最新公文写作要求

一、总体要求

1. 公文用纸：一般使用纸张定量为60g／m2～80g／m2胶版印刷纸或复印纸，纸张白度在80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5~9.5。

2. 幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，成品尺寸为210mm×297mm。

3. 页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37±1mm，下白边为35±1mm，订口（左白边）为28±1mm，右白边为26±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

4. 字体和字号：如无特殊说明，公文格式要素一般用3号方正仿宋体字，数字和字母用Times New Roman。特定情况可以作适当调整。

5. 行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心（公文第一行字顶格编排在版心左上角，最后一行字必须沉底到版心下边缘），特定情况可以作适当调整。

操作路径参考：（1）文件—页面设置—页边距：上3.5厘米，下2.9厘米，左2.55厘米，右2.55厘米；（2）正文格式—段落—行距：固定值29.7磅。

6．文字颜色：如无特殊说明，除发文机关标志、版头中的分隔线、发文机关印章为红色外，其余要素均为黑色。

7. 标点：一般采用规范中文半角标点，注意符合中文排版规范。

8. 印制：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm；印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

9. 装订：左侧装订，要求不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

（1）装订一般采用骑马订，也可采用平订或胶包装订，骑马订、平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

（2）胶包装订的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（3）上报市委、市委办公厅的文件、简报、材料应采用骑马订。

二、版头部分

10. 份号：指公文印制份数的顺序号。涉密公文（含秘密、机密和绝密）应标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行（如：000001），字体可由公文印发机关自行掌握。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文标注份号。

11. 密级和保密期限：指公文的秘密等级和保密的期限。一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（1）实际工作中，保密期限一般不标注，表示秘密等级的两个字之间加开1字。

（2）如需标注保密期限，密级和保密期限之间可用“★”分隔，如“秘密★1年”“绝密★10年”，表示秘密等级的两个字之间不加开，保密期限中阿拉伯数字和“年”字之间也不加开。

12. 紧急程度：指公文送达和办理的时限要求。如需标注紧急程度，一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。

（1）如果没有密级和保密期限、份号，紧急程度编排在版心左上角第一行。

（2）如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度编排在左上角第二行。

（3）如果有份号、密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第三行，3个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。

（4）如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个字之间不加开；如果只标注紧急程度，或标注密级和紧急程度但不同时标注保密期限的，表达紧急程度的两个字之间加开1字。

13. 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。一般使用方正小标宋体字，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，颜色一般为金光红色。

（1）发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称一般由该机关的上级机关规定。

（2）下级机关文件发文机关标志的字高应小于上级机关文件发文机关标志的字高。各区县（自治县）、市级各部门各单位党的机关文件发文机关标志字高应不高于25mm。在规定范围内和保持美观的前提下，发文机关标志字数不多时可适当拉宽字间距、加粗字体，字数较多时可压缩字间距，做到大气、醒目、美观、庄重。

（3）联合行文时，发文机关标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可单独使用主办机关的名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；发文机关标志中如有“文件”二字，应当置于联署发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

14. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。一般用3号方正仿宋体字，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标注全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“1”不编为“01”），在阿拉伯数字后加“号”字。

（1）在编写发文机关代字时，力求做到准确、规范、精练，无歧义、易识别，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。上行文机关代字的最后一个字一般应为“文”字。

（2）年份要用4位年代号，不应简化；括号应用六角括号，

不用中括号或圆括号。

（3）一般以不同发文形式分别进行统一编号，不推荐既按拟稿部门，又按文种分别编流水号的做法。

（4）如果是平行文、下行文，发文字号居中排布；如果是上行文，发文字号居左排布，并左空1字（在右侧对称位置标注签发人）。

15. 签发人：上报公文应当由发文机关主要负责人或主持工作的负责人签发并标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，与发文字号平行编排。“签发人”三字一般用3号方正仿宋体字，签发人姓名用3号方正楷体字。

（1）联合报文时，需要标注所有联合报文机关的签发人，并将主办机关的签发人放在第一位。

（2）有多个签发人时，“签发人”三字应与第一个签发人姓名对齐，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，2个姓名之间加开1字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处于同一行。签发人姓名只有两个字时，中间应加开1字。

（3）如果签发人太多，出现首页正文不足两行的情况时，可视情增加每行签发人的编排个数。

16. 版头红色分隔线：位于发文字号之下4 mm~8mm处，

颜色一般为金光红色，高度一般为0.35mm~0.55mm。

实际工作中，发文机关标志为“发文机关全称（或规范化简称）+文件”“发文机关全称（或规范化简称）”和“发文机关全称（或规范化简称）+办公室+文件”的，红色分隔线中间带实心五角星，五角星字体用一号Times New Roman，两边线长分别约为70mm；其他情况下红色分隔线中间不带实心五角星，线长约为156mm（与版心等宽）；线号粗细根据发文机关标志字号酌情调整。

