档案信息化建设的意义
1.1档案信息化建设的意义
面向集团单位集约化管理
从系统应用角度：
多全宗、多层次、大集中
资源共享
电子档案数据存储格式、展示方式、主要业务规范、业务功能实现统一
从档案业务管理角度
上下级业务工作监督检查、统计信息汇总
业务规范化管理：业务规范层层落实、实现规范和个性化的统一
从系统维护、集成角度
J2EE架构，WEB/中间件/服务器
SOA/EAI面向服务的体系结构
公共服务采用WEB SERVICE
数据交换采用XML标准
维护方便、集成性高、开放标准
分层插件式架构
充分保障：
系统寿命
扩展性
可持续发展
模块化——可拆卸、可装载
平台化——业务、运行环境可扩展（按“需”应变）
技术架构的可扩展性
应用集中和分布的切换
存储集中和分布的混合
应用服务器的扩充和变化
接口调整
1.2.1.集团档案管理统一管控的必要性
由于各单位档案信息化建设水平参差不齐、各单位对档案重视程度不同，同时由于经费的限制，单纯依靠各单位自行开展档案信息化建设工作，短期内很难
达到一个较高的水平。因此，有必要由集团档案馆牵头，申请一笔档案管理系统软件专项资金，用于支付档案软件的产品费用，由使用该系统的各级公司支付软件的部署实施费用。这样，在集团统一规划和指导下，一汽集团档案信息化能很快的提高到一个新的高度。
系统建成后，将建立一个覆盖集团及下属各级单位、实现各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台，实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一。通过大集中模式的存储和应用，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，最终使集团内各单位档案信息化管理工作统一提升到国内领先水平。
1.2.2.提高档案业务工作规范化程度
通过对一汽档案管理工作业务流程的信息化改造,能够发现现存业务流程中
存在管理漏洞和运作弊端，通过合理改进和完善后从而有效提升管理水平。
首先，将业务人员的档案管理工作依据标准作业流程进行自然分解，将档案业务人员日常的工作业务流程和业务数据科学、规范的固化到系统中，将极大地提升业务人员的工作规范化程度，降低业务人员工作岗位交接的管理和数据风险，为企业知识资源的完整提供了强力保障。
其次，将日常档案管理数据纳入系统进行管理，只要完成了基础数据录入，便可以最大程度的实现文档和档案信息的透明性和共享，实现文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了业务人员的劳动强度。
最后，将涉及到众多协作方的跨部门、跨流程档案管理任务依据科学管理体系进行归纳和重组，一改"人推事"为"事推人"的局面，大大降低业务人员跨部门之间文档交互和工作协调的时间成本，为企业生产和经营管理的整体协调提供了良好的管理手段。
1.2.3.提高档案利用效率，降低管理成本
从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发
挥更大的作用，只需用少量的投入就可以获得巨大的收益。
档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。档案信息化的建设将为企业培养一大批适应信息化管理的科技人才、建设人才和管理人才，为企业积累依托信息化实现项目管理规范化的建设经验，为企业建设多项目管理信息化平台提供了理论和实践指导，为企业在多项目之间复制成功的项目管理经验提供了科学的实现手段。从而降低企业的项目成本，企业项目成本的有效控制将为企业创造新的利润增长点。
通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化,有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。
据统计，档案信息化建设的成功实施，档案信息利用人员的查档时间可以节省40%；文件重复存储率降低70%；由公司管理引起的法律和审计费用潜在降低为原来1/4；档案利用率将比传统文档和档案管理的利用率提高5-10倍。
简析档案信息化建设的必要性
简析档案信息化建设的必要性 摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。 关键词：信息化信息化建设原则档案 1、档案信息化和档案信息化建设各遵循原则 档案信息化应遵循以下三个原则： 1.1规范性原则 制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化，一方面可以将馆(室)藏的档p 1.2安全性原则 随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略； (如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略；网络安全管理策略等。 1.3效益性原则 由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆(室)藏基础，分析用户需求，研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档
浅谈档案管理中的信息化建设
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
浅谈档案的信息化建设
