采购部部门规章制度

采购部部门规章制度

【篇一：采购部管理制度与工作流程】

采购管理制度与工作流程

一、目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用

范围：适用于本公司采购管理。三、内容： 1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有

的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基

本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示：

1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2）供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方

面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综

合打分。 3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采

购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等

要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、

质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图

1）销售部提出采购需求，

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图

1） 2） 3） 4）

采购商品入仓后，做应付款计划

计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一

致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；采

购部审批到期应付款总经理批准付款

5、商品到货验收流程

1） 2）

仓库根据供应商送货单验收产品

验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后

方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

6、促销流程

1）每周例会上确定促销计划

2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间 3）报总经理申

请促销采购资金 4）落实采购订单和促销执行方式 5）反馈促销结果

在下周例会上通报 7、退货流程

1） 2） 3） 4）

门店填写退货申请单，写明原因

采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单不能退回

供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

四、采购管理制度：

1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全

比价制度，保证采购产品的质优价廉。

3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下

月用款计划。

4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将

原因提前两日通知请购部门或请购人。

5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责采

购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制

订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的

执行和落实情况；（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理

工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制：

（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有

效降低成本；（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本

控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商：

【篇二：采购岗位职责及管理制度】

物资采购管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济

责任，确保生产经营的持续稳定，依据相关法律法规制定本制度。

第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。

第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。第四条公司固定资产的购置适用本制度。第二章物资采购规定

第五条物资采购实行归口管理制。原料，辅助材料、包装物、修理

用备件及后勤用物资及办公用品由供销部负责采购。特殊情况下，

经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。供销

部主管根据生产技术部门的《月生产计划》及库存情况编制《月采

购计划》及库存情况编制《月采购计划》，经总经理批准后实施采购。

所有采购, 必须事前获得批准.各部门应事先填写“采购物品请购单”，由部门经理签字后，报供销部经理。未经计划并报审核和批准，除

急购外不得采购，急购需在申请单上注明“急购”，并由总经理补批；凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核

定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；请购核决权限：1. 原物料、包装材料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。(2) 请购金额预估在1万元以下者，由供销部

经理核决。2. 总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由

供销部经理核决。(2)请购金额预估在1000元以上者有总经理核决。 ??第五条请购案件的撤销 (一)请购案件的撤销应立即由原请购部

门通知供销部门停止采购，同时于“请购单”注明撤销原因。 (二)供销部办妥撤销后，依下列规定办理： 1.供销部门于原请购单上由请购

部门签字确认后，送回原请购部门。2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请

购单退回原请购部门。?3. 原请购单未能撤销时，供销部应通知原请

购部门。

第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测

市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。?

第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，

详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。

第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资

价格低廉，质量上乘。大宗物资采购根据情况实行招投标制度。

第三章发票入账及付款程序

第九条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库

手续，具体要求如下：

1.原料入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录

入电脑。2.辅助材料、包装物由仓库保管凭质检单办理入库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。

3.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资

名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：

a/经办人填制发票入账,b/保管员根据收货情况签字确认,c/部门经理

审核,d/会计审核发票合法性,e/总经理签字准予入账,f/财务挂账作为

日后付款的依据。第十条物资采购付款原则上采取先入账后付款的

制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以

办理采购预付款手续。

第十一条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入

账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：

1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付

款审批。否则财务有权不予批准付款。

2.申请付款，由经办人填写资金申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。

经办人填写资金申请单，部门经理签字，财务会计根据发票入账情

况审核，总经理根据资金情况签字出纳办理汇款。

3.需要预付款的部门，直接填制资金申请单，附采购合同，经财务

审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此

挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。第四章

附则

第十二条本制度从批准下发之日起执行，由供销部负责解释。第十四条本制度从年月日起下发执行。定义

1、供应商：是指能向采购者提供货物、设备和服务的法人或其他

组织。 2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公

司合作的供应商。 3、请购单：是需求部门根据需要采购的项目所

填写并提交给采购部的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限

必须签批。

4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估

的表格，由采购经理对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交

总经理与董事长进行审批。

5、供方年度业绩评定表：是每年度对供应商交货准时率、品质和

售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商

继续合作。

7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由

技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所

采购货物给出验收报告和处理意见。

采购部工作职责

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有

的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

第一条加强物资的计划管理。根据各部门上报的月度、年度所需物资计划及库存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料采购计划。?

第二条密切配合生产部生产需求，及时按质按量地采购到生产所需物资。与仓库保管人员协调沟通，做好物资进仓联合作业，对物资

质量、数量进行严格检查，把好物资进仓质量关。?

