会务组工作方案
会务组分工及工作方案
一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人：刘芳
三、会务准备
（一）场景布置（协助广告公司）：
1.（1）40周年华诞展及各专科展牌；
（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；
（3）音响的调配；
（4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）；
（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作；
（6）“千人宣言”仪式的准备工作；
（7）颁奖证书的准备；
（8）院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABCD区，方
3. 摆放主席台；
4. 准备嘉宾名牌；
5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；
6. 摆放矿泉水；
7. 准备会议资料及礼品装袋；
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；
9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。▲资料袋内物品：
（1）产品介绍
（2）座谈会专题片DVD
（3）座谈会活动手册
（4）纪念品
（二）嘉宾接待
刘芳姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席；
2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；
3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）；
4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；
5. 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。
（三）嘉宾签到刘芳
1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）；
2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）；
3.准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字；
4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。
（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）
（四）应急工作刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作；
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作；
3. 突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）；
4. 现场保健医生及常用药品的准备；
5. 由附院员工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表：
注：把握细节规范办会
会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和
效果带来影响，所以要搞好
办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。一、从细节上做到会前准备到位
组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召开的XX考核工作动员大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间内搞好会务准备工作，为此，我们在制定方案时潜心把握细节，除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外，还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训，为确保正常供电，会前三次与县电力局联系，在安排
座次时，由于会场座位不够而需要加排座位，我们考虑到若安排不好将影响与会人员的情绪，便与党校等单位联系，搬来统一的会议椅作为加排，并电话通知安排坐加排的与会人员，向他们说明情况，做好解释，得到了与会人员的理解和支持。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。
二、从细节上做到会中服务到位
会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。首先，要对会议中的一些常规性的细节服务进行规范，针对同类型的会议，要规范服务标准，做到有章可循。如县委常委会议具有很强的政治性和严肃性，其会务工作标准高、要求严，服务不能随意化、简单化，我们除保证会场整洁等基本要求外，还从细节上把握，规范服务标准，提高服务质量，专门制定了《县委常委会议服务工作规程》，其中规定将茶杯放在与会人员右侧，将统一制作的标签牌放在与会人员的左侧，话筒的倾斜度大概一致，对资料的分发根据会议议程按由上至下的顺序摆放在与会人员会议桌上的正前方，侧看要求基本成一条直线等，这些细节上的规范，保证了会议桌上的整个摆设整齐划一；另外要求在开会前30分钟打开音响设备、视天气情况开启空调、会议中每隔30分钟添加一次开水等，有效降低了服务工作对会场
