GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

（GB／T17678.1—1999）

发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】

第一部分：电子文件归档与档案管理

1 范围

本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。

本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）

GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程

GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南

GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南

GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范

GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试

GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则

GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式

GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则

GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序

GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则

GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则

GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查

GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性

GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护

3 定义

本标准采用下列定义：

3.1 电子文件electronic records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

3.2 CAD 电子文件CAD electronic records

由CAD 系统产生的电子文件。

3.3 电子档案electronic archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

4 总则

4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。

4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。

4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。

4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

4.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。

4.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。

4.7 归档的CAD 电子文件格式应符合GB ／T 1782

5.1 ～17825.10 中CAD 文件管理的各项规定。

5 CAD 电子文件的收集积累

5.1 收集范围

在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD 技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：

5.1.1 图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；

5.1.2 图形文件：由CAD 系统生成的二维、三维图形文件；

5.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。

5.1.4 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。

5.1.5 计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。

5.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。

5.2 收集积累要求

5.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。

5.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。

5.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录 A 中表A1 、表A2 。

5.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录 A 中表A3 。

5.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。

5.2.6 积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。

5.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见

6.1 。

5.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。

6 CAD 电子文件的整理、鉴定与归档

6.1 整理方法

6.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。

6.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

6.1.2.1 图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

6.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。

6.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

6.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。

6.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。

6.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。

6.1.3.1 编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：

a)档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。

b)项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。

c)电子文件类别代码用字母表示。其中：

G- 图形文件I- 图像文件D- 数据文件T- 文本文件P- 计算机程序

如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。

d)光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。

6.1.3.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母 A 或 B 表示。A 表示封存保管；B 表示查阅利用。

6.1.3.3 名称：归档项目名称。

6.1.3.4 密级：盘内存储的电子文件的最高密级。

6.1.3.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。

6.1.3.6 软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。

6.1.3.7 归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。

6.1.4 电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录 B 中表B1 、表B2 、表B5 。

6.1.5 编写归档说明

6.1.5.1 编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。

6.1.5.2 编写要求：文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。

6.2 归档电子文件格式要求

归档的CAD 电子文件光盘存储格式应符合GB ／T 17825.2 的规定。

6.3 归档电子文件的完整性、有效性和安全性

6.3.1 归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有

效性、安全性。

6.3.2 软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理；各阶段形成的软件说明应执行GB／T 8566、GB／T 8567、GB／T 9385、GB／T 9386的规定；软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB／T 17825.1 ～17825.10 CAD 文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。

6.3.3 在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

6.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。

6.4 归档电子文件的鉴定与检查

6.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；

6.4.2 检查载体有无病毒、有无划痕；

6.4.3 鉴定归档电子文件内容的实用价值和确定电子档案的保管期限；

6.4.4 检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件；

6.4.5 检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求；

6.4.6 检查存储归档电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性；

6.4.7 检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中，见附录 B 中表B4 。

6.4.8 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计算机软件产品登记表，见附录 D 。

6.4.9 归档电子文件应依据GB ／T 17679 的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。