三、主体部分

17. 标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下加开2行位置（发文字号之下约27mm处），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，不宜使用长方形或沙漏形。

（1）3个和3个以下机关联合发文时，可在标题中列出所有发文机关的名称；4个及4个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等X个部门”的方式标注，特殊情况下也可以省略发文机关名称。

（2）公文标题一般不用标点符号，可以使用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等，如法律、法规、规章名称应加书名号；出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间不加开，用顿号分开。

（3）若标题太长，所占行数太多，出现正文在首页不足两行的情况时，可以变通编排，如将标题上移，在红色分隔线之下只加开一行或不加开，或适当调整行间距、字间距等。变通编排要注意排列美观。标题回行时应保证词意完整。

（4）“送审稿”“代拟稿”“征求意见稿”等应加括号在主标题之下一行居中标注，一般用3号方正楷体字，其中“送审稿”“代拟稿”三字中间各加开半字，“征求意见稿”五字中间为正常字间距。

18. 主送机关：指公文的主要受理机关。一般用3号方正仿宋体字，编排于标题下加开1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（1）主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。市内行文时，一般不加“重庆”二字。

（2）主送机关的顺序一般按照重要程度排列，各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔。

（3）单一机关的上行文，原则上只能有1个主送机关。

（4）如主送机关过多，导致公文首页显示正文不足两行时，也可将主送机关移至版记中，置于抄送机关上一行;标题之下、正文之上不再标注主送机关。

（5）使用决议、决定、意见、通报、纪要等文种的公文，应将主送机关移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机

关之间不加分隔线。

19. 正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页显示正文，最好能有两行以上。一般用3号方正仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格，自然段之间一般不空行。

（1）阿拉伯数字和汉字数字的用法，应按照国家标准GB/T15835—2011《出版物上数字用法》中的有关要求执行。如一个用阿拉伯数字书写的数值应在同一行中排布，避免在回行中断开。

（2）标点符号的用法应符合GB/T15834-2011的要求。

（3）一般不应使用字母词，如确需使用，应当在文中首次出现时以括注方式注明准确的汉语译名，如使用GDP这个概念时，应该以“GDP（国内生产总值）”方式引用。

（4）计量单位的用法应符合GB3100-93《国际单位制及其应用》的要求。如面积，可选用平方米、公顷、平方公里等。

（5）文中结构层次，其序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层一般用方正黑体字，第二层用方正楷体字，第三层和第四层用方正仿宋体字标注。层次序数可以越级使用。

（6）需要引用其他公文时，按照先引标题，后加圆括号引发文字号的方式进行引用。

（7）正文中出现人名时，人名为两个字的，一般中间不加开。

（8）以“通知”形式转发、印发公文时，“通知”部分内容（含主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等）一般用3号方正楷体字。被转发、印发的内容另面编排，编排方式同一般公文的排版方式。

（9）当出现正文中的一级标题排在页面最后一行的情况时，可本着页面美观原则，对该页面的行距、字间距作适当调整。

20. 附件说明：即公文附件的顺序号和名称。一般用3号方正仿宋体字，应在正文下加开1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

（1）公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。

（2）如带有2个及2个以上附件，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点，如“附件：1.××××× 2. ×××××……”（1、2……之间分段排列，序号对齐）；附件名称较长需折行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容要相一致。

（3）在正文中写明报送、上报、批转、转发、印发等字样的公文，在其发文机关署名、成文日期等生效标志后所附内容不是公文的附件，在附件说明处不必标注相关内容。

21. 发文机关署名：公文一般应以机关名义署名，署名时使用发文机关全称或规范化简称。一般用3号方正仿宋体字，居右

排，在成文日期之上（具体编排见“23. 印章”部分）。

（1）发文机关署名应与发文机关标志、标题中的发文机关名称一致。

（2）联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。

（3）使用决议、决定、意见、通报、纪要等文种的公文，一般不署发文机关名称。

22. 成文日期：应署会议通过或者发文机关负责人签发日期。一般用3号方正仿宋体字，居右排在发文机关署名下方（具体编排见“23. 印章”部分）。

（1）成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“1”不编为“01”）。

（2）使用决议、决定、意见、通报等文种时，成文日期用3号方正楷体字在公文标题之下标注并用圆括号括入。

23. 印章：公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文一定要加盖印章。联合上行文，特殊情况下，为提高办理时效，可以只署主办机关名称，加盖主办单位印章。有特定发文机关标志的普发性公文一般不加盖印章。纪要不加盖印章。

（1）加盖印章的公文

①单一机关制发的公文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，成文日期最后一个字距离版心