展会现场搭建管理流程

展会现场搭建管理流程

过程和产品的监视和测量程序

*** 注意 ***

如无红色印章,则为非受控复印件.

1. 目

的 ..................................................................... .............2 2. 范

围 ..................................................................... .............2 3. 术

语 ..................................................................... .............2 4. 引用文

件 ..................................................................... .........2 5. 职

责 ..................................................................... .............2 6. 工作程

序 ..................................................................... .........2 7. 记录表

格 ..................................................................... .........5 8. 相关文

件 ..................................................................... .........5 9. 更

新 ..................................................................... .............5 10. 发送名

单 ..................................................................... (5)

原始文件确认签名

展会现场搭建管理流程

1. 目的

对展会现场搭建进行管理，使搭建过程有序进行。

2. 范围

适用于公司所有展会的搭建和布展。

3. 职责

制作部负责对展会现场搭建的管理。

4.工作程序

4.1人员的管理。

4.1.1制作部经理任命展会现场制作队长，制作队长根据进场任务的实际需要，提前草拟

一份进场人员计划表和一份进场进度表，在表中必须有明确的进场时间、展览周期、拆

展时间、布展事项、各事项负责人及组员等相关内容。经制作部经理审核、签批后公

布。

4.1.2展会完成后，制作队长填写《撤场人员计划表》，经制作部经理确认后公布。

4.2 物料的管理。

4.2.1进场前，制作队长写好工具设备、五金清单后，分配给各个制作负责人负责配齐。 4.2.2展会进场搭建时，制作队长引导货车停靠在离展位搭建地较近的缷货门口位置。缷货

要求有条不乱，产品的摆放在展位的四边，但不可占用展馆消防通道。 4.2.3 展会完成后，工程制作负责人在余料退仓之后,立刻填写成本结算单,核实工程实际产

生的成本,并对照开工前的成本预算单,如有不符之处,查明原因,交制作部审核存档。 4.3 现场制作

4.3.1制作队长在展馆找到展位搭建地，依据准确无误之后，就可以放出展位的基准线，

基准线一般为木榔的组装线，然后铺地台，吊天花，如果是二层楼的展位，则首先组装

SMS铁架。

4.4展会清洁

4.4.1展位组装完之后，安排人员进行清洁。

展会现场搭建管理流程

4.4.2展会撤场后，垃圾清理，撤场余留的的垃圾、余料、残料要清理干净。最后，制作队

长要检查有无垃圾残留现场。

5.相关文件

《进场人员计划表》

《进场进度表》

《撤场人员计划表》

《物料回运清单》

展会工作流程范本

展会工作流程 一、展会布展 1、xx月x日由陈x、赵x负责展会的布展工作，确保展览公司按照事先既定的施工进度进行施工布展。 2、x月x日由冯x、赵x、舒x负责展会的布展工作，确保展览公司按照事先既定的施工进度进行施工布展。 二、展会前期布置 1、签到签退：展会期间，公司所有参加人员每日于8：30前到xx展馆大门处找北分助理签到，签到后领取胸贴。展会结束时间为每日下午4：30，公司所有参加人员每日于4：30以后到北分助理处签退。如未签到签退按旷工一天计算，只签到或只签退的人员按迟到、早退计算。 2、早会：展会期间，每天8：30～8：40，由金总主持，所有参展人员必须参加。早会主要是布置工作，对昨天的情况进行总结，并对不够完善的地方进行补充，同时对当天的工作提出要求、激励斗志。 3、前期布置 行政部经理负责将参展证发放给第一批进入人员（包括总部人员、分部客户经理），带领第一批人员进入会场后将参展证收回，再带领第二批人员进入会场。全部参展人员（除工程监督）进入会场后由行政部经理收回所有参展证。

总部人员负责将礼品、纯净水、纸杯、桶装水、宣传资料、办公用品、各种表格等摆放到工作台位置，并熟悉展会环境。 分部客户经理到北分助理处按计划领取咨询客户登记表。签收完毕后，分部客户经理将表格发放给设计师，并熟悉展会环境。 分部客户经理到行政助理处按计划领取插线板并分配给设计师，同时负责在展会当天结束后上交给行政助理。 客服人员与北分助理将部分宣传资料放到前台，并熟悉前台环境。北分助理根据参展设计师名单负责将分部设计师的指示牌贴到各分部的指定工作台上。 客服人员到行政助理处领取宣传资料，分部客户经理到客服人员处按计划领取宣传资料，交接双方必须办理交接手续。对于超支领用的，分部客户经理需经北分副总同意后方可领取。 分部设计师按指定席位就坐，并熟悉展会环境，将名片、笔、空白纸、图纸、设计方案、宣传资料、笔记本电脑、客户咨询表等工具准备充分。 工程部人员准备好在施工地一览表，前期给客户经理复印好，给所有客户经理各发放一份。 工程部内场人员与外场人员调试对讲机，外场人员负责掌握外场所有车辆的位置和工程监督的。 工程监督检查车况，确保车辆干净、满油，车况良好。

展览展会操作流程(详细介绍)

展览展会操作流程(详细介绍)

