文件管理标准

文件管理

1 目的

为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。

2 范围

本标准规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。

3 职责

3.1 办公室职责

3.1.1办公室是管理性文件的归口管理部门。

3.1.2负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。

3.1.3负责外来管理文件的管理和控制。

3.2技质部职责

3.2.1技质部是技术性文件的归口管理部门。

3.2.2负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。

3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。

3.3各部门职责

3.1.3.1负责本部门文件的归口管理。

3.1.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。

3.2管理流程图（见附录A）

3.3管理内容与方法

3.3.1编写与审批

3.3.1.1管理文件、工作标准（岗位说明书）由办公室组织编写，报总经理批准。

3.3.1.2技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报总经理批准。

3.3.1.3 部门支撑性管理文件由各部门编写，报总经理批准。

3.3.2管理标准条款号规定

3.3.2.1条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。

3.3.3文件编号

3.3.3.1技术文件编号形式如下：

Q / ××

J

-

批准年号（用阿拉伯数字表示）

文件顺序号（用阿拉伯数字表示）

文件分类代号（见附录B ）

技术文件代号

企业名称代号

企业文件代号

3.3.3.2 管理文件编号形式如下：

Q / ×× G

-

批准年号（用阿拉伯数字表示）

文件顺序号（用阿拉伯数字表示）

文件分类代号（见附录C ）

管理文件代号

3.3.3.3 工作标准编号形式如下：

Q / ×× Z -

批准年号（用阿拉伯数字表示）

标准顺序号（用阿拉伯数字表示）

标准分类代号（见附录D ）

工作标准代号

企业名称代号

企业文件代号

3.3.4 文件发放

3.3.

4.1 管理性文件发放由办公室负责，技术性文件发放由技质部负责。文件发放前，

企业文件代号

企业文件代号

发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。

3.3.

4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号；发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。

3.3.

4.3文件破损严重影响使用时，使用人应办理更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原文件发放编号。

3.3.

4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，办公室统一审核、编号，由总经理批准、发布实施。

3.3.5文件复审

3.3.5.1每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。

3.3.5.2复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件二），确保本单位所使用的文件有效性。

3.3.6文件更改

3.3.6.1更改方式

a)发放更改单；

b)修订；

c)划改；

d)换页。

3.3.6.2文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文、图表作少量修改、补充时，由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。

3.3.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。

3.3.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。

3.3.7文件回收

3.3.7.1使用单位合并、撤消或使用人调离时原文件应收回。

3.3.7.2文件发放部门对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按规定及时销毁，如需保存的文件、资料，应加盖“存档”印章，予以归档保存。

3.3.7.3文件回收时，发放部门应验收，在“文件发放登记表”上签字，注明回收日期。

3.3.8文件销毁

3.3.8.1.1经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件由发放部门填写“文件销毁清单”（附件五），经部门负责人批准后方可销毁。

3.3.8.1.2销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的人员和监销人员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。

3.3.9外来文件的管理参照本标准执行。

4记录

《文件发放范围规定》

《文件发放登记表》

《文件有效版本一览表》

《文件更改通知单》

《文件和资料销毁清单》

管理文件管理流程图

/回收

文件发放范围规定

编制：审核：批准：

文件发放登记表

文件有效版本一览表

编制：审核：日期：

文件更改通知单

编号：

文件和资料销毁清单

附录B

技术文件分类代号

管理文件分类代号

工作标准分类（单位）代号

发放编号