档案整理工作流程
档案整理工作流程
纸质档案整理
一:将档案室得档案柜按部门、年份、大类、一级类目等规划出来一定得区域,档案柜上贴出标签,整理出来得档案放入划分好得区域。
二:整理现有档案,部门顺序为人力资源部、工作联络部、企业发展部、审计监察部、董事会秘书处、公会党群、农业公司、科技公司、车队、财务、市场营销中心、工程经营发展部、机电物资部、各项目部。
三 :对档案进行重要性评估,有价值得档案确定其保管年限,进行收档。无价值得档案由其原来得部门自行处理。重要性评估根据《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》中得公司档案目录表来确定。
四:将整理出来有价值得文件进行分类、编目,编目得标准详见《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》,分类方案见后文。
五:收入档案盒(袋)中得文件需要有文件名称清单,此清单由各部门整理,由档案管理员核对。无误后双方在清单上签字。将电子清单存档,用于后期管理中查找纸质档案。
电子档案整理
一:同纸质档案一样,首先确定电子档案得重要性,确定其保存年限,以及使用得频率,根据其使用得频率确定其需要配套得载体,分磁盘,硬盘,光盘等。使用频率高得使用硬盘存放。与纸质档案配套得电子档案归档时使用光盘,并根据文件得大小确定存放光盘得内存大小,刻录之之后与纸质档案存放于一处。其余单独得电子档案则单独保存,同样进行编号,以便后期查找。
理办法及四个档案管理细则; 职员
二:资料审核检查资料就是否完整,基本资
料齐全;
打印档案资料交接表,无误后
双方签字;
接收资料
两天内
各部门
档案兼
职员及
档案管
理员
审核无误
双方签字
三:制作电子档案将已提交得档案按要求制作
电子档案;
接收档案
得两天内
档案管
理员
电子档案
制作完成
四:编写档案编号电子档案制作完成后,按规定
对纸质档案进行编号存档;
电子档案
制作完成
后一天内
档案管
理员
归档完成
五:档案查询有关部门需要借阅人事档案
时需要经领导同意,做好借阅
记录,并根据情况确定借阅时
间;
档案管
理员
借阅档案
重新归档
六:档案销毁相关部门根据公司档案管理
办法提出销毁申请,按规定进
行销毁;
提出销毁
意见两天
内
档案管
理员及
监督员
档案销毁
完成
文书档案管理流程图:
图1:文书档案管理流程图
生产技术档案管理流程图:
图2:生产技术档案管理流程图人事档案管理流程图:
图3:人事档案管理流程图财务会计档案管理流程图:
图4:财务会计档案管理流程图
确定档案得分类方案:
分类就是档案整理工作中必不可少得基本步骤。根据公司得实际情况,设置以下分类方案。
人力资源部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2016年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
工作联络部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2015年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
企业发展部...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年企业发展部...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年审计监察部...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年审计监察部...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年董事会秘书处...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
董事会秘书处...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
董事会秘书处...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
董事会秘书处...2015年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
公会党群…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
公会党群…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
农业公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
农业公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
科技公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
科技公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
车队…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
车队…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
财务部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
财务部…2016年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
财务部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
财务部…2015年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
市场营销中心...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
市场营销中心...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
市场营销中心...2016年...特殊载体类档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
市场营销中心...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
市场营销中心...2015年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
市场营销中心...2015年...特殊载体类档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
工程经营发展部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
工程经营发展部...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
工程经营发展部...2016年......特殊载体档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
工程经营发展部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
工程经营发展部...2015年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
工程经营发展部...2015年......特殊载体档案...一级类目...二级类目...永久 (30)
年…10年
机电物资部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
机电物资部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年机电物资部…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
各项目部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
各项目部...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
各项目部…2016年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
各项目部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
各项目部...2015年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)
年
各项目部…2015年…特殊载体类档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年
以此年份类推
档案兼职人员日常得工作
1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据公司制定得档案归档范围,平时做好文件材料得形成、收集、保存,确保归档文件材料完整
2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料得特点,按规定得案卷类目归卷
3、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷
4、兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案
档案销毁流程
档案管理员提出申请——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理员及相关部门业务人员逐项照册登记——主管领导签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。