公文处理工作存在的主要问题及解决办法

公文处理工作存在的主要问题及解决办法

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在：

1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现：

1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。

3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发

文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

（三）行文关系混乱。主要表现：

1．应该党政分开行文的未分开行文。特别是政府工作安排，不宜送党委发文。经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件，到党委办公室发文的现象。如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室，这是政府人事工作，也涉及财政管理，纯属政府工作，就应该送政府办公室发文。还有如《关于维护价格稳定、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节期间安全生产工作的通知》等方面的文件，都应该送政府办公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府领导是政府工作的第一责任人，政府发文有利于政府责、权、利的统一。

二是政府工作必须实行政务公开，自觉接受公众、人大及其常委会的监督。如果由党委办公室发文，一方面文件的发至范围往往有严格规定，不利于公众行使知情权，另一方面人大及其常委会不便进行监督。

三是容易造成工作失误。政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定，重要文件还须经过人大及其常委会审议，如果这方面的文件由党委发文，容易绕过必要的行政程序和监督程序，造成工作失误。

2．部门行文“升格”为领导机关行文。经常有一些部门，为了使部门意志上升为领导机关意志，将部门文件升格为领导机关行文。一般情况下，本级行文的规格应参照上级行文规格执行。如上级某部门发文布置某项工作，本级党委或政府落实此工作时，一般由本级部门行文落实，不升格为领导机关行文。另一种情况是纯部门工作，部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的，也不宜由领导机关行文。

3．越级行文。越过主管部门或上一级机关向上请示。如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示，都是违反程序的越级行文。一般情况下乡镇不能向市委市政府请示，特殊情况下需请示的，须报县委县政府签署意见后上报；市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示，需主管部门签署意见后上报。

4．本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。个别部门为了强调部门工作，寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持，经常向下级党委、政府行文，安排工作。这是严重违背公文处理规定的。没有同级党委、政府的明确授权，部门无权下发此类文件，下级党委、政府可以不受理此类文件。

5．请示和报告泛滥。一些部门报送党委、政府的请示和报告，有些并不是重大事项，有些也不属于党委、政府受理的范围，却事无巨细地上报。这样的文件，送到领导同志案头，增加了领导同志的阅文量，浪费了领导同志的精力和时间。

二、文种使用中的常见错误

（一）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。党的机关公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外的文种，都不能出现党政机关的公文之中。

（二）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”，““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。

（三）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如《××关于批准成立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解决××活动经费的函》。

（四）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。

三、版头使用中的常见问题

（一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“××（）”的版头。

（二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

（三）使用没有版头的白纸印发文件

四、发文字号中的常见问题

（一）年号不全。如：将“XX”省略为“07”。

（二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

（三）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“×发〔XX〕×号”错为“〔XX〕×发×号”。

（四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

（五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

（七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

（八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委〔XX〕×号。

（九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。

（十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

五、签发人标注中的常见问题

（一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。

（二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。

（三）标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常见问题

（一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党省第九届委员会第三次全体会议关于《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定》的决议”，就不能省略会议名称，《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定》，就不能省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称如：“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

（三）文字累赘。如：《“秘书工作”×人民政府关于认真贯彻落实×政发〔XX〕××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知的通知》，应为《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知》；又如《关于请求解决“秘书工作”×的请示》，应为《关于解决“秘书工作”×的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。如《××政府办公室关于印发〈关于“秘书工作”×活动实施方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

（五）缺少文种。如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。

（六）发文机关简称不规范。如：如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”，如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。

七、主送机关中的常见问题

（一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

（四）主送个人。公文不得主送领导个人。

八、正文中的常见问题

（一）错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

（二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

（三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的xx大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

（四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔XX〕×号文件（关于“秘书工作”的请示）收悉。”应为如“你单位关于“秘书工作”的请示（××〔XX〕×号文件）收悉。”

（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。

九、附件标识中的问题

（一）有附件不标注。

（二）附件名未标全称。

（三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

（四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。

十、发文机关标识中的问题

（一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关未用全称或规范化简称。

（三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协

调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

十一、成文日期标识中的常见问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“XX年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。

（四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

十二、机关印章使用中的常见问题

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十三、主题词标识中的常见问题

（一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。

（二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。（三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《公文主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

十四、办文流程常见问题

（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供：

1．合乎规范要求的文件或公文代拟稿。

2．与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。

3．党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；

党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。

上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。

涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。

本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。

4．代拟稿的电子文挡。

（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。

（三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。

每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。

办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。

（四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

十五、请示件办理时常见问题

（一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。

（二）不进行严格把关，一概接受。办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理：

请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。

请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。

越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。

请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。

来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。

请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

（三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

（四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有

关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。

（五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种：

回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。

领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。

对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。

十六、文件管理常见问题

（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。

（二）文件送阅混乱。有些单位收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅时没有登记，不知文件去向，导致文件丢失或泄密。文件管理人员要认真阅读和领会文件精神，在呈批单上提出拟办意见，拟办意见一般是呈送领导（应符合传阅范围的要求）签批建议、分发文件方案等。然后将填好呈批单的文件依次送领导阅批，应配备专门的文件管理人员送签，送签前要及时登记送签时间和送签领导等事项，并及时进行催办。领导签批后，应将领导签批意见及时告知有关领导和部门进行落实。呈批文件不得横传，文件管理人员要及时取回文件并及时送下一签批人。密级文件原则上只能请领导到机要阅文室进行签阅读。特殊情况下可送至领导办公室，阅后立即取回保管在保密室保密柜内。

（三）分发、翻印不及时。上级机关有明确要求将文件发至下一级的，应按照上级机关要求进行分发，填写文件分发表。需要翻印的，应及时翻印后发出。

（四）不及时归档。有些单位文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时归档。送至领导手中或其他部门的各类文件，都必须及时收回，定期归档。

（五）不按要求进行清退销毁。按照上级机关清退销毁文件通知的要求，填写《清退销毁文件表》，除自留文件外，将密级文件送交上级党委、政府秘书部门（部门单位送交同级党委、政府部门或保密部门）统一进行销毁。