文件控制程序流程图

文件控制程序

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1目的

对与公司质量管理体系有关的所有文件（含适当范围的相关外来文件）进行控制，以确保体系文件的编制、审核、批准按照既定的流程执行，同时确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2范围

适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件。

3职责

3.1总经理负责批准发布质量手册、相关程序文件和外来文件。

3.2各部门负责相关文件的编制、审批、使用和保存。

3.3质管部负责与质量管理体系有关的所有文件的编号、标识、发放、修订、收回、销毁、存档等管理工作。负责组织对现有质量管理体系文件的定期评审工作。

3.5质管部负责文件的归口管理，其他部门配合执行。

4控制程序

4.1文件分类

4.1.1质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、表单等。

4.1.2本公司质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。受控文件一律加盖红色“受控”印章。

4.1.3受控文件非经总经理授权，持有人不得对外展示、复印。外借和复

印均须到质管部办理签收手续。

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4.2文件的编号

4.2.1质量管理体系文件的编号

4.2.1.1质量手册编号

Q（质量）-XX(公司简称缩写)-SC（手册）-01

E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)--SC（手册）-01

4.2.1.2 程序文件编号

Q（质量）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

注：条款号只取到点号后一位

4.2.1.3管理制度编号

Q（质量）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

注：条款号只取到点号后一位

4.2.1.4记录编号

Q（质量）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

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E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）

注：条款号只取到点号后一位

4.2.2外来文件编号

4.2.2.1外来文件按下列定义分类

a.外部质量管理体系方面的文件（包括法律法规、顾客合同等）成为外来文件，外来文件可按类别分为A、B、C...类，便于识别；

4.2.2.2编号方法

Q（质量）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）

4.3文件的编写

4.3.1质管部组织管理文件及程序文件的编写、汇编和装订工作。

4.3.2各职能部门负责相关文件的编制和修订。

4.4文件的审批

4.4.1体系文件编制后，由管理者代表组织有关部门讨论定稿。

4.4.2外来文件由管理者代表审核后，报总经理批准实施，业务范围内的外来文件审核确认由职能部门负责。

4.5文件的发放

4.5.1质管部负责文件发放，并编制《文件控制清单》和《文件收发登记

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表》，对文件的发放进行登记，确保在使用场所都可获得文件的有效版本。

4.5.2本公司质量手册、程序文件均发至各部门主管以上人员，对一些需要程序文件指导作业的场所，可根据需要发放相关的程序文件（单行本）。

4.5.3文件接收部门应填写《文件收发登记表》，管理好本部门的文件。

4.5.4文件修订、换版或作废时，应由质管部及时从使用场所回收作废文件，并在旧文件上加盖红色“作废”印章，防止误用。

4.6文件的修订

4.6.1文件需要修订时，应由提出修订部门填写《文件变更记录》，并说明原因，经该文件的原审批部门审批后，由提出部门修订，在不换版的情况下，由原编写人签字认可，并按相关程序发放。若指定其他部门审批，应提供获得审批所需依据的有关背景资料。

4.6.2质量手册、程序文件采用换页修订，其他文件修订时，应收回旧文件，发放新文件。

文件经修订后需标明修订状态。

4.7文件的使用

4.7.1所有使用现场不得使用和出现无效版本文件。

4.7.2文件使用人应保管好文件，保持文件的清晰、完整，不得出借文件，不得在文件上随意涂改或作标记，确保文件易于识别和检索。

4.7.3当文件破损，影响使用时，应到文件管理部门更换，交回破损文件，补发新文件，新文件沿用原文件受控发放编号。

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4.7.4文件遗失时，使用人应提供书面申请，说明原因，经质管部批准后重新领用，并对责任人作出相应处理。

4.8文件管理

4.8.1质管部每年制定《文件控制清单》定期发布一次，同时保存一套完整的受控文件。

4.8.2所有失效或作废的文件，由相关部门及时从所有发放和使用场所撤出，报质管部加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

4.8.3因某种原因需要保留的作废文件均应由质管部加盖“作废保留”的印章后，予以保留并作好记录。

4.8.4作废文件的销毁，应由相应职能部门填写《文件销毁记录》，经分管领导批准后，及时销毁。

4.9文件的评审

质管部负责文件在实施过程中的评审工作，原则上结合管理评审进行，如有重大原因可随时进行评审。

4.10对承载媒体不是纸张的文件控制，也参照上述规定执行。

4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5相关文件

5.1《记录控制程序》

6相关表单

6.1《文件控制清单》

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6.2《文件收发登记表》

6.3《文件变更记录》

6.4《文件销毁审批记录》

附图：文件控制步骤图

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