施工单位材料管理制度

施工单位材料管理

制度

材料管理制度

1 目的

规范物资采购程序，控制物资计划、定价、采购、验收、结算五大环节，做好工程设计参谋。

2 适用范围

公司所有项目使用物资。

3 职责分工

3.1设计单位：材料、设备选型，技术要求；

3.2施工单位：材料、设备采购计划；按材料计划要求书面申报材料价格。

3.3工程部：计划、验收标准和技术要求审核；审核价格申报表中的材料计划是否符合施工要求。

3.4采购部：材料、设备核价、采购、所有进场物资的验收；负责料价格审核、公布大宗工程材料市场价、材料价格争议处理，汇总审批价格报工程成本管理中心。

3.5财务部：资金财务核算、账务管理、质量验收、出入库核算、材料验收；负责材料价格审批的监督、协助价格争议处理

3.6办公室：物资现场管理（门卫管理：没有采购部通知物资不允许进出场）；

4 采购方式

4.1甲供物资由公司根据工程项目的实际情况决定采购范围。

5 物资采购程序

5.1接受采购计划（采购部）-→编制采购计划（采购部）-→编制询价（采购部）、招标文件（由招标办组织，使用单位提出材料验收标准及技术要求，工程部确认审核）-→组织招标（以集团审批意见为主）-→签定供货合同（采购部）-→物资运输（供货方）-→现场验收（验收小组）-→办理入库-→领用出库-→发票入帐-→办理结算-→质保服务-→支付质保金。

6 物资采购计划的管理

6.1 物资采购计划填报、审核与提交：

6.1.1工程部于工程准备阶段填写工程物资监管计划（表1）、项目主要物资采购控制表（表3）中的基础内容，由工程部、采购部、财务部共同确认采购方案，完善工程物资监管计划、项目主要物资采购控制表后上报公司领导审批。

6.1.2设计图纸定稿后1月内由工程预决算、工程部将采购计划交项目部。

6.1.3如有漏报、临时急用或需补报物资计划的，须向采购部提交临时用料计划表，但每月不得超过3次。临时采购计划到货时间由工程部、使用单位、采购部协商确定。

6.1.4因工期发生变更,物资采购计划发生变化的,工程项目部须书面告之采购部,以便保证物资到货的及时性或减少库存中转.

6.2物资采购计划的申报程序

6.2.1物资申报程序:物资使用单位填报物资采购计划申请表—→使

用单位审批—→工程部审批—→项目经理—→采购部—→安排采购业务员采购。

6.3物资采购计划的管理

6.3.1物资采购计划实行“谁使用、谁负责提供采购计划”的原则。物资采购计划由工程部负责申报，每月25日前将第三月采购计划报采购部。供货周期超过一月的物资工程部根据生产、采购周期相应提前。

6.3.2工程部审核采购计划及验收标准、质量要求,对采购物资质量负责。所有采购计划、物资价格审批表必须有详细的技术要求和验收标准，因技术要求、验收标准不合格除按制度进行考核外，因此而影响物资采购到货时间而造成损失，由计划申报单位承担。采购物资技术要求和验收标准由工程部、项目经理、总工程师审核签字确认生效。

6.3.3财务部工程预决算提供材料预算用量，控制采购总量。

6.3.4乙供物资采购价格审批表在3-7日内完成价格审批手续。6.3.5物资因计划不准剩余物资能退货的退货，费用由计划单位支付，不能退货的由计划单位承担所有损失，相关审批单位承担相应责任。

7 物资采购验收管理

所有进场物资必须严格验收，没有采购部通知所有物资不允许进入施工场地。通知验收责任主体为采购部，物资进场管理责任主体为办公室。

7.1物资采购验收程序

7.1.1物资—→物资采购人员通知验收小组到货时间—→采购部通知验收小组人员到现场—→验收小组现场验收—→填写验收报告（表6）—→办理出入库手续（表7、表8）—→填写设备\材料使用许可证（表9）—→物资进入施工进场。

7.2物资验收管理

7.2.1采购部负责组织工程部、监理单位、使用单位、财务部成立联合验收小组。

7.2.2重要物资验收：电梯、设备、大宗物资、主体工程、隐蔽工程所有进场物资都必须作为重要物资进行验收，要求验收小组全员验收。

工程用砂、石，由监理人员或项目负责人验收。

7.2.3验收小组成员由各部门申报，原则上各部门验收人员不能低于3人（甲方含监理不少于3人），验收人员经公司批准后成立验收小组成员库，验收时临时从验收小组成员库中随机抽取。7.2.4采购物资原则上在确定供货单位时,供货单位必须送样至工程部,由工程部、监理单位、使用单位、采购部、供货单位、质安处共同确认样品，不能送样品的要确认详细的技术要求及验收标准。