秩序和会议氛围的影响，便于维护严谨的会场秩序、严肃的会场氛围。其次，由于会中服务还具有不确定性，这就要求会议服务人员发挥好主观能动性，从小处入手，细心观察、善于把握细节，把握好与会人员的服务需求，如在一次会议上需传达学习上级领导的讲话精神，我们便找到这名领导同志的讲话，复印发给每位与会领导，这一服务举措，虽然领导没有要求，但我们提前、主动搞好服务，确保了从细节上做到服务到位。
三、从细节上做到会后整理到位
办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，既及时将会议记录、会议资料等进行整理，又及时整理好会场，如对县委常委会议、书记办公会议等决策性会议及时整理会议记录，形成会议纪要，并把握好形成会议纪要的时间要求；对部署工作、布置任务等全县性工作会议及时整理会议资料。对会议资料进行整理虽然没有明确要求，但体现了办公室服务工作的主动性、细节性，既有利于规范对会议资料的分类、保管、存档，又便于以后查找和翻阅相关资料。我们对每次全县性大会和重要工作会议的会务安排、领导讲话、政策文件等装订成册，分送给相关领导和科室，做到会议内容一目了然，以便于领导查阅资料，便于督查人员掌握会议精神，加强督促落实。及时整理会场既是一个细节问题，也是对工作作风的检验，如一天晚上召开常委会议后，由
于第二天是星期六，加上当天会议散会时已达凌晨，我们便准备第二天整理会场，当晚没有及时整理，而第二天刚好有个接待活
会务组工作方案
会务组分工及工作方案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。 二、人员安排 负责人：芳 三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）： 1.（1）40周年华诞展及各专科展牌； （2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等； （3）音响的调配； （4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； （5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作； （6）“千人宣言”仪式的准备工作； （7）颁奖证书的准备； （8）院庆工作牌的统一制作。 2. 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABCD区，方
3. 摆放主席台； 4. 准备嘉宾名牌； 5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗； 6. 摆放矿泉水； 7. 准备会议资料及礼品装袋； 8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。▲资料袋物品： （1）产品介绍 （2）座谈会专题片DVD （3）座谈会活动手册 （4）纪念品 （二）嘉宾接待 芳姜芳榕 1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）； 3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）； 4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5. 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。 （三）嘉宾签到芳 1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）；
会务安排流程
会务安排流程 会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理 (一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化） 1、制定会议方案。 对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。 2、拿出会务工作实施计划。 主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。 3、组织召开协调会议。 较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。 3、印发会议通知。 召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。 4、印制会议票证。（大中型会议） 对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。 5、准备会议用品。 本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。 6、会议用品申请流程 根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。
党代会筹备情况的报告
竭诚为您提供优质文档/双击可除党代会筹备情况的报告 篇一：党代会大会筹备工作情况的报告 中国共产党xx县第xx次代表大会筹备工作情况的报告(20XX年1月日) 同志们： 按照《党章》规定和xx市委的部署，经县委十届十四次全委会决定，中国共产党xx县第十一次代表大会于今年二月下旬召开。现在，第十一次代表大会即将开幕。根据县委的安排，受大会筹备组的委托，我就第十一次党代会的筹备工作情况作如下汇报。 一、代表选举工作已顺利完成。 xx市委批准我县第十一次党代会代表xx名。全县各级党组织和共产党员，根据《党章》和《中国共产党地方组织选举工作条例》的规定，按照xx委[200x]xx号文件的要求，已选出第十一次党代会代表xx名。当选的代表有各级领导干部、各条战线的先进人物、劳动模范、一线工人、农民党员和女党员代表。xx名代表中，各级领导干部代表xx人，
