项目文档管理制度项目信息:
版本信息:
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一、目的 Objective:
建立项目组的文档管理制度,对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制,实现项目文档的有序保管与规范流动,为项目文档提供规范化的管理。
二、范围 Scope:
本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。
三、内容 Content :
1. 文档编号
与项目有关的文档,均统一编号。
文档编码方式:文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级
文档属性:本字段用两位英文字母表示
表1:文档属性字段对照
发放对象:本字段用两位英文字母表示
表2:文档接收对象字段对照
文档日期:本字段6位数字,表明文档的发生时间,以便于查询和统计。
顺序编号:本字段4位数字,系文档的顺序编号,此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级:本字段1位数字,表明了文档的保密级别。
0级代表机密,项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密,项目组核心成员阅读
2级代表内部公开,项目组所有成员阅读(司机保姆等行政人员除外)
3级代表公开,所有项目组干系人均可阅读(包括合作方、分包商、代理商、采购供应商)
例:
与业主的第一份会议纪要的编码:MI-CL-0001-030521-1
2.文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
电子档案目录如下,通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。
表3:电子文档目录
纸面文档按文件的属性、密级分类存放,并填写《文件存放和访问控制表》(附件一)进行存放、借阅登记。
3.文档借阅
文档借阅流程如下:
(1)借阅人查阅文档编号清单(内部公开),确定所需借阅文档。
(2)向文档管理员提出借阅申请。
(3)文档管理员根据其身份确定阅读权限。
(4)判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内,若有权限则转(6)。
(5)若所借阅文档超过其阅读权限,需经PM批准。
(6)文档管理员填写文档借阅记录表。
(7)借阅人签署文档借阅记录。
(8)根据阅读权限或临时授权,开放文档纸面复印件供其查看。
(9)借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。
4.文档审批
分为技术审批权限(初步审批)和签发审批权限(最终审批)两种。
(1)技术文档
各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。
(2)财务及对外文档
是法定的权签人,所有财务文档、对外文档(与业主、分包商等的文档)必须由项目经理审批。
(3)工程文档
现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。
5.文档流向
文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。详见附表二:《文档流向表》。
四、其他
本文未尽事宜,将由项目核心组解释或补充附件。
附表一:文档存放和访问控制1.1
附表二:文档流向表