高校档案信息化建设探析

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究 作者：李梅 来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期 【摘要】高校档案信息化建设随教育信息化逐步推进已受众多研究者关注，一方面由于信 息化技术在现代办公应用的普及提高了档案管理的效率，并扩大了获取档案的渠道，另一方面 档案管理信息化能发挥更有效便捷服务于民众和社会的价值。本文主要通过三个方面对高校数 字化档案与信息化建设的关联性进行了分析研究。 【关键词】高校档案；信息化；关联性 随着科学技术在各行业的深入应用，档案信息化研究在国家有关档案政策和数字化档案建 设标准出台的新形势下步入新的阶段，本文将将从高校数字化档案与信息化建设在依存度和相 互影响程度上做研究分析，以便解决档案实践中相关问题。 一、数字档案与现行实体档案的依存关系 从信息化发展的现阶段分析两者并不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。能将 一所大学自身的人文传统与精神血脉传递给一代代学子，实现最有意义的“入学教育”的方法，就是以新技术的数字档案形式将每一份鲜活历史档案展示在这些新生力量的面前，这既能使新 生全方位了解学校历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，还能将传统的文化历史记忆 重塑，形成与当下接续生生不息的“活的存在”。高校建设数字档案馆就是利用电子网络远程 获取档案文件信息进行展示的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户利用档案信息 资源的便利性。 近年来各高校分别展开以档案便捷利用为主题的数字档案资源建设活动。通过活动开展加 强了数字档案资源建设，推进档案信息化服务进程。实践中将利用率较高的信息如学生录取名 册和教学科研等相关材料逐步建立档案目录全录入、档案内容全文扫描工作，资源存在的方式 实现了存取档案信息的网络化，是一种无形的利用环境和信息组织。想要完成数字化档案建设 就需要对现在的实体馆藏实行新的管理方式和建立新的服务机制。数字化档案资源的形成是建 立在实体馆藏信息的基础之上，从而改变了实体档案的展现形式。 二、高校数字化档案馆建设对档案信息化的影响 高校数字档案馆是信息化条件下档案馆的“升级版”，它是高校教育信息化档案建设连接 现代需求与历史存在的关键一环。档案管理部门在信息化条件下运用现代化信息技术将实体档 案进行信息采集、加工整理储存。并通过不同类型的网络资源为数字化档案信息提供管理服务 平台。随着档案信息化建设的不断普及，传统高校档案工作对档案数字化建设、办公自动化应 用和用户的多样化需求也越来越高。 高校数字化档案馆是档案信息化建设中的重要节点。高校数字档案的建设不仅符合了国家 和社会对信息化发展的趋势，还推动了档案的信息化建设，提升了行政机关的公共服务能力、 办事效率、以及档案管理者的工作水平，为高校的核心信息资源建以及对增加信息资源总量、 提高工作质量和优化结构方面都起到了促进的作用，从而更好地推动了高校档案信息化的发展，真正实现了全面、均衡、健康的发展。 三、高校档案信息化发展推动数字档案馆的建设

《档案管理信息化 浅谈档案管理信息化》

《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一

新时期推进高校档案信息化建设的方法

新时期推进高校档案信息化建设的方法 发表时间：2013-07-08T09:24:49.763Z 来源：《素质教育》2013年5月总第119期供稿作者：曹娜 [导读] 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。 曹娜内蒙古建筑职业技术学院010070 一、正确理解档案信息化建设的科学内涵 1.在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法 由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。 2.高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。 二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务 1.加强电子文件的归档和管理 电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。 2.加快馆藏档案的全文数据库建设 高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录及检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件及目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。 3.建立档案信息安全保障体系 在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密码管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。 三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件 1.基础设施建设 档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。 2.高校档案馆的经费投入 经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。 3.加强档案信息化人才建设 档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。