浅谈档案的信息化建设 摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。 关键词:档案管理信息化建设建设策略 1、档案信息化建设的内涵及重要性 1.1 档案信息化的定义 所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。 1.2 档案信息化建设的过程 档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。 1.3 档案信息化建设的重要性 档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。 2、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题 2.1 急需档案信息化建设的标准和规范 很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统,却忽视了档案信息资源标准规范化的建设,造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务,例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性,软件在实用性方面存在着不足之处,以及所购买的计算机和有关设备型号各异,设备的档次参差不齐,并没有形成标准的硬件环境等。 2.2 档案工作人员的信息化素质有待进一步的提高 档案工作人员的信息化素质参差不齐,有些上了年纪的档案管理人员对纸质档案的管理技术比较熟悉,但是却不懂电子档案的形成、信息的存储、传输以及
现代企业档案管理工作的信息化建设探析
现代企业档案管理工作的信息化建设探析 发表时间：2018-05-25T14:15:43.100Z 来源：《基层建设》2018年第8期作者：李红梅 [导读] 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。 中国能源建设集团黑龙江省火电第一工程有限公司黑龙江省 150090 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。鉴于此，本文对现代企业档案管理工作的信息化建设进行了分析探讨，仅供参考。 关键词：现代企业；档案管理；信息化建设 一、企业档案管理信息化建设分析 档案管理的主要工作是针对档案的收纳、整理、保管以及统计分析等，而档案管理工作的目标在于挖掘档案信息的价值。但随着信息时代的到来，信息进入大爆炸时期，信息数据的规模不断扩大，传统档案管理工作模式难以发挥应有的作用。复杂而庞大的工作量催生档案管理信息化建设的需求，同时也促进了档案管理对信息价值的挖掘。 信息化的企业档案管理工作，通过信息系统对原有档案信息进行加工和存储，并对新信息进行采集和存储，并利用网络技术进行传输和贡献。在企业的不同需求下，还可以调集特定的信息进行分析和总结，供企业进行管理决策。信息化的企业档案管理工作，有效的突破时空对信息和数据的限制，对企业经济活动的效益具有极大的推进作用。因此，企业的档案管理信息化建设不仅仅是档案部门的需求，更是企业经济管理活动及各部门的内在需求，是促进企业管理决策水平提升的重要方式。 二、企业档案管理现代化信息建设的现存漏洞 1、限额分配，导致重视度相对不足 软件与硬件建设为企业进行档案信息化建设奠定了重要基础，他们往往会在一定程度上成为档案信息化管理必不可少的因素。但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而实际上，我国企业并未发展到发达领先地位，相比之下更需要将资金投入到吸引市场以及创新研发等工作之中，且企业资金限额是一定的，造成了企业对档案信息化建设相对重视度不足，缺乏资金支持，从而效率变低，故我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。 2、档案管理工作人员专业知识掌握不够充分 根据相关数据统计，近年来，我从事档案管理的人才收入普遍低于同企业其他部门的人员，这无疑在一定程度上使得档案管理一职求职率低，因此，档案管理工作成为大部分高校毕业人才不愿意踏入的冷门。同时，随着信息时代的高速发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关技术人才的专业素养有了更高、更为严格的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机操作以及处理的技术。大部分企业都面临着档案管理人员专业素质不够优秀，知识结构单一等问题，一定程度上无法满足档案管理信息化的需要。 三、现代企业档案管理工作的信息化建设的措施 1、树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 2、档案信息化的基础设施建设 一是网络环境建设。根据不同服务对象和范围，网络环境建设分为支持内部服务的内网、支持政府部门服务的政务网、与互联网连接，支持大众服务的网络等三个网络。协调好档案部门局域网与本单位办公一体化网络，并纳入本单位办公一体化的框架中，按照统一的技术体制和标准规范组织建设，保证与办公自动化网平滑链接。二是硬件基础设施建设。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置操作系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基本硬件设施主要包括主机设备、浏览器、以及其它一些基础设备等。 3、创新档案管理信息化制度 在当前市场经济环境中，企业档案管理制度应当在形势的发展中给予变化。所以，为了显著顺应企业的发展所需，企业应当创建岗位责任制度与良好的奖惩制度。加快企业中岗位责任制的创建，依照档案管理工作的要求与规律，把具体责任落实到所有部门与员工方面，进一步明确权责。并且，通过良好的奖惩制度缔造企业内部良好的工作氛围，依照具体岗位责任，融合企业的发展实际，通过正确的奖惩方式与实际的考核制度规范人员的行为，以此将工作人员的使命感与责任感调动出来，加强计算机网络软件与硬件的管理，规避信息泄露的风险。 4、强化档案数据信息安全 档案数据信息安全强化的目的就是保证人员获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。 5、培养档案管理信息化人才 加强企业内部员工的培训，培养专业的档案信息化管理人才是企业档案管理信息化发展道路的重点。在日常工作中，企业要注意引进档案信息化管理的专业人才，优化档案管理人员的结构，为档案信息化管理提供人才基础。在这一情况下，企业要定期对档案管理人员进行系统的培训，使相关员工具备档案信息化管理的必备知识和其他需要的学科知识，提高档案管理人员的档案信息化管理能力。除此之外，还要重视档案管理信息化的宣传，使档案信息化管理的重要性深入人心，从而促进相关档案管理工作人员及时转变管理理念，加快档