占xx%；工作、生产一线的代表xx名，占xx%，其中：各类专业技术人员xx人，占xx%；各条战线先进模范人物xx人，占xxx%；四十五岁以下的中青年代表xx名，占xx%；妇女党员代表xx名，占xx%；工人、农民党员代表xx名，占xx%；大专以上文化程度的代表xx名，占xx%；离退休干部、职工党员代表也有适当比例。代表的构成，体现了代表的先进性、代表性和广泛性。对所有当选代表的资格，县委责成大会筹备组的组织组和有关部门进行了初步审查。初审结果证明：当选的代表符合党代表应具有坚定的共产主义信念，在关键时刻和政治原则问题上，立场坚定，是非分明；认真学习邓小平理论，能够认真贯彻执行党的路线、方针、政策，认真实践“三个代表”重要思想，在改革开放和两个文明建设中做出显著成绩；按党性原则办事，清正廉洁，密切联系群众，受到群众的拥护；严守党的纪律，能够如实反映本单位党组织和党员的意见，有较强议事能力的代表条件，均未发现不符合规定手续或不符合代表资格的情况。 二、县委、县纪委工作报告等文件已起草完毕。 县委、县纪委分别成立了文件起草小组。起草小组按照县委常委会讨论确定的意见，起草了县委和县纪委工作报告等重要文件。起草小组写出初稿后，县委和县纪委主要领导同志进行了认真修改。县委多次召开常委会讨论修改县委、县纪委工作报告，并将县委工作报告印发县委各部委、县级
会议会务工作人员组织架构表
会议工作人员组织架构表 会议工作人员工作项目内容 1、会议活动总指挥：本次会议活动最高决策人，对本次会议活动整体运作体系和方向作出指示和判断，对所有有关会议活动事件具有最终决定权；（建议同剩设计主要负责人担任） 2、会议会务副总指挥：本次会议会务活动事件的全局直接负责人，直接领导会务下属4个组的人员安排，工作职责及会务组突发事件的应急决策；（建议同剩设计主要负责人担任） 会议活动 总指挥 会议执行副总指挥会议会务副总指挥 现场布置组公关媒体组舞美表演组会议会务组会议接待组后勤保障组交通联络组 财务负责人
3、会议财务负责人：负责本次会议活动一切财务支出和核算以及财务监督工作；（建议同剩设计主要财务负责人担任） 3、执行组副总指挥：负责本次会议活动现场布置包装，会议活动的流程和进度，舞美效果，媒体公关活动，演艺人员以及会议品质和效果的全局负责人 直接领导会议执行下属3个组的人员安排，工作职责及执行组突发事件的应急决策，甲方代表的直接联络人；（建议索尔企划主要负责人担任） 4、会议会务组人员安排及工作职责: A、发放邀请函件接受回执、来宾确认、来宾档案及信息管理； B、会议资料、会议礼品准备装袋； C、项目现场参观的解说员; D 、领导讲话稿，项目介绍PPT的撰写、保管和现场操作; E 、职工宣誓仪式的组织和排练，以及人员的确； F 、检查规范与会全体工作人员的着装整洁和规范; （建议同剩设计3-4名行政部门员工担任） 5、会议接待组人员安排及工作职责: A、与会嘉宾签到，来宾确认，入住登记，安排房间，餐饮座次安排会议座次安排，接洽宾馆
餐饮水酒； B、会议资料、会议礼品发放和剩余物料回收保管； C、配合礼仪人员完成会议及宴会现场签到，领位，佩戴嘉宾证鲜花; D 、配合礼仪人员完成会议及宴会现场来宾需求服务和维护客情关系； E 、接洽来宾返程日程安排，退订房间，车船票事宜； F 、负责前期车船飞机接站事宜的安排和统筹安排; （建议同剩设计7-8名业务部门员工担任） 6、会议交通联络组人员安排及工作职责: A、与会来宾所有接站交通工作； B、与会来宾会议场地往返交通工作； C、会议活动中所有联络交通工作; D 、会议物料运输工作; E 、针对会议制定车辆使用方案和行走路线并确保车辆安全和来宾人身安全；
活动方案之会务安排工作方案
活动方案之会务安排工作方案 1
会务安排工作方案 【篇一：会务工作安排表】 0523邮保战略合作现场推进会 会务工作安排表 “自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表 【篇二：大型会务安排方案(通用)】 xx地区第xx届xxx研讨会 会议实施方案 一、主办单位、承办单位： 1、主办单位： 2、承办单位： 3、协办单位： 二、机构及人员： 1、会议领导小组： 组长：
副组长： 成员： 2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等 组长： 成员： 3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。 组长： 成员： 4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。 组长： 成员： 5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。 组长： 成员：
三、研讨会日程（共三天）。 第一天：11月16日。 1、全天参会代表报到（后勤保障组） （1）负责报到登记。责任人： （2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人： （3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人： （4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。 2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。 3、下午17：00召开组委会会员单位负责人预备会，地点：酒店会议室。（会务组） 要求：按照20人安排会场，准备文件袋、笔记本、笔等会议用品，协调酒店安排好会议服务。责任人： 预备会内容：（1）征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。 （2）收集会后旅游线路确认登记。（3）商议论文评比事项。（4）确定下届主办单位。（5）其它事项。
