学生资助工作档案管理要求
学生资助工作档案管理要求
学生资助工作档案是开展各项资助工作的重要依据，是学生资助管理工作过程中形成的具有保存、利用价值的文字、表册、音像等不同形式和载体的历史记录，是学校落实国家资助政策的重要依据。各学校、幼儿园是学生资助档案的建档主体，学生资助档案管理实行校长（园长）负责制，学校校长、幼儿园长对学生资助档案管理负主要责任，档案要统一集中存放在本学校。各学校要高度重视资助档案管理工作，安排专人，设立专柜，按时整理，定期装订，分类存档，妥善保管，严格保密。
二、学生资助档案内容
各级学校将学生资助档案分为综合管理档案、政策落实档案、电子信息档案。
（一）综合管理档案
（1）国家、省、市、县（区）相关学生资助政策、文件通知及有关材料；
（2）学校制定的相关学生资助实施细则等文件；
（3）学校学生资助管理工作领导小组（评审小组）构成与职责，学校资助管理办公室人员配备、分工及职责等；
（4）学校学生资助工作总结、资助工作会议记录、报送的资助工作信息等资料；
（5）资助政策宣传材料（学校开展资助政策宣传、举办与学生资助相关的各类活动的宣传页、文字、图片、资料
等）；
（6）学生资助政策执行情况学期报、年报、半年报等相关报表；
（7）其它需列入综合管理类的重要文件。
（二）政策落实档案
1、学前教育幼儿资助档案
（1）家庭经济困难幼儿档案：以学期为单位的在校生统计表；《河南省学前教育家庭经济困难学生认定及资助申请表》、《河南省家庭经济困难学生认定承诺书》及相关证明材料（如建档立卡截图、明白卡、低保证、孤儿证、残疾证、其他贫困证明等）、《河南省家庭经济困难学生认定情况汇总表》。
（2）建档立卡家庭经济困难儿童档案：包括《河南省学前教育建档立卡家庭经济困难幼儿信息采集表》及相关证明材料（①能够证明幼儿与监护人亲属关系的户口簿复印件;
②监护人的身份证复印件;③监护人名下银行卡号；④其它所需材料。）
（3）家庭经济困难幼儿认定的工作记录；公示材料（公示内容、近景和远景照片）；《河南省学前政府资助落实情况统计表（xx年xx学期）》及保教费、生活费受助幼儿明细；财政拨付和幼儿园发放资助资金的记账凭证、账簿复印件；以学期为单位的银行发放凭证（含名单明细）。
（4）学校资助：幼儿园事业收入情况、从事业收入提取资助经费及经费使用情况账目的记账凭证、账簿复印件；
学校资助学生明细及银行发放凭证。
（5）社会资助：进账凭证和账簿复印件；支付凭证、账簿复印件；发放照片、明细及相关凭证。
2、义务教育学生资助档案
（1）家庭经济困难学生档案：以学期为单位的在校生统计表；《河南省家庭经济困难学生认定申请表》、《河南省家庭经济困难学生认定承诺书》及相关证明材料（如建档立卡截图、明白卡、低保证、孤儿证、残疾证、其他贫困证明等）；家庭经济困难学生认定的工作记录；《河南省家庭经济困难学生认定情况汇总表》。
（2）建档立卡学生档案：《河南省义务教育建档立卡家庭经济困难学生信息采集表》及相关证明材料（①能够证明学生与监护人亲属关系的户口簿复印件;②监护人的身份证复印件;③监护人名下银行卡号；④其它所需材料。）（3）寄宿生补助档案：《家庭经济困难寄宿生花名册》、寄宿生补助评审记录、公示材料（公示名单、近景和远景照片）、财政拨付和学校发放的记账凭证、账簿复印件；以学期为单位的银行发放凭证（含名单明细）。
（3）省定营养改善计划档案：《河南省义务教育阶段建档立卡贫困家庭学生营养改善补助信息登记表》、《河南省义务教育阶段建档立卡贫困家庭学生营养改善补助发放名单表》、《河南省义务教育省定营养改善计划落实情况统计表（xx年xx学期）》；财政拨付和学校发放的记账凭证、账簿复印件；以学期为单位的银行发放凭证（含名单明细）。
（4）学校资助：学校从事业收入提取资助经费及经费使用情况账目的记账凭证、账簿复印件；学校资助学生明细及银行发放凭证。
（5）社会资助：进账凭证和账簿复印件；支付凭证、账簿复印件；发放照片、明细及相关凭证。
3、普通高中学生资助档案