档案信息化管理的多维度意义
档案信息化治理的多维度意义 档案是一种记录历史，主要用于证明事件真实性的文献史料。它的作用非常广泛。除了常见的人事档案、历史档案之外，还有各级各类性质不同的档案。除具有史料价值、学术研究价值，最根本的性质是档案的纪实功能。能否真实地记录历史，是评价档案资料价值高低的关键环节。围绕着实录这个基本原则，作者认为档案治理的信息化，由以下三个维度的价值构成。 一、政府决策和行政治理中的参考价值 这是公立档案治理机构实行档案资料收集、整理、保存的出发点和落脚点。通过对政府决策和行政治理文书的保存和研究，以此来为政府未来的决策提供参考，有利于维护政策的连续性，更为可行性调查提供重要的文献依据，幸免行政手段的滥用和重复，有利于行政效率的提升。以本人供职的高邮建设档案馆为例。建设档案馆主要保存城市建设决策中的批复、各种报告、规划图纸等。这些档案具有较高的参考价值，城市建设是重大的政府行为，关乎民生。在项目实施之前需要慎重地调查研究，周密详尽地做好工程造价预算，在此基础上拟定施工计划。因为城市建设行为的结果往往是不可逆的。所以，在先期论证时，必须要查阅档案。这样一来，建设档案就具有了极大的有用性。在档案信息化实现以后，省去了繁琐的查阅、装订等环节，使用电子设备实行查阅，当然节约了成本。更重要的意义在于，增强了档案的共享性，提升了传播速度，使用效率也显著提升。多部门之间相互协调配合。对资料实行论证。彰显现代化办公理念。档案保存的时间长度、阅读清楚度和保存质量也有了根本保证。 二、为政府行政提供法制保障 依法治国的根本要义在于简政放权。在法制的框架下治国。档案在此过程中主要有以下两点作用。第一，提升行政行为的清楚度，为政府信息公开提供依据和保障。《中华人民共和国政府信息公开条例》为了保障公民依法猎取行政信息，提升政府工作的透明度，促动依法行
浅谈档案馆信息化建设
浅谈档案馆信息化建设 随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应档案馆发展的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作，适应新时代档案馆的发展，是档案工作者面临的重要课题。 标签：信息化;档案管理;改进;发展 信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是档案馆重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了挑战。在新时代档案馆必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。 1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理 传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案馆不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 要实现档案信息化，就必须建立管理计算机信息系统，为此，档案馆要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下的档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要;其次，依据档案处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客
浅析企业档案信息化建设
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
档案信息化建设的意义
档案信息化建设的意义 档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。 对于管理人员的意义： 1、档案管理不再费时费力 档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。 档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。 具体表现为： 数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。 各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。 自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。 2、检索查询更为方便 传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查
