(采购管理)采购人员应具备的知识

采购人员应具备的知识

岗位职责：

1. 采购政策：

（1）负责与酿酒原辅材料、包装物、媒体媒介、营销物料等采购工作负责人共同制定公司统一的采购政策；

（2）根据公司统一的采购政策，负责完善和实施本部门的采购制度和流程；

2. 采购流程：

（3）采购招标管理：

①根据需求部门计划或专项采购报告，协助审核确定是否需招标采购；

②会同相关需求部门根据要求及计划草拟招标文件、方案并逐级上报公司领导，经批准后组织实施；

③负责采集供应商信息资源，形成竞价机制；

④协助组建采购评标小组，评审并确定供应商。

（4）采购合同管理：

①会同需求部门与供应商进行谈判（内容包括物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等）；

②根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法务部审核，呈后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监进审批；

③根据各相关部门、法务部、后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同；

④协助完成采购合同的签订；

⑤采购合同的执行、控制、监控、修改与终止。

（5）采购工作：

①收集、分析市场信息（价格、质量、供应商资质等），建立并优化采购信息数据库（如：种类、规格、质量、价格、使用情况等）；

②编制采购计划、分析采购指标：

③控制采购成本、质量，提供最佳采购方案、策略。

（6）执行采购计划：

①负责审核相关部门新增采购计划，审核后分别报后勤经理、部门负责人审批，再根据金额大小分别报部门分管领导及财务总监审批；

②按照审批通过后的采购计划执行物资、材料等具体采购工作；

③协助后勤编制和谈判采购合同，并督促合同的履行；

④配合有关部门完成对采购物品的验收、清点、交接、安装等手续；

⑤制定采购表格，并定期向后勤经理及部门负责人递交采购合同分析总结报告；

⑥与使用部门沟通、了解使用情况，跟踪货物使用寿命，并协助相关部门处理产品使用过程中出现的问题。

3. 供应商管理：

（7）负责梳理现有供应商，建立、更新供应商信息库，优化整体供应商结构及供应配套体系；

（8）协助后勤经理对主要供应商进行资信调查工作；

（9）针对关键供应商，与财务部门一起建立季度对账制度，并对对账产生差异进行调查追踪

（10）定期审核关键供应商清单。

采购员的工作职责主要有：

1．订购单的下达。

2．物料交期的控制。

3．材料市场行情的调查。

4．查证进料的品质和数量。

5．进料品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

采购员的基本素质要求:

a. 较强的工作能力

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。

a-1分析能力

由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。

首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。

此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。

a-2预测能力

在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。

a-3表达能力

采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

b. 一定的知识与经验

采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。

b-1. 产品知识

无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员

并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。

不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。

b-2客观理智

采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。

b-3专注投入

对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。

c. 良好的品德

采购员必须具备如下良好的品德：

c-1廉洁

采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。

c-2敬业精神

“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。

c-3虚心与耐心

采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。

c-4遵守纪律

采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。

一、采购知识

采购是指在市场经济条件下企业为获取商品或服务而对获取对象的渠道、方式、质量、价格、时机等进行选择，并把货币资金转化为标的物的交易过程。

（一）采购的类型与方式

1.采购的类型

采购活动多种多样，可以从采购对象、采购主体和采购技术等不同角度进行归类，具体如表1-1所示。

2. 采购的方式

采购方式是采购主体获取资源（物品）、工程、服务的途径、形式与方法。当采购战略及计划确定以后，采购方式的选择就显得格外重要。它是决定企业能否有效地组织、控制物品资源以保证其正常生产和经营已及获取较大利润空间的关键。采购方式的选择主要取决于企业制度、资源的选择主要取决于企业制度、资源状况、环境优劣、专业水准、资金情况和储运

水平等。

采购的方式如表1—2所示

（二）采购作业流程

1．采购作业流程的一般形式

根据企业所处的内外部的发展变化，采购作业流程一般可分为购买决策、购买和购后反思3个阶段。一次完整的采购作业大体上都要经历如图1-1所示的过程。

（1）决定购买

一般是通过分析企业内外部环境和进行可行性研究等工作来完成的。

（2）编制采购计划

采购计划是指确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间等原则问题的采购文件。采购计划的编制完成标志着采购活动决策阶段的结束。

