采购管理系统操作手册修订稿
采购管理系统操作手册 Document number【AA80KGB-AA98YT-AAT8CB-2A6UT-A18GG】
采购管理系统
操
作
手
册
慈溪市联创软件有限公司
2014年10月
一、采购申请单
前奏：物料需求计划—》MRP算(上接物料需求计划)
后续：采购订单
1.1新增
执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-新增”路径，弹出如下界面
操作说明：
使用部门：按F7进行手工选择使用部门，双击就可以选进来；为必填项
业务类型：物料属性外购的则为外购入库类型；物料属性为委外加工时则为订单委外，可以手工选择。如果是物料需求计划跑出的需求订单，则
根据物料属性需求生成相应类型单据；为必填项。
日期：默认取系统当前日期，可以手工修改；为必填项。
物料代码：可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改；为必填
项。
物料名称：所选物料的名称，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；
系统自动生成。
规格型号：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
数量：即当前物料按当前所选单位计量的申购数量，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，用户就按实际情况手工录入。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。
采购申请人：按F7进行职员选择，双击选进来；为必填项。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
结果如下图
1.2维护
执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-维护”路径，弹出如下界面
操作说明：
单据状态设定
对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。
采购申请单序时簿的状态设置包括：
1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据；本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。
2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供<已审核>、<未审核>和<全部>状态以供选择。
3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了<已作废单据>、<正常单据>、<全部>三种类型可供选择。
4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供<已关闭>、<未关闭>和<全部>以供选择。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。
点击“确定”，跳出如下界面
在这里，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作。
二、采购订单
前奏：采购申请单—》已审核未关闭状态
后续：收料通知/请检单
2.1 新增
执行“供应链—采购管理—采购订单—采购订单-新增”路径，弹出如下界面
操作说明：
供应商：按F7，进入供应商列表，双击选择相应的供应商；为必填项。
日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。
源单类型：一般为采购申请单，可以手工选择，是否必填取决于业务流程设置选单号：如果源单类型为采购申请单时，双击选单号或按F7选择，可以进入采购申请单维护界面，选中需要采购的条目，双击选择回来，结果
如上图。
物料代码：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进行物料列表，双击选择而来。
物料名称：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进行物料列表，双击选择而来。
规格型号：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
数量：默认携带采购申请单上的数量，可以手工修改；
如果手工新增单据时，可以手工录入要采购物料的数量。
单价：可以手工录入物料单价或由事先已经维护好的采购价格资料携带而来。
金额：则由数量*单价而来。
部门：按F7，进入到部门列表，双击选择而来。
业务员：按F7，进入到职员列表，双击选择而来。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
结果如上图
2.2 维护
执行“供应链—采购管理—采购订单—采购订单-维护”路径，弹出如下界面操作说明：
单击【采购订单】→【维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。
采购订单序时簿的状态设置包括：
1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据；本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。
2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供<已审核>、<未审核>和<全部>状态以供选择。
3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了<已作废单据>、<正常单据>、<全部>三种类型可供选择。
4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供<已关闭>、<未关闭>和<全部>以供选择。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。
点击“确定”，跳出如下界面
在这里，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作。
三、收料通知单
前奏：采购订单-》已审核未关闭
后续：外购入库单
3.1 新增
执行“供应链—采购管理—收料通知单—收料通知单-新增”路径，弹出如下界面
操作说明：
供应商：由源单采购订单上的供应商自动携带而来，不可以修改；为必填项；
手工新增话，按F7进行供应商列表，双击选择而来。
源单类型：采购管理里面，一般为采购订单，为选填项。标准流程应选择。
选单号：如果源单类型为采购订单时，双击选单号或按F7选择，可以进入采购订单维护界面，选中需要根据订单送来的物料，双击选择回来，
结果如上图。
物料代码：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进入物料列表，双击选择而来。
物料名称：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
规格型号：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
数量：由源单采购订单上的相对应的物料自动携带而来，可以进行修改，具体数量应依供应商实际送来的数量为准；为必填项。
日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。
部门：由源单采购订单上的相对应的部门自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7，进入到部门列表，双击选择而来。
业务员：由源单采购订单上的相对应的业务员自动携带而来，可以进行修改。
亦可按F7，进入到职员列表，双击选择而来。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
3.2 维护
执行“供应链—采购管理—收料通知单—收料通知单-维护”路径，弹出如下界面
操作说明：
单击【收料通知单】→【维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选
的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。
收料通知单序时簿的状态设置包括：
1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据；本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。
2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供<已审核>、<未审核>和<全部>状态以供选择。
3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了<已作废单据>、<正常单据>、<全部>三种类型可供选择。
4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供<已关闭>、<未关闭>和<全部>以供选择。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。
