业务跟单流程管理制度

东莞市万豪五金货架有限公司

Dongguan City Marriott shelf hardware Co., Ltd.

业

务

跟

单

流

程

管

理

制

度

文件编号［WH-RR-1.0-101-2013］

编制：彭向阳

实施日期：

业务跟单流程管理制度

一、目的：

为规范业务作业流程，理顺工作关系，提高工作效率，加强业务管理，提升客户服务，特制定本制度。

二、程序：

1、接单：

1.1释义：接单也即合同的签定，订单的取得。

1.2下单方式：客户下单的方式有：通过电话，传真, Email或书面合同等方式。

1.3接单的途径：交易会，出访，参展，邀请客户来访，网站，等等。

1.4接单的形式：

1.4.1合同。

1.4.2确认书：它比合同要简化些，其中包括协议书。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入，。

1.5接单的程序：接单的程序可分为询价，发价，还价和接受四个环节。

1.5.1报价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。

1.5.2接受：买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

1.6相关流程：

16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐，并进行编号；

1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》，进行建档和跟踪，了解客户信息和有计划的拜访；

1.6.3拜访方式分为：电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式；

1.6.4每月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅；

1.6.5业务科每季度要对客户经营状况和信誉度进行一次评审，以防止发生坏帐。

2、审单：即审核合同：

2.1审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2.2审单方法：

2.2.1产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

2.2.2质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

2.2.3数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。

2.2.4单价，总额的审查：

2.2.5付款方式审查：A.付款方式是否能接受？支票，付定金、分期付款等等。B. 支付的货币能否接受？

2.2.6包装要求的审查：

2.2.7工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2.2.8客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？，客户要求包装时公司将其计价

2.2.9客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

2.2.10交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并运输送达完成安装。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。