会务组工作计划
文宣组工作方案 一、组织机构 组长：余可奇余经东 副组长：余可光余可照 成员：（一）余爱才、余华、余经平、余新华、余经星 余志强余保华、余明明、余经波、余志林、余可征、余经华（小）余经志、余用余经想 （二）余想珍余良英余盈影余慧余玉玲余柳琴余丽平经清女余俏余琪余琴琴余玉敏余燕燕余丽华余国海、余甜甜、余志琴 共计35人 二、主要职责： 1、负责庆典大会现场策划、布置会场和准备各种道具。 2、购置、配置、租赁庆典大会的所有设施、设备、用具、用品。 3、组织协调各类表演队伍在正式演出之前，组织彩排。 4、安排大会现场各类营造气氛的程序，如背对联、横幅、贺彩、气球等。 5、负责整个活动的现场摄像、摄影及后期制作。 6、编制“余氏宗祠竣工庆典活动指南”。 7、负责出席证、席券、工作证的设计及制作。 8、负责清理、收拾会务各种器具。 三、准备工作人员安排
各项设备、器具筹借、归还：余可奇余经东余可光余可照 1、祠堂文化：余可奇余经东余可照余爱才、余华、余经平、余新华余可光 2、广场美化：余志强、余国海 3、主席台布置：余爱才、余华、余保华、 4、洞门：Ａ、余经东余用余经想余明明 Ｂ、余可光余经波、余可征、余经星 Ｃ、余可奇余经华（小）余经志余志林 5、道路文化：余可照余爱才、余华、余新华 四、庆典现场分工安排 募捐一组：余可照余经平（收钱）余经星（写单）余用（发烟）余经想（发餐券）余经华（小）（发礼品） 募捐二组：余可光余经波（收钱）、余志强（写单）、余经志（发烟）、余明明（发餐券）、余可征（发礼品） 写榜：余新华 报榜：余保华（一）余志林（二） 主席台指挥：余爱才、余华 主持人：余国海、余甜甜 礼仪接待：余琴琴余盈影余柳琴余慧 主席台礼仪：余想珍余良英余玉玲余丽平经清女余俏余琪、余玉敏余燕燕余丽华
会务安排方案
会务安排方案 会务工作流程 一、会前准备: 1、确定会议主,议,题、召开时间、出席范围和人数～会场地点。 2、发布会议通知。 通知内容主要包括主,议,题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入局会议安排表、在政府网公布、电话通知、电子邮件通知、书面通知、移动短信通知等～根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。 3、邀请领导、嘉宾。 如邀请上级领导及来宾与会～要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要～安排车辆接送事宜。 4、准备会议材料。 会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前～提交领导审定后印制。 5、落实会场布置。 ,1,主席台布置。包括会标、主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、茶水等, ,2,划分参会人员座位区域分布～绘制分布图～摆放参会人员座签, ,3,会场环境。包括会标布置、引导牌安置、音响设备、灯光、空调等～安排 就座区域分布, ,4,落实会务人员职责。包括签到、材料分发、茶水,矿泉水,和其它应急服 务。 6、安排会议接待。
根据会议需要～做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排～落实参观游览安排～及有关纪念品赠送工作。 7、发布新闻信息。 1 通知党委宣传部～做好新闻宣传工作安排。如有必要～安排专人做好会议记录～做好比那机会议简报的准备工作。 8、制定分工预案、召开会务人员动员会。 明确工作目标、任务、期限,明确责任部门、责任人。动员会前～一般应提出工作分工预案。 9、检查会务准备情况。 会务准备工作布置后～要重视动态的检查监督～对没有及时完成规定任务的～要及时采取措施加以弥补。 二、会中服务 1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响、灯光等设备、主席台的布置情况。 2、检查会务人员就位情况。,1,检查签到准备工作～签到处负责人员应该提前到位～做好签到和会议材料准备工作。,2,检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。,3,检查休会期间茶点服务等。 3、检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整,重要内容要记清原话,必要时要做好录音准备工作。 4、检查摄影、摄像、录音等工作到位情况。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的新闻采访、安全保卫和医疗保障工作。
活动方案之会务安排工作方案
会务安排工作方案 【篇一：会务工作安排表】 20120523邮保战略合作现场推进会 会务工作安排表 “自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表 【篇二：大型会务安排方案(通用)】 xx地区第xx届xxx研讨会 会议实施方案 一、主办单位、承办单位： 1、主办单位： 2、承办单位： 3、协办单位： 二、机构及人员： 1、会议领导小组： 组长： 副组长： 成员： 2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等 组长： 成员： 3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。 组长： 成员： 4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。 组长： 成员： 5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。 组长： 成员： 三、研讨会日程（共三天）。