询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。 提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。 提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。 3、档案的查借阅工作更加可控。 传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 对于职能部门的意义： 1、提高整个部门的工作效率 实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 2、提高整个部门的技术水平 企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。 3、有效的进行档案的收集工作 档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。
人事档案管理的信息化建设探析
人事档案管理的信息化建设探析 摘要：伴随现代化信息技术的良好发展，数字化技术被广泛应用、推广于各个 领域中。为此，需要做好人事档案管理信息化建设工作，从而加强人事档案管理 工作的质量，提高人事工作效率，满足社会经济发展的需求和要求。本文就针对 人事档案管理的信息化建设进行了分析。 关键词：人事档案管理；信息化；建设 1人事档案信息化建设的重要意义 1.1为档案提供更为安全的存储环境 传统的档案均为纸质档案，人事档案也不例外。由于客观条件所限，以前的 人事档案只能通过纸质材料保存，而保存纸质档案需要有防虫防霉防火的保管条 件和可供一定数量纸质档案保存的立体空间。人事档案管理进行信息化建设后， 这个问题得到了有效解决，电子档案具有占用空间小、存储量大、对保存条件要 求不高等优点，提高了档案的存储安全度。 1.2有助于提升人事档案的管理效率 由于人事档案具有动态性的特点，因此需要经常进行更新和维护。传统的纸 质档案在多次的查找调阅后容易造成档案的破损，不利于档案的长期保存。运用 了信息化技术手段后，避免了此类事件的发生，并且通过档案信息服务平台，人 事档案可以被快速地找到，人事档案管理人员可以在第一时间进行录入更新，从 而节约了人力物力和时间，提高了管理效率。 1.3为人民群众提供更为便捷的服务 在人事制度改革的大背景下，人事档案的利用率越来越高。人事档案管理进 行信息化建设后，只需要利用互联网技术建立电子档案信息资料库或档案信息共 享平台，在相应的输入框中输入“关键词”就可以快速进行档案查找、调阅，为需 要查阅档案的人员提供了更为便捷的服务。 2人事档案管理信息化建设的应对措施 2.1引进先进技术设备，实现人事管理信息数据化 大部分企事业单位现有人事档案管理基础设施设备都是以老旧设施设备为主，并且其数量并没有满足相应需求，这些设施设备也没有得到完善。在人事档案管 理之中，硬件设备是掌握人事档案管理信息技术的重要支撑。引进先进的信息管 理设备，代替现有信息管理设备，可以减少现有管理开支，同时先进信息管理设 备还能提高信息管理效率。以事业单位网络服务器作为数据平台，将人事管理信 息录入其中，建立专门数据库，重视网络数据库建设和人事档案管理信息化辅助 设备软件建设，从而实现人事档案管理信息数据化。之后还可扩大人事档案信息 化涵盖范围，同时以各单位相应职能和部门管理权限进行规划，分模块建立各部 门人事档案数据资源，利用计算实现网络化工管理，最终建立完善、多层次的人 事档案管理信息网络系统。 2.2创新原有管理软件，提高档案管理人员素质 企事业单位信息化档案管理的相应软件对于信息化人事档案管理有着重要作用，所以对于现有软件进行更新和创新，建立健全人事档案与现有人事档案数据 库进行结合，从而加强人事档案化普及范围。在人事档案管理人员实际操作之前，可以先安排相关人员来实践操作，之后还要学习相关的理论知识。人事档案管理 人员必须要具备设备操作能力，不能出现操作知识缺陷问题，同时，企事业单位 还应该注意人事档案信息保密性与安全性，切不可泄露人事档案信息，为了保证
医院档案信息化建设探析
医院档案信息化建设探析 文章介绍了医院档案管理的内涵，分析了医院档案信息化建设中常见的问题，阐述了医院档案信息化建设的原则，提出加强医院档案信息化建设的措施：院领导对医院档案信息化建设给予足够的重视；完善医院档案信息管理系统；强化网络平台的安全保护；提高医院档案管理人员的综合素质。医院档案是记录所有医疗活动的原始性资料，具有非常重要的使用和保存价值。随着信息技术的发展，有效的推动医院档案朝着信息化的方向发展，大大提高了医院档案的管理效率。本文针对我国医院档案信息化建设过程中存在的问题，指出要采取有效措施给予解决，以更好的推动医院档案信息化建设的进度和质量。 标签：医院档案；信息化建设；问题；措施 当前，随着医疗行业和信息技术的快速发展，有效推动了医院档案信息化建设的发展。这不仅可以有效的提高医院档案管理的效率和质量，而且还能实现信息资源共享，大大提高档案信息资源的利用率。同时，医院档案信息化建设还能够为医院的科研教学、医疗护理、论文撰写及工作质量评价等提供良好的平台，进一步推动我国医疗行业的发展。 一、医院档案信息化的内涵 随着办公无纸化、自动化的发展，对医院档案的管理工作带来了极大的挑战，因为声像档案、病人健康档案、文书档案和各种病历的书写、归档、审核、利用等都可以借助计算机和网络来完成，从而推动医院档案从纸质载体逐渐向电子文件方向发展，并逐渐步入网络信息化时代。 医院档案信息化一般是指借助现代网络信息技术来对档案信息资源进行系统化、规范化管理，便于后期對档案的管理、获取、处理、传输和利用。同时借助计算机网络的优势还能够实现档案资源的共享，不仅可以有效的提高医院档案的管理效率和水平，而且还能提高档案的利用效率。 医院档案信息化主要包括以下四个方面的内容：（1）档案信息的数字化处理。如今，我国大部分的医院已经开展了档案信息化处理技术，如HIS、OA系统的应用，其不仅可以大大节省医务人员的工作时间，提高其工作质量和工作效率，而且还能实现医院之间的有效沟通；（2）实现档案信息资源的有效共享。随着医院档案信息化建设的不断推进，我国大部分的医院档案已经实现资源共享，如门诊病历、健康体检档案住院病案等；（3）实现档案信息网络化的传递、接收、存储和利用；（4）构建档案信息化管理模式。HIS、OA系统在医院档案管理中得到了广泛的应用，并且信息化技术的发展，CIS（统一化系统）、MIS（管理信息系统）逐渐被引入到医院档案信息化建设之中，有效的提高了医院档案管理工作的效率。 二、医院档案信息化建设中常见的问题