济南蓝鹏电子有限公司展会展览操作规程（提 案） 1．0参展目的及原则 2．0展会信息收集 3．0参展前准备工作 3．1信息调研 3．2真实性调查及风险防范 3．3询价和议价 3．4财务预算 3．5订立合同 4．0展会策划 4．1展位选择 4．2展台布置 4．3广告信息发布 4．4潜在客户邀请 4．5展品及布件的运输和保管 5．0参展人员

5．1参展人员的分工 5．2参展人员行为规范和培训 6．0展会总结 6．1效果分析 6．2信息收集 6．3总结报告 附件： 1．年度展会信息收集表格 2．参展信息及参展提案 3．展会预算表 4．参展方案模板 5．展会信息收集概要 6．客户信息登记表 7．总结报告模板 /.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整

升级。/ 1．0 参展目的及原则 济南蓝鹏电子有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集 济南蓝鹏电子有限公司参展原则： 1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。 2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。 4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应

为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。 6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 2．0 展会信息收集 市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。 展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等 对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。 3．0 参展前准备工作 3．1 信息调研 参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包

展会现场搭建管理流程

*** 注意 *** 1. 目的 (2) 2. 范围 (2) 3. 术语 (2) 4. 引用文件 (2) 5. 职责 (2) 6. 工作程序 (2) 7. 记录表格 (5) 8. 相关文件 (5) 9. 更新 (5) 10. 发送名单 (5) 原始文件确认签名

1. 目的 对展会现场搭建进行管理，使搭建过程有序进行。 2. 范围 适用于公司所有展会的搭建和布展。 3.职责 制作部负责对展会现场搭建的管理。 4.工作程序 4.1人员的管理。 4.1.1制作部经理任命展会现场制作队长，制作队长根据进场任务的实际需要，提前草拟 一份进场人员计划表和一份进场进度表，在表中必须有明确的进场时间、展览周期、拆展时间、布展事项、各事项负责人及组员等相关内容。经制作部经理审核、签批后公布。 4.1.2展会完成后，制作队长填写《撤场人员计划表》，经制作部经理确认后公布。 4.2 物料的管理。 4.2.1进场前，制作队长写好工具设备、五金清单后，分配给各个制作负责人负责配齐。 4.2.2展会进场搭建时，制作队长引导货车停靠在离展位搭建地较近的缷货门口位置。缷 货要求有条不乱，产品的摆放在展位的四边，但不可占用展馆消防通道。 4.2.3 展会完成后，工程制作负责人在余料退仓之后,立刻填写成本结算单,核实工程实际产 生的成本,并对照开工前的成本预算单,如有不符之处,查明原因,交制作部审核存档。 4.3 现场制作 4.3.1制作队长在展馆找到展位搭建地，依据准确无误之后，就可以放出展位的基准线， 基准线一般为木榔的组装线，然后铺地台，吊天花，如果是二层楼的展位，则首先组装SMS铁架。 4.4展会清洁 4.4.1展位组装完之后，安排人员进行清洁。

展会现场搭建管理流程

展会现场搭建管理流程 过程和产品的监视和测量程序 *** 注意 *** 如无红色印章,则为非受控复印件. 1. 目 的 ..................................................................... .............2 2. 范 围 ..................................................................... .............2 3. 术 语 ..................................................................... .............2 4. 引用文 件 ..................................................................... .........2 5. 职 责 ..................................................................... .............2 6. 工作程 序 ..................................................................... .........2 7. 记录表 格 ..................................................................... .........5 8. 相关文 件 ..................................................................... .........5 9. 更 新 ..................................................................... .............5 10. 发送名

展会业务流程

一．接洽阶段 获取参展客户信息 上门拜访客户 取得客户参展相关资料 明确设计图交付日期 二．设计阶段 与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价 研究客户反馈意见并再次修改 交付最后定稿之设计图及工程报价 三．签约阶段 同客户确定工程价格 明确同客户的相互配合要求 签定合同 四．制作阶段 根据部门工作单完成制作及准备工作 安排客户到工厂实地察看制作及准备情况 完成主办、主场、展馆等各项手续 五．现场施工阶段 现场展位搭建 处理现场追加、变更项目 配合客户展品进场 客户验收 六．展会期间及撤场阶段 安排展会期间现场应急服务和增值服务 配合客户展品离场 现场拆除 七．后续跟踪服务 展会的后续总结报告 为客户提供行业会展信息和分析 邀请客户参观公司其他服务案例 一．项目接洽阶段 1．获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。市场部将在前期对国内的主要会展信息列出一个比较详细的表格(按照行业和区域进行分类，并根据特装比例对其展览装饰服务需要进行初步的划定)，业务部门可以根据各自的优势和以往资源，有侧重地选择哪个展会开展业务。 上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系

