信用社报表管理系统操作手册

农村信用社报表管理系统操作手册

目录

系统概述 (2)

第一章系统登录 (2)

第二章系统界面计菜单简介 (2)

第三章导入模版 (3)

第四章报表录入 (3)

第五章数据审核 (7)

第六章数据汇总 (8)

第七章下下级数据汇总 (9)

第八章数据上报 (9)

第九章报表类型转换 (10)

第十章报表数据转换 (12)

第十一章基层社报表录入基本流程 (14)

第十二章辅助程序的使用 (15)

系统概述

农村信用社报表管理系统是一套运行在Windows操作系统之下，集报表录入，数据审核，数据分析为一体的管理信息系统。功能比较完善，数据传送方式多样。因为此系统内容很多，我们此次学习必须懂得的部分，因而讲课的内容也不是按照系统的菜单顺序进行。

在报送模式上我们采用多级汇总模式。基层社在上报分级上既是

联社的下级，同时也是本社各网点（分社和储蓄柜）的汇总行。我们目前上交联社的决算报表全部是汇总报表，而且大部分决算报表都只需编制汇总表。系统的汇总表是自动生成的，不能录入，因此我们决定启用下下级模式。具体设臵是对于每一个基层社来说只有本社一个地区，即联社的下级地区，此地区拥有多个下下级地区，即分社或储蓄柜。

第一章、系统登录

运行报表管理系统程序进入登录界面（图1）

在姓名列表框中选择要登录的姓名，输入口令，选定报表日期，点击进入系统。

第二章、系统界面及菜单简介

系统的基本界面从上至下依次为菜单，快捷按钮，数据区（图2）系统菜单分为6部分：

1、系统维护：主要功能是报表模版，打印模版的设臵和修改，审核、取数公式的浏览和定义等；

2、报表处理：主要功能是报表录入、报表数据查询、报表类型转换、盈亏合并等；

3、报表分析：主要功能是进行数据分析；

4、辅助项目：主要功能是数据导入导出，数据转换等；

5、帮助。

6、退出

第三章、导入报表模版

农村信用社报表的会计科目或项目会随着会计核算内容的变更而进行适当调整，同时必须考虑到数据衔接和操作的简便，此报表管理系统采用了模版的形式。新安装的报表系统是不带模版的，因此也不能进行任何报表的处理；一般来说每年的模版都不尽相同，需要在一月份首次录入报表前导入模版；年终决算有专门的模版，要在年终决算报表开始录入前进行导入。

模版导入操作菜单是：主菜单—〉系统维护—〉报表模版，进入“报表模版”窗口（图3）

点击报表模版窗口左上角的“导入导出”，进入“模版导入导出”窗口（图4），点击窗口上方“模版导入”前的单选钮，从窗口右侧的文件夹选项中选择模版存放的文件夹后，在左侧的列表框中将列出模版中报表的种类，检查无误后，点击下方的“模版导入”，系统自动将模版加入系统，在添加过程中可能会提示是否“覆盖”等内容，全部选择“覆盖”或“是”。

第四章、报表录入

报表录入是本系统最基础的功能。操作菜单是：主菜单—〉报表处理—〉录入修改，进入“数据录入－报表属性”窗口（图5）。

“数据录入－报表属性”窗口是对将要录入的报表类型，名称，录入方式进行设臵的窗口。制表日期不能修改，报表类型的选项由系统自动生成，系统会根据制表日期自动判断该日可以录入的报表，如“月报”，“下旬报”，“前半年报”等等。“下级地区选择框”中选择要录入数据的地区名称，“下下级地区”选择要录入的下下级地区（如

储蓄柜等），“派生报表”用来选择从当前报表衍生来的子报表，如“财务损益表”可以派生出“盈余表”、“亏损表”、“合并表”等等。“方向”指的是录入数据时光标在回车后运行的方向。本系统录入数据采用的是表格直接录入的方法。窗口右边是一个文本框和一个列表框，文本框中显示的是当前已经选中的报表名称，列表框中列出了当前可以输入的报表名称，当单击列表框中的某一报表时，该报表名称会出现在文本框中，此时可以点击确定进入“报表录入”窗口。

