电梯技术档案管理制度 Microsoft Word 文档

电梯技术档案管理制度

为了建立健全公司电梯技术档案管理工作，加强对公司电梯技术档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

一、公司档案管理体制

1．公司档案管理机构：行政部统一管理公司的电梯技术档案。

2．公司指定专人管理电梯技术档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

二、立卷归档制度

1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。电梯管理部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。

2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括维修合同、电梯大修、年保养、半年保养、季保养、月保养、半月保养、及日常维护保养记录等及电梯有关往来函件（含传真、电子邮件等）、照片等各种形式、载体的文件。3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。

3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3．4．电梯重大维修验收及年检验收合格后，三个月内归档。

4．归档要求

4．1．材料完整齐全。

4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4．5．由档案部门对电梯管理部门加以指导，协助电梯管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5．归档要求

5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5．3．一个电梯一个立卷，一个档案盒。

5．4．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

三、档案管理工作

1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

四、档案利用工作

1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3．依据国家统计和有关法律法规，做好本公司档案统计工作。