6.5 归档程序

6.5.1 归档时间

6.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间

产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在 3 个月内完成归档。

6.5.1.2 科研课题的电子文件归档时间

科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。

6.5.1.3 其他类目的电子文件归档时间

其他类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。

6.5.2 归档手续

6.5.2.1 归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。

6.5.2.2 验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位，一份留档案部门备查。

6.5.2.3 归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附录C。

6.6 归档电子文件的状态与数量

6.6.1 归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。

6.6.2 归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。

6.6.3 归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。

7 电子档案的管理

7.1 管理要求

7.1.1 档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。

7.1.2 档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

7.1.3 由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。

7.1.4 存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。

7.2 保管环境

7.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB／T 17825.10的规定。

7.2.2 环境温度为14℃～24℃，相对湿度45％～60％。

7.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

7.3 检测与维护

电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记，检查登记表格式及填写方法见附录 B 中表B4 。

7.4 利用

7.4.1 归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

7.4.2 电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。

7.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。

7.4.4 电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。

7.4.5 电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。

7.5 统计

档案部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。

7.6 鉴定与销毁

7.6.1 鉴定与检测

电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。

7.6.1.1 检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；

7.6.1.2 检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；

7.6.1.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；

7.6.1.4 检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求；

7.6.1.5 检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。

7.6.2 销毁

7.6.2.1 根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁；

7.6.2.2 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

附录 A

（提示的附录）

CAD 电子文件积累登记表

A1 本附录给出电子文件积累登记表的填写格式。

A2 电子文件积累登记表纸张尺寸为210mmX 297mm （A4 幅面）。

A3 电子文件积累登记表线框尺寸为160mmX 230mm 。

A4 电子文件积累登记表封面、里页填写要求

A4.1 封面CAD 电子文件积累登记表（表A1 ）

项目名称：课题、产品、建设项目等的名称；

项目代号：项目代号；

单位：CAD 电子文件积累部门的名称；

负责人：负责本项目电子文件积累人或课题、项目负责人；

日期：封面下部的日期为积累结束日期。

A4.2 里页 1 电子文件目录（表A2 ）

序号：积累文件的顺序号；

题名：形成文件的名称；

电子文件名：电子文件存储在光（磁）盘上的文件名；

光（磁）盘号：电子文件存储光（磁）盘的编号；

版本号：电子文件的版次编号；

形成日期：电子文件产生日期，按GB ／T 7408 的规定表示；备注：其他需要说明的事项。

A4.3 里页 2 电子文件更改记录（表A3 ）

序号：更改顺序号；

更改日期：更改电子文件的日期，按GB ／T 7408 的规定表示；更改单号：更改单编号；

更改者：

电子文件名：

备注：其他需要说明的事项。

表A1 CAD 电子文件积累登记表（封面）略

表A2 电子文件目录（里页 1 ）略

表A3 电子文件更改记录（里页 2 ）略

附录 B

（提示的附录）

电子档案登记表

B1 本附录给出电子档案登记表填写的格式。

B2 电子档案登记表纸张尺寸为210mmX 297mm （A4 幅面）。