“报表录入”窗口是录入报表的主窗口（图6）。除了可以进行数据录入外，还有其他辅助功能。窗口从上至下依次是功能菜单，功能按钮，数据区，状态栏。

★注意：以下均以录入业务状况表作为示例。

菜单中常用的是“预览”和“打印”，“退出”和“相关表取数”。“预览”是指打印前查看将打印的内容。“打印”将当前报表直接打印出来。“退出”是指关闭录入窗口，返回报表属性窗口。在退出时如果将“退出时检查”复选按钮选中，退出前将自动对录入数据进行横纵向打平。在录入资产负债表，决算说明书等报表时可以首先用“相关表取数”获取部分数据。功能按钮有“横向计算”、“纵向计算”、“横纵向打平”、“打平结果”、“显示公式”、“余额结转”、“刷新”。其中“横、纵向计算”是系统使用模版定义的计算公式对有关数据进行计算，如本期余额，小计或合计等；“显示公式”是用来显示横纵向计算和审核公式。因为系统比较复杂，在进行模版更新后，有可能计算公式没有相应的更新或更新错误导致报表打不平，在确认数据录

入无误后仍然打不平，就有可能是公式错误，此时可通过显示公式来检查是否有误。余额结转是用已有的某列数据来更新当前某列数据，一般用来结转上月余额。刷新功能是在录入数据后，又改动模版时使用。此时系统将按模版的格式自动刷新当前报表，刷新后可能导致数据错位，此时必须自行修改。

报表录入的步骤一般是：结转上期余额，录入本期发生额，录入非自动计算的本期余额，横向计算，纵向计算，横纵向打平，退出。录入时小计、合计等不需录入

★结转上期余额：

1、选定要结转的栏次（该栏的某单元格呈蓝底或出现深色边框），如“上年末借方余额”，点击“余额结转”按钮，出现“余额结转”窗口（图7）。

2、确定结转时间，系统默认为上月。

3、确定报表种类，分为“旬”、“月”、“季”、“年”等，同时确定“派生类型”。

4、选择正确的数据列，系统默认的为选定的栏次，一般要将其改为上年末的借方或贷方。

5、点击右上角的“余额结转”，系统自动获取相应数据。

★录入本期发生额：

数据录入在数据区进行。数据区的内容会根据所选报表的不同而发生变化，一般分为显示栏与录入栏。显示栏一般是项目（科目）代号或项目（科目）名称。

录入数据的方法根据录入方向选择的不同而不同。选横向录入数据时光标依次循“上年末借方余额”、“上年末贷方余额”、“本年借方发生额”、“本年贷方发生额”、“本年借方余额”、“本年贷方余额”的顺序跳动（注：本系统在数据录入界面的“上期末”、“本期”、“期末”全部采用“年”），在遇到模版定义的“不录入”的单元格时会自动跳过，在“本年贷方余额”栏回车后，光标自动跳入下一个可以录入数据的行，在期末余额栏回车后一般会自动计算出余额（双方反应余额科目除外）。选纵向录入时光标会在所在栏从上至下跳动，遇到模版定义的“不录入”的单元格时会跳过。

★录入非自动计算的本期余额：

模版定义的非自动计算项目一般是指双方反应余额的科目，如3121，4641，5601等，这些科目的余额必须手工录入。

★横向计算、纵向计算、横纵向打平：

报表初录完成后依次点击横向计算，纵向计算，横纵向打平按钮系统会根据模版定义的公式自动生成期末数或合计等。如果横纵向不平会显示错误信息。

报表录入中的有关注意事项：

1、数据录入时，要清除单元格的数据，可以在选中单元格后输0或者按退格键清除。输入0不会影响打印效果。

2、非录入单元格数据的清除。

在进行余额结转时，如果操作失误，有时会使非录入单元格出现不能清除的数据。如结转时误将上月的期末借方余额结转至本月的期

末贷方余额，此时本月的期末贷方资产类将出现数据，而且不能清除。解决的方法是用上期的同方向余额重新结转，如上月的期末贷方余额，然后重新录入双方反应余额科目的数据即可。

