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项目物资管理制度

物资管理制度

为了规范企业经营行为,加强材料、物资管理,保证生产、工程材料、物资的供应。现根据上级有关文件精神,结合本公司的实际情况,为了加强公司的材料、物资管理与核算,制订本制度:

1 材料物资采购申请计划

l)坚持实事求是的原则,按照上级主管部门和本公司批准的生产维修、大修、技改、业扩、基建等计划任务,编制材料、物资采购计划。

2)生产维修计划所需用的材料物资计划,一般由生产单位按照公司下达生产计划和公司制定主要物资消耗定额、生产维修材料费用、综合消耗定额以及事故备品定额等进行编制。3)大修、技改、业扩和基建工程所需用的材料、物资的计划,应根据经公司审批的初步设计材料、设备清册,由公司业务主管部门分工程项目编制材料物资总需要量计划,报公司分管副总经理、总经理审批。

4)备品备件需用量计划,由公司生产技术部门会同有关单位根据实际的设备类型和数量,核定合理的储备定额数量后编制。消耗后的补充备品备件计划,由公司使用部门提出,报公司生产技术部门审核,分管生产副总经理、总经理审批。

5)劳保用品计划,由公司工会负责组织编制。

6)材料物资采购申请计划必须附文字说明和主要需用量计算依据,经公司业务主管部门审核,经公司分管副总经理、总经理批准,才能下达计划给实业公司。

2、材料、物资采购

材料、物资采购要认真贯彻执行国家经贸委、安全监察室、审计署关于贯彻执行《国有工业企业物资采购管理暂行规定》有关问题的通知和本公司的有关规定。

1)除急需的零星材料和因特殊情况经公司领导批准外,生产、工程等所需的材料物资原则上都应由实业公司统一采购。

2)实业公司根据各单位报来经公司审批的材料物资采购申请计划,进行汇总、平衡,确定采购计划,组织材料物资供应,满足公司的需要。

3)实业公司按月份编制材料供应计划,临时重大采购项目编制临时供应计划,供应计划及有关情况,应及时报送公司业务主管部门和财务部门,以便有关部门及时了解材料物资的准备情况和组织资金供应。

4)在订货、采购和加工过程中,有关人员应认真核对材料物资名称、型号规格、数量及技术要求。

5)贯彻择优采购、讲求经济效益和兼顾扶持三产的原则。物资采购要做到在同等条件下,先批发后零售,先近后远,定点采购。公司基层单位仓库所需的材料、物资应从实业公司调拨,一般不直接对外采购。

6)公司向实业公司购买材料物资的订价原则:生产、维修和检修所需的一般材料、工具仪器仪表,由供需双方协商订价,最高不得超过同质同类产品的当地市场销售价;大修、技改、业扩、基建工程所需的材料物资(包括设备),由供需双方协商订价,最高不得超过按规定经审批的工程项目的预算价格。

7)经公司批准向外单位采购材料物资,必须选择有生产许可证的厂家,并比质比价择优选厂,对当年采购同类型材料物资,应作比质比价分析。不得采购不定型产品。对重大的设备,应按照公司研究决定的厂家订货。

8)委托加工材料应核实图纸、技术要求和材料。提回成品后应组织有关人员及时验收。

9)对外采购的材料物资,应努力争取先用后付款或货到验收合格后付款或先用后分期付款,严格控制未收货先预付款和托收承付结算方式,以防范资金风险和节约资金。

10)按公司有关规定须签订对外物资采购订货合同的,由业务主管部门和厂家进行签订;重大的物资采购,还应有生产技术、计划、审计、财务、纪检等部门和使用单位参加商谈;公司向实业公司订货的合同,由公司业务主管部门与实业公司签订。所有的物资采购订货合同,必须符合以下要求:

(1)签订的合同,必须遵循《中华人民共和国合同法》。

(2)签订的合同,必须依据经审批的材料物资采购申请计划、加工定制计划和公司有关会议决定的厂家等事项。

(3)填写后的合同须核对产品名称、技术要求、数量、单价、要求交货期都要与工程项目计划相符。并要求填明售后服务的具体条件。

(4)按公司财务收支审批权限,物资采购合同金额壹万元及以上需经公司业务主管部门、审计、财务等部门及分管副总经理、总经理会签审批,才能加盖公章。

(5)对合同组成部分有关签订合同的记录、文书和图表,应与合同一起管理。

(6)货款结算应坚持用货付款或验货付款的原则,严格控制签合同就预付款和托收承付的结算方式。

3、材料、物资的验收和付款

1)仓库可按照材料物资的性质和用途分为若干类,如金属材料、建筑材料、化工材料、仪器仪表、电气材料、工具器具、管理用具等。

2)材料和计价。

根据我公司的情况,材料的计价采取实际成本计价的方法,即:收入、发出和结存材料都按实际成本计价。由于各批材料价格不同,仓库材料明细账应逐笔登记材料的单价。发出材料的成本遵循先入库的材料先发出的原则按各批材料入库顺序的不同单价分别计算。