方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，今后市场部将对重要展会的所有特装展位进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。 展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。 行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。 正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有我们的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。 2．上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户是确定的，只是客户选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标，这些是我们可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户我们可以以后通过机会再进入。目前联智公司在会议整合上优势明显，有品牌知名度，但在展览上所做的市场宣传不多，没有很明显的优势，要向直接客户展开展览投标，就很需要前期主动联系。很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。 通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给我司，但即便有对方的公司介绍。通过交流，我们可以得知其以往的展台情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。 有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最后自己另外找人做。目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。 3．取得客户参展相关资料：如果得到客户的认可，同意我们为其展览提供策划设计，通常我们需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。 通常不管是何种情况，客户都会提供设计本身需要的资料，但对于我们来说，获得客户的费用运算是最关键的，在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个大概的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图。（至于展位图的来源，业务经理可把原来的服务客户图文资料整理归类，市场部将在今后的资料收集工作中进一步完善。） 参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标，我们应该尽可能齐全地从客户那边获得。展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。 4．明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和要求，会同设计师进行安排。（目前公司展示设计人员有限，我们应该尽可能避免参与多家竞争的比稿中）。对于大的项目，应该制定一份工作时间明细表，有需要可以提交给客户。 二．设计阶段 1．向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流

参展商展会工作流程

展会工作流程总结 一、 展会前的准备工作： 1、获得展会信息，联系参展事宜。 需要了解确认的信息如下： ?展会信息：展会的性质规模；往年的参展商、观众及效果；时间；位置。?展台租赁、使用：展台大小、位置、收费情况；展场用水用电用气的配备（有几个插座、是否可以外接电源）；免费提供哪些物品和服务（桌椅、垃圾桶）；展台使用注意事项（是否可以直接在墙上粘贴挂画）参展商手册、广告：参展商手册上的公司宣传页面的内容、公司简介内容。?了解展会现场的配套服务备用：比如展具租赁、打字、复印、名片制作、电话、传真、快餐配送、开水供应等；是否为参展商提供座谈会、研讨会场所等。 2、展会用品准备。 需要准备的物品如下： ?办公用品：参展人员登记薄、黑色签字笔、双面胶、透明胶带、订书机、订书钉、曲别针、剪刀、壁纸刀、收集名片的小箱子、白板和白板笔及板擦（必要时需要准备）。 ?其他用品：展会地毯、卫生纸、一次性纸杯、饮用水、咖啡、烧水壶、桌布、电源线、插排、抹布、螺丝刀工具箱、钳子、扳手、展会用的灯具、电视、放置cut way的展架、一个用来收集杂物的箱子。

此外，可以考虑准备劳保手套和创可贴、尼龙绳 ?宣传用品：产品样本、光盘、展台用的宣传挂画和展板、楣板制作、宣传赠品 、产品的CUT WAY、公司相关人员的名片。 备注：在展会前需要根据经验预测，将我们的产品样本先成套的准备出一部分，并在产品图册上装订名片备用。 ?会场上的运输工具：叉车、小拖车等。需要提前落实会场是否有提供该项服务的机构，提前预约联系好。 ?展会用的桌椅、展架等相关物品租赁：根据情况提前落实，和领导确认是否需要租赁。 3、车辆、物流、人员调度和仓储。 人员调度。 ?展会前将各项工作分配提前安排好。例如：准备工作人员分工、布展人员及分工、展会开始后的值班安排（接待人员、讲解人员、拍照摄影人员、卫生保洁、资料搜集人员等）、展会结束的撤展安排。 车辆、物流调度。 ?像是青岛的这次展会，由于在公司所在地举行，车辆和物流的调度很方便，车辆可以用公司的车辆、物流联系我们的合作单位。 ?如果是在异地举办是需要提前联系托运公司确认车辆问题。需要落实的问题：托运方、费用、时间、运输路线、收发货地址。 展会上的临时仓储 ?提前联系好仓储地点。位置、收费、安保问题都要考虑在内。

[工作计划]展会筹备流程

[工作计划]展会筹备流程 展会筹备工作内容及响应流程 筹备阶段 行业考察、市场分析、展会定位、丼办地考察、同类型展会考察、行业产业分布考察、行业供应链关系考察、主办方沟通、协办方沟通、媒体资源沟通及建立、展会成本核算、起草项目策划书、可行性方案论证、组建相应的招商及运营团队、建立工资体系及奖励机制、申报展会批准、签订场馆租赁协议 招商阶段 招商团队 了解行业特点、积累行业产业分布及企业信息、与目标客户沟通、签订展位租赁协议、根据招商进度落实各项前期论坛及推广活动、催收款项、提示参展流程、做好展出筹备 市场团队 挃定展会推广方案、发布展会信息、落实展会推广渠道及相关推广内容、根据展会特性做好观众邀请工作,展会开始前落实好各项现场回报。运营团队签订场馆租赁协议、签订展馆会议室租赁协议、签订场馆安保协议、签订展馆运输协议及安排布展车辆疏导办法、展期观众车辆、班车停靠办法、签订酒店住宿协议、签订主办用车协议、根据销售进度调整展位觃划、修订现场广告位手册、修订招商手册、修订现场展商手册、选定主场服务商、根据展会销售进度调整各功能区布局、调整公共区域、挃引系统及主形象设计稿件、调整现场各项论坛、餐饮区域制作物设计方案、制作物价格核算、开幕式方案设定、嘉宾接待方案设定及落实、开幕式场地及相关流程落实、与公关公司沟通各项需求及现场支持方案、核定公关公司服务及各项租赁物价格、落实现场观众接待方案、落实现场展商接待方案、落实观众高峰期应急预案、建立参观观众网上预登记系统、建立行业观