现代企业档案管理工作的信息化建设探析

现代企业档案管理工作的信息化建设探析 发表时间：2018-05-25T14:15:43.100Z 来源：《基层建设》2018年第8期作者：李红梅 [导读] 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。 中国能源建设集团黑龙江省火电第一工程有限公司黑龙江省 150090 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。鉴于此，本文对现代企业档案管理工作的信息化建设进行了分析探讨，仅供参考。 关键词：现代企业；档案管理；信息化建设 一、企业档案管理信息化建设分析 档案管理的主要工作是针对档案的收纳、整理、保管以及统计分析等，而档案管理工作的目标在于挖掘档案信息的价值。但随着信息时代的到来，信息进入大爆炸时期，信息数据的规模不断扩大，传统档案管理工作模式难以发挥应有的作用。复杂而庞大的工作量催生档案管理信息化建设的需求，同时也促进了档案管理对信息价值的挖掘。 信息化的企业档案管理工作，通过信息系统对原有档案信息进行加工和存储，并对新信息进行采集和存储，并利用网络技术进行传输和贡献。在企业的不同需求下，还可以调集特定的信息进行分析和总结，供企业进行管理决策。信息化的企业档案管理工作，有效的突破时空对信息和数据的限制，对企业经济活动的效益具有极大的推进作用。因此，企业的档案管理信息化建设不仅仅是档案部门的需求，更是企业经济管理活动及各部门的内在需求，是促进企业管理决策水平提升的重要方式。 二、企业档案管理现代化信息建设的现存漏洞 1、限额分配，导致重视度相对不足 软件与硬件建设为企业进行档案信息化建设奠定了重要基础，他们往往会在一定程度上成为档案信息化管理必不可少的因素。但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而实际上，我国企业并未发展到发达领先地位，相比之下更需要将资金投入到吸引市场以及创新研发等工作之中，且企业资金限额是一定的，造成了企业对档案信息化建设相对重视度不足，缺乏资金支持，从而效率变低，故我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。 2、档案管理工作人员专业知识掌握不够充分 根据相关数据统计，近年来，我从事档案管理的人才收入普遍低于同企业其他部门的人员，这无疑在一定程度上使得档案管理一职求职率低，因此，档案管理工作成为大部分高校毕业人才不愿意踏入的冷门。同时，随着信息时代的高速发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关技术人才的专业素养有了更高、更为严格的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机操作以及处理的技术。大部分企业都面临着档案管理人员专业素质不够优秀，知识结构单一等问题，一定程度上无法满足档案管理信息化的需要。 三、现代企业档案管理工作的信息化建设的措施 1、树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 2、档案信息化的基础设施建设 一是网络环境建设。根据不同服务对象和范围，网络环境建设分为支持内部服务的内网、支持政府部门服务的政务网、与互联网连接，支持大众服务的网络等三个网络。协调好档案部门局域网与本单位办公一体化网络，并纳入本单位办公一体化的框架中，按照统一的技术体制和标准规范组织建设，保证与办公自动化网平滑链接。二是硬件基础设施建设。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置操作系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基本硬件设施主要包括主机设备、浏览器、以及其它一些基础设备等。 3、创新档案管理信息化制度 在当前市场经济环境中，企业档案管理制度应当在形势的发展中给予变化。所以，为了显著顺应企业的发展所需，企业应当创建岗位责任制度与良好的奖惩制度。加快企业中岗位责任制的创建，依照档案管理工作的要求与规律，把具体责任落实到所有部门与员工方面，进一步明确权责。并且，通过良好的奖惩制度缔造企业内部良好的工作氛围，依照具体岗位责任，融合企业的发展实际，通过正确的奖惩方式与实际的考核制度规范人员的行为，以此将工作人员的使命感与责任感调动出来，加强计算机网络软件与硬件的管理，规避信息泄露的风险。 4、强化档案数据信息安全 档案数据信息安全强化的目的就是保证人员获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。 5、培养档案管理信息化人才 加强企业内部员工的培训，培养专业的档案信息化管理人才是企业档案管理信息化发展道路的重点。在日常工作中，企业要注意引进档案信息化管理的专业人才，优化档案管理人员的结构，为档案信息化管理提供人才基础。在这一情况下，企业要定期对档案管理人员进行系统的培训，使相关员工具备档案信息化管理的必备知识和其他需要的学科知识，提高档案管理人员的档案信息化管理能力。除此之外，还要重视档案管理信息化的宣传，使档案信息化管理的重要性深入人心，从而促进相关档案管理工作人员及时转变管理理念，加快档