按照材料的来源不同,构成材料的实际成本如下:

(1)外来材料实际成本包括:买价(发票价款)、市内运杂费、外地运杂费(运费、装卸费、包装费、搬运费及保险费等)及运输途中的合理损耗。

(2)委托加工材料的实际成本:包括被加工材料的实际成本、加工费用及加工材料的往返运杂费。

4)材料的收入

(1)材料收入的种类包括:外购材料、自制加工材料、委托加工材料的验收入库、余料退库和废料的回收等。

(2)材料物资送到仓库或工地时,有关人员要仔细核对物资采购计划、采购合同、收货单位、货物名称、型号、规格数量、包装件数和供货单位装箱单、发货明细表、发票(随货同行联)、运输部门的货运单,进行数量的全检。同时按合同或质量保证书或质量合格证与验收的材料物资核对;检验物资外观、机械性能的试验成供方出厂的试验报告,技改、大修工程的设备、主材和有关特殊要求的物资由供应部门会同公司业务主管部门和使用单位进行检验。对物资进行抽检时,分为A、B、C三类,A类物资包括汽车、设备等实施全检。B类物资如电力材料等按进货5%抽检,如发现不合格超过1%时,对母体样本再进行20%的抽验,如发现有2%的不合格品,本批物资报退货处理。A、B类填“物资验收单”、C类物资如办公用品、纸张易耗品等由仓库保管员,在“进库单”上签字视同验收。如发现不合格,本批物资作退货处理。

(3)验收无误,材料保管员根据发票中所列材料名称、规格型号、数量、单价、金额、税金等项目认真办理验收入库手续,并填写“进库单”一式三联,第一联仓库自存登记材料明细账用;第二联随货款结算凭证送财务部门作为报账依据;第三联交物资供应方。

对符合固定资产条件的设备和技改等专项工程使用的材料、物资,采用含税价格验收进入专项材料物资仓库。

对生产维修和检修的一般材料、不单独构成固定资产的工具仪器仪表、劳保用品等大修工程的材料物资,采用不含税价格验收进入“日常材料仓库”。

对备品备件,如符合构成固定资产条件的,采用含税价格进仓,如不符合构成固定资产条件的,采用不含税价格进仓。

5)材料款的支付

根据合同,如属验货付款的材料物资,由物资供应部门将货物发票、运单、合同等和公司业务主管部门检验合格证明材料、验收入库单等整理填制“费用开支报销单”和“银行付款申请单”送财务部门办理报账付款手续。

如已验收合格但暂不付款的材料物资,物资供应部门人员可先到财务部门办理材料物资验收入库的报账手续,适当时候再向财务部门办理申请银行付款手续。

承付期内未到货的,应在承付期内核对合同并及时催交,或拒付货款。购货款,在汇出时应准确汇入购货单位,任何人不得以任何理由汇入采购物资无关单位,采购材料物资汇款,经办部门或个人要随时清理,坚持一事一清,不准一次汇款长期使用。

6)其他材料收入凭证:其他材料(包括委托加工材料、自制材料等)也使用“进库单”,但要在“进库单”上加盖“自制材料”、“委托加工材料”等印章,以示与外购材料相区别。

7)日常生产、工程中多余的材料及废料和报废的设备退回仓库验收时,应填写“退料单”,注明原领用材料的单位及用途或工程名称,余料完好未用过的其金额按原材料价格入库,领料单位本月未用完材料或本工程项目多余而下月或另一项工程需用,应办理假退库手续,即由领料单位既填写退料单又填写领料单,把两张凭证同时交仓库,多余材料不必退回,领料单位可继续留用。

废料验收金额按暂估价入库,加强管理。回收废料余料和报废设备过程发生的清理费用、运杂费、差旅费等,由公司开支。

8)“进库单”必须按栏项目逐栏逐项填写,中间不准留空,而且要填写金额并在备注栏注明入库材料单价是含税价或不含税价。

9)对短缺、破损和质量不合格的材料物资,应及时办理拒付货款、索赔和报损手续。

4、材料物资的发放

1)需领用材料,先由领料人填写领料单,在领料单上填写清楚领料单位名称、领用事由(维修设备、地点、工程名称等)、领用材料名称、单位品种、规格型号、数量等,经领料单位领导审核签字后,到仓库办理领料手续。领用事故备品备件,一般的经公司生产技术部审批,重要的经分管生产的公司领导批准,才能到仓库办理领料手续。

2)保管员一律凭手续完备的领料单发料。对专项工程领用设备和大宗材料,应核对材料设备清单(计划),并在备注栏注明生产厂家和出厂编号。公司内仓库调拨,经公司负责人签字或盖章,再经公司财务部门盖章后,才能办理。凡手续不完整的,保管员应拒绝发料。

