Word文档编辑小技巧.

如何消除Word文档中的编辑标志

方法一:从网络上下载的文字,在转换成Word文档时,经常出现灰色的小点如“。。。。。”;方框如“□□□□□” 这些是段落标记,不影响打印,但看起来可能很不习惯,消除的方法很简单,点“工具/选项/视图/格式标志”,将“段落标记”前复选框的对钩点

掉即可消除;

方法二:Shift+F1 ,在“显示格式”菜单的最下面,点掉“显示所有格式标志”;

方法三:若使用版本高的编辑软件,如WPS2000,从网上下载文档不要直接粘贴

到文档里。应该在打开菜单“编辑”选择“选择性粘贴”,选择“无格式文本”确定就可了。

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·如何快速批量删除软回车

下载的WORD文档中有大量的↓符号(不是硬回车符,修改文档的格式时,很不方便。这个符号不是硬回车符,叫软回车符,在Word文档中如果按住Shift+Enter就是这个符号。它表示上下两段是Word文档的一个“段”,Word 会把两段当成一个整体,譬如编辑文档时,若让其中一段居中,其他的段也跟着一起居中,瞎凑热闹,违背编辑者的意思,让人窝火。对于编辑菜鸟来说,消除它们所采用的方式可能是一个一个地删除,费时费力,很不方便。

其实删除它们的方法很,点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ,在“查找内容”里面输入^l,(^是英文状态下shift+6;l不是阿拉伯数字1,而是英文字母L的小写,“替换为”

里面不输入任何字符,然后点“全部替换” ,就可以删除整个文档里面的软回车了。怎么样?这就叫“难了不会,会了不难”

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·如何批量把软回车替换成硬回车

上面的方法只是把所有的软回车都给删了,这样可能导致原来分段的文档全部连接成一串、挤成一堆,若想分段还必须用硬回车“Enter”来分段,也不方便,所以必要的段落换行还是需要的。下面介绍如何把软回车替换成硬回车。点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ,在“查找内容”里面输入^l,“替换为”里面输入^p,然后点“全部替换” 就噢卡了。

其实知道了软回车是^l,硬回车是^p,那么我们就可以灵活运用了。比如我们经常会遇到一篇要打印的文档很长,中间有很多回车,如果遇到段与段之间有两个回车,我们就可以利用替换,将其中一个回车删除。

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·如何在Excel单元格内输入多行内容

有时,我们想在一个Excel单元格中输入多行内容,可以根据不同情况选择下面的方法来实现:

方法一:如果有大量的单元格需要这样做,采取此种设置格式的方法:选中需要这种格式的单元格,执行“格式→单元格→单元格格式→对齐→中“自动换行”,确定返回即可。此后,在此类单元格中输入超过列宽的字符时,系统自动按列宽分多行进行排列。

方法二:如果只有少量单元格需要这样做,在输入过程中,将数据全部输入完成后,需要换行时,只要将光标定在换行处,直接按下“Alt+Enter”组合键,继续输入就可以了