第一天：11月16日。 1、全天参会代表报到（后勤保障组） （1）负责报到登记。责任人： （2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人： （3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人： （4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。 2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。 3、下午17：00召开组委会会员单位负责人预备会，地点：酒店会 议室。（会务组） 要求：按照20人安排会场，准备文件袋、笔记本、笔等会议用品，协调酒店安排好会议服务。责任人： 预备会内容：（1）征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。 （2）收集会后旅游线路确认登记。（3）商议论文评比事项。（4）确定下届主办单位。（5）其它事项。 4、18：00在酒店举行欢迎晚宴。（会务组） 晚宴主持人： 另：每天安排参会代表所住房间水果（责任人：）。 第二天11月17日。 1、早餐 7:30-8:30 2、会场布置：音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表胸花、茶水服务、会议及企业资料、服务人员到位。早上8：30要 求准备到位。（会务组） 时间：上午8：45代表进场，9：00会议开始。 3、会议议程：主持人：。 （1）开幕式 （2）介绍与会领导、来宾和单位； （3）领导致欢迎辞； （4）领导讲话； 4、上午10:30-11:30专家讲座和论文交流（会务组负责） 主持单位： （1）专家讲座 （2）协办单位发言
会务组工作流程
会务组工作流程 就是会议组织方的执行组，具体负责会议的现场布置、人员报道、酒店吃饭、接待住宿、机场接送、会议安保、会议资料的整理分发、现场服务等。 会议策划组织 一、会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决? 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组限定每个项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间服务 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。 会议接待流程23条会前工作: 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) 会中工作: 9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后工作:
世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程
世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，选在淡季的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；
员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程（范文） 公司将于XX年X月X日举行年度会议，会议主要议程如下：1、分公司各项目部、部门汇报上一年度工作情况及下年度工作打算。 2、分公司副经理对各主管工作总结 3、通报2010年宣传工作情况 4、分公司总经理讲话 5、优秀员工表彰 XX办公室 XX年X月X日 传发 各主管副总、各部门负责人 三、会议的三类相关人员 年会通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员和3、参加人员。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待
换届工作方案
县委换届选举工作方案 （草案） 根据《党章》、《中国共产党地方组织选举工作条例》和党内有关规定，为确保县委换届选举工作顺利进行，特制定如下方案： 一、县委换届选举工作的指导思想和主要任务 指导思想是：坚持以党章为准则，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十七大精神，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕加强党的执政能力建设和先进性建设，以优化结构、提高素质、增强整体功能为重点，选好配强县委领导班子。动员全县各级党组织和广大党员，坚持邓小平理论，坚持党的基本路线，全面实践党的科学发展观，求真务实，艰苦奋斗，卓有成效地做好各项工作，为顺利实现“十二五”时期经济社会发展目标努力奋斗。 主要任务是：实事求是地总结、报告本届县委五年来的工作，提出今后五年的工作任务、目标和措施；审议通过本届县委和同级纪委的工作报告；选举产生下一届党的委员会和同级纪律检查委员会。 二、具体做法和实施步骤 结合我县实际，县委换届选举工作分为以下几个步骤：
