仓库管理制度及流程图

仓库管理制度及流程

一、目的

为了保障公司库存商品的安全与完整、降低仓库管理成本，明确货物出、入库手续和流程以及日常管，理制定本仓库管理制度及操作流程规定，指导和规仓库人员的日常工作行为。

二、适用围

仓库的所用工作人员

三、工作人员职责

1、分公司经理或仓库主管负责仓库一切事务的安排和管理，协调各工作人员之间的事务，传达与执行上级下达的任务，培训和提高仓库人员行为规及工作效率。

2、仓管员负责货物的接收、检视、入库、储存、发运、退货管理、日常防护、库存盘点工作。

3、仓管员负责出库单据填制、保管、交给财务入帐。

4、仓管员负责联系和管理装卸工对货物的装卸、搬运、堆码以及仓库现场管理、破包管理、装卸费用报销等工作。

5、分公司经理或仓库管理人员负责对到货进行检验、不合格货物处置方式的确定和烂货、尾货的处置工作并及时上报总公司。

四、仓库管理规定

（一）采购入库管理规定

采购入库适用于采购货物的提货、入库，涉及采购部。分公司经理、仓管和分公司财务，分4个阶段：

1)与采购订单流程的衔接：根据上级部门提供的车皮、车辆运输信息，

分公司提前通知仓管，仓管员登记入册、做好仓储准备（堆放的库

位、装卸工联系），实时跟踪关注到货信息；（代管代发的仓库由部

门经理负责及时与仓库方沟通，做好库位和接货准备）

2)接货通知与核实：部门经理在接到运输单位（铁路货运部门、承运

司机）的通知后，及时反馈给仓管人员，准备好相关材料，通知相

关人员准备接货

3)接收货物：仓管人员带上相关材料，到铁路站台（或仓库）办理提

货手续，检查实到货物数量和包装情况，监督卸货；（代管代发的仓

库由仓库方负责此部分工作）

4)入库登记：根据实际到货的情况，填写采购入库单（禁止虚开无实

物的入库单），交分公司财务录入系统。（代管代发的仓库由仓库方

提交入库单）

货物入库具体管理操作流程：

1、货物到达后，分公司物流管理人员（或库管员或业务人员或财务人员）必须现场监督卸货、入库过程。入库后，应将书面收货确认报总公司物流部和财务部。

2、对运输过程中发生的短件、破损、被盗等情况，要求铁路部门及时出具货运记录（或普通记录），或在汽车车主运输单据上进行标注（数字必须大写，不得潦草）。

3、货物验收入库后，必须要求仓库管理方（中立库）出具入库验收单，对入库数量及短件、破损等情况进行确认。对于非中立库，由库管人员出具接货记录单（对于站台、仓库、销售等环节分别记录）并签字。对于中立库，除物流人员或财务人员填制接货记录单外，还必须要求仓库提供入库验收单，单据上必须加盖

公章。

4、入库验收单、接货记录单、换包入库验收单、铁路货运记录（或普通记录）的复印件，由分公司物流人员或财务人员报总公司，总公司物流部按照不同仓库、分别立卷归档，统一管理。所有单据进行连续、对应编号，以便在报损、检验时核对。

货物短件处理：

1、铁路运输过程中：发生被盗短少的情况，和车站货运室沟通，属于保险的及时报当地保险公司现场定损，属保价运输的按铁路相关规定处理，同时报铁路派出所现场进行鉴定，一个月取得铁路货运记录或普通记录，并按照运输保险的有关规定操作。

2、铁路运输过程中：未发生被盗、但实际收货数量少于铁路货物运单填制数量的情况，一个月取得铁路货运记录或普通记录，属采购部负责的由采购部和供应商沟通处理理赔事宜，属集团部各子公司间发货的，由各子公司物流部负责处理。

3、公路运输过程中：发生短件时，在汽车车主运输单据上进行标注（数字必须大写，不得潦草），按照损失金额扣减承运人运费。

4、入库运输（搬运）过程中：发生入库验收单的短件数量多于已做记录（指上述提到的记录）的数量，根据实际情况，由承运方或仓库管理方赔偿，从应付运费或仓储费中扣除。

5、分公司物流人员或财务人员应在货物到站之日，清点实收数量，将短件数据向总公司物流部和财务部报告。

6、所有上述过程中发生的短少数据，必须于发生当日填制《接货记录单》并附说明报告。分公司物流人员或财务人员依据此单，将短少数量填入当期库存明细表中。

货物破损处理管理：

1、铁路运输过程中：发生货物破损的情况，一个月取得铁路货运记录或普通记录，并按照运输保险的有关规定操作。（必要时，向铁路方说明我司取得货运记录或普通记录的用途，请其协助开具。）

公路运输过程中：发生货物破损时，分公司物流人员或财务人员根据现场勘察情况估计破损量，并在汽车车主的运输单据上进行标注，按照计算得出的损失

金额扣减承运人运费。

2、货物入库过程中，分公司物流人员或财务人员应督促仓库管理方将破损货物单独存放，严禁将破损货物与正常货物混合码放。同时，仓库管理方必须采取临时性措施，如缝扎破口、用其他袋皮包装等，防止货物潮解或散失。

3、分公司物流人员或财务人员应在货物入库当日，清点破损件数，如实向总公司物流部和财务部传真接货记录单，并采取以下办法进行处理。

——有客户需求的可过磅进行销售，销售完毕后迅速确定损耗数量并即时填写《XX分公司货物换包、过磅销售及入库验收单》。

——重新换包灌装。对于中立库，令其督促仓库管理方组织换包，并进行现场监督，确定损耗数量。对于非中立库，及时会同库管员，组织人员进行换包，并确定损耗数量。

——派专人赴现场勘察、确定损失。分公司立即安排专人赶赴现场勘察，与有关销售网点配合，现场监督破损货物重新灌包。

4、换包完成后，分公司物流人员或财务人员、仓库管理方（或库管员）及分公司业务经理共同签署换包入库验收单，确定货损数量，作为报损的原始依据。并将货损数量填入当期库存明细表中。