第三条加强采购的事前管理，建立完善的原材料、物资价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量。在重质量、遵

合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。

1、对第一次供应重要物资的供方，提供相关的资质证明。（税物登记证、经营许可证、卫生许可证等），还需经样品测试及批量试用，测试合格方能供货。

2、对于一般物资供方，除应提供必要的质量证

明文件外，还需要经过样品验证和小批试用合格，使用部门或生产

部门提供评价意见，质检部门出具检验报告，经总经理批准，可列

入《合格供方名录》。

3、对于批量供应辅助物资的供方，也应提供质量证明文件，质检部相关人员在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由总经

理批准后即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其

进货验证记录即作为对此供方的评价。4、供方产品如出现严重质量

问题，使用部门应及时向供销部门提出，供销部填写《纠正和预防

措施处理单》。供销部核实清楚后，立即向供应商发出如《纠正和

预防措施处理单》。两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取

消其供货资格。

第四条在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，严格进行供应商评估、甑选，以保证供应商供货质量；并处理好与供应商的关系。供应商选择标准：

a、具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；

b、注册资金达到50万以上的一般纳税人；

c、健全的商务管理流

程和制度；

d、良好的财务状况，至少可以给予三个月以上帐期；

e、具有优势

的产品资源；

f、相对有利于我公司的配货地理区位；

g、积极的合作态度；

供应商选择、评价和终止办法

供销部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方年度业绩评

定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，

其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60(或质量评分低于48)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理

批准，但应加强对其供应物资的进货检验，并执行上述条款。连续

二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

第五条认真分析采购工作，根据市场变化来改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议。

第六条加强物资订购合同的管理。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，做到采购回来的物资符合质量要求，使用部

门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。第七条严格遵守采购规范流程，按流程办事，并做好采购相关文档

的存档、备份工作。

采购经理工作职责

1、拟定采购部门的工作计划与目标

2、负责主要物资的采购

3、采

购制度的建立与改善

4、督导采购部门的业务及所有人员的考核

5、主持或参与与采购业务相关的会议，并做好部门间的协调

6、与供应商谈判价格、付款方式、及交货日期，签定采购合同与定

购单 7、降低采购成本 8、调研供应商

9、建立与供广应商的良好关系

10、收集价格情报，调研市场行情及替代品资料

询价单/报价单

【篇三：公司内部采购管理制度】

公司内部采购管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低

物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督

管理，特制定本制度。

第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。

第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比

价采购，货比三家，选购同等材料质优、价廉、服务好者。

第二章采购流程

第四条请购的提出

1、各生产部门依物料需要状况、库存数量等要求，提前填报《请购单》，包括生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；

2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开

立《请购单》；

3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；

4、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。第五条请购核准权限

1、生产所需原材料由仓库保管员汇总后报生产副总，生产副总确认

签字后上报总经理签字后方可送采购部。

2、常用办公用品及物业所需物品请购，由综合办公室填报《请购单》，报总经理核准后方可送采购部。

第六条请购的撤消

1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请

购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知

会采购部。

2、采购部门接获通知后，立即停止采购。

3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥

善处理善后事宜。

第七条采购方式

根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：

1、集中采购公司通用性大宗物料，以集中采购较为有利，依定时或

定量之计划进行采购；

2、合约采购公司经常使用之物料，采购部应事先选择供应商，确定

供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购；

3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。

第八条询价、议价

1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，

应选择至少三家供应商作为询价对象；

2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；

3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；

4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商

之顺序选择；

5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购

人员应商请购部门确认；

6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；第九条议价原则

以下状况时，采购部应及时与供应商议价：

1、市场价格下跌或有下跌趋势时；

2、采购频率明显增加时；

3、本次采购数量大于前次时；

4、本次报价偏高时；

5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；

6、其他有利于公司条件时

第十条订购作业

1、采购人员应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购销

合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。

2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。

3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

第十一条验收与付款

1、依相关检验与入库规定进行验收工作。

2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。

第三章采购物品之品质管理

第十二条采购品质文件资料要求

物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采

购合约内予以明确规定：

1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。

2、产品技术精度、等级要求。

3、各种检验规范、标准或适用规格。

4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十三条

进货验收之规定

供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、请购、采购等部门人员

验收工作，主要包括下列几项：

1、依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。

2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，

必要时向供应商索赔；

3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由

此造成的损失，向供应商进行索赔；

4、如采购物料符合请购单位的品质要求，正常办理入库，请购人、

采购员均需在发票上签字确认，之后将发票报送总经理签批。第十

四条品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使

用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：

1、以双方事先约定之品质标准作为处理依据，并于《购销合同》上

详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上

以本公司之要求为依据。

2、采购物料退货与索赔

（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。

（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。

（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。

（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。

（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。

（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

3、其它索赔规定

（1）供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

（2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。

（3）因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。

（4）其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。

第四章付款方式

第十五条付款方式

1、由采购部根据《请购单》、采购合同、《入库单》，向财务部请款。