2020年(岗位职责)第二章职务分析

第二章职务分析

教学目的与要求

1、了解职务分析的相关名词术语

2、掌握职务分析的意义和步骤

3、掌握职务分析的基本方法

4、学会制作职务说明书(技能要求)

教学重点：

1、职务分析的意义和步骤

2、职务分析的主要内容

3、职务说明书的结构

教学难点

1、职务分析的地位及作用

2、职务分析的内容

3、职务说明书的设计要求

计划学时：8学时（理论6，实践2）

职务分析的地位：是人力资源管理众要素中最基本的要素，是开展人力资源管理工作的基础。

【先导案例】

工作职责分歧

一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应该由清杂工来完成，因为清杂工的责任之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，服务工勉强同意但是干完以后立即向公司投诉。

有关人员看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和清杂工。机床操作工的任职说明书上规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书上规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。清杂工的任职说明书确实包括了各种形式的清扫工，但他的工作时间是在正常班工人下班之后开始。

问：（1）对于服务工的投诉，你认为该如何解决？

（2）如何防止类似意见分歧的重复发生？

（3）你认为该公司在管理上有何需改进之处？

第一节职务分析概述

一、基本概念

1、工作要素：指工作中不能再继续分解的最小的动作单位，如打字中的敲键盘。

2、任务：安排某一位职工所完成的一项具体工作，由一至多个要素组成。

如打字员打字

3、职位：指某人须完成的一组任务，有多少职位就有多少人员。

4、职务：是由许多相同的职位所组成，这些职位的性质、类别完全相同，完成工作所需条件也一样，如秘书就是个职位。

5、职务分析：

职务分析也称为工作分析，指通过与职工交谈、工作日志记录、实地观察等方法去考察一项工作，明确其责任、工作范围及任职资格的过程。职务分析包括两个基本的内容，职务描述和职务规范