3、数据录入时如果用回车离开单元格，系统会自动添加小数点，如果录入小数，会四舍五入取整后再加上小数点。如录入“1000”，系统自动变为“10.00”，录入“1200.56”时，系统自动变为：“12.01”。如果在修改数据时不用回车离开单元格，而是采用的鼠标或方向键，系统自动将单元格数据四舍五入为保留两位小数，如录入“1000”，系统自动变为“1000.00”，录入“1200.5656”时，系统自动变为“1200.57”。

第五章、数据审

数据审核用于检查多个报表之间的数据衔接是否正确。每一个决算年度的报表的项目设臵可能有所改变，按照每一个决算年度的项目设臵在模版中定义了审核公式，导入模版时进行更新。例如2004年年度中间模版定义的业务状况表的“5321”科目的期末余额与财务损益表的“049”项目的本年累计数必须相等。我们一般只需进行本地审核。

数据审核的操作菜单是：主菜单—〉报表处理—〉相关表数据审核—〉本地审核，进入本地审核窗口(图8)。

窗口上方有两个下拉列表选择框，分别用来确定报表类型（如月报）、单列属性（如非单列）。有上有一个复选按钮：“审核时校验公式”，一般无需选择。中间是两个复选列表框，左边用来确定需审核

的报表，右边用来确认需审核的地区。下方四个按钮，当审核的条件全部确定后，点击“审核”按钮，系统开始审核，并出现一个进度提示窗口（图9）。点击提示窗口中的“中断”按钮可以中途退出审核。审核后无误后会提示审核完全正确的提示框，否则会出现“异常情况浏览”框，供检查出错信息。

第六章、数据汇总

数据汇总用来将所有地区的某种报表进行汇总。向上级上报的数据是汇总数据。

数据汇总的操作菜单是：主菜单—〉报表处理—〉汇总数据，进入汇总数据窗口（图10）。

数据汇总窗口左方是选择汇总的地区，一般选择非单列中的所有地区。中方和右方无需修改，左下方是汇总日期，不能修改，再下方是汇总报表的种类，右下是汇总属性，根据需要选择报表名称和派生类名。选择条件后，点击“汇总”按钮系统开始自动汇总，在汇总过程中，如果发现有不平或某地区的报表不存在会有提示信息供查看，汇总后自动打平汇总报表，并提示是否已经打平，最后出现汇总数据显示窗口。

第七章、下下级数据汇总

下下级数据汇总是指将下下级某报表数据加计起来，并更新相应的下级数据。我们上报联社的数据是下级地区的汇总数据。按照手工编制报表的方法，业务状况表，半年报的财务损益表是通过分社（储蓄柜）的报表汇总而来。同样的，在报表系统中也将采用此种模式，

对于需要汇总的报表，只需输入下下级报表，然后通过下下级数据汇总功能汇总并更新上报后，下级地区的该种报表即自动产生，无须录入。我们一般用此功能来生成业务状况表、表外科目表和财务损益表的下级地区数据。

下下级数据汇总的操作菜单是：主菜单—〉辅助项目—〉下下级数据汇总，进入下下级数据汇总窗口。

汇总的界面及操作与第四章“数据汇总”类似。

第八章、数据上报

数据上报是将数据按照定义的格式创建上报文件供上级接收。数据上报之前，必须进行数据汇总。

数据上报的操作菜单是：主菜单—〉报表处理—〉上报数据，进入“数据上报”窗口（图11）。

数据上报时，首先在左下方的两个下拉列表框中选择报表种类（如月报），地区类型（用非单列），此时将在左方的列表框中出现本月内建立的所有报表（只有在汇总后才会出现），右边是需要上报的报表列表框。通过中间的四个按钮选择需要上报的报表，只有出现在右边列表框中的报表才会进行上报。一般点击“全部添加”。设定好后点击右下方的“建立上报”按钮，将出现另一个界面，用来选择上报文件存放路径（图12）。系统提供了两种确定上报文件存放路径的方法。第一种是首先利用左上方的下拉列表框选择本机的驱动器，然后通过点击左边中间的文件夹来选择存放路径；第二种是在左下方的编辑框中直接输入要存放的路径，如果输入的路径存在，将刷新显示