1、做出召开党代会进行换届选举的决定。县委召开常委会，研究换届选举有关事宜。包括召开大会的时间、指导思想、主要议程，代表名额、构成比例、分配原则，党的委员会（纪律检查委员会）委员、书记、副书记名额，代表、委员和书记、副书记的选举办法等，并研究党代会筹备工作有关事宜。组织部根据此次会议精神提出安排意见，着手筹备党代会。 2、召开党代会筹备工作会议，听取党代会工作组各线安排的汇报，及时与组织部门沟通，研究党代会筹备工作的其他相关事宜。 3、成立召开党代会筹备工作领导机构和工作机构。党代会的筹备工作在本届县委领导下进行，要建立党代会筹备工作领导小组，具体负责党代会筹备工作的组织领导；领导小组一般从党委职能部门抽调有经验的同志组成若干工作小组，分别负责党代会筹备工作的有关事宜。包括：（1）组织组；（2）材料组；（3）会务组；（4）宣传组；（5）保卫组。 4、起草召开党代会的决议（草案）及其说明。决议（草案）的主要内容包括：召开党代会的依据和召开党代会的时间、地点，召开党代会的指导思想，党代会的主要议程，党代会代表的名额、分配原则及产生办法。决议（草案）的说明主要包括：召开党代会的依据和时间，党代会的指导思想
会务组岗位职责
关于会务工作的规划与工作职责 会议宗旨：打造企业品牌文化、创造高效系统会议。 1、大会主席标准事项： 大会主席全权负责会议的运营和会务安排并同总裁协调汇报，合理分配以下职能部门工作，掌握整场会议架构及进展。 2、大会总监标准事项： 全权负责每次会议的进程（包括旅游研讨会、沙龙）合理分配工作人员工作岗位，负责整场会议新元素增加，渲染会议气氛，策划会议新一阶段活动方案，解决突发事件，保证大会顺利进行。 在举办会议前一周必须完善会议流程，确定所有会务组工作人员名单，召开会前会，布置各部门具体及协调工作。根据会议规模下设：大会司仪、会务总监、内外场总监、包括协调部门后勤总务、财务主管、行政总监、（包括嘉宾人数、大会人数、大会流程的告知、落实授课事宜、提供会议使用的课件及音乐、资料等）现场指挥、协调、根据会议的主题及时沟通主办方和大会主席的临场决定，确保每一场会议、分享、娱乐进行的顺畅成功。 3、行政总监标准事项： 负责钱、财、物的运营和管理、协助大会落实各部门协调工作，配合顺畅，准备参会人员物资等其他事物安排，协调各部门之间配合顺利执行。
大会司仪标准事项： 根据大会规模选定2位司仪，确定一位负责人，（作为幕后推崇、会前报幕、强调会场纪律等）确认所有会议流程细节，强调会场纪律，负责整场会议气氛，分配其余相关部门工作，音控、灯光的配合，做好流程听从大会总监的安排，对即时改变的或新增的节目、课件有效安排，分配好音控灯光，完善掌控全场氛围，听从大会总监的指挥。 4、后勤主管标准事项： 主要负责与酒店联系餐饮和住宿，配合行政总监安排好，餐饮、住宿、票务、会务物资、物资发放，工具流配送销售等，协助行政接待嘉宾，安排就做，确定用餐时间、用餐时间临时变动应有大会主席或大会总监通知行政部总监到后勤总务，并有后勤总务通知酒店。 5、财务主管标准事项： 票务的销售、物资的发放、做到钱、票、物资相符，负责本次大会的资金调度，落实参会人员资金到账，账务核算，负责会议预算、结算、收、支报表明细，做到现场保单钱、物、相符，做到会议期间不做任何收单及其他工作，做到会议现场不卖票，只对市场已定票务负责发放及管理，确保会议的有序进行。 6、会务总监标准事项： 根据会议的规模选定2、4、6位礼仪，安排一位负责人，落实礼仪主要工作，会议期间负责嘉宾和领导的引领、鲜花（胸花）麦克风、礼品站迎等工作，配合大会入场名单来准备其余道具，托盘、鲜花、奖品、证书、签约本等，确保每场会议礼仪文化的顺畅。
会务组各岗位工作职责
各岗位工作职责 签到组工作职责： 工作重点：记录客户资料，办理客户正常入场手续，会后送宾。 签到流程： 收费论坛标准，若论坛免费，则直接省略此流程： （1）已购票客户：问好—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场（2）未购票顾客：问好—指引客户到财务人员处购票—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场 标准用语： （1）“晚上好（或下午好），这边请签到，请用正楷填写您的姓名及联系方式。。。”（微笑甜美、动作大方，手指着签到表，按上面的内容指引客户填写）。 （2）“给张先生安排×个席位”（由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位，方便写姓氏牌）
（3）“×先生，请拿好您的坐位牌，对号入座，祝您学习愉快！” 客户签完到，但还没有进场时，由场外总监指引客户先做休息。 话术：“×先生，您好！请先到这边稍作休息，我们在×点统一进场”。请（笑容甜美，指引客户到休息的地方）。 5.客户在签到过程中，如客户有抗拒，签到人员可作简单处理，如不能解除，及时告知场外总监，由场外总监处理。.注意事项： （1）微笑问候礼节；动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。 （2）引导客户填写资料时，每一项都须填写，客户在填写邀约人时不能提醒，在客户实在记不起时，可以提醒客户查询一下电话记录或短信记录，这时就请客户填写邀约人的电话，最后交给场外总监，由其确定。如客户留下的电话都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理（询问式）。如再不能确认，此客户视为孤儿单，中场和会后会由场外总监安排人员。 迎宾组工作职责：
会务组工作方案
会务组工作方案(总8页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除
会务组分工及工作方案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。 二、人员安排 负责人：刘芳 三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）： 1.（1）40周年华诞展及各专科展牌； （2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等； （3）音响的调配； （4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； （5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作； （6）“千人宣言”仪式的准备工作； （7）颁奖证书的准备； （8）院庆工作牌的统一制作。 2. 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABCD区，方 3. 摆放主席台； 4. 准备嘉宾名牌； 5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；