二、职务分析的意义P142-143

1、职务分析利于人力资源科学管理

明确各个职务的性质、职责、要求、大大提高了自身工作的科学性

2、职务分析使组织招聘目标明确

3、职务分析利于正确培训

4、职务分析是工作管理的基础内容

5、职务分析有利于组织的公正评价

6、职务分析有利于薪酬公平合理

7、职务分析为职业生涯规划提出方向。

三、职务分析的内容

职务分析包括职务调查和职务描述两方面的内容

1、职务调查：对职务进行系统地调研，一般从两个角度入手

一是从这一职务的职责要求出发，对这一职务进行分析和解释

二是从正在从事这一职务的员工的实际工作入手，对这一职务进行概括和整理2、调查的对象：P144、145姚

工作内容（what）工作主体（who）工作时间（when ）工作地点（where ）工作方式（how ）工作原因（why ）3、职务描述

对调查的结果进行总结和调整，并加以规范性界定，用以说明工作的范围、任务、责任、权力、工作关系和工作环境

主要有以下几方面的内容

1）工作名称及主要任务2）工作职责和职权

3）工作关系（业务关系和人际关系）

4）工作步骤及所需设备5）工作环境和工作条件

四、职务分析的流程

1、准备阶段

确定工作分析的目标和侧重点、制定总体实施方案、收集和分析有关的背景资料、确定所欲收集的信息、选择收集信息的方法

2、实施阶段

与有关人员沟通、制定实施计划、实际收集和分析工作信息

3、结果形成阶段

与有关人员审查和确认信息、形成职务说明书

4、应用反馈阶段

职务说明书的使用、职务说明书使用的反馈与调整

第二节职务分析的方法及步骤

职务分析有多种方法，有观察法、技术测定法、工作日写实法、问卷调查法、访谈法

一、直接观察法

1、定义：指直接在工作现场观察任职人员的工作过程，将观察结果记录下来加

以分析的方法。

2、适用范围：适用于分析从事重复性劳动的操作性岗位，对于难以用外在表现

来度量的劳动者不太适合

3、要求：要有一份详细的提纲，这样在观察时才能及时记录，如图P75（档）

工作分析观察提纲（部分）

4、优点：较深入、全面了解工作的相关信息，

5、缺点：不适用于劳动成分较高的工作，由于被观察者的不自在，导致信息的

扭曲。

二、问卷法

1、优点：较常用，费用低，速度快、不会影响工作时间

2、缺点：问卷的设计费用较高，被调查者可能不认真填写，从而影响调查的

质量

3、要求：用结构化程度比较高的问

三、面谈法

1、方式：与该工作的主管人员进行访谈；与从事该工作的每个工员工交谈；与

从事相同工作的员工群体进行交谈。

2、要求：在访谈之前，要有一份完备的言谈计划，并准备好相应的访谈记录表

格。

如请描述你的工作职责，请详细描述你日常的工作流程，这些工作需要哪些工具、设备、需要进行哪些方面的协调，需要什么样的教育背景和工作经验等

3、优点：了解的信息较为全面而准确，便于直接与员工沟通，

4、不足：需要花大量的时间和精力，员工必须对工作较为熟悉

四、工作日志法

1、定义：又称工作写实法，指任职者按时间顺序、详细记录自己的工作内容与

工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的一种方法。

2、优点：信息全面准确，详细可靠。

3、要求：根据员工的工作职责和工作范畴，大致制订出一张时刻表来，以便于

员工每时每刻，只要有时间，就可以在相关的空白处填写相关信息；

工作日志通常与访谈法结合起来运用，工作分析员对工作昌志进行汇总分析后，把其中的疑问记录下来，以面谈的形式向相关员工咨询，并给予记录、整理。

第三节职务分析结果

工作分析的直接结果就是产生工作描述，工作规范，最后形成职务说明书。

一、工作描述

1、定义工作描述又称职务描述、工作说明，指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质，工作任务、工作职责与工作环境等到所做的统一的要求。它它的主要功能是让员工了解工作概要，建立工作程序与工作标准，阐明工作任务，责任与职权，有助于员工的聘用、考核和培训等。

2、基本内容

实例：秘书的工作说明P183专业注册护士的工作描述P174

包括：工作识别、工作概述、工作关系、工作职责（任务）、工作权限、工作的绩效标准、工作设备和工作环境等

◆工作识别

主要包括：工作名称、工作地位、

工作名称应反映工作内容及工作职责，同时应该指明其任职者有组织等级制度下的相关等级，比如，初级工程师

工作身份，又称工作地位。

◆工作编号便于查找

◆工作概要

用简练的文字阐述工作的总体性质、中心任务和要达到的工作目标。

◆工作关系

指任职者与组织内外其他人之间的关系。

◆工作职责

工作职责是工作描述的主体，逐条指明工作的主要职责，工作任务、工作权限，主要有以下几点：第一，工作活动内容，第二，工作权限，第三，工作结果（即工作绩效标准）

◆工作条件与工作环境

工作条件主要涉及两项，一是任职者主要应用的设备名称，二是指任职者运用信息资料的形式。工作环境更多指工作的自然环境，如工作场所，工作环境的危险性，工作时间、工作的均衡，工作环境的舒适程度。

二、工作规范

1、概念：指任职者要胜任工作必须具备的资格与条件，说明一项工作对任职者

在教育程度、工作经验、知识、技能、体能和个性特征方面的最低要求，而不是最理想的任职者的形象。

2、内容

1）一般性的人员任职条件

身体素质、心理素质、知识经验、职业品德

2）管理岗位工作规范内容

▲知识要求：最低学历、专门知识、政策法规知识、管理知识、外语水平、相关知识

知识要求可采用精通、通晓、掌握、具有、懂得、了解6级表示法来进行评定。

▲能力要求：理解判断能力、组织协调能力、决策能力、开拓能力、社会活动能力、语言文字能力、业务实施能力

▲经历要求：指胜任工作岗位，一般具有的工作年限

▲职业道德要求

四、职务说明书编制范例

P232人力资源部经理职务说明书

本章习题

一、简答题

1、简述工作分析的意义？

2、工作分析的主要方法有哪些？

3、工作分析的主要程序有哪些？

4、试述工作说明书的主要结构。

二、名词解释

1、职务分析

2、职务描述

3、职务规范

二、案例分析题

1、美国通用电器公司是多年被《财富》杂志评选出全世界最受推崇的公司前董

事长兼首席执行官杰克韦尔自1981年上任以后，在20多年里，使该公司的股票升值40多倍，企业价值提升25倍，他本人也被称为“美国头号经理”

“世界头号企业家”，那么，杰克韦尔在管人上有什么奇招妙法呢？他又是怎样调动员工的工作积极性的呢？韦尔奇说得十分简洁——调动员工的积极性，就是让每个人对自己的作用、责任和奖励都一清二楚。

请回答以下问题：

（1）怎样才能让每个人对自己的作用、责任和奖励都一清二楚？

（2）试说明工作分析的主要程序。

2、修改工作说明书

会计主管李革十分恼火地来找人事部主管陈革，说：“陈主管，你发的这份文件要求我在两周内修改财务部全部10项工作的工作说明书，我认为现在我还有其他更重要的事情要做，它至少要花我30个小时的时间。我们还有两周的内部审计检查工作未完成。我们几年都没有检查这些工作说明书了，它们需要做大修改，而且当它们被发到员工手里时，我还会听到各种意见。”

“工作说明书修改好后，怎么还会有各种意见呢？”陈主管问到。

李主管回答：“整个这件事就很复杂，让人们注意工作说明书的存在，可能会使一些人认为工作说明书未规定的工作说不必做，而且我敢打赌，如果把我部里的人实际正在做的工作写工作说明书里，无形中就强调了一些工作的现实迫切性，同时也就忽视了另外一些工作。我现在可承担不起士气低落、工作混乱的后果。

陈主管答到：“你的建议是什么？李主管，上面已经命令我两星期内完成这任务。”“我一点也不想做这工作，”李主管说，：“而且在审计工作期间绝对不做。难道你不能向上面反映一下，让它推迟到下一个月？”

问：（1）人事主管和财务主管编写（修改）工作说明书的程序有什么问题？这

们做有什么后果？

（2）如果你是财务主管，你怎样修改你本部门的工作说明书？

（3）原来的工作说明书发挥应有的作用了吗？作为人事主管，你将怎样改变这种现状？