该路径，否则提示是否创建该路径，如果选择不新建要求输入已存在的路径，否则光标不能离开该编辑框。窗口中间是文件列表，只有显示作用。右上是上报代号，自动取默认值，不用改动。代地区库上报的复选按钮不用选。设臵好后点击右边的“上报”按钮，如果所有的上报报表在汇总时均打平的话，系统将自动生成上报文件，否则提示出错，无法上报。

第九章、报表类型转换

报表类型转换是指将已经存在的某类报表直接或通过运算后转换成其他类型的报表。

报表类型转换的操作菜单是：主菜单—〉报表处理—〉报表类型转换，进入报表类型转换窗口（图13）。

我们一般只需使用其中的[数据运算]类型转换功能。在页框“[数据运算]类型转换”下方选择地区（一般用“全部地区”）和报表名称，汇总属性改为“非单列”。页框上方的各个下拉列表框和列表框在刚进入时是空白的，在选择了报表名称后会出现选项。左上是转换报表的类型选项，弯箭头左边是源数据，弯箭头指向的是目的数据。箭头下的列表框显示的是“报表模版数据项”。右方是取数公式编辑区。该区有三列，分别是“目标数据项”、“源数据项”、“取数运算关系”。源数据项默认与目标数据项相同。目标数据项不能修改，源数据项的修改最好是通过双击“报表模版数据项”进行的。修改方法是首先选中取数编辑区的某一行，即该行的行标出现一个黑色小三角形，然后双击“报表模版数据项”某项，这时“源数据项”就会修改该成相应

的数据项。这一点在生成平均余额表时必须用到。“取数运算关系”是取数的公式，可以用公式生成器生成，也可以手工输入。双击某运算关系格或点击该格右边的三点按钮，出现公式生成器（图14）。上方是公式编辑框。左下方的下拉列表框是从1月至12月的选项，月份采用两位，不足的用0补齐；然后是预算符号按钮：“+”（加）、“（”（左括弧）、“）”（右括弧）、“/”（除）；然后是一个特殊符号“~”，表示从某月至某月连续取数；最后求和、求平均按钮。按下这些按钮，公式编辑框将出现相应的运算符。例如，求1月至3月的平均数，操作是首先从下拉框中选择01月，点击“~”按钮，选择03月，点击“求平均”按钮，将自动生成球平均的公式“avg(01~03)”。点击退出后公式将出现在“取数运算关系”列。如果知道公式也可以直接输入，方法是点击取数运算关系列，然后直接输入公式，如求平均的avg(01~03)。符号“~”的位臵在打字键区的数字列的最左边，要同时按住“Shift”键才能打出。求和的公式是sum，求平均的公式是avg，均可以直接输入，清空公式直接用退格键。点击“数据类型转换”按钮开始生成新报表。