众数据库并针对邀请、设计展商、观众、记者、工作人员、嘉宾证件并询价制作、设计购买证件卡套及挂绳、根据展会进城安排摄影摄像、落实现场人员、机位。安排相应场地熟悉工作、核定摄影摄像价格。 现场服务阶段 招商及市场团队 展商参展接待、重要嘉宾接待、落实展会展商各项回报、与展商现场沟通、听 取展商对展会的意见与建议、协调解决现场各项复发事件、推荐下届展会并促进现场展位销售 运营团队 布展之前协调主场搭建与展馆对接,完成展商、展馆、搭建商、主场之间的各 项协调工作、根据最终展位图划定现场展示区域、挄照广告位销售情况完成展会现场广告的制作及悬挂工作、挄照整体觃划完成现场公共区域、挃引导规系统搭建、论坛区搭建、开幕式区域搭建、嘉宾室搭建等各项现场工作、完成主办各项区域搭建、完成标准展位搭建、监督主场搭建管理现场施工秩序、协调展馆、主场、展商搭建公司关系、协调公关公司挄照合同觃定完成开幕式区域布置、嘉宾室布置、论坛室布置、调试相应区域音响设备、监督注册公司完成展商注册工作、监督注册公司完成观众接待工作、协助安排现场售票工作、协助打击现场倒票行为、安排摄影摄像公司提前踩场、监督摄影摄像公司完成现场各环节设置、会后监 督 审核影规资料并制作光盘、协助完成展会主开幕式及各活动开幕式的执行工作, 协助嘉宾签到工作、完成活动现场安保工作。落实现场工作人员餐饮及住宿工作。

展会参展流程详细方案

幼教产业展览会 参展流程详细方案 参展公司：北京习而悦教育科技发展有限公司展会时间：2017年 展会地点：

目录 一、前期准备 二、确认参展 三、物资准备 四、展会项目安排表 五、资金预算 六、会后跟进 附件

一、前期准备： 展会组委会联络人

二、确定参展 1、参展负责人确定：销售总监 2、参展人员确定：5人 3、参展产品：原生启蒙教育课程及安全精品课程。 4、行程计划安排：3月8日早晨出发至昆明 北京—昆明航班单程，建议班次。 5、行车、行程安排 3月8日，北京首都机场出发，当日到达昆明，直奔酒店，放好东西后联系展会方工作人员，确认明日物资到会场的时间和情况 公交：长水国际机场站上车，乘坐919路c线，国际会展中心(国贸路)站下车，车程约1小时19分，步行340米左右。 打车：打车软件，商务车 3月9日，展会现场布展，跟会展中心租用桌椅、电视、电视架、展柜等物品。 3月10日~3月11日，8点半到达会场，展会9点开始，下午4点左右结束。

3月12日，中午12点后开始撤展，下午2点前退房，并根据机票时间提前奔赴机场候机。 6、酒店安排 中玉酒店（附近最近的星级酒店，最佳方案，已预定） 地址：官渡区国贸路379号，距离展会会场263米 电话：0871-******** 价格：普通标间4楼是320~360元/天，因为3楼有KTV，四楼以上的标准间是410元/天，高级单人房在7楼以上450元/天，商务房580元/天，高级套间667元/天。 暂定两间4楼以上的普通标间，和一间高级单人房 7、展位相关信息 场馆图，1号馆132号展位(红框) 背板：两面，宽3米，高2.5米 楣头：会展中心统一安排 桌子一张，椅子两张，射灯2个 展会物资可提前快递到制定仓库，布展时提货。 需租赁的物品： 如有需要，可在展会再租一张桌子和两把椅子。展架、电视、支架等需到会展中心租赁。

展会基本流程

展会基本流程 一、前期开发客户 1.电话沟通 2.现场拜访 3.客户介绍 二、沟通设计需求（附模版） 1.与客户沟通： a.展位图（展位面积、开口数量、主通道位置） b.公司LOGO(主色调） c.产品类型、产品数量、展示方式 d.最好有往年的现场图或效果图 e.如果有以往的海报也最好要一下 f.喜欢的风格：现代、科技、欧式、中式、简约、田园 g.预算（这个一定要了解到，如果客户给不出，可以给他做选择） h.需要的区域：接待区、洽谈区、储藏区、视频区等 2.与设计师沟通： 把跟客户拿到的资料全部给到设计师，如果QQ或微信可把聊天记录直接截给设计师，如果需要电话进一步沟通，前期业务不太清楚的情况下可以让设计师直接跟客户沟通。 三、报价（附模版） 设计图纸没问题接下来需要报价，价格可以先咨询项目