浅论加强档案信息化管理的意义及其措施
浅论加强档案信息化管理的意义及其措施 发表时间：2018-05-17T11:00:11.357Z 来源：《教育学》2018年3月总第138期作者：杨晓波[导读] 本文简述了档案信息化管理的主要特征，对加强档案信息化管理的意义及其措施进行了论述分析。 吉林省松原市前郭县档案局吉林松原138000 摘要：随着信息技术和网络技术快速发展，档案记录方式出现了多样化的趋势，传统的档案管理手段已经不能适应新形势，因此需要加强档案管理的信息化管理。基于此，本文简述了档案信息化管理的主要特征，对加强档案信息化管理的意义及其措施进行了论述分析。 关键词：档案信息化管理特征措施 一、档案信息化管理的主要特征 1.网络化特征。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度地节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。 2.便捷特征。档案信息化管理具有便捷化特征。档案信息化管理就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。 二、加强档案信息化管理的重要意义 1.实现资源共享。实施档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。 2.提高档案利用效率。档案信息化管理目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。档案管理应该对档案信息实行动态化管理，探索建立电子档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升档案的价值。 三、加强档案信息化管理的措施 1.加强档案信息化管理设备基础建设。先进的信息管理设备是档案进行信息化管理的物质基础，为了提高档案信息化管理水平，企业或政府单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率将会大大提高，档案信息化管理进程的步伐也会加快。 2.健全完善档案信息化管理制度。具体表现为： （1）档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案信息化管理中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化管理过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。 3.强化档案信息化的标准管理。档案信息化管理并不是一项容易的工作，其涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化管理过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。 4.提升档案信息化管理人才的综合素质。主要表现为： （1）合理引进档案信息化管理的技术人才。档案信息化管理过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案信息化管理过程中的各种技术难题。（2）加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化管理的中坚力量。因此，在档案信息化管理的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。参考文献 [1]王静敏档案数字化管理理论与应用[J].现代经济信息，2017，（06）。 [2]戴彦档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2017，（01）。
浅谈档案的信息化建设
浅谈档案的信息化建设 内容提要： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现以及在现实中急需解决的问题。 关键词：档案信息化 国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。一、档案及其信息化 （一）档案概述 “ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 （二）档案信息化建设 开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。 二、档案信息化建设的必要性 （一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。 随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。 （二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。 档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。 （三）档案现代化管理可以增加信息存储量。 现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。 三、如何实现档案信息化建设 档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应
浅谈人事档案管理信息化建设
