进销存管理系统操作说明手册
进销存管理系统操作说
明手册
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宏正软件
企业进销存管理系统操作说明书
宏正软件
余姚市宏正计算机技术有限公司
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第一章系统主界面介绍
系统主界面是软件的总体功能窗体，所有的操作都在其上进行。进销存软件系统包含五块内容：仓库管理、采购与供应商管理、销售与客户管理、基础数据管理、系统管理。
系统界面
了解系统主界面菜单栏、工具栏、单据栏、消息栏、目录栏、报表栏、导航等功能
了解如何把单据添加到收藏夹下面
功能介绍
【菜单栏】：各项操作功能的罗列（后面会作详细说明）。
【工具栏】：以直观的图示方式，让使用者更方便、更快捷的选择和执行菜单每一项功能，工具栏只对单据和报表进行操作。
【目录栏】：分为业务操作、最近常用单据（使用者点击单据之后会自动保存在常用单据下面）和收藏夹三项内容。
【消息栏】：是使用者之间消息交互（可通过传送信息传递需要审核的单据信息，有关预警以及待办事项提醒的人机交互信息）。
【报表栏】：以直观的图示方式，让使用者更方便、更快捷的选择自己需看的报表。
进销存系统界面：
请参见：实操案例——系统界面——进销存系统界面图1-1-01
工具栏：
请参见：实操案例——系统界面——工具栏图1-1-02
目录栏：
请参见：实操案例——系统界面——目录栏图1-1-03
消息栏：
请参见：实操案例——系统界面——消息栏图1-1-04
报表栏：
请参见：实操案例——系统界面——报表栏图1-1-05
主操作界面包括菜单栏、工具栏、单据栏、消息栏、目录栏、报表栏、导航栏。如图1-1-01-01
图1-1-01-01 进销存管理界面
【菜单栏】：各项操作功能的罗列，如下：
文件：单据的新建、保存、取消、删除；打印设置、打印预览、打印
编辑：单据的记录移动、查找、过滤、刷新
仓库管理：与出入库有关的业务单据
采购与供应销管理：各类反映采购情况
销售与客户管理：各类反映销售情况
基础数据管理：公用基础数据，包括：物料信息、往来信息、仓库等等
系统管理：用户管理、系统控制、内部管理等
窗口：用户口令修改、计算器
帮助：使用户可以更详细了解软件的相关事项
采购与供应商管理系统界面，如图1-1-01-02
图1-1-01-02 采购与供应商管理界面
销售与客户管理界面，如图1-1-01-03
图1-1-01-03 销售与客户管理界面
【工具栏】：以直观的图示方式，让使用者更方便、更快捷的选择和执行菜单每一项功能，工具栏只对单据和报表进行操作。如图图1-1-02
图1-1-02 工具栏
【目录栏】：分为业务操作、最近常用单据（使用者点击单据之后会自动保存在常用单据下面）和收藏夹三项内容，如图1-1-03
图1-1-03 目录栏
如何添加单据到收藏夹
按下Ctrl健直接拖动鼠标点击需要收藏的单据到
【消息栏】：是使用者之间消息交互（可通过传送信息传递需要审核的单据信息，有关预警以及待办事项提醒的人机交互信息）。
图1-1-04 消息栏
新建新消息：
1.在消息栏内，单击“新消息”按钮。
2.在“收件人”框中，键入每位收件人的名称，分别用英文分号 (；) 隔开。
若要从操作员中添加收件人，请单击“收件人”框后面的查找按钮，然后选择所需的收件人名称。
3.在“主题”框中，键入消息主题。
4.撰写消息，然后单击新消息工具栏上的“发送”按钮。
阅读消息：
在消息栏内双击要读取的消息或点击“消息中心”按钮，打开消息中心对话框，点击“收件箱”阅读要读取的消息。
【导航栏】：以树型罗列各个模块。这个树型模块可以用鼠标向上向下拖动，注：鼠标则放在树型模块的最顶端方可拖动。
【报表栏】：以直观的图示方式，让使用者更方便、更快捷的选择自己想要看的报表，如图1-1-05
第二章系统初始化
系统初始化是企业业务的基础资料设置和启用账套时期初数据的录入。本章主要讲述了进销存管理系统在使用前的初始化工作——基础设置、初始化数据录入等操作，为下面更好使用系统打下基础。
基础资料
掌握基础数据的设置
背景
基础资料是系统各种基础数据的总称。如：客户、供应商、部门、雇员、产品类别、产品目录等信息。
功能介绍