部给到一个建议价格，然后需要自己学着做一下报价单，前期尝试做完可以找专业人士帮忙看完没有问题再发给客户。 四、合同（附模版） 图纸价格都接受下面需要签合同，严格按照合同版本签署合同，有的客户他们自己提供版本，这个要经过公司以及财务审核没有问题才可以，如果对方对某一条款有疑问可以协调一个双方满意的方案，双方盖章，生效。 五、报馆 合同签定，接下来大部分的工作都是我们的了，有需要客户配合盖章的发给客户盖章回传，报馆内容包括：图纸（效果图、平面图、立面图、尺寸图、材质图、电箱位置图）、盖章文件（安全责任书、搭建委托书等，详见展商手册）、水电网络申请表，如必须购买保险提前购买保险，上海大多数展会可以直接在线购买（仁信保险） 六、付款 报馆通过会收到付款通知书，如果我们包含第三方费用，款项我们来支付，支付前确认我们是否收到客户首款，支付完毕，报馆完毕。 七、施工图制作 客户图纸细节调整完毕，需要设计师制作施工图、美工图、这个最好跟客户做确认，无误给到工作制作。 八、工厂制作

展会业务流程

一.接洽阶段 获取参展客户信息 上门拜访客户 取得客户参展相关资料 明确设计图交付日期 二.设计阶段 与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价 研究客户反馈意见并再次修改 交付最后定稿之设计图及工程报价 三.签约阶段 同客户确定工程价格 明确同客户的相互配合要求 签定合同 四.制作阶段 根据部门工作单完成制作及准备工作 安排客户到工厂实地察看制作及准备情况 完成主办、主场、展馆等各项手续 五.现场施工阶段 现场展位搭建 处理现场追加、变更项目 配合客户展品进场 客户验收 六?展会期间及撤场阶段 安排展会期间现场应急服务和增值服务 配合客户展品离场 现场拆除 七.后续跟踪服务 展会的后续总结报告 为客户提供行业会展信息和分析 邀请客户参观公司其他服务案例 ?项目接洽阶段 1.获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。市场部将在前期对国内的主要会展信息列岀一个比较详细的表格（按照行业和区域进行分类，并根据特装比例对其展览装饰服务需要进行初步的划定），业务部门可以根据各自的优势和以往资源，有侧重地选择哪个展会开展业务。

上届展览会的会刊一一一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的 渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看岀是否展位属于特装，一般面积在 方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片 进行比较，今后市场部将 对重要展会的所有特装展位进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。 展会专设网站一一比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会 列岀上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。 行业资讯媒体一一行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有 参展商市场宣传方面的负责人信息。 正在服务客户的参展商手册和平面图一一如果在每次展会上有我们的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图（在 为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。 2. 上门拜访客户：会展行业的业务特殊性在于它的客户是确定的，只是客户选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿 竞标，这些是我们可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户我们可以以后通过机会再进入。目前联智公司在会议整合上 优势明显，有品牌知名度，但在展览上所做的市场宣传不多，没有很明显的优势，要向直接客户展开展览投标，就很需要前 期主动联系。很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。 通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。 有些客户会提供他们的公司介绍给我司，但即便有对方的公司介绍。通过交流，我们可以得知其以往的展台情况，特别是为 什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。 有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经 有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最后自己另外找人做。目前会展行业比较混乱，该 种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。 3 ?取得客户参展相关资料： 如果得到客户的认可，同意我们为其展览提供策划设计，通常我们需要得到客户的以下资料一 —展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、 参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。 通常不管是何种情况，客户都会提供设计本身需要的资料，但对于我们来说，获得客户的费用运算是最关键的，在投标 比稿中尤为重要。有些客户会给一个大概的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们可以收集该客户 的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择其 风格和价格都比较接近的展台图。（至于展位图的来源，业务经理可把原来的服务客户图文资料整理归类，市场部将在今后 的资料收集工作中进一步完善。） 参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标，我们应该尽可能齐全地从客户那边获得。展商手册 涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、 照明要求、展板数量、展位高度等。 4.明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和要求，会同设计师进行安排。 员有限，我们应该尽可能避免参与多家竞争的比稿中）。对于大的项目，应该制定一份工作时间明细表，有需要可以提交给 客户。 二?设计阶段 1 .向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流 为形成设计部的统一安排，业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细 表，转交给设计部的负责人。（今后设计人员充足，每人的风格和常用的手法不一，在不同行业的展示设计有不同的优势, 有必要由设计负责人制定比较适合客户要求的设计师操作。） 在设计师岀图中，业务人员应该保持同客户的随时联系，把握其可能的变化。如果有必要，应该把设计师介绍给客户, 让双方可以有直接的联系。 对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了 解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。 2.向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价 展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为 了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报 价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及 施工的准确性。 展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代 场馆收费的项目一定要注明，比如电箱申请、场地管理费等。 有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要看到实际的效果图就可以；一些形成规模 的企业比较注重形象宣传，尽管没有明确要求设计图附有说明，但从今后正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。一般可 以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，如果能够安排设计师 一起同客户见面的就好，可由设计师向客户说图，解释该方36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系 （目前公司展示设计人