B3 电子档案登记表线框尺寸为160mmX 230mm 。

B4 电子档案登记表封面、里页填写要求

B4.1 封面电子档案登记表（表B1 ）

项目名称：课题、产品、建设项目等的名称；

项目代号：项目代号；

单位：电子文件归档部门名称；

归档日期：向档案部门移交归档的日期，按GB ／T 7408 的规定表示；

日期：封面下部的日期为填表日期。

B4.2 里页1 电子档案目录（表B2 ）

光盘编号：电子档案存储在光盘里的编号；

序号：存储电子档案的顺序号；

代号：图号或电子档案编号；

题名：电子档案的名称；

密级：电子档案的密级；

保管期限：光盘内存储的电子档案的保存时间。

B4.3 里页2 电子档案更改记录（表B3 ）

项目说明同附录 A 中表A3 。

检查结论：记录归档电子文件检查以及电子档案拷贝情况，其内容包括：检查的形式、手段、结果；负责人：填写主持检查人的姓名。

B4.5 里页4 电子档案软硬件登记表（表B5 ）

软、硬件平台说明：适用的机型、输出打印设备的类型、型号，使用何种操作系统及其生成电子文件的软件名称、版本以及存储格式等；

其他说明：其他需要说明的事项。

表B1 电子档案登记表（封面）略

表B2 电子档案目录（里页 1 ）略

表B3 电子档案更改记录（里页 2 ）略

表B4 电子档案检查表（里页 3 ）略

表B5 电子档案软、硬件登记表（里页 4 ）略

附录 C

（提示的附录）

电子文件使用权限保护登记表略

C1 本附录给出电子文件使用权限保护登记表的填写格式。

C2 电子文件使用权限保护登记表纸张尺寸为210mmX 297mm （A4 幅面）。

C3 电子文件使用权限保护登记表线框尺寸为160mmX 230mm 。

C4 电子文件使用权限保护登记表封面、里页填写要求

C4.1 封面电子文件使用权限保护登记表（表C1 ）

项目名称：要求保护的课题、产品、建设项目等的名称；

项目代号：项目代号；

单位：申请保护部门名称；

负责人：本项目、课题负责人或设计者；

日期：封面下部的日期为填表日期。

C4.2 里页 1 电子文件使用权限保护登记表（表C2 ）

项目名称：与封面项目名称一致；

实施日期：保护开始日期，按GB ／T 7408 的规定表示；保护原因：申请保护的理由；

单位领导意见：申请保护的单位领导意见；

厂（所）领导意见：申请单位所在厂、所领导意见；

档案部门意见：接收文件的档案部门领导意见。

C4.3 里页 2 电子文件使用权限保护文件清单（表C3 ）序号：保护文件的顺序号；

题名：需保护文件的名称；

电子文件名：电子文件存储在光盘上的文件名；

光盘编号：电子文件存储光盘的编号；

解除日期：解除保护的日期，按GB ／T 7408 的规定表示。表C1 电子文件使用权限保护登记表（封面）略

表C2 电子文件使用权限保护登记表（里页 1 ）略

表C3 电子文件使用权限保护文件清单（里页 2 ）略

附录 D

（提示的附录）

计算机软件产品登记表略

附录 E

（提示的附录）

CAD 电子文件归档流程图略

第二部分：光盘信息组织结构

1 范围

本标准规定了CAD 电子文件在光盘中的组织结构，是进行光盘信息交换和光盘归档时的重要依据。

本标准适用于建立CAD 电子文件光盘档案系统。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB／T 1988 —1989 信息处理交换用七位编码字符集（eqv ISO 646 ：1983 ）

GB 2312 —1980 信息交换用汉字编码字符集基本集

GB／T 3792.5 —1985 档案著录规则

GB 13000.1 —1993 信息技术通用多八位编码字符集（UCS ）第一部分：体系结构与基本多文种平面（idt ISO ／IEC 10646.1 —1993 ）

GB／T 17678.1 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理要求

3 定义

本标准采用下列定义。

3.1 光盘信息optical disk information

存放于光盘中的图形、图像、文字等信息。

3.2 类目表classification table

一种记录档案分类信息的文件。档案分类根据国家档案局1991 年发布的《工业企业档案分类试行规则》和行业的具体分类规则形成，是档案检索的工具。

3.3 著录文件description file

一种记录档案著录信息的文件，由可以揭示档案内容和形式特征的记录项组成。著录文件的内容应符合GB ／T 3792.5 的规定。

4 信息组织结构

在每张光盘的根目录下，有说明文件、类目表、著录文件、CAD 电子文件子目录和其他文件子目录。CAD 电子文件子目录名为DATA ，在该目录下，存放图形、图像、数据、文本等CAD 电子文件。其他文件子目录名为OTHERS ，在该目录下，存放其他辅助文件。本章规定各文件的文件名、文件内容及其数量。

4.1 说明文件

4.1.1 文件名：README 。

4.1.2 文件内容：有关本张光盘的各种信息。至少应包括光盘参数、光盘编号、档案保管单位、光盘制作单位、光盘一致性检查单位、阅读光盘信息所需的硬软件环境。

4.1.3 文件数量：一个。

4.2 类目表

4.2.1 文件名：CLASSIFY.LST 。

4.2.2 文件内容：有关档案分类的信息。其中每一行表示一条分类记录，每条记录中应该有类目号、上位类目号、类目名称。

4.2.3 文件数量：一个。

4.2.4 说明：根据上位类目号可以建立光盘信息的树状组织结构。一级类目无上位类目号。

4.3 著录文件

4.3.1 文件名：DESCRIPT.DB 。

4.3.2 文件内容：有关档案的著录信息。其中每一行表示一条档案记录，每条记录中应该有类目号、卷号、卷内序号、CAD 电子文件名、CAD 电子文件类型、CAD 电子文件个数。

4.3.3 文件数量：一个或多个。当存在多个时，在DESCRIPT 后加序号作为著录文件的名称，序号从 1 开始。

4.3.4 说明：

a)当一条档案记录对应多个CAD 电子文件时，用分号分开所列的CAD 电子文件名，或在CAD 电子文件名的前缀后面加序号作为实际的CAD 电子文件

名。

b)当一条档案记录对应多个不同类型的CAD 电子文件时，CAD 电子文件类型为M 。

c)卷号为0 的记录表示相应的档案尚未组卷。

4.4 图形文件

4.4.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当CAD 电子文件类型项为图形文件时，CAD 电子文件名项中存放的为图形文件名。