（3）选择供应商

采购人员在接到被批准的采购计划后，就应该立即着手选择供应商。在购买过程中，供货厂商的选择是关键环节。

（4）与供应商签订采购合同

在选定了供应商之后，采购人员要以订单方式传递详细的购买计划和需求信息给供应商，并商定结款方式，以便供应商能够准确地按照客户的要求进行生产和供货。

图1-1采购作业的一般流程

（5）履行合同

履行合同的过程实质上就是商品由卖方向买放转移、资金由买向卖方转移的过程。为了顺利地实现这种转移，在通常情况下应做好办理运输业务、入库验收、支付贷款等工作。

（6）检查合同履行情况和进行经济效益评价

采购活动结束后，采购人员还要向使用者征求意见，了解其对购进行商品的满意程度，检查和评价各个供应商履行合同的情况，并做到及时发现问题、及时解决问题。

这不仅为能继续向既定供应商实施购买行为提供了依据，而且也为企业的供、产、销、三大部门的信息反馈创造了条件，是采购部门不断总结经验教训、防止采购活动中产生不正之风、提高企业经济效益的客观要求。

合同履行情况的检查结果只能作为企业的产、销两大部门对采购任务完成的满意程度的评价标准。在此基础上，还要进行采购经济效益评价

2．采购作业流程的变革

（1）电子化协同采购流程

由于供应链管理概念的提出，基本信息技术的协同采购理念正在成为现代企业采购流程的核心，也称为基于供应链环境下的电子采购流程。

电子化协同采购主要突出以下两点。

①采购计划协同：采购人员将自己近期的采购计划定期下达给供应链上的供应商；供应商可以根据该采购计划制定自己的生产计划，及时备货，提高交货的效率。

②采购订单的执行协同：采购人员通过互联网下达采购订单给供应商；供应商将采购订单的执行情况及时转达，制造商或零售商对采购订单的执行情况有明确的了解，还可以及时作出调整。

（2）准确采购流程

准时采购流程也称为JIT的订单驱动采购流程，时指供应商在需要的时间里按照规定的地点以可靠的质量向需方（制造商）提供需要的物料的过程。

在准时采购流程模式中，需方和供方时供应链上的合作伙伴关系。采购作业可以通过电子商务一次性把需方的采购订单制动转换为供方的销售订单。质量标准镜双方协议，由供方完全负责，不需要两次检验。由于信息的通畅和集成，采用设在需方的VMI方式，把供方的产品直接发到需方的生产线。并进行支付结算，减少供需双方各自分别入库的流程。

（三）采购管理知识

1．采购管理的目标和职能

（1）适时适量保证供应

（2）保证采购商品质量

（3）有效降低成本

（4）协调供应商和管理供应链

2．采购管理的内容和模式

为了实现上述基本职能，采购管理需要有一系列的业务内容和业务模式。采购管理的基本内容和模式如图1-2所示。

二、商品学知识

（一）商品分类

商品分类是根据一定目的，选择恰当的标志，将任何一个商品集合总体逐级进行划分的过程。商品分类一般讲商品集合总体划分为大类、品类、品种或大类、中类、小类、品种等逐次缩小、特征更趋一致的局部结合体。

1 商品目录

商品目录是指国家或部门分类的要求，对所经营管理商品问题编制的总明细分类集。商品目录的种类很多，归纳起来有如表1-3所示的4种。

2. 商品代码

商品代码又称商品编码，是在对商品进行分类的基础上赋予各类、各种商品的具有一定规律性的代表符号。符号可以由字母、数字和特殊标记组成。商品编码的符号类型有字母型编码、数字型编码、数字和字母混合型编码3种，但常用的是数字编码。

商品编码的种类如表1-4所示。

商品条码是由一组规则排放的条、空及对应字符组成，用以表示一定信息的代码。条码的条、空组合部分成为组合部分称为条码符号部分由一组数字组成，称为商品标识代码。条码符号用于条码识读，商品标识代码供人识读。

条码的种类如表1-5所示。

（二）商品标准与标准化

商品标准是商品生产、检验、验收、监督、使用、维护和贸易洽谈的技术准则，也是发生商品质量争执时仲裁的技术依据。

商品标准的分级有我国商品标准和国际商品标准2种。

1、我国商品标准

按适用范围的不同，我国将商品（产品）标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准4级。

2、国际商品标准

从世界范围来说标准通常分为国际标准、区域标准、国家标准、行业或专业团体标准、公司（企业）标准5级。

商品标准化的基础要求是实现4个“化”：商品质量标准化、品种规格系列化、零部件通用化、名词术语规范化。

（三）商品质量与商品检验

1.商品质量

商品质量是反映商品满足需求的能力和特性之总和。因此，可依据商品的自然属性和社会属性综合评价商品质量的优劣。

商品质量的特性是指满足客户对商品需求的程度。有形产品的质量特性一般包括性能、使用寿命、可靠性、安全性、经济性等。无形产品的质量特性一般包括功能性、经济性、安全性、时间性、舒适性、文明性等。商品质量就是上述各个方面质量特性综合反映的结果。