以下是生成业务状况表一季度季报和一季度平均余额表的方法：★生成一季度季报：

1、进入报表类型转换窗口；

2、选择全部地区，报表名称“业务状况表”，汇总属性（非单列），报表类型：月报（无）—〉一季度（无）；

3、源数据项不用修改，直接输入公式，依次是：“01”、“01”、

“sum(01~03)”、“sum(01~03)”、“03”、“03”。如图13。

4、点击“报表类型转换”。

★生成一季度平均余额表：

1、进入报表类型转换窗口；

2、选择全部地区，报表名称“业务状况表”，汇总属性（非单列），报表类型：月报（无）—〉一季度（平均）；

3、修改源数据：选中公式编辑区第一行，双击“报表模版数据项”的“本年借方余额”；选中公式编辑区第二行，双击“报表模版数据项”的“本年贷方余额”。

3、直接输入前两行公式，依次是：“avg(01~03)”、“avg(01~03)”,清空后四行。如图15。

4、点击“报表类型转换”。

★注意：

1、修改汇总属性的方法：先将地区选为“汇总行”，然后将汇总属性选为“非单列”；

2、利用报表类型转换后生成的报表，最好手工复核最常用的几个科目（如1011或2111等），检查公式是否正确；

2、平均余额表生成后在录入界面是看不到的，必须用“整表数据查询”或“辅助程序中的打印功能”才能查看。

第十章、报表数据转换

报表数据转换是系统的辅助工具，可以对错误报表进行删除或将报表复制为其他地区的报表。例如误将1地区的报表录入到了3地区，

可以用此功能将3地区的数据移动为1地区的数据，省去了重新录入1地区的数据工作。还可以进行报表派生类型的转换，如将合并表转换成盈余表，节省输入时间等等。

报表数据转换的操作菜单是：主菜单—〉辅助项目—〉报表数据转换，进入报表数据转换窗口（图16）。

窗口上方棕色部分是源报表的属性，下方绿色部分是目的报表的属性。最下方是汇总属性，一般是非单列。然后是操作按钮。

以下是两个数据转换示例操作过程：

★将某月1地区业务状况表转换成2地区数据：

1、进入报表数据转换窗口；

2、选择报表名称为：业务状况表。

3、确定源报表：地区名称：1地区。时间为本月，无须修改。报表类型“月报”，派生类型“无”；

4、确定目的报表：地区名称：2地区。时间，报表类型，派生类型与上面一致；

5、点击“移动”按钮。如图16。

★将一季度1地区财务损益表的合并表复制成盈余表：

1、进入报表数据转换窗口；

2、选择报表名称为：财务损益表。

3、确定源报表：地区名称：1地区。时间为本月，无须修改。报表类型“一季度”，派生类型“合并”；

4、确定目的报表：地区名称：1地区。时间本月，报表类型“一

季度”，派生类型“盈余表”；

5、点击“复制”按钮。如图17。

第十一章、基层社报表录入基本流程

基层社决算报表编制有其特殊性：1、普通月份只要求上报业务状况表和表外科目表，季末加入财务损益表和资产负债表，决算报表种类繁多；2、决算时非单列分社（含储蓄柜）也一般只要求编制业务状况表、表外科目表和财务损益表，其他报表（如资产负债表、成本核算表）只须编制全社汇总表。根据目前要求的上报报表的要求分以下情况说明录入上报的流程：

★普通月份基本流程（只要求录入业务状况表和表外科目表）：

1、进入系统，录入下下级各网点业务状况表和表外科目表（注意不要出现数据重复），一律选择“月报”，并打平各网点的报表，视需要进行打印存档；

2、汇总下下级数据并更新，生成下级地区的数据。

3、分别进入下级地区的业务状况表和表外科目表录入界面，打平数据。

4、汇总下级地区报表并进行打印存档；

5、上报交联社数据并退出系统。

★一、三季末基本流程（加入财务损益表和资产负债表）：

1、进入系统，录入当月下下级各网点业务状况表和表外科目表，并打平，视需要打印存档；

2、录入下下级地区每个网点的财务损益表（以季报合并表方式

录入），并打平；

3、汇总下下级数据并更新，生成下级地区的数据；

4、分别进入业务状况表、表外科目表的下级地区月报，财务损益表合并季报录入界面，打平数据；

5、利用“报表类型转换”功能生成下级地区的业务状况表和表外科目表季报；

6、利用相关表取数生成并修改下级地区的资产负债表季报，打平；

7、手工审核下级地区的业务状况表、财务损益表、资产负债表之间的衔接关系至相符；

8、汇总下级地区的业务状况表月报、季报，表外科目表月报、季报，财务损益表合并表季报，资产负债表季报并进行打印存档

9、上报交联社数据并退出系统。

★半年、年末决算基本流程：

1、进入系统，录入当月下下级各网点业务状况表和表外科目表，并打平，暂不打印；

2、录入下下级地区每个网点的财务损益表（以半年或年报合并表方式录入），并打平。注意，如果是非单列分社或储蓄柜，在年末损益已经上划的情况下，无须录入财务损益表，此步只有存在单列分社时才做；