展会营销策划方案及流程

展 会 手 册 品牌管理部 提纲 1.关于本手册 2.关于展会 3.参与展会的目的 4.展会的参与 5.展会的筹备工作 6.展会执行 7.展会总结

1关于本手册 展会作为茶企业进行招商、品牌传播、行业交流、信息收集的平台，在茶行业的推广中占据重要地位。为规范公司各类展会的开展，确保展会高效、简捷、顺利实施，取得最佳效果，特制定本手册，旨在规范公司参与的各类展会的筹备及执行。 2关于展会 展会 展会作为招商、销售、品牌传播的重要平台，已经被越来越多的企业所应用。尤其是向市场推出新产品、新服务的时候，参加展会已经成为很多企业展示新产品、信息发布的平台。 展会作为市场、行业、媒体等多方集聚的平台，企业直接面对消费者，可以获取一线的市场信息，检验自己的产品和服务；同时可以获取行业内部信息，窥见竞争对手的动态，“严慎甄别，科学选择，精心筹备、全力操作，完善跟踪”是保证展会成功的关键。 茶叶相关展会 根据不同的举办方及展品类别，茶企可参与不同的展会，一般有茶产业博览会，农业产业博览会、与其他行业混合的展会（如糖酒等）等。 参与展会之于区域市场部的意义 展会是区域市场部发展经销商（尤其市场发展的初期），传播品牌，新品首发、建立市场影响力的重要渠道和平台。 3.展会的目的 展会功能

◆通过特定人群的聚焦，为参展商提供一个展示、宣传企业和产品的平台； ◆为参展商提供一个高人气、高精准度的销售和招商平台； ◆举办方通常具有一定的行业资源整合能力，企业可借助氛围做一些配套的活动； ◆为参展商提供一个行业交流与合作、信息共享的平台； 参与展会的目的与目标 品牌传播 借助展会的平台所聚集的目标人群，通过现场的产品展示、CI形象展示、展馆的推广及促销活动、举办方的活动参与等形式传播祥源茶的品牌形象；现场所有活动均可通过各类媒体进行传播，以此形成立体化的品牌传播声势，强化目标市场对于祥源茶的品牌认知。 上图为2014年广州茶博会现场广告及媒体发稿 上图为2013年深圳茶博会发稿及会刊广告 产品展示与销售 通过展馆的美化装饰及陈列格局的设计，将产品有重点、有层次的进行展示和呈现，并辅之以必要的烘托点缀，增强产品的表现力和观众对于产品的深度体验感；展会上不乏一些专业茶友、意向采购商及对茶有浓厚兴趣的消费者，通过制定不同的促销政策促进这些潜在客户的购买。 2013年6月北京茶博会现场 2013年11月广州茶博会现场 2014年8月东莞茶博会上“大典”新品推介活动 渠道招商

展会现场工作流程

展会现场工作流程及注意事项 一、布展阶段工作流程 1.整理物品运输至展馆。 2.负责与展馆方沟通、协调，落实所需的服务（如电力、水力安装、办公家具 租用等）。 3.按照事先的设计，摆放展品。 4.设备设施（演示电脑、电源等）调试，确保正常可用。 5.清理包装物料、纸箱、空盒、空箱、建筑废料。. 6.展出前全面清洁展位。 注意事项： 1.布展符合展馆方规定的各项要求。 2.布展时，先要检查楣板上公司名称拼写有无错误，然后注意检查展位上的基 本配置是否齐全、完好，如提前租用了额外物品，还应注意额外物品是否配备齐全。 3.展板上不得使用不可清除的胶带、胶条或留有印记的胶水，更不得使用钉子 等破坏展板，否则将会到经济惩罚。 4.带领承运商熟悉展馆环境，根据自己展位的位置，制定出最佳撤展路线，与 承运商敲定接货时间和准确地点，避免撤展时门口交通堵塞，延误撤展时间。 二、开展阶段工作流程 1.开展前检查展品、设备状态良好。 2.接待客户→介绍技术、产品→有选择地散发公司宣传材料→赠送礼品。 3.收集客户资料。 4.收集同行信息。 5.收集商业伙伴信息。 6.现场拍照及临时事宜处理。 7.每日展示结束后要对展位规整、清洁。

注意事项： 1.严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到、不早退。进入展场时需配佩带 好胸卡，作为专业贸易展，无胸卡一律不得入内，因而请妥善保管，谨防丢失，万一遗失请速与主办单位联系。 2.由于展馆内人员流动大，参展人员应增强防盗意识，贵重物品、提包等不要 离开视线，更不要把包、钱等放在展台上，对于重要的展品，每次展览结束后带回酒店，不要留在展场内。 3.人员仪表、仪态、接待态度。展会期间需着正装，鞋应注意擦干净。应保持 精力充沛，不要歪扭的到处坐，尽量不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应同样地尊重。 4.如条件充许，参展人员在每天的展会结束后应讨论一下一天的工作成绩，评 价工作的进程，哪些地方做的得体，哪些地方仍需改进。 三、撤展阶段工作流程 1.托运箱进馆。 2.拆装工人撤台。 3.展品重新打包。 4.办理退展手续（包括租用展具的归还，相关服务费用的结清等，并从组展商 中领到出门条）。 5.展品转运离馆。 6.与承运商交接。 注意事项： 1.撤展时应严格遵守撤展时间，不得提早，避免错过可能的客户。同时，空荡 的展位也会影响企业形象。 2.撤展时应注意清除展板上的胶带、宣传画等，以免因未能将展板恢复原档， 而遭受不必要的经济惩罚，且在国外在这方面的罚金相当高。 3.撤展前，最贵重的展品由自己人先带走。撤展开始，清点好所属物品，自行 打包，易碎展品的装箱最好由自己人来干，并在打包入箱前注明应使用的不