浅析企业档案信息化建设

浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建设方案》

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建 设方案》 随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件 高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件： 1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键 高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他

就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。 2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础 从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。 3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提 高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。

关于高校档案信息化建设的几点思考(精)

关于高校档案信息化建设的几点思考 赵连丰 (湖州师范学院档案室,313000 摘要: 随着信息技术的快速发展和办公自动化的深化,加快了档案工作走向信息化建设的步伐。档案管理软件的迅速发展为档案信息化建设提供了技术保障,高校的快速发展状况迫使档案工作走信息化建设这条道路。结合实际分析高校档案信息化建设的意义及其必要性,提出目前高校档案信息化建设中的问题与策略。 关键词:高校档案; 信息化建设; 档案管理 随着计算机技术和网络技术的迅猛发展,信息技术已渗透到人们的生活领域和工作领域。网上办公也随着校园信息化建设走进人们的视野,档案工作作为高校快速发展的重要组成部分,也必将向数字化管理方向转变。因此,加快高校档案信息化建设步伐,充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用,是新形势下高校档案部门所面临的重要课题。 一、高校档案信息化的含义及信息化建设的必要性 1.高校档案信息化的含义。 高校档案信息化,就是在高校档案管理过程中全面应用现代信息技术,把从高校各部门运行过程中汇聚起来的信息资源充分开发出来,使之成为各部门便于接受和利用的信息产品,并以之为媒介,实现高校档案信息资源共享。换句话说也就是以数据库及网络为主体,把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中,通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享,为各管理部门提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务。高校档案信息化概括起来主要有以下内容:一是要实现档案信息的数字化和网络化;二是实现档案信息在接收、传递、存储、浏览、著录、查询等方面的一体化管理;三是实现档案信息数据库资源共享。

2.高校档案信息化建设的必要性。 首先,近几年来高校发展速度快,规模越来越大,形成的档案数量和门类相应增多,档案载体类型由过去单一的纸质档案发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案。越来越多的纸质档案,不仅整理装订过程中需要大量人力、物力,而且存储起来还要占用很大库房空间。因此会受存储空间、保管期限等因素的影响,很多档案不可能做到永久保存,到了一定期限就必须销毁,这在某种程度上势必导致信息的流失,所以只有真正实现信息化,才能保证档案信息的完整与安全,提高档案部门的对外服务效率。另外,高校档案在校史研究、教学评估、科学研究、学历认证等方面也发挥了重要的作用。 其次,高校档案信息数字化、网络化,开展档案信息网上利用,这将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,逐步实现良性循环。到那时任何一位利用者将不受任何时间、空间的限制,在任何地点、任何时间,只需要有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,查询自己需要的档案信息。这使得编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。这样档案管理人员就有更充足的时间用于档案数据整理、筛选和分析,既保证了档案质量,提高 了工作效率,又避免了档案因借阅造成的磨损。 第三,实现档案信息化可以保证档案利用的时效性。传统的档案归档方法,一来时间拖的很长,往往是今年归去年的档案,所以归档部门要对这些资料保存一年的时间,而各下属学院或部门在资料保管这方面又没有足够的条件,难免会造成资料的损坏或丢失,就无法保证将来档案的完整性;二来利用不方便,当利用者要查询某件档案时,可能会遇到:一方面职能部门未到归档时间,没有将资料移交到档案室,利用者不能满足所急需的档案资料;另一方面,归档部门已经移交到档案室,但档案工作人员因一时案卷数量太多而未输入管理系统,只能靠人工检索查阅档案,这样势必影响查询效率,给工作带来不便。第三,传统的归档方法,有时会在短时间内给档案工作人员带来很大的工作压力,往往会因为一时间案卷数量积累较多,而影响案卷整理的质量或在输入系统时失误,导致以后在查询某卷档案时出现信息空白的现象。