3、汇总下下级数据并更新，生成下级地区的数据；

4、分别进入业务状况表、表外科目表的下级地区月报，财务损

益表合并（半）年报录入界面，打平数据；

5、利用“报表类型转换”功能生成下级地区的业务状况表和表外科目（半）年报；

6、生成并修改下级地区其他报表（如资产负债表，成本核算表等），一律采用（半）年报方式，有派生表的只录入合并表，并打平。注意，如果是第2步无须录入损益表的情况，此时还必须以（半）年报合并表的形式录入损益表

7、根据本单位当年损益情况，利用“报表数据转换”功能生成下级地区派生报表，如财务损益表或利润分配表的派生报表：亏损表或盈余表，并对派生表进行打平；

8、汇总业务状况表月报、（半）年报，表外科目表月报、（半）年报，其他报表及其派生表的（半）年报；

9、利用“本地表审核”功能审核所有的（半）年报之间的衔接关系至相符；

10、打印各类报表并存档；

11、上报交联社数据并退出系统。

★注意：

1、以上流程是根据当前上报要求总结，如以后上报要求发生变更请根据实际情况适当调整；

2、在审核过程中如发现错误请仔细查看，如发现公式错误请及时与联社联系；

3、审核发现错误后，对于录入错误的必须对错误报表进行修改，

然后重新汇总（包括下下级地区汇总），再次审核直至无误。

第十二章、辅助程序的使用

辅助程序是根据该系统的某些bug和不完善的地方结合我县实际情况与我们自行编制的小程序。目前已经具备两个功能：数据备份与恢复，打印A4纸报表。

辅助程序的操作菜单是：主菜单—〉辅助项目—〉监管数据转换，进入辅助程序主界面。

1、打印报表。

系统本身内臵了打印报表的功能，但不能打印A4纸张，我县目前的实际是大部分社尚未购臵宽行打印机，因此系统的打印功能无法使用。因此编制此功能作为过渡阶段的打印手段。

报表打印操作菜单是：在辅助程序主界面点击文件菜单，选择“打印报表”进入打印报表窗口（图18）。

程序可以直接连续打印任意月份选定网点的数据，目前只提供A4纸张的打印。打印步骤如下：

①、确定数据日期；

②、选择报表名称，报表种类，派生类型，地区类型一般为非单列，在下方的复选列表框中选择要打印的地区（在该区按鼠标右键会出现选择菜单）。

③、单击下方的控制按钮。“预览”可以不打印而查看需打印的数据。“打印”直接开始打印。“编辑”已经加有口令，只有管理员才能使用。

2、数据备份与恢复

系统本身有数据备份与恢复功能，但经过多次实验均已失败告终，只有自行编制。

数据备份与恢复的操作菜单是：辅助程序主界面点击“文件”，选择“数据备份与恢复”即进入“数据备份与恢复”窗口（图19）。

窗口的左边是文件夹树图，右边上部是选中的备份文件的备份信息，下面是控制按钮。

数据备份的操作过程是，首先选中备份文件存放的路径（如D:\报表管理数据备份-基础），然后点击“备份”按钮，等候备份完成。程序默认生成的备份文件名是：报表管理数据辅助备份.bf 数据恢复的操作过程是，首先选中备份文件名，双击此文件名，如果是本程序生成的备份文件，将在备份文件信息中出现汇总行，上报号等信息；点击“恢复”按钮，程序提示是否恢复数据，如果是需要恢复的数据，点击“是”将开始恢复数据。恢复完成后必须退出报表系统重新进入。注意，选择恢复数据后当前所有的数据都将被备份中的数据替换，请小心操作。