(1).质量认证

商品（或产品）的质量往往需经特定的第三方权威机构加以确认，也就是所谓的质量认证。质量认证，也叫合格评定，是指依据产品标准和相应技术需求经认证机构确认，并通过

颁发认证书和认证标志来证明某一产品符合相应标准和相应技术要求活动。产品质量认证的对象是特定的产品（包括服务）。

质量认证按照认证的对象分为产品质量认证和体系认证两类；按照认证的需求可分为强制性认证和自愿性认证。

（2）质量体系认证

质量体系认证是依据国家通用的“质量管理和质量保证”系列标准，经过认证机构对企业的质量体系进行审核，并以颁发认证证书的方式证明企业的质量体系和质量保证能力符合相应要求的活动。质量体系认证也称为企业认证、质量体系注册、质量体系评审、质量体系审核等。

2．商品检验

商品检验是指根据商品标准规定的各项指标，运用一定的检验方法和技术综合评定商品质量优劣、确定商品品级的活动，因此又称为商品质量检验。商品检验一般有感官检验法、理化化验法两种方法。商品检验的内容如表1-6所示。

表1-6商品检验的内容

商品包装是指在流通过程中为保护商品、方便运输和促进销售，按一定的技术方法采用的容器、材料及辅助物的总体名称，以及为了达到上述目的而采用容器、材料和辅助物的过程中施加一定技术方法等的操作活动。

包装具有保护商品、定量、标识、创造商品形象、便利流通、方便消费、促进销售、提高商品价值、促进使用价值等多种作用。

商品包装的分类如表1-7所示

商品包装标志包括使用说明和包装标志两部分。包装标志按其用途可分为运输标志、批示标志和警告性标志3种。

（五）商品仓储与养护

1.商品储存管理

商品储存是指商品在流通的各个环节中为实现销售目的所出现的暂时停留和存放。商品在离开生产领域后，只要尚未进入生产消费或生活消费，都是处于商品储存的形式。在商品储存管理工作中，要认真做好储存商品的进出库和在库期间的检查。

（1）商品入库管理；包括商品入库验收、分区分类管理、货位选择、商品堆垛工作。

(2)商品在入库检查：包括库区环境卫生管理、商品在库检查和仓库温湿度管理工作。

(3)商品出库管:商品出库要做到但随货行，单，货数量当面点清，商品质量要当面检验。商品出库一般按照“先进先出”、“易坏先出”、“接近失效期先出”的原则。质量不合格、包括不牢固、内有破损、标记不清或不明显的商品不出库。

2.商品养护技术

商品养护是商品在存储期间，以保证商品使用价值为目的，对商品所进行的科的保养、整理、加工和维护工作，是保持商品在存储期间质量完好的重要手段。

商品养护技术如表1-8所示

（六）商品交易和中介组织

1.商品交易组织

商品交易组织主要有批发市场和贸易中心两类。批发市场具有媒介功能、综合服务功能、管理功能及价格形成和发现功能。贸易中心使批发交易组织的较高级类型，是商品市场体系的重要组成部分，它具有交易量巨大、吸引力强、辐射面广的特点。

2.商品中介组织

商品中介组织主要是代理商和经济组织。代理商指商品购销代理制的代理者，即专门接受委托为他人代购或代销者。经济组织是一种法人组织，其主要的活动方式是信息传递、代表一方谈判、提供交易咨询以及为交易活动草拟文件和

为交易提供保证。

三、物流知识

（一）物流及其构成要素

物流是物品从供应地向接收地的实体流动过程。物流活动的构成要素一般包括运输与配送、储存、装卸与搬运、包装、流通加工、信息处理。

（二）物流系统规划

物流系统规划的内容包括客户服务目标，物流网络、物流节点的内部布局，仓储系统、运输系统、物流信息系统和物流系统的规划与设计。

（三）运输与配送