6. 摆放矿泉水； 7. 准备会议资料及礼品装袋； 8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。 ▲资料袋内物品： （1）产品介绍 （2）座谈会专题片DVD （3）座谈会活动手册 （4）纪念品 （二）嘉宾接待 刘芳姜芳榕 1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）； 3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）； 4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5. 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。 （三）嘉宾签到刘芳 1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）； 2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）；
(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点
会议和重大活动工作流程和要点（试行） 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。 2、会议筹备工作事项 （1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。 （2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请
柬由相关部门负责发送。 （3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。 （4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。 （5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。 （6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。 （7）草拟会议筹备方案。内容包括： ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。
培训班会务工作分工方案
培训班会务工作分工方 案 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】
全省人社局长培训班会务工作 责任分工 总负责:XXX 协调落实：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 1、起草并下发会议通知。 （XXX、XXX负责，8月9日前完成） 2、培训班有关材料起草。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责） 3、负责组织会议报名。 （XXX、XXX负责，8月10日前完成） 4、负责会议手册印制。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责，XXX、XXX配合，8月13日前完成） 5、会议代表证印制。 （XXX、XXX负责，8月13日前完成） 6、准备会议用品（文件袋、笔记本、笔）。 （XXX、XXX负责，8月13日前完成） 7、参会代表房间安排。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责，8月13日前完成） 8、制作就餐餐券。 （XXX、XXX负责，8月13日前完成） 9、会场桌牌。（XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责）
10、会场布置。（主席台话筒、鲜花、矿泉水、座位安排、投影设备、湿巾、绿植） （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责） 11、材料分装发放。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责) 12、参会代表住宿、就餐、开会场所指示牌（8月15日完成）。 ①XXX、XXX（河北省XXX干部疗养院） ②XXX、XXX、XXX（河北省XXX培训中心） 13、会标:河北省人力资源社会保障系统局长培训班 欢迎标语:热烈欢迎全省人社局长莅临疗养院 热烈欢迎全省人社局长莅临中心 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责，8月16日完成） 14、会议报到。（8月16日全天) ①XXX、XXX（河北省XXX干部疗养院） ②XXX、XXX、XXX（河北省XXX培训中心） 15、部领导及有关专家联络、接送。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责） 16、省、部、厅领导及授课人员就餐、住宿安排。 （XXX、XXX、XXX、XXX、XXX负责，XXX、XXX、XXX配合，8月16日至20日） 17、会议期间参观考察。
会议服务实施方案
会议服务实施方案