4.4.2 文件内容：由CAD 系统生成的或其他方式产生的图形数据。

4.4.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。

4.4.4 说明：图形文件类型为G 。

4.5 图像文件

4.5.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当CAD 电子文件类型项为图像文件时，CAD 电子文件名项中存放的为图像文件名。

4.5.2 文件内容：由图纸扫描或其他方式产生的图像数据。

4.5.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。

4.5.4 说明：图像文件类型为I 。

4.6 数据文件

4.6.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当CAD 电子文件类型项为数据文件时，CAD 电子文件名项中存放的为数据文件名。

4.6.2 文件内容：各种类型设计参数和计算、分析、测试、管理等非图形数据。

4.6.3 文件数量：—个或多个，也可以没有。由著录文件决定。

4.6.4 说明：数据文件类型为 D 。

4.7 文本文件

4.7.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当CAD 电子文件类型项为文本

文件时，CAD 电子文件名项中存放的为文本文件名。

4.7.2 文件内容：由字处理软件、文字识别软件生成的或其他方式产生的文本信息。

4.7.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。

4.7.4 说明：文本文件类型为T 。

4.8 其他文件

帮助阅读本张光盘的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。如果某个其他文件在著录文件的记录中对其有引用，则其CAD 电子文件类型由制作光盘者指定，但必须在说明文件中说明。

5 文件格式

5.1 说明文件的格式

说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB ／T 1988 、GB 2312 和GB 13000.1 的规定。

5.2 类目表、著录文件的格式。

5.2.1 类目表和著录文件为二进制记录格式文件，由格式定义字段和数据字段两部分组成。5.2.2 格式定义字段的格式

格式定义字段的第一项是格式定义字段的记录数，为 4 字节整数，以下是格式定义字段的各个记录，每一个记录为76 个字节，定义数据字段的一个域：

域名字符串64 字节

域类型字符串8 字节

域长度整数 4 字节

其中，域类型用小写英文单词表示，可以采用的域类型有：字符串、整数、实数、日期、时间。规定字符串和单个字符用string 表示，4 字节整数用int 表示， 2 字节整数用short 表示，实数用float 表示；日期用date 表示，格式为yyyymmdd 的字符串，这里，YYYY 、mm 、dd 分别表示年、月、日，位数不足时在高位补o ；时间用time 表示，格式为hhmmss 的字符串，这里，hh 、mm 、ss 分别表示时、分、秒，位数不足时在高位补0 。

5.2.3 数据字段的格式

数据字段的第一项是数据字段的记录数，为 4 字节整数，以下是数据字段的各个记录，每一个记录的格式由格式定义字段确定。

5.3 CAD 电子文件的格式

CAD 电子文件的格式应符合相应的国际标准和国家标准。如采用CAD 系统提供的行业标准或企业标准，则必须在说明文件中指出可读取这种格式的CAD 系统及其版本号，或在同一张光盘中保存这种CAD 系统的可执行代码。

附录 A

（提示的附录）

光盘文件组织结构示例略

本附录用示例说明一张光盘的文件格式及其组织结构，供软件开发者和CAD 电子文件存盘时参考。

A1 光盘中的文件列表

下列文件是光盘根目录下的文件，其中DATA 和OTHERS 又是子目录。

README 说明文件

CLASSIFY.LST 类目表

DESCRIPT.DB 著录文件

DATACAD 电子文件目录

OTHERS 其他文件目录

在DATA 子目录下，有如下电子文件：

DEM01.DXF CAD 系统产生的图形交换文件

DEM02.TIFTIFF 4 格式的二值图像文件

DEM03.TXT 字符文本文件

DEM04.DOC 字处理软件产生的文本文件

在OTHERS 子目录下，可以存放其他一些文件。本盘不带其他文件。

A2 说明文件的内容

光盘的说明文件可有如下内容。

光盘参数：XXXXXX

光盘编号：XXXXXX

题目：某个工程

档案保管单位：某个档案单位

光盘制作单位：某个设计院

审查单位：某个审查单位

光盘一致性检查单位：某测试实验室

光盘制作时间：1997 年8 月31 日

DXF 文件：某CAD 系统的输出文件，该系统的版本号为XX.X 硬件环境：PC586 ／32M ／2G

软件环境：XXXXXX

TIF 文件：第 5 版本的TIFF 4 图像压缩格式

DOC 文件：某子处理软件的输出文件，该软件的版本号为XX.X 本盘不带其他文件。

A3 类目表的内容略

A4 著录文件的内容略

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

电子档案管理系统平台

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

建设工程电子档案归档技术要求

附件1： 建设工程电子文件和电子档案归档技术要求 一、基本规定 1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。 2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作： 1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。 2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总； 4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。 3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。 4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。 5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。 6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。 —1—