人事档案管理的信息化建设探析

人事档案管理的信息化建设探析 摘要：伴随现代化信息技术的良好发展，数字化技术被广泛应用、推广于各个 领域中。为此，需要做好人事档案管理信息化建设工作，从而加强人事档案管理 工作的质量，提高人事工作效率，满足社会经济发展的需求和要求。本文就针对 人事档案管理的信息化建设进行了分析。 关键词：人事档案管理；信息化；建设 1人事档案信息化建设的重要意义 1.1为档案提供更为安全的存储环境 传统的档案均为纸质档案，人事档案也不例外。由于客观条件所限，以前的 人事档案只能通过纸质材料保存，而保存纸质档案需要有防虫防霉防火的保管条 件和可供一定数量纸质档案保存的立体空间。人事档案管理进行信息化建设后， 这个问题得到了有效解决，电子档案具有占用空间小、存储量大、对保存条件要 求不高等优点，提高了档案的存储安全度。 1.2有助于提升人事档案的管理效率 由于人事档案具有动态性的特点，因此需要经常进行更新和维护。传统的纸 质档案在多次的查找调阅后容易造成档案的破损，不利于档案的长期保存。运用 了信息化技术手段后，避免了此类事件的发生，并且通过档案信息服务平台，人 事档案可以被快速地找到，人事档案管理人员可以在第一时间进行录入更新，从 而节约了人力物力和时间，提高了管理效率。 1.3为人民群众提供更为便捷的服务 在人事制度改革的大背景下，人事档案的利用率越来越高。人事档案管理进 行信息化建设后，只需要利用互联网技术建立电子档案信息资料库或档案信息共 享平台，在相应的输入框中输入“关键词”就可以快速进行档案查找、调阅，为需 要查阅档案的人员提供了更为便捷的服务。 2人事档案管理信息化建设的应对措施 2.1引进先进技术设备，实现人事管理信息数据化 大部分企事业单位现有人事档案管理基础设施设备都是以老旧设施设备为主，并且其数量并没有满足相应需求，这些设施设备也没有得到完善。在人事档案管 理之中，硬件设备是掌握人事档案管理信息技术的重要支撑。引进先进的信息管 理设备，代替现有信息管理设备，可以减少现有管理开支，同时先进信息管理设 备还能提高信息管理效率。以事业单位网络服务器作为数据平台，将人事管理信 息录入其中，建立专门数据库，重视网络数据库建设和人事档案管理信息化辅助 设备软件建设，从而实现人事档案管理信息数据化。之后还可扩大人事档案信息 化涵盖范围，同时以各单位相应职能和部门管理权限进行规划，分模块建立各部 门人事档案数据资源，利用计算实现网络化工管理，最终建立完善、多层次的人 事档案管理信息网络系统。 2.2创新原有管理软件，提高档案管理人员素质 企事业单位信息化档案管理的相应软件对于信息化人事档案管理有着重要作用，所以对于现有软件进行更新和创新，建立健全人事档案与现有人事档案数据 库进行结合，从而加强人事档案化普及范围。在人事档案管理人员实际操作之前，可以先安排相关人员来实践操作，之后还要学习相关的理论知识。人事档案管理 人员必须要具备设备操作能力，不能出现操作知识缺陷问题，同时，企事业单位 还应该注意人事档案信息保密性与安全性，切不可泄露人事档案信息，为了保证

浅谈档案管理信息化

浅谈档案管理信息化 信息化是现在全球经济以及社会前进的趋向。电脑技术的飞速前进让我们进入到信息化阶段。伴随着信息化的前进，以往的档案管理形式已经不能够满足数字化档案管理的需求，在档案管理作业中现已普遍使用电子档案，在新阶段档案管理所追求的宗旨是档案信息化。在信息化环境下怎样增强档案管理作业是档案管理者所面对的新科目。 标签：信息化；档案；管理 1 档案信息化定义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，这一过程中，要不断的采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提升档案管理和使用的现代水平。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。 2.2 安全性原则 伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。 2.3 效益性原则 档案资料数字化是庞大的体系建筑项目，要使用大量的人、物、财力，所以一定要按照经济型准则、考究信息化作业的利益。要按照自己的状况、馆内收藏根本，解析顾客需要，思考到馆内珍藏档案的使用状况。选用数字化的实质要典型，宗旨要和社会使用热门相综合，把关键的，使用次数多的档案开展数字化，能够带来庞大的社会经济利益；使用次数不多的就不用数字化，要不然会花贯更多的人财物力。