3)保管员应严格按手续完备的领料单、调拨单上所填的品名、规格型号和数量发放,不得任意代为更改。掌握先进先出的原则,缩短材料物资在库时间。

4)保管员根据发料凭证发料后,应及时在发料凭证上填好实发数、单价等,核对凭证与实物是否相符,及时发现问题,及时处理。

5)保管员对保管材料、物资,不得外借或先用后领,不得用白条领料,不得拆其设备零部件发料。如遇急需拆设备零部件的或先用后领的,须经生产技术部门领导批准,并在事后五天内补办领料手续。

6)事故备品备件的领用如遇紧急事故处理,由事故处理单位领导或安全监察室同意后可先领用,于事后五天内补办领料手续。

7)对已办理领料手续的物资,应一次领出,不能存放库内,以免造成混乱。

8)领发料时,做到双方共同监磅、检尺、点数,共同检查品名、规格、质量。如有不符,当场纠正。

9)领料单一式四联,一联领料单位自存、一联送财务部门、一联仓库记账、一联供应部门备查。

5、材料的核算

l)物资供应部门或仓库

材料的明细核算实行材料明细卡片和材料明细账合一核算,只设置一套既有数量又有金额的材料明细账,在仓库按每一品种、规格型号的材料物资设置一张账页,每一类的账页装订在一起,前面设一张这类材料的汇总账页。对已办理验收入库的材料物资,采购部门的有关人员要及时将有关票据整理填制“费用开支报销单”,向财务部门报账,按规定办理银行付款申请手续。

仓库保管人员,根据材料收发凭证每日逐笔登记材料明细账,序时地反映各种材料收发结存的实物数量和金额。月末,结算当月各类材料物资收发结存金额,月底将领料单报送财务部门。

2)财务部门

为了加强材料管理,便于材料账的核对,在材料明细分类核算中。除仓库设置材料明细账核算各种材料收发结存情况外,财务部门在会计核算上,设置“原材料”一级科目,并按照材料物资的保管地点和类别设置二级科目,如公司可设置“日常材料仓”、“事故备品备件仓”、等材料明细分类账,专项工程的材料物资设置“技改工程支出一工程物资”科目进行单独核算、专门管理。财务部门根据仓库转来的材料收发凭证归类汇总登记,用以反映和监督各仓库各类材料物资资金的增减和结存情况。该账可以与仓库按类别或按品种设置材料明细账相互补充和核对。

另外设置“应付账款”科目反映预付采购材料款的结算情况。

3)材料稽核与材料账的核对为了保证核算的正确性,必须做好材料的稽核工作和材料账的核对工作。

材料稽核的基本做法是:材料核算会计员在认真做好每张材料收发凭证的审核的同时,还要定期到仓库主动签收材料收发凭证,并对材料收发、保管业务和核算工作进行检查。一方面要认真审核材料收发凭证,检查所发材料是否超过计划,核对明细账上登记的收发数量与材料收发凭证的收发数量是否一致,计价是否符合规定。

另外,在稽核过程中,还应检查材料收发保管情况和核算手续的执行情况,还可抽查某些材料实际库存与账面库存数量是否相符。只有认真做好材料稽核工作,才能保证做到账证相符、账账相符、账实相符。

材料账的核对,是在材料稽核的基础上,对财务部门和物资供应部门或仓库的材料账簿之间相互数额进行核对。在我公司财务部门、物资供应部门的各级材料账都采用实际成本计价和同时进行实物数量、金额核算的条件下,对账是利用材料总分类账与明细分类账的控制关系进行核对,即材料总账的借方(收入)、贷方(发出)、余额的金额,同所属各类别材料账借方(收入)、贷方(发出)、余额的金额之和相等;各类别材料账借(收)贷(发)余金额,同其所属各品种规格材料明细账的收发余金额之和相等。材料账的核对办法主要采用余额核对法,财务部门和仓库的总分类账账面余额核对相符,材料总分类账的余额与其所属各明细分类账余额之和核对相符。

6、库存材料物资保管

l)按照上级主管部门的物资管理标准化有关规定,贯彻“以防为主”的方针,采取防火、防锈、防漏、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬、防盗、防破坏、防爆、防有害气体(十防)等技术措施,

根据材料物资物理化学性能进行科学的分类、分库、维护保养。

2)做到“四保”、“四无”。“四保”即保管保养,做到“保质、保量、保安全、保急需”;“四无”即库存物资“无盈亏、无锈蚀、无霉烂变质、无损坏事故”。

3)对库存材料物资,要经常进行维护保养,涂油上漆,做好“十防”工作,及时处理超储积压物资。

4)库存物资要按“四号定位”、“五五堆放”的管理规定摆放整齐,库容库貌要整洁干净。7、材料物资清查

为如实反映材料物资资金的数额,保证材料核算的真实性,日常要做好材料收发计量、计价和记账工作,还应对库存材料进行月末盘点自查、年中巡回盘点、年末全面盘点和不定期重点抽查,努力做到账物、账卡、账证、账账相符。

清查核对结果不相符,应查清原因,填制“材料盈亏报告表”报送公司有关部门,按规定程序审批处理。

在清查中,对超过有效期限的物资,应及时向有关部门和公司领导报告,及时处理,以免物资失效浪费。

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