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

(完整版)电子档案管理办法

电子档案管理办法 为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。 一、电子档案的管理原则 1、我单位电子档案实行集中统一管理。 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。 3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。 二、电子档案归档范围 1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。 2、在经营中形成的各种电子档案。 3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。 三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。 2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。 4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。 四、电子档案管理要求 1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。 3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。 五、电子档案的利用 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。 2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。 3、电子档案的载体不得外借。 六、电子档案归档时间 电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。 七、电子档案保管期限 电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。 八、电子档案的销毁 电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

建筑工程电子档案归档方法

电子档案归档说明 目录 1、单张表格签章签字 (2) 2、多张表格一次性转换成并盖章 (4) 3、多张表格的导入、导出 (6) 4、验收管理软件做得表格导入到编制归档管理软件 (8) 5、上报档案馆 (10) 6、如何修改签章锁的密码 (10) 7、异常问题解决方法 (12) 7.1、找不到签章锁 (12) 7.2、找不到屏幕右下角的证书管理工具 (13) 7.3、反复输入密码 (14) 7.4、未装签章驱动 (14) 7.5、转换后变成同一张表 (15) 7.6、转换签章格式时死机 (15) 7.7、异常工程 (16) 7.8、虚拟打印出问题 (18) 7.9、发现表格转换成签章格式后，所填内容有误 (18) 7.10、突然点击转换表格或转换好的表格报错 (18) 8、安装虚拟打印机报错 (24)

特别注意：归档软件、质量验收软件、签章驱动、签章服务器（文档转换或虚拟打印器），以上软件一个都不能少，都必须安装 建议：归档软件、质量验收软件不管是什么时间买的软件都从我网站上下载新的资料软件覆盖安装一下 1、单张表格签章签字 做完表格后，在菜单栏点击“工具”菜单下的显示工具条， 工具 显示工具条 在工具条的最后面有一个“章”字图标，

选中要进行签字签章的表格，点击“章”字图标系统会自动把软件转换成我们签章需要的SDF格式，然后用户对表格进行签字签章操作。签章后位置可以根据表格位置进行拖放调整。用户使用签字签章加密锁时会有一个用户PIN码验证窗口弹出，用户PIN码默认为：1234。 做完表格点击进行签章转换

2、多张表格一次性转换成并盖章 在软件左侧目录栏点击右键，把要转换的表格选择为块，然后选择右键菜单中的“块转化表格为签章文件”，这样选择的块表格就可以一次性转换为签章格式表格。 签字、签章 点击此按钮 手写批注点击此按钮 签章位置调 整点此按钮

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

最新建设工程电子档案归档技术要求资料

附件1: 建设工程电子文件和电子档案归档技术要求 一、基本规定 1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建 设活动的全过程。 2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作： 1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子 文件的质量、移交时间等提出明确要求，所需经费应当在工程预算中单列。 2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总； 4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当 提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电 子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。 3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。 4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。 5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。 6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。 精品文档

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

电子档案的形成及归档

电子档案的形成及归档 1. 电子档案的产生 2. 电子文件的特性 3. 电子文件归档的组织管理 4. 电子文件的收集与积累 5. 电子文件的整理与归档 6. 电子文件的鉴定工作 7. 电子文件使用的载体与归档载体的推荐 8. 电子档案的保存与维护 9. 电子档案的利用与管理 10. 保证电子文件信息安全的技术措施 11. 保证电子文件信息安全的管理措施 12. 管理电子档案的设备配臵 1. 电子档案的形成 1.1 电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。 1.2 电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。 2. 电子文件的特性 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物。 2.2 电子文件对设备的依赖性。 2.3 电子文件载体的非直读性。 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。2.5 电子文件信息与载体的相分离性。 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物 电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。 2.2 电子文件对设备的依赖性 电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。 2.3 电子文件载体的非直读性 电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密