加快高校档案信息化建设问题的思考

加快高校档案信息化建设问题的思考 发表时间：2015-03-01T09:45:21.283Z 来源：《中国科技教育·理论版》2014年第12期供稿作者：李电元田雪 [导读] 高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。 李电元田雪哈尔滨电力职业技术学院 150000 摘要高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。推进高校档案信息化建设，要准确理解信息化建设的科学内涵，把握信息化建设的中心环节，并采取相应措施把高校档案信息化建设切实落到实处。 关键词搞笑档案信息化思考 一、正确理解档案信息化建设的科学内涵是做好高校档案信息化建设工作的基本前提 1．在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须作出理性与科学的回答。 2．高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时作出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。 3．必须正确认识和把握高校档案信息化建设的基本框架与基本方法。档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作的现代化水平和确立档案管理与服务的基本框架。档案工作的现代化一般分为两个阶段：计算机辅助档案管理阶段和电子档案工程阶段。计算机辅助档案管理阶段主要是对已归档的传统档案采用计算机模拟传统手工工作方式进行管理，目的是开发信息资源，保护档案原件。电子档案工程阶段标志着档案管理进入一个新的阶段，并在新的理论与方法的指导下，完成电子文件的归档及电子档案管理。它改变了传统观念对电子档案的理解，有着自身特有的概念与特征。电子文件与电子档案管理有新的工作程序与工作方法；档案管理的管理对象、管理原则、管理方法和服务形式等都会区别于传统档案，并形成档案管理与服务网络化的基本框架。 二、档案信息资源开发是高校档案信息化建设的中心环节 1．档案基础工作的良性循环是做好档案信息资源开发利用工作的基础。档案基础工作的良性循环就是从档案的合理征集与接收进馆到档案的科学整理与保管，从档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地征集和接收档案进馆都实现良性循环。如果对征集和接收进馆的档案不进行科学系统的管理及安全保管，就无法有效地开发档案信息资源。那么，研究档案的开发利用工作就要抓住档案管理的各个环节，始终保持档案管理的良性循环，确保及时、准确、完整地提供档案资料。 2．开发档案信息资源要坚持长期效益与近期效益相结合的原则。开发档案资源为改革和发展服务是当前档案工作的中心任务。高校档案信息资源的开发主要是为高校科研和教学服务，实践表明，高校档案工作也确确实实地为高校各项事业的发展起到了非常重要的作用。开发档案信息资源要坚持长期效益与短期效益相结合的原则。有些档案尽管在短时间或一定时期内没有得到利用，但这并不意味着档案的价值降低了。因此，要踏踏实实地做好档案基础工作，基础工作做不好，谈开发利用只是一句空话。 3．开发档案信息资源的方向和手段。首先，应深层次地开发档案信息资源。过去，高校档案利用主要采取被动的服务方式，因而档案信息没有得到系统的、深层次的开发。形 势的发展要求每个档案工作者都要针对高校所关注的热点问题进行档案资源开发，与此同时，还要增强领导的档案意识。其次，采取多种形式和手段，全面开发档案信息资源。要全方位、多层次地开发档案信息资源，就必须实现服务形式的多样性与服务手段的灵活性相结合。从加强对档案工作的宣传入手，让大家了解档案的作用，了解档案的相关内容。建立科学的现代化档案信息检索系统，运用现代化档案信息管理手段，做到及时、准确地为利用者提供优质的服务。再次，要大力开发档案信息资源，促进高校精神文明建设。档案工作作为社会主义精神文明建设的重要组成部分，应进一步得到升华，成为教育学生和造就新—代合格建设者的生动教材和理论源泉。 三、加快高校档案信息化建设的对策 1．加强档案网站建设。一方面，扩大上网档案资料的数量；另一方面，提高上网档案资料的质量。在网络技术、特色服务、网上档案圈资源开发、网上档案室等方面实实在在地下工夫。建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。尤其要注意加强标准化建设，通过制定共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等，建立标准化的数据库。同时，要充分利用高校资源优势，开发馆藏资源，加强数据库建设，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。 2．加强档案信息化建设的基础性工作。档案信息化建设需要用现代信息科学的观念、技术、设备、方法对档案工作业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。这就要求高校档案管理部门采取有力措施，抓好技术开发和人才队伍建设。在技术开发利用方面，要加快采用现代化的技术设施，加强档案现代技术的研究开发和应用推广。档案业务工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来．使服务水平和服务能力得到提高。在人才队伍方面，吸引一批具有现代科技知识的专业人才，通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；对现有档案人员进行业务和科技知识培训；在高校中加强数字档案管理相关人才的培养。通过上述途径，造就一支高素质复合型的高校档案人才队伍，为高校档案数字化建设提供最根本的人才支持。 3．加快馆藏档案资源的数字化建设。数字档案信息的来源之一是对馆藏传统纸质档案中的档案信息进行数字化处理。目前，数字化

