合并”）中，单击“打印”。在“合并到打印机”对话框中，执行相应操作，再单击“确定”。 结束语 邮件合并是Word提供的一项高级功能，尤其对于不太熟悉专门的数据库软件，而又常用Word的办公人员来说，掌握了这项功能就可以方便快捷地完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出，从而减少重复工作，提高工作效率。参考文献 [1]国家职业技能鉴定专家委员计算机专业委员会.办公软件应用（Windows平台）试题汇编（高级操作员级）[M].北京：北京希望电子出版社，2006. [2]李京申，罗军.办公自动软件应用高级案例精解[M].北京：希望电子出版社，2006.

邮件合并功能

邮件合并功能。 一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。 二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。 三、进行“邮件合并” 1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。 2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步? 选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步? 撰写信函”。 3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。 4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。 5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。 6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。 同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。 至此，“询证函.doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。 四、完成“邮件合并” 在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步? 撰写信函”，然后单击“下一步? 预览信函”，再单击“下一步? 完成合并”，至此邮件合并完成。 想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时Word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。 编后：上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨一试。 “邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。 1．用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用