点击“确定”，跳出如下界面
在这里，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作。
四、外购入库单
4.1 新增
前奏：收料通知/请检单
后续：采购发票
执行“供应链—采购管理—外购入库—外购入库单-新增”路径，弹出如下界面
操作说明：
供应商：由源单收料通知单上的供应商自动携带而来，不可以修改；为必填项；
手工新增话，按F7进行供应商列表，双击选择而来。
源单类型：采购管理里面，一般为收料通知单，为选填项。标准流程必须选择。
选单号：当源单类型为收料通知单时，双击选单号或按F7选择，可以进入收料通知单维护界面，选中需要根据收料通知单送来的物料，双击选
择回来，结果如上图。
物料代码：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进入物料列表，双击选择而来。
物料名称：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
规格型号：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
实收数量：由源单收料通知单上的相对应的合格数量和让步接收数量物料自动携带而来，可以进行修改，具体数量应依供应商实际检验合格和让步
接收的数量为准；为必填项。
收料仓库：如果物料上设置默认仓库，会自动带出默认仓库，可以手工修改。
单价：则由对应有采购订单上的价格携带而来，可以手工修改，这个一般仓库不用管，由上游单据携带而来即可。
金额：金额=实收数量*单价，自动计算而来。
日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。
部门：由源单收料通知单上的相对应的部门自动携带而来，可以进行修改。
亦可按F7，进入到部门列表，双击选择而来。
保管员：由源单收料通知单上的相对应的业务员自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7，进入到职员列表，双击选择而来。
验收：按F7按钮，进入到职员列表，双击选择而来。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
5.2 维护
执行“供应链—采购管理—外购入库单—外购入库单-维护”
操作说明：
在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。
单击【外购入库单—维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。
对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已关闭单据等等。
外购入库单序时簿的状态设置包括：
1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据；本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。
2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供<已审核>、<未审核>和<全部>状态以供选择。
3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了<已作废单据>、<正常单据>、<全部>三种类型可供选择。
4、记账标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供<已记账>、<未记账>和<全部>以供选择。
5、红蓝字，是指所要查询的单据所处的是蓝单、红单或者全部。蓝单正向选择，红单是反向（冲减或增加）单据。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已记账单据等等。
点击“确定”，跳出如下界面
在这里，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作。
6.1 新增
前奏：外购入库单
后续：付款单（转到应付系统）
执行“供应链—采购管理—采购发票—采购发票-新增”路径，弹出如下界面
操作说明：
供应商：由源单收料通知单上的供应商自动携带而来，不可以修改；为必填项；
手工新增话，按F7进行供应商列表，双击选择而来。
源单类型：采购管理里面，一般为外购入库单，为选填项。标准流程为必填项。
选单号：当源单类型为外购入库单时，双击选单号或按F7选择，可以进入外购入库单维护界面，选中需要根据外购入库单送来的物料，双击选
择回来，结果如上图。
物料代码：由源单外购入库单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进入物料列表，双击选择而来。
物料名称：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
规格型号：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。
数量：由源单外购单上的相对应的实收数量自动携带而来，可以进行修改，为必填项，一般建议数量与外购入库单数量操持一致。
币别：按F7进入币别选择列表，双击选择而来，并进行汇率的维护。
单价：则由对应有采购订单上的价格携带而来，可以手工修改，这个一般仓库不用管，由上游单据携带而来即可，具体的跟系统参数设置有
关。
金额：金额=数量*单价，自动计算而来。
税率：根据参数设置取供应商的税率或物料的税率，也可以手工修改，为选填项。
含税单价、税额、价格合计均由系统根据单价、金额、税率计算得来。
日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。
部门：由源单上的相对应的部门自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7，进入到部门列表，双击选择而来。
业务员：由源单外购入库单上的相对应的业务员自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7，进入到职员列表，双击选择而来。
开票人：可以手工录入，为选填项。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
6.2 维护
执行“供应链—采购管理—采购发票—采购发票-维护”
操作说明：
在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。
单击【购货发票（专用）—维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。
对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已记账单据等等。
外购入库单序时簿的状态设置包括：
1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据；本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。
2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供<已审核>、<未审核>和<全部>状态以供选择。
3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了<已作废单据>、<正常单据>、<全部>三种类型可供选择。
4、钩稽标志，是指所要查询的单据与外购入库是否已经建立关联关系。系统提供了<已钩稽>、<未钩稽>、<部分钩稽>、<全部>四种类型可供选择。
5、红蓝字，是指所要查询的单据所处的是蓝单、红单或者全部。蓝单正向选择，红单是反向（冲减或增加）单据。
6、记账标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供<已记账>、<未记账>和<全部>以供选择。
以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已记账单据等等。
点击“确定”，跳出如下界面
在这里，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作。
至此，采购业务标准流程的操作步骤已完毕。
5、付款单
5．1新增
前奏：采购发票
后续：暂无
1）财务会计——》应付款管理——》付款—付款单》新增，双击。
2）在“源单类型”里选择采购发票，“选单号”里按F7，弹出“条件过滤”窗口，根据需要的条件选择对应的销售发票
3）选择需要生成发票的采购发票，点击返回后弹回付款单界面，确认无误后保存。
5.2维护
1）双击“付款单维护”打开“条件过滤”窗口，在审核标志处选择未审核，其他选项根据具体的情况选择，点击确定，进入付款单序时簿
在过滤出的付款单序时簿里选择需要审核的付款单，点击审核。在弹
出审核成功后，审核人和审核标记列里会显示审核人的名字和Y字
样，说明审核成功；
对未审核的单据，可以进行修改、删除等操作
至此，由采购订单-》收料通知单-外购入库单-》采购发票-》付款单（应付系统）整体操作流程及步骤完毕，如果不完善之处，敬请指教！