高校档案信息化管理浅谈

高校档案信息化管理浅谈 【摘要】在网络高速发展的今天，高校档案作为学校发展和学生成长的见证，它的信息化管理建设已成为历史的必然。各高校档案管理部门既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性，又要认真面对它的复杂性和系统性。各高校应该积极主动地创造条件，提高对档案工作的重视程度，提高档案管理人员的素质，加大对档案工作信息化的投入力度，不断研究和探索新的安全防护技术，不增强安全意识，完善档案保密制度，逐步推进档案信息化的管理工作。 【关键词】高校；档案工作；信息化管理；措施 【中图分类号】F320 【文献标识码】B 随着计算机的普及，现在已经进入到了信息时代，网络无处不在。对于高校而言，传统的文字档案管理工作必须要跟得上时代的步伐，这不仅仅是一个与时俱进的问题，而是信息化的档案更能被长期保存和更好地被利用。 高校档案工作涉及的部门多、范围广，是一项非常重要的文化事业，它真实记载着学校每个发展阶段的历程，特别是像我们这种两校合并的高校，它的价值不言而喻，它不但保存了原来两校在各个时期、各个方面的发展史料，而且为现在的学院提供了坚实的基础保证。高校档案作为学校发展的见证，长期被保存和频繁被利用的重要工作，在学校整个事业发展过程中起着极为重要的作用，那么如何做好高校档案的信息化工作，使之能为学校各项工作提供更高效、更便捷的服务，笔者结合自己所在学院谈谈几点经验。 一、积极争取学院领导对档案工作的重视 首先，档案工作是一项服务性很强的工作，我们从一开始就树立了工作就是服务的观念，爱岗敬业，在平时做好档案工作的时候，把为全校师生提供全面、及时有效的服务始终放在首位，这种持之以恒的优质服务得到了大家的好评。 其次，校史和校史馆也是我们档案馆的一部分。为全面、客观、真实、准确记载学院的创业、奋斗和发展史，学院成立了校史编纂办公室、专门抽调四名教工集体办公，校史的正式出版为学院的档案建设丰富了内容。校史馆的馆内展览以史实和史料为依据，用照片文字与实物相结合的形式，按时间顺序真实详细地介绍了学院几十年的发展轨迹，展现了学院的精神与内涵，校史馆的开放和利用，大大丰富了档案的信息资源，得到了学院领导和广大师生的一致肯定。 另外，省、市档案局对学院档案工作的多次检查、评估和验收等，引起了学院领导对档案工作的高度重视，成立了以院长为组长，各分管副院长和各党政部门主要负责人共同参与管理和落实工作任务的档案工作领导小组。学院档案工作领导小组下面设立了综合档案管理办公室，设专职人员两名，由院长办公室统一管理。学院各党政管理机构、教学机构、教辅机构分别指定一名工作人员为兼职