7.2.5严格按样品、采购合同中技术要求及验收标准进行验收，有样品的严格按认可的样品验收，严格验收型号、材质、技术参数、等级、生产厂家、供货数量、供货时间与采购合同中一致，

抽验数量不能低于供货量的10%。合同中的技术要求及验收标准最终由工程部提供，项目经理、总工程师确认。

7.2.6不需专业机构检验的物资在验收现场要有明确的验收意见。验收合格物资、颁发设备\材料使用许可证，并在3日内办理入库手续。

7.2.7现场验收不合格、有质量问题的产品，要有明确的处理意见，并填写供应商不诚信问题处理报告单(表10)，迅速上报相关领导。

7.2.8所有进场物资（特别是施工材料）验收合格方能进入施工场地，在未验收合格之前严禁进入施工区域。夜间验收要于当日下班前通知验收小组（甲方由采购部负责通知，乙方由该项目负责人通知），原则上不夜间不进行验收工作（施工急用物资除外）。

7.3样品的管理

7.3.1所有使用物资能送样品的原则上必须送样品。

7.3.2物资原始样板由公司领导、设计院、工程部、质量安全处、招标中心、供货单位共同签名确认。

7.3.3所有样品要分类登记，由监理负责保管。

8 物资采购仓储管理

8.1公司原则上不在施工现场设置仓库，实行零库存管理。

8.2采购物资到现场后与使用单位共同验收，验收后直接与使用单位现场移交，直接进入施工单位的仓库。

8.3采购人员在与施工单位现场移交时办理入库、出库的手续。8.4使用单位库存量与使用量之和原则上不超过总用量的95%。8.5使用单位在入库前发现物资的损坏、损耗由供货单位承担责任,入库后的物资的损坏、损耗由保管单位承担全部责任。

8.6仓库盘存管理

8.6.1财务部根据材料物资类别、品种、规格、型号设立明细账（表11）。并根据已确认的入库单时序登记物资出入库明细帐。

8.6.2每月25日为仓库的结账日，每月最后1-2日为盘点时间，财务部、采购部、工程部等部门共同盘存，认真统计上个月材料的入库、出库及结余情况。

8.6.3盘存的具体事项：

8.6.3.1盘存前，保管员必须将材料物资进行分类，按品种、规格和型号分门别类摆放整齐，并先按帐面数打印出物资台帐。

8.6.3.2盘存时，逐一清点实物，细心做好账、卡、物的核对工作，认真清点每种物资、仔细核对物资台帐，对材料物资进行账账核对和账实核对，并记录盘存实际情况。

8.6.3.3盘存后，所有现场盘存人员必须在物资台帐上签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。8.6.3.4盘存期间已收到而未办妥入帐手续的货品或已办理出库手续尚未提货的货品，应另行分别存放，并予以标示。

8.6.3.5所有盘存财务都以静态盘点为原则，因此盘存开始后应停

止材料物资的进出及移动。

8.6.3.6盘存使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘存人员签认始能生效。

8.6.3.7对盘盈、盘亏物资的处理由财务部出具《物资盘盈、盘亏处理意见报告表》(表12)，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、品种、规格、型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，5000元以内（含5000元）的报项目经理审批，超过5000元的对责任人进行责任追究后报公司董事长审批。审批后交财务部和采购部各一份进行账务调整。

9 物资采购合同的管理

9.1采购合同采用由公司领导、法律部门审核的标准合同文本，非标准合同文本在签定前必须经过法律部门审核。

9.2采购合同严格按合同审批程序进行报批。

9.3采购部、财务部、综合办公室合同原件各存档1份，并进行分类编号管理。

9.4采购部对合同执行情况进行跟踪，每月汇总合同执行情况形成报表上报（表13）。

10 物资采购结算管理

10.1供货单位、采购部、财务部以验收单据、采购合同共同核实结算金额，并确定付款额度。

10.2采购员负责填写申请汇款单,并按集团规定程序报批,每月15

日、30日集中按合同约定内容支付两次物资采购款。

10.3物资存在质量问题未解决前禁止支付货款。

10.4支付最后货款（不含质保金）前应开据全额发票入帐后办理付款手续。

11 考核:

凡违反以上管理制度的，根据具体情况给予责任人50～1000元的考核。

12 本制度由采购部负责解释、考核，自下发之日起执行。

附件：工程材料进出场登记表