基础资料设置和初始数据录入是应用系统进行日常业务处理所必需进行的，包括业务资料的设置，这里的每一步设置都关系到系统启用后对应模块的操作，是为后面更好的使用软件打下基础，故，基础资料的设置是相当重要的。
举例
产品类别：
请参见：实操案例——基础资料——产品类别表图2-1-01
产品目录：
请参见：实操案例——基础资料——产品目录表图2-1-02
BOM结构：
请参见：实操案例——基础资料——BOM结构图2-1-03
联系类型：
请参见：实操案例——基础资料——联系类型表图2-1-04
往来单位：
请参见：实操案例——基础资料——往来单位表图2-1-05
(1)产品类别。在系统主界面，选择
［基础数据管理］［产品类别］，输入资料信息。
如图
2-1-01
图2-1-01-01物料——新建产品类别同级
图2-1-01-02物料——新建产品类别下级
编码规则如：** *** *** *** ***
第一级编码 2位 **
第二级编码 2位+3位=5位 ** ***
第三级编码 2位+3位+3位=8位 ** *** ***
第四级编码 2位+3位+3位+3位=11位** *** *** ***
第五级编码 2位+3位+3位+3位+3位=14位01 代表机械
01001代表机械下面的机械原辅材料01001001代表原辅材料下面的标准件001代表标准件下面的铆钉
0代表铆钉下面的铝铆钉
1、上级编码：上级类别的编码。
2、类别编码：类别的子编码。上级编码+类别编码=完整的类别编码。类别编码必须具有唯一性。
3、类别名称：类别的名称。类别名称必须具有唯一性。
4、备注：类别的辅助说明。
5、对应材料科目：如原材料、包装物等。
6、对应应收科目：应收科目（与应收块相连时使用）
7、对应应付科目：应付科目（与应付块相连时使用）。
(2) 产品目录。在系统主界面，选择［基础数据管理］［产品目录］，输入产品目录的信息。注：有类别才能有目录，且目录是类别中最明细的一级,如图2-1-02-01
图2-1-02-01物料——基本属性——建产品目录
栏位说明：打“*”必填
1、* 物品编码：它必须具有唯一性，根据编码方案，对每种物料进行具体的逐一编码。可由阿拉伯数字、英文字母组成，如例子中的编码：它是铝合金最明细的一级铝合金升降机（LHJ-8）。
2、助忆词：填入易记的名称。
3、*物品名称：物料名称，如铝合金铝合金升降机
4、* 计量单位：它是物料的单位。注：计量单位必须在［基础数据管理］［计量单位］里设置好（如何设置，后面会有详细说明）。
5、规格型号、物品产地、条形码、工程图号、物品说明、颜色、特性、尺寸，这些资料根据需要填写。
6、产品来源：标识物料的来源，是采购的，还是自制的。选项为系统默认，如图2-1-02-02
图2-1-02-02 产品来源
①采购件：从供应商处购买。[主供应商]：主要的购买地。[提前期]：采购提前期。
②厂内制造件：车间内部生产。[提前期]：生产提前期。
③外协制造件：外协单位加工生产。[提前期]：外协加工提前期。
说明：产品类别与产品目录的关系。产品类别是对企业物料的分类，产品目录是企业中实实在在存在的物料。对企业中的物料进行分类，从成品、半成品、原材料开始，逐级细化，如原材料还可以按材质分为：塑料件、五金件等。成品还可以按用途分。（产品类别支持分级功能）在输入产品类别的基础上，按照类别输入其下的产品目录。
(3) BOM结构。在系统主界面，选择［基础数据管理］［BOM结构］，输入产品的信息。
如图2-1-03 （就以上述铝合金升降机为例）
图2-1-03
BOM即物料清单，一般亦可称为产品结构表或配比表，它乃用来表示——产品﹝成品或半成品﹞是由那些零组件或素材原料所结合而成之组成元素明细，是所有产品，半成品，在制品，原材料，配套件，协作件等等与生产有关的物料的统称。
如图2-1-03（就以铝合金升降机为例），升降机已是一个成品，在这张物料清单里可以看出，铝合金升降机是由哪些零部件组成（如它是有电箱总成、底盘总成、桅杆总成、液压总成等等一些子件组成）。简单的说一个产品就是由许多个子件组成。
(4) 联系类型。在系统主界面，选择［基础数据管理］［联系类型］，输入资料的基本信息，
如图2-1-04-01
图2-1-04-01 联系类型
1、联系类型设置同产品类别编码设置一致。
2、联系类型下有三种类型系统已默认（供应商、客户、外协）。
图2-1-04-02 新建
工具栏：新建、建下级、修改、删除、保存、取消等等。
新建：主要是新建同级类型，如客户、供应商都是一级类别，他们就是同级，如图2-1-04-03