5、货物破损应当分批次进行清理，一批一清。

6、入库后发生破损造成货物损失的，由仓库管理方赔偿。按照实际损失金额（以盘点日销售单价计算损失金额），从当月应付仓储费用或库管人员工资中扣除。

7、所有上述过程中发生的破损数据，必须如实填制《接货记录单》并附说明。分公司物流人员或财和人员依据此单，将货损数量填入当期库存明细表中。

货物的堆码存放管理：

根据仓库货位的实际情况选择堆垛方式，确保在安全可靠的前提下进行堆垛堆放1、填写堆垛库存卡，标明层数及堆数，便于管理及清点，例如：“4-12”表示第4堆12层。也可以用“412”表示第4堆第12层，做到过目见数，检点方便，成行成列，整洁有序；

2、周转频率对应：根据进货发货的频率来确定货物的存放位置，发货频率高的货物摆放在靠近出库的位置；

3、同类归一：相同或相似的商品集中堆放，或者放在相近位置，要考虑先进先出，发货方便，留有回旋余地；

4、五五堆放：五五成行、五五成方、五五成堆、五五成层，方便物料的数量控制、清点盘存

（二）货物出库管理规定

各分公司仓管人员发货时，首先应告知收货人货物发出时间，发货的种类，以及到达收货地点的大概时间，对货物进行跟踪，直到货物安全到达收货人处。

仓库人员必须见到发货指令（中立库见到出库单、调拨单）后，方可发货

货物出库程序一般包括出库前的准备、核对发货信息、备货、复核、点交准备等1、出库之前的准备。为保证货物能及时发给客户，仓库管理人员要与部门经理或者主管部门及时联系，以便做好货物出库准备，例如：发运装车计划、准备计划、联系装卸工、联系司机等

2、核对发货信息。库管人员根据上级下发的发货指令，按照要求准备好指令上要求的货物。（中立库凭《出库单》发放货物，一切非正式的凭证、白条、便条都不能作为放货依据，对照出库单上所列货物的名称、规格、数量等按照要求发货），部调拨货物，需要根据调拨单上的容进行发货

3、备货。库管员按照发货指令上所列货物的名称、规格、查看货物库存，确认出库货物的货位，注意规格、批次和数量，按照先进先出的原则进行备货。

4、复核。备货后必须经过复核，以防差错。复核的容可以归纳为“二检”、“一核”。“二检”是检查货物外观质量是否完好合格，检查证件是否齐全；“一核”是核对出库指令上所列货物名称、规格、数量是否与实物相符。

5、点交和清理。货物经过复核后，与拉货人人员单面点交货物，并且开具销售出库单，一式四联，一联留底、一联财务、一联司机、一联客户，办完交接手续后，出库完成，仓库工作人员应立即做好清理工作。

①清理现场，一批货物出库后，该并垛的要并垛，垛底要清理，清点数量，核对货位卡，重新建立新的堆垛信息卡

②清理账目。账册要日清月结，随发随销。货物出库后，根据出库指令在货物保管账上注销，算出结余，并查对与实际库存是否相符，若发现问题，要及时查明原因，及时处理。

货物出库时一定要严格执行公司的规章制度，发货时认真做到：

出库要求“二不”：未接指令不备货，未经复核不出库；

出库要求三核对：核对凭证、帐卡、实物；

出库要求五检查：品名检查，规格检查，包装检查，件数检查，重量检查。（三）仓库日常管理规定

1、仓库管理人员在日常的管理中，要时刻关注仓库的状况，注意仓库的卫生状况，观察仓库的硬件措施，注意防潮、防晒、防水措施。发现漏雨要及时与仓库方沟通，及时进行修缮。（对于中立库，分公司要定期到仓库巡视，检查货物的堆存情况、检查货物的安全，有不合格的提出整改意见和建议）

2、仓库保管员对库存、设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任，因此要做好仓库固定资产台账，准确记录仓库中固定资产的数量，如：扫把的数量、货梯的数量、拖把的数量等，指定位置存放。

3、仓库要严格门禁制度，禁止非本库存人员擅自入库。仓库严禁烟火，仓管要懂得使用消防器材和必要的防火知识

4、为监督仓管工作，规定分公司经理与会计每月应对仓库进行不少于2次的不定期抽查，检查账、物、卡相符状况，堆放情况、环境整洁状况、有无错放、破包、烂包混堆等现象，填写仓库检查表，并根据检查结果对仓管工作进行奖惩。5仓管调动工作，一定要办理交接手续，移交未了事宜及有关凭证，要写明情况，双方签字，各执一份。事后发生纠，依据相关凭证确定责任。

（四）盘点和报损管理

盘点管理

为了保证货物的安全，数量的准确，分公司经理和财务要定期对库存进行盘点。

1、每月（原则上要求每月最后一周为盘点时间）要对仓库进行一次盘点，确保系统中的数据帐实物相符、帐帐相符，帐存数与实存数的差额要作盘盈、盘亏单，并进行书面说明。

2、每年进行两次全公司围的盘点，由各部门会计和总部会计交叉盘点。盘点人需同时审查检查记录本。

3、仓库保管员或部门经理离职时，需要进行盘点。

4、盘点的具体时间、地点、程序、要求在盘点前以书面形式下发给各盘点负责人，进行学习后方开始执行盘点计划。

5、盘盈的商品所有权归公司，盘亏的商品要求查出责任人，并进行赔偿，如果