展会基本流程审批稿

展会基本流程 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】

展会基本流程 一、前期开发客户 1.电话沟通 2.现场拜访 3.客户介绍 二、沟通设计需求（附模版） 1.与客户沟通： a.展位图（展位面积、开口数量、主通道位置） b.公司LOGO(主色调） c.产品类型、产品数量、展示方式 d.最好有往年的现场图或效果图 e.如果有以往的海报也最好要一下 f.喜欢的风格：现代、科技、欧式、中式、简约、田园 g.预算（这个一定要了解到，如果客户给不出，可以给他做选择） h.需要的区域：接待区、洽谈区、储藏区、视频区等 2.与设计师沟通： 把跟客户拿到的资料全部给到设计师，如果QQ或微信可把聊天记录直接截给设计师，如果需要电话进一步沟通，前期业务不太清楚的情况下可以让设计师直接跟客户沟通。 三、报价（附模版）

设计图纸没问题接下来需要报价，价格可以先咨询项目部给到一个建议价格，然后需要自己学着做一下报价单，前期尝试做完可以找专业人士帮忙看完没有问题再发给客户。 四、合同（附模版） 图纸价格都接受下面需要签合同，严格按照合同版本签署合同，有的客户他们自己提供版本，这个要经过公司以及财务审核没有问题才可以，如果对方对某一条款有疑问可以协调一个双方满意的方案，双方盖章，生效。 五、报馆 合同签定，接下来大部分的工作都是我们的了，有需要客户配合盖章的发给客户盖章回传，报馆内容包括：图纸（效果图、平面图、立面图、尺寸图、材质图、电箱位置图）、盖章文件（安全责任书、搭建委托书等，详见展商手册）、水电网络申请表，如必须购买保险提前购买保险，上海大多数展会可以直接在线购买（仁信保险） 六、付款 报馆通过会收到付款通知书，如果我们包含第三方费用，款项我们来支付，支付前确认我们是否收到客户首款，支付完毕，报馆完毕。 七、施工图制作

会展管理的基本流程

会展管理的基本流程 摘要:会展管理包括会展流程管理、人力资源管理、展馆及设施管理、物流管理、项目管理和会展风险管理。 会展管理包括会展流程管理、人力资源管理、展馆及设施管理、物流管理、项目管理和会展风险管理。会展作为企业一种重要的营销方式，是企业进行市场调查、建立贸易联系、宣传产品的重要手段。但会展作为一个产业，其参与主体众多，产业链复杂，任何会展的成功举办都需要每一个参与主体的密切配合，做好每一个环节上的工作。因此，了解会展管理运作的基本流程和每一个参与主体的基本职责是会展管理的首要前提。 从整个会展运作流程上来看，大体上可以把会展历程分为三个阶段：会展前期准备工作，会展现场管理工作和会展后续工作。在会展流程的每一个阶段，都是由组展商和参展商两个主体相互作用共同推进的。所以在每个阶段，我们都以组展商和参展商两个主体为线索，分别讲述两者在每个阶段的管理流程和职责分工。 (1)展览前期准备工作 是展览流程中的重中之重，它关系到展览会的类型、规模、参展商以及专业观众的数量和质量，是展览成败的关键。一般来说，在会展前期准备工作中，是由组展商或组展单位根据展出目标、所掌握的资源情况以及行业特点和市场状况等决定举办什么类型的展览。展览类型确定之后，组展商就可以运用自身的营销网络，以各种方式来招展，并尽可能地使参展商的质量和数量符合所举办展会的档次和规模。这是组展商的重要工作，同时也是会展业务流程中的重要环节。对于参展商来说，在会展前期准备中最主要的工作也有两项：一是根据自己的营销需要、市场条件、营销方式和内部条件决定是否需要展览这种营销方式，并根据展会性质、知名度和展会的受众对象来确定参加何种类型的展会和具体某个展会；二是在确定参加展会之后，加强对展会的宣传，这是参展商能否在展会上获得满意展览结果的关键因素。其实，在很多情况下，企业既是参展商，也是组展商，即企业根据自身的经营情况和发展战略决定选择会展这种营销方式，并通过各种关系和手段组织其他厂商参展，从而扩大展览的影响，并使展会能够真正起到市场调研、贸易洽谈的作用。这时，组展商和参展商是合二为一的。 (2)会展现场管理工作 会展流程的重要环节，它是一个展会是否成功的直观体现。即使会展前期准备工作做得非常充分，但如果没有一个好的现场管理，展会也不可能办得成功。作为组展商来说，其最终目的是在为参展商提供良好服务的同时使自己的利润最大化。而要为参展商提供良好服务就要处处为参展商着想，了解他们需要，比如为参展商提供合适的摊位、举行盛大的开幕