图2-1-04-03 联系类型同级
注：类型编码要按照上面所提示的编码规则进行，如果使用者不按照编码规则（如编码规则写着两位数据**，你写一位数*），即按保存键时它会有一个错误的提示，如图2-1-04-04
其他编码如联系类型相同，使用者请注意这一点。
(5) 往来单位。在系统主界面，选择［基础数据管理］［往来单位］，输入资料的基本信息
如图2-1-05
图2-1-05 往来单位——基本信息
往来单位收录了客户、供应商的基本信息，如
公司代码：往来单位编码。
助忆词、公司名称、英文名称、公司地址、送货地址、法人代表、邮政编码、公司电话、公司传真、司邮箱、公司网址、所属地区等。
说明：联系类型与往来单位的关系。联系类型是对企业各类往来单位的分类，往来单位企业各类往来单位的名称，（关系同：产品类别、产品目录相似）。对企业中的往来单位进行分类，从供应商、客户、外协开始，逐级细化，如供应商还可以按重要程度可分为：主要供应商、零星供应商等。按地区可分为：华东地区、华南地区等。按供应的材料可分为：塑料件供应商、五金件供应商等。（联系类型支持分级功能）在输入联系类型的基础上，按照类别输入其下的往来单位。
(6) 部门。在系统主界面，选择［基础数据管理］［部门］，输入资料的基本信息，如图2-1-06-01
2-1-06-01 部门
1、部门里面有四个类别是系统默认：管理部门、公司仓库、生产车间、其他部门。
2、管理部门为企业的内部组织机构：采购部、销售部、财务部等等。
3、公司仓库为企业的物料存放地：原料仓、成品仓、半成品仓等等。
4、生产车间为企业的参加生产的各个车间。
部门设置支持分级编码。（与上面的产品类别、联系类型类似）
注：设好部门职能，如是参与采购的部门，应选择，图1-1-07所示，有些单据（如采购入库单）只能选择有参与采购属性的部门。
其他部门职能类似，如参与销售的部门，选择。
基础数据里面的操作都是基本相同，对客户而言也比较容易入手。
注：公司仓库、公司车间，没有单独设立分开，如图2-1-06-02
仓库参数（部门参数）说明：图2-1-06-01部门参数有三个，如与产品连接、允许负库存等。
①与产品连接：用户如果选择，在出入库单据中，产品只能存放到指定仓库。（仓库与
产品的关联在仓库初始化中设置）
②允许负库存：公司仓库里的原料、产品仓等如有存在负库存的话，点击
如此设置是为避免客户在新建单据中出现负库存而不能保存。
③不参与物料核算：打勾表示，与参与物料核算（与物料核算块相连）
④仓库属性：它有五个默认的存储仓，包括存货仓、检验仓、废品仓、现场仓和委外仓，如图2-1-06-
03
存货仓：存放物料的普通仓库
检验仓：还未经检验的暂时存放地
废品仓：存放废品、废件的仓库
现场仓：一般是指车间
委外仓：一般是指外协
(7) 雇员。在系统主界面，选择［基础数据管理］［雇员］，输入资料的基本信息，如图2-1-07
图2-1-07 雇员
雇员也就是公司内部的员工详细档案，它包括每个部门的员工资料，资料如2-1-07所示，员工编号不能重复输入，以上资料必填有：雇员编号和姓名，其他资料可填可不填，这里根据企业内部需要。
(8) 计量单位。在系统主界面，选择［基础数据管理］［计量单位］，如图2-1-08
图2-1-08
计量单位也是系统默认，如非默认的计量单位可根据客户新增或修改已默认的单位。
(9) 仓库初始化。在系统主界面，选择［仓库管理］［初始化］［仓库初始化］，图2-1-09
图2-1-09-01 仓库初始化录入数据
仓库初始化就是使用者启用系统时，对物料的一个期初数、期初价、期初额数据进行录入，这些也是使用者启用系统前的前期工作。注：每选择一种（如所有产品、当前仓库的产品等）都要“刷新”一下
表头说明：
①仓库名称：在基础资料里仓库名称已做设置，使用者只在这里选择需要初始化的仓库名称。
如图2-1-09-02
图2-1-09-02
②产品类别：显示指定产品类别下的物料。如图2-1-09-03
图2-1-09-03
③所有产品：显示指定产品类别下的所有产品。
④当前仓库的产品：显示指定产品类别下当前仓库已经初始化过的产品。
⑤当前仓库以及未初始化过的产品：显示指定产品类别下当前仓库已经初始化过的产品和还未被任何仓
库初始化过的产品。
上述所讲一一输入各种物料在对应仓库中的期初数、期初价、期初额数据，然后再点保存。仓库初始完毕后，即可正式开帐。
用户管理