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一、接待时间：2015年12月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：机场 下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆， 青海宾馆等） 会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾 馆会议厅，青海宾馆会议厅等） 三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员：总负责： 接待办： 跨部门接待小组：相关领 导，行 政组， 宣传 组，保 卫组五、接待前期准备工作： 1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排 4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5. 相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐（早餐、中餐、晚餐） 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
会务工作要做到三个到位
会务工作要做到三个到位 把握细节规范办会 会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响，所以要搞好办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。 一、从细节上做到会前准备到位 组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召开的XX考核工作动员大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间内搞好会务准备工作，为此，我们在制定方案时潜心把握细节，除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外，还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训，为确保正常供电，会前三次与县电力局，在安排座次时，由于会场座位不够而需要加排座位，我们考虑到若安排不好将影响与会人员的情绪，便与党校等单位，搬来统一的会议椅作为加排，并电话通知安排坐加排的与会人员，向他们说明情况，做好解释，得到了与会人员的理解和支持。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而
会议的组织程序会前的准备工作
会前的准备工作 （一）制定会议方案 制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。 （二）会议经费预算 会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列与计算，这就是：文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者与会费用等。会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的，违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二，如实列报，即使是属于会议的合理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。 （三）会议报批 会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。在实际生活当中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。 （四）组建会议机构
会务组工作职责)
会务组工作职责 职责一：接到会议通知，填写《会前准备单（会议须知）》。弄清会前要准备的事项，如果有必要，做出会议大纲，安排好会议程 序，确保会议正常进行。 职责二：分配任务，在《责任表》上签字。分配到任务的会务组成员在《责任表》上签字，然后根据自己的任务范围进行落实。职责三：做好会后收尾工作。 按时将会议记录、会议结果汇总传到相关领导及参会人员 手里。、
会务组责任表 责任事项责任人签字 发通知、重检查、会中服务 勤准备（设备测试、会议用品） 做记录、追结果 确保会议主题 1、发通知：用电子邮件、电话、短信或者在黑板上发会议通知；落 实到每个参会人员已接到会议通知。 2、重检查：在会前30分钟提醒参会者参会，确定有没有变动，对临 时有急事不能参会的人，立即汇报给召开会议的人：“应到多少人，实到多少人，报告完毕”，保证召开人在会前知悉缺席情况，开会时把签到表给参会人员签字。 3、会中服务：如果召开人需要准备茶水、果盘等做好服务工作。 4、勤准备：去测试可能用到的投影、电脑等工具是否正常工作，并 在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议。会后收好相关会议设备。 5、做记录：做好详细会议记录。并在开完会后第二个工作日审核无 误，并发给相关人员。 6、追结果：记录各参会人员在会上的表态及承诺等，填写《会议结 果汇总表》，会后报到相关领导处。
7、确定会议主题：收到会议通知后填写《会前准备单（会议须知）》， 并让召开人签字。如果有必要列出会议提纲，控制好每个人发言的内容和主题，要与会议的主题相关，缩短时间，提高会议效率。 8、轮岗制：以上工作内容会务组成员实行轮岗制，目的是当会务组 有人缺席时会务工作还能正常进行。出了做好自己职责范围内工作外，还要相互配合，确保会务质量。 会务组 2011-12-6