《行政管理职位工作手册(第3版)》

弗布克管理职位工作手册系列

行政管理职位工作手册

（第3版）

配套光盘

王景峰编著

北京

目录

第一章行政部职责描述

一、行政部职能

行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下五个方面。

1．参谋职能

行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋”。

2．沟通协调

行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。

3．行政事务处理

行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。

4．后勤保障

行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤（卫生、餐厅、倒班宿舍）管理、安全保卫管理等行政工作。

5．监督控制

行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相关制度的执行情况进行检查、监督与控制。

三、行政部工作职责

行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反馈信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。行政部的工作职责如表1-1所示。

一、行政总监

二、行政部经理

第二章行政部组织管理

二、行政部组织管理工作模板

（一）行政部组织结构设计实例模板

由于企业所属行业、规模以及内部要求的不同，企业行政部的组织结构也不尽相同；而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织结构也会有所不同。

1．按职能分类设计的行政部组织结构

按职能分类是指按行政部管理分工为基础，按专业化原则进行设计，具体内容如图2-4所示。

图2-4 按职能分类设计的行政部组织结构图

2．按企业规模大小设计的行政部组织结构

（1）大中型企业行政部组织结构如图2-5所示。

图2-5 大中型企业行政部组织结构图

这种结构的主要特点表现在以下四个方面。

①适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

②决策性工作基本都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，如内勤采购部、福利保障部、物业管理部。

③负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进行行政管理外，对其他部门如企业管理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。

④这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对比较固定的岗位。

（2）中小型企业行政部组织结构如图2-6所示。

图2-6 中小型企业行政部组织结构图

三、行政部组织管理工具表单

（一）行政部组织结构与责权表

（二）行政办公工作一览表

部门：人数：填写日期：年月日

（三）行政办公职位规范表

第三章办公事务管理

二、办公费用管理工作模板

（一）办公费用报销规定模板

第一条办公费用种类

1．办公用品及低值易耗品采购费。

2．车辆使用费。

3．交通补贴费。

4．应酬招待费。

5．其他。

第二条办公用品及低值易耗品采购费报销规定

1．行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。

2．各部门急需或特殊的办公用品，经批准后可自行购买。审批权限划分如下所示。

（1）单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部经理批准。

（2）单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物以备核实。

（3）行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。

3．原则上不报销办公用品的装卸费用。

第三条车辆使用费报销规定

1．车辆使用费的种类

车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。

2．行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制定当月车辆费用开支计划。

3．各项费用的核算报销方法如下表所示。

费用核算报销办法一览表

费用项目名称费用核算报销方法

油费1．驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程

2．由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，交行政部经理签字验核

路桥费、洗车费1．驾驶员每月汇总报销一次

2．由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核

车辆维修1．报销前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单

2．由行政部根据车辆维修情况进行复核，经行政部经理签字验核

驾驶补贴按加班标准计算，每月在工资中列支发放第四条交通费报销规定

1．交通补贴

（1）交通补贴具体标准见“公司补助管理办法”。

办公费用报销规定

三、办公费用管理工具表单

（一）办公费用计划表

编号：单位：元

（二）办公费用申请单

编号：部门：填写日期：年月日单位：元

（三）通信费用报销单

编号：填写日期：年月日

（五）车辆费用报销单

编号：填表日期：年月日

（六）招待费用报销单

编号：填表日期：年月日

三、公关接待管理工具表单

（一）公务联系单

（二）参观许可证

三、会议管理工具表单

（一）会议记录表

编号：填写日期：年月日

（二）年度会议计划表

三、印章管理工具表单

（一）印章使用登记表

（二）印章使用审批表

（三）印章使用申请单

（四）印章管理登记表

第四章网络信息管理

一、计算机网络管理知识准备

（一）局域网相关知识

1．局域网的基本构成

局域网由计算机、传输媒体、网络适配器、网络连接设备、网路操作系统等构成。

2．局域网的传输媒体

局域网的传输媒体包括同轴电缆、双绞线、光缆等，其性能比较如表4-1所示。

表4-1 传输媒体性能比较表

局域网交换机是组成网络系统的核心设备。对用户而言，选择局域网交换机最主要的指标是端口的配置、数据交换能力、包交换速度等。因此，在选择交换机时要注意以下事项：（1）网络管理能力；（2）交换端口的数量；（3）交换端口的类型；（4）主干线连接手段；（5）系统的扩充能力；（6）交换机总交换能力；（7）是否需要容错能力；（8）是否需要热切换能力；（9）是否需要路由选择能力；（10）能否与现有设备兼容、顺利衔接。

（二）网络维护相关知识

网络维护的主要工作包括故障检测与排除、网络日常检查及网络升级，具体内容包括以下3个方面。

1．故障的检测与排除

故障处理过程包括发现故障迹象、追踪故障的根源、排除故障和记录故障解决方法等四个主要部分。

2．网络检查

网络检查是指在网络正常运转的情况下对服务器状态和网络运行情况的动态信息加以收集和分析的过程。有些数据最好每天检查一次，而有些数据则较长时间检查一次即可。

3．网络升级

一般在网络管理中需要考虑的是必须进行的升级，这些升级能够保证网络正常运转。虽然网络操作系统的升级通常是最迫切的，但硬件和软件也需要及时升级。

三、计算机网络管理工具表单

（一）计算机故障维修记录卡

部门：填写日期：年月日单号：

（二）计算机网络报修登记表

（三）计算机网络设备档案表

设备使用部门：

第五章文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

（二）公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。

4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。

6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

（一）文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

（三）信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。