浅谈人事档案管理信息化建设 作者：李香仙 来源：《科技创新导报》2011年第17期 摘要:人事档案的信息化管理,是人事档案工作发展的必然趋势。加强人事档案管理信息化、现代化水平,发挥人事档案作用。提出了全面加强高校人事档案管理工作。对传统人事档 案妥理模式的改革和创新。 关键词:人事档案管理人事档案管理制度信息化建设 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0221-01 人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录,真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表,是个人经历、思想演变、 家庭与社会关系的反映;历年的鉴定,记载着个人不同时期的表现和组织的评价;是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证;政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料,是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术,不断提高档案管理工作效率,提升档案管理水平。 1 建设目标要求 运用现代信息技术,基于信息化战略规划和档案馆的信息化总体要求,面向人事档案工作的全过程规划、设计和建设一个能够实现档案馆与其他部门信息系统集成和数据共享,能够支持人事档案全过程业务工作自动化开展,支持人事档案信息的网络化(分权限)查询利用服务,并将 通过该系统的应用,实现人事档案工作的现代化管理,使档案馆能够在人事档案工作过程中不断改进服务方式,提高办事效率,提升管理水平,促进人事档案管理体制的改革。 2 系统结构要求 人事档案的收集、归档、整理、保管、利用、转出等业务工作的网络化运行。要求档案数据集中存储,应用程序采用B/S运行模式,客户端不需要安装任何插件。要求系统的运行基于档案工作的业务流程实现业务与信息的自动化处理与运行。要求与学校其他部门的信息系统实现系统集成,实现信息资源共享。系统中的人事档案信息资源包括人事档案案卷和卷内文件的目 录信息、电子全文信息;系统设备资源包括数据库管理系统及服务器、存储器等软硬件资源。要求系统用户分权限设置。要求使用系统的每个用户都拥有特定的功能权限和数据访问权限(根据岗位设定),功能权限的设置要求细化到功能组件级;数据权限的设置要求细化到目录(行与列的权限)和全文(修改、浏览、下载、打印等);同时要求做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行(至少在工作时间内);档案数据要求做到物理归档,因此需要与其他业务系统的数据
档案信息化建设的意义
1.1档案信息化建设的意义 面向集团单位集约化管理 从系统应用角度： 多全宗、多层次、大集中 资源共享 电子档案数据存储格式、展示方式、主要业务规范、业务功能实现统一 从档案业务管理角度 上下级业务工作监督检查、统计信息汇总 业务规范化管理：业务规范层层落实、实现规范和个性化的统一 从系统维护、集成角度 J2EE架构，WEB/中间件/服务器 SOA/EAI面向服务的体系结构 公共服务采用WEB SERVICE 数据交换采用XML标准 维护方便、集成性高、开放标准 分层插件式架构 充分保障： 系统寿命 扩展性 可持续发展 模块化——可拆卸、可装载 平台化——业务、运行环境可扩展（按“需”应变） 技术架构的可扩展性 应用集中和分布的切换 存储集中和分布的混合 应用服务器的扩充和变化 接口调整 1.2.1.集团档案管理统一管控的必要性 由于各单位档案信息化建设水平参差不齐、各单位对档案重视程度不同，同时由于经费的限制，单纯依靠各单位自行开展档案信息化建设工作，短期内很难
达到一个较高的水平。因此，有必要由集团档案馆牵头，申请一笔档案管理系统软件专项资金，用于支付档案软件的产品费用，由使用该系统的各级公司支付软件的部署实施费用。这样，在集团统一规划和指导下，一汽集团档案信息化能很快的提高到一个新的高度。 系统建成后，将建立一个覆盖集团及下属各级单位、实现各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台，实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一。通过大集中模式的存储和应用，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，最终使集团内各单位档案信息化管理工作统一提升到国内领先水平。 1.2.2.提高档案业务工作规范化程度 通过对一汽档案管理工作业务流程的信息化改造,能够发现现存业务流程中 存在管理漏洞和运作弊端，通过合理改进和完善后从而有效提升管理水平。 首先，将业务人员的档案管理工作依据标准作业流程进行自然分解，将档案业务人员日常的工作业务流程和业务数据科学、规范的固化到系统中，将极大地提升业务人员的工作规范化程度，降低业务人员工作岗位交接的管理和数据风险，为企业知识资源的完整提供了强力保障。 其次，将日常档案管理数据纳入系统进行管理，只要完成了基础数据录入，便可以最大程度的实现文档和档案信息的透明性和共享，实现文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了业务人员的劳动强度。 最后，将涉及到众多协作方的跨部门、跨流程档案管理任务依据科学管理体系进行归纳和重组，一改"人推事"为"事推人"的局面，大大降低业务人员跨部门之间文档交互和工作协调的时间成本，为企业生产和经营管理的整体协调提供了良好的管理手段。 1.2.3.提高档案利用效率，降低管理成本 从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发