人事档案管理制度

人事档案管理制度

1.目的

员工人事档案是公司、人力资源部在人员招聘、调动、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化，同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。

2.适用范围

适合公司全体员工。

3.档案管理的机构和职责

3.1机构：员工人事档案管理工作由人力资源部专设档案室进行统一管理，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、其他部门的监督、检查与指导；另外人力资源部要不断建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序。

3.2档案管理员职责：

3.2.1要严格执行保密原则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。

3.2.2贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有

关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。

3.2.3负责公司人事档案信息的维护与管理，档案材料的收集、鉴别、整理、传递、保管和提供查（借）阅等工作。确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。

3.4办理其他相关事宜。

4.人事档案分类

4.1基础人事档案

（1）个人简历、员工应聘登记表；身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

（2）劳动合同、保密合同、补充协议等。

（3）员工花名册、图像资料、电子作品等电子版档案。

（4）员工离职申请表，离职工作交接清单。

4.2培训档案

（1）新员工入职培训试卷、培训心得、培训签到表。

（2）参加培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。

（3）培训服务协议。

4.3职位档案

职务任命书、职务变动申请、职位职务变更记录。

4.4薪酬考核档案

（1）试用期考核表、员工试用期总结、转正申请表。

（2）月度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

（3）调薪申请单、调薪/降薪记录。

4.5其他档案

（1）公司出台的相关政策，文件。

（2）各类奖励、处罚记录。

5. 人事档案的内容

5.1档案管理的基本要求

人力资源管理部门必须按照员工花名册中的档案编号进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，方便查找。

5.1.2档案编原则：档案编号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，员工档案编号与员工工号保持一致。档案编号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案标号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推，编号原则参照《河南蓬勃实业有限公司员工工号编码原则》。

5.1.3档案归档要求

（1）集团各分子公司管理层及后勤人员每人一个档案袋，档案袋上注明姓并按部门档案编号从小到大顺序存放。

（2）一线员工档案资料统一按照：劳动合同→员工应聘登记表→学历证书复印件→身份证复印件→户口本复印件→各种资格证书复印件顺序排好装订。

5.2人事档案的收集、整理与更新

（1）在职员工档案：日常收集员工转正审批表、调动审批单、职务任免、各种奖励与惩罚、培训协议等材料；定期进行全面更新维护。（2）新进员工人事档案，必须于办理入职一周之内，将新员工的人事档案录入电子版花名册；并编号、整理归档。

（3）离职员工档案，每周周三整理一次，将离职员工档案另行存放于指定位置，妥善保管。

（4）员工电子档案中的花名册，按照《河南蓬勃实业有限公司员工花名册填写标准》填写，每天核对更新，将新入职的员工信息及时录入，将调动、离职及时移动。

6.人事档案管理流程

6.1入职档案管理流程：新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、应聘登记表》。

（1）身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、户口本（户主所在页及本人所在页印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件。

（2）劳动合同2份（必须保证本人签名处所签名字为劳动者亲自所签）。（3）特殊岗位须保密的，入职前必须签订《保密协议》，并按手印确认。

6.2转正档案

（1）转正申请书，由本人撰写，主要内容以工作以来的感悟和收获、工作中的不足和优势及转正后的计划等为主。

（2）《员工转正审批表》此表由员工本人填写，经部门负责人、人力资源部签署转正日期，并签字批准。

6.3调动档案管理流程

6.3.1员工异动流程：由员工本人填写《员工异动审批单》，人力资源部相关负责人核实员工入职时间、薪资水平、社保缴纳情况；然后由调出部门负责人、调入部门负责人、人力资源部签字批准后方可调离。

6.3.2转出的档案管理流程

（1）必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。

（2）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。

（3）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。

6.4离职档案管理流程

6.4.1正式员工离职提前一个月告知人力资源部，并至少提前一周到人力资源部领取《员工离职申请表》，由本人填写完整后，退还公司物品，经部门负责人及人力资源部批准后，人力资源部开具《解除劳动合同书》后与该员工解除劳动关系。

6.4.2在员工办理完离职手续的次日，档案管理员应将相关离职员工档案由正式员工文件夹中转移进离职员工档案文件夹中；另外，电子版花名册中将离职员工移入离职员工表中。

6.5人事相关的奖惩档案管理流程

需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当奖惩已落实公布之后，档案管理人员应及时跟进相关的奖惩材料，将奖惩纸质材料整理入档。

6.6基本档案资料变动流程

当员工的基本资料有变动时如学历、住址、联系电话、个人技术职称、婚姻状况等，应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。

7.人事档案的借阅、转移与保存

7.1档案借阅

7.1.1凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的人资专员核实理由，经人力资源负责人签批后，方可借阅，在查阅档案时必须有人力资源部人员在场；人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续，并在规定时间内归还完整档案。

7.1.2查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。

7.1.3如有未按规定借阅档案的人员，按以下规定执行

（1）档案管理员及时提醒还档日期，未在规定时间内未归档案者，

延迟一天罚10元，另外，恶意延迟10天以上未归还者，视情节严重程度罚款200—500元，从当月工资中扣除；。

（2）未先征得主管人事部门同意批准，摘抄、复制、拍摄档案内容，发现一次，罚款50元，从当月工资扣除，并没收或销毁摘抄、复制、拍摄档案内容；

（3）在借阅档案时，出现遗失、污损、抽换、折卷和转换等情况，视档案损辉程度罚款10-200元，从当月工资扣除，并及时追回或修补缺失档案。

7.2人事档案保密规定及保存期限

7.2.1公司人资专员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

7.2.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的离职员工档案归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁（高管人员保留至该员工离岗三年止）档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁。

8.人事档案相关表格

8.1《员工应聘登记表》

8.2 《面试评价表》

8.3《员工转正审批表》

8.4《员工异动审批单》

8.5《员工离职申请表》

8.6《人事档案借阅登记表》

8.7《人事档案销毁登记表》

9.附则

9.1本制度由人力资源部负责解释。

9.2本制度自发布之日起执行。

集团人力资源部

二○一六年十月二十四日