（1）家庭经济困难学生档案：以学期为单位的在校生统计表；《河南省家庭经济困难学生认定申请表》、《河南省家庭经济困难学生认定承诺书》及相关证明材料（如建档立卡截图、明白卡、低保证、孤儿证、残疾证、其他贫困证明等）；家庭经济困难学生认定的工作记录；《河南省家庭经济困难学生认定情况汇总表》。
（2）国家助学金档案：学校制定的国家助学金实施细则（含分档标准）、评审记录；《普通高中国家助学金申请表》及相关证明材料、《河南省普通高中国家助学金受助学生明细表（xx年xx学期）》；公示材料（公示名单、近景和远景照片）、财政拨付和学校发放的记账凭证、账簿复印件；以学期为单位的银行发放凭证（含名单明细）。
（3）免学费、免住宿费档案：xx高中学费、住宿费标准；《河南省普通高中免除学杂费学生信息登记表》；《河南省普通高中免学费住宿费四类家庭经济困难学生信息统计表（xx年xx学期）》；《河南省普通高中学生资助落实情况统计表（xx年xx学期）》。
（4）学校资助：学校事业收入情况、从事业收入提取
资助经费及经费使用情况账目的记账凭证、账簿复印件；学校资助学生明细及银行发放凭证。
（5）社会资助：进账凭证和账簿复印件；支付凭证、账簿复印件；发放照片、明细及相关凭证。
4、中等职业学校学生资助档案
（1）国家助学金档案：《河南省中等职业学校国家助学金申请表》（涉农学生需填写涉农专业国家助学金登记表，建档立卡学生需在申请表上标注）；学生户口本户主页及本人页复印件和家庭经济困难证明材料；《河南中等职业学校国家助学金汇总表和发放名册（xx年xx学期）》、国家助学金受助学生公示名单及公示照片；国家助学金月发放汇总表和月发放名册（一式两份一份留存、一份上报）。
（2）免学费档案：学生学籍审批花名册；在校在籍学生名册；分专业免学费标准；《河南省中等职业学校免学费申请表》（涉农学生需填写涉农专业国家助学金登记表，建档立卡学生需在申请表上标注）；免学费通知单（此通知一式两份，一份附于免学费登记表后，一份发给学生）；《河南中等职业学校免学费汇总表和受助名细（xx年xx学期）》、免学费受助学生公示名单及公示照片；免学费学生退还名册及银行退还凭证（民办学校）；学生外出实习证明材料，含实习时间、人数（附具体名单、年级、电话）、实习单位。
（3）学校资助档案：从事业收入提取资助经费及经费使用情况账目的记账凭证、账簿复印件；学校资助学生明细及银行发放凭证。
（4）社会资助档案：进账凭证和账簿复印件；支付凭证、账簿复印件；发放照片、明细及相关凭证。
（三）电子信息档案
各学校应将收集、整理的各类资助信息、表册及相关文字材料按综合管理类、政策落实类档案两个项目建立电子文件夹，分类、分年度进行存放备查，对存档的电子信息定期进行备份存档。
三、资助档案归档要求
1．学生资助档案归档材料要求真实、准确、完整，各种表册内容填写规范，盖章齐全，复印件清晰、整洁。每一学期将上述的材料按资助项目、按顺序整理好，一律用A4纸。
2．学生资助档案统一用档案盒存放，每个档案盒内均要附目录、标页码，用档案封皮装订。档案盒封面项目包括：立档单位全称（与公章一致）、案卷题名（按照“xx年xx学期+资助项目名称”）。保管期限（例：10年/永久）。
四、工作要求
1.从2018年秋季学期起，各学校（幼儿园）要参照本通知标准建立学生资助档案，确保学生资助档案管理规范化。
2.各地要以县区为单位，进一步统一学生资助档案要件要素。各县区可根据本通知，结合本地实际情况制定具体实施细则，并报市学生资助管理中心备案。
3.学校档案管理人员要加强业务学习，熟练掌握资助政策及归档办法。各级学生资助管理中心要加强对所辖学校学
生资助档案工作的指导和督查。市教育局将不定期开展学生资助档案专项检查，检查结果将纳入学生资助工作绩效考核。
4.加强档案管理，确保信息安全。各学校要严格按照档案管理规定，建立安全管理制度，严防损毁、遗失和泄密。特别是要加强各类学生资助信息、学生资助信息系统形成的电子数据的安全保密管理，保护个人隐私。