交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法

交通运输厅关于公路建设项目档案的

管理办法

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广东省交通运输厅

关于公路建设项目档案的管理办法

第一章总则

第一条为规范广东省公路建设项目的档案管理工作,充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用,根据<关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知>(交办发﹝﹞382号)及省有关档案管理的法规及标准,制定本办法。

第二条本办法适用于广东省新建、改扩建公路建设项目档案管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料是指自项目立项审批(核准)至竣工验收过程中产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设项目档案是项目竣工验收、运行维护等工作的重要依据。

本办法所称公路建设项目档案,是指按照项目档案组卷要求,经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目档案工作管理

第四条各级交通主管部门、档案机构根据统一领导、分级管理的原则,按规定对所辖区域内公路建设项目档案工作进行管理,做到事前指导、中间检查、最后验收,同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。

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项目法人(建设单位)在监理工程师签发开工令后一个月内向项目交通主管部门或初步设计审批单位的档案管理部门报送<交通建设项目档案管理登记表一>［附件一］,项目合同段交工验收后一个月内报送<交通建设项目档案管理登记表二>［附件二］。

第五条公路建设项目档案管理工作实行项目法人(建设单位)负责制。项目法人(建设单位)应将档案工作纳入项目建设计划和管理程序,纳入合同管理及监理工作内容,纳入相关人员的岗位职责,根据项目实际情况,采取有效措施,与工程建设同步管理,确保公路建设项目档案完整、准确和系统。

第六条项目法人(建设单位)应指定总工程师或技术负责人分管此项工作,制定档案工作计划和档案管理网络,建立档案管理制度,制定档案的编制办法,对文件材料的形成、收集、整理及归档工作提出明确要求; 配备具有公路工程及相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专职档案管理人员,并保持其稳定性,同时提供档案管理所需的经费、设备和场地等条件。

第七条项目法人(建设单位)应审查各参建单位的档案管理制度,对其档案的收集、整理和移交进行业务指导,对各参建单位移交的档案进行审核。

第八条加强项目档案信息化建设,达到快速、准确查考及利用的目的。

第九条公路建设项目档案专项验收是项目竣工验收的重要

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组成部分,未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目,不得进行或经过项目的竣工验收。

第十条公路建设项目在项目竣工验收后三个月内,按规定做好项目档案的进馆工作。

第三章公路建设项目文件材料的形成与收集第十一条公路建设项目文件材料的形成与收集工作,按照”谁形成谁负责”的原则。具体收集范围及整理单位按<广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表>执行。［附件三］

已经实行计算机辅助项目管理的,电子文件须与纸质文件同步归档;在与设计单位签订合同时,应对电子版设计文件归档提出明确要求;如无条件形成电子文件的,对利用率高的竣工文件,可采取图像扫描或缩微方式,进行档案复制。

第十二条公路建设项目文件材料收集归档责任分工按照本办法附件三<广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及

分类表>执行。

第十三条公路建设项目文件材料的形成与收集工作应与项目建设同步实施。各有关单位应按照收集归档责任分工,建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度,按照建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程,分别做好预立卷工作。在项目建设过程中,项目法人(建设单位)应结合项目进度,对文件材料的

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