展会筹备流程

展会筹备工作内容及响应流程 筹备阶段 行业考察、市场分析、展会定位、举办地考察、同类型展会考察、行业产业分布考察、行业供应链关系考察、主办方沟通、协办方沟通、媒体资源沟通及建立、展会成本核算、起草项目策划书、可行性方案论证、组建相应的招商及运营团队、建立工资体系及奖励机制、申报展会批准、签订场馆租赁协议 招商阶段 招商团队 了解行业特点、积累行业产业分布及企业信息、与目标客户沟通、签订展位租赁协议、根据招商进度落实各项前期论坛及推广活动、催收款项、提示参展流程、做好展出筹备 市场团队 指定展会推广方案、发布展会信息、落实展会推广渠道及相关推广内容、根据展会特性做好观众邀请工作，展会开始前落实好各项现场回报。 运营团队 签订场馆租赁协议、签订展馆会议室租赁协议、签订场馆安保协议、签订展馆运输协议及安排布展车辆疏导办法、展期观众车辆、班车停靠办法、签订酒店住宿协议、签订主办用车协议、根据销售进度调整展位规划、修订现场广告位手册、修订招商手册、修订现场展商手册、选定主场服务商、根据展会销售进度调整各功能区布局、调整公共区域、指引系统及主形象设计稿件、调整现场各项论坛、

餐饮区域制作物设计方案、制作物价格核算、开幕式方案设定、嘉宾接待方案设定及落实、开幕式场地及相关流程落实、与公关公司沟通各项需求及现场支持方案、核定公关公司服务及各项租赁物价格、落实现场观众接待方案、落实现场展商接待方案、落实观众高峰期应急预案、建立参观观众网上预登记系统、建立行业观众数据库并针对邀请、设计展商、观众、记者、工作人员、嘉宾证件并询价制作、设计购买证件卡套及挂绳、根据展会进城安排摄影摄像、落实现场人员、机位。安排相应场地熟悉工作、核定摄影摄像价格。 现场服务阶段 招商及市场团队 展商参展接待、重要嘉宾接待、落实展会展商各项回报、与展商现场沟通、听取展商对展会的意见与建议、协调解决现场各项复发事件、推荐下届展会并促进现场展位销售 运营团队 布展之前协调主场搭建与展馆对接，完成展商、展馆、搭建商、主场之间的各项协调工作、根据最终展位图划定现场展示区域、按照广告位销售情况完成展会现场广告的制作及悬挂工作、按照整体规划完成现场公共区域、指引导视系统搭建、论坛区搭建、开幕式区域搭建、嘉宾室搭建等各项现场工作、完成主办各项区域搭建、完成标准展位搭建、监督主场搭建管理现场施工秩序、协调展馆、主场、展商搭建公司关系、协调公关公司按照合同规定完成开幕式区域布置、嘉宾室布置、论坛室布置、调试相应区域音响设备、监督注册公司完成展商注册工作、监督注册公司完成观众接待工作、协助安排现场售票工作、协助打击现场倒票行为、

展会各项工作流程

展会各项工作流程 1、展会人员签到：展会期间每日由客户工作部参加展会人员负责展会 期间早、晚的签到。根据签到人数和姓名向展会副指挥霍建华领取展会工作人员餐卡；参展人员每日到场或离场时到我司内场接待台签到。如未签到按旷工一天计； 2、展会咨询流程：由客户经理负责向客户发放宣传资料，对有意向的 客户引导至我司洽谈区内，推荐设计师与客户进行洽谈。客户经理应为客户摆放好饮用水或饮料，介绍完我司设计师后离开。由设计师在与客户进行洽谈。洽谈完毕后，填写客户咨询登记表。并引导客户到我司接待台处，领取礼品。 3、展会积单流程：客户与我司设计师达成初步的装修意向，并同意交 纳活动定金时，由设计师陪同客户一起到我司现场财务人员处，由财务人员收取定金，并开具收据。收据应注明展会定金，如客户已有选择材料的意向，应同时注明选择哪种材料。 4、展会看标准工程流程：展会客户如有意向看我司标准工程，根据客 户的房屋面积、户型和客户要求，由现场工程人员告之外场曾秀志，由曾秀志安排工程监督陪同客户看标准工程，（工程监督根据先后顺序陪同客户看标准工程）工程监督应填写客户参观标准工程单，将单据填好后交给曾秀志。客户参观完标准工程后，由工程监督带客户回到我司展区。由原设计师继续与客户进行洽谈。 5、礼品领取流程：交纳定金获赠礼品，由财务人员为客户开好收据后，

带领客户到我司礼品存放地点，向行政部何娜领取礼品，并由何娜进行登记；咨询客户获赠礼品，由设计师带客户到我司接待台，将客户登记表交给客服人员，并由客服人员为客户发放咨询礼品。6、展会期间会议流程： 1）展会工作组例会：展会每天早8：30，晚17：30展会工作组工作例会；例会时间10分钟 2）参展人员工作例会：展会每天早8：45，晚17：15参展人员工作例会，例会时间10分钟 7、展会布展流程：展会布展时间为8月19日上午8：00开始，晚17： 00结束。布展负责人为我司行政部经理霍建华； 8、展会撤展流程：22日下午15：00展会工作组召开展会会议安排撤 场事宜。撤展负责人霍建华，参加撤展人员包括我司展会行政部人员，参展的我司全体男员工；