商务英语信函写作的简洁原则
商务英语信函写作的简洁原则
商务英语信函写作的简洁原则
随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：
Completeness（完整）Concreteness（具体）
Correctness（正确）Conciseness（简洁）
Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）
Conscientiousness（诚意）
这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影
响清楚准确的基础上越简洁越好。如：
例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。
以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
（二）避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliché）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：
例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）
本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)
例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的
意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。
二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：
例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：
１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；
２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；
３．希望对方随时告知有关情况。
按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。
三、句子精练，避长就短。
句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第９页。）
一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简
单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：
（一）按照意思拆分复合句。
长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例（８）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：
１、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
２、用项目符号来划分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
● by enrolling in the special courses to be offere d by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
(二)将一些支离破碎的简单句整理组合。
一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：
例（９）：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.
②Thank you very much.
③That’s just what can fulfill our order plan.
④So we are pleased to place an order.
⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.
这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.
原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉
19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。
(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。
例（１０）：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.
Concise: During his speech he talked about securities.
例（１１）Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.
Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.
例（１０）和例（１１）中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为＂在．．．里＂的意思；on the question of 可以用about来替代，同为＂有关．．．，关于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？
四、词汇运用，力求简明。
词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；③尽量避免意义重复的修饰词；④避免使用陈旧的商业术语；⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。
（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。
英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：
例（12）：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.
(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。)
如果此句中的endeavor用try来代替,approximately（大约）用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。
（二）善于运用动词。
笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如：
例（13）：We have made shipment of your order No.632.
（我方已经交运你方的632号订货）
例（14）：He put forward the suggestion that she draft the document.
(他建议她起草那份文件)
例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船运输"的意思,ship名词可以作动词用.例(14)
中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.
（三）避免不必要的重复。
必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。
例（１５）：We have begun to export our machines to the foreign countries.
(我们已经开始向外国出口机器。)
例（１６）：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires. （一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。）
例（１５）中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个
to the foreign countries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：
We have begun to export our machines.（我们已经开始出口我们的机器。）
例（16）是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：
Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例（１５）就压缩掉了4个词，例（16）由原来的15个词压缩到了修改后的13个。
（四）避免使用陈旧的商业术语（commercial jargon）。
每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。
英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”（《牛津英汉词典》第８００页），例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。
例（17）：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示，“麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人？既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢？修改后的句子为：
Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
（五）善于运用缩略词和缩略语。
在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.
1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:
8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分.
9:20pm 表示晚上九点二十分
2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:
WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织
UN (United States) 代表联合国
ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织
3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:
TV (Television) 电视机CD (Compact Disk) 激光唱片机
HDTV(High-Definition television) 高清电视
VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘
4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：
CAF=Cost And Freight（…named port of destination）成本加运费（……指定目的港）
DAF=Delivered At Frontier (https://www.sodocs.net/doc/fb8695840.html,d place) 边境交货（…指定地点）
当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。
五、结语。
我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特（Hamlet）》中借Polonium 之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作，因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。
但是，千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到７个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。
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写作的“七项基本原则”： 一、长短句原则 工作还得一张一驰呢，老让读者读长句，累死人！写一个短小精辟的句子，相反，却可以起到画龙点睛的作用。而且如果我们把短句放在段首或者段末，也可以揭示主题： As a creature, I eat; as a man, I read. Although one action is to meet the primary need of my body and the other is to satisfy the intellectual need of mind, they are in a way quite similar. 如此可见，长短句结合，抑扬顿挫，岂不爽哉？牢记！ 强烈建议：在文章第一段（开头）用一长一短，且先长后短；在文章主体部分，要先用一个短句解释主要意思，然后在阐述几个要点的时候采用先短后长的句群形式，定会让主体部分妙笔生辉！文章结尾一般用一长一短就可以了。 二、主题句原则 国有其君，家有其主，文章也要有其主。否则会给人造成“群龙无首”之感！相信各位读过一些破烂文学，故意把主体隐藏在文章之内，结果造成我们稀里糊涂！不知所云！所以奉劝各位一定要写一个主题句，放在文章的开头（保险型）或者结尾，让读者一目了然，必会平安无事！ 特别提示：隐藏主体句可是要冒险的！
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【最新】商务英语专业实训报告报告 我是一名商务英语专业的学生.在即将毕业的这几个月里,我主要负责的工作内容是办公室文秘.在这一过程中,我采用了看.问.学等方式,初步了解了公司文秘工作中的具体业务知识,拓展了所学的专业知识.为以后正常工作的展开奠定了坚实的基础,从个人发展方面说,对我影响最大的应该是作为一个社会人工作作风以及在工作过程中专业知识对工作的重要作用,因为这些都是我在校学习中不曾接触过的方面,所以我将在报告中首先讲述我在实习期间积累的这方面的认识和经验. 毕业实习是每个大学生必须拥有的一段经历,它使我们在实践中了解社会,让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,受益匪浅,也打开了视野,增长了见识,为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础.由于我所在的公司是北京驻乌的一个办事处,是一家私企,所以我刚开始的工作并不忙,没有感觉到很累.只是每天都要守在电话和传真机旁.很耗时间,第一天就因为坐了一天腰酸背痛的.但是过了几天就稍有点习惯了,每天向我同一个办公室的女孩学习一些办公知识.刚步入工作岗位,才发现自己有很多都不懂的.现在在办公室,有闲的时候就会看一些会计方面的书,虽然自己所学的专业在此时没有派上什么用场,但我觉得应该多学点,有几个技能在以后找工作也可以给自己我几个选择.我现在上班近两个月了,在这短短一个多朋中,曾有几次想过干完一个月不干了.也许我是刚开始工作,有时受不了经理给的〝气〞, 自己心里很不舒服,就想辞职再重新换个工作得了.但静下心来仔细想想,再换个工作也是的,在别人手底下工作不都是这样么?刚开始.就应该踏踏实实的干好自己的工作,毕竟又没有工作经验,现在有机会了就要从各方面锻炼自己.不然,想念以后干什么都会干不好的.我现在的工作,相比其他人来说待遇挺不错的了,也不是和其他人比,工作也不是很难,很容易进入工作,关键是学习对人怎么说话.态度及其处事.由于经验少,我现在这方面还有欠缺.现在才明白,在校做一名学生,是多么的好啊!早晚要工作,早晚要步入社会,早晚要面对这些避免不了的事.所以,现在我很珍惜学习的机会,多学一点总比没有学的好,花同样的时间,还不如多学,对以后择业会有很大的帮助. 再说回来,在工作中,互相谅解使我很感激他们.有时同事有事要晚来一点,就要我一个人在办公室办公,偶尔我也会的,大家相处的很好,没有什么隔合.有几次要回学校办点事,去向经理请几小时的假,经理也都很体谅,直接就给批假了.这
商务英语信函写作toentertain_1
竭诚为您提供优质文档/双击可除商务英语信函写作toentertain 篇一：商务英语信函写作精华 商务英语信函写作精华 20XX年07月23日星期日15:38 A.建立贸易关系 1.我们愿与贵公司建立商务关系。 1.wearewillingtoeatablishtraderelationswithyourcomp any. 2.我们希望与您建立业务往来。 2.pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwi thyou. 3.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。 3.wehavepleasureinenclosingourfile. 4.我们确认向贵方购买……，随函附上订单确认书供参
照。 4.weconfirmhavingpurchasedfromyou…。Aconfirmationorderisenclosedforyourreference. g.请求做代理商 1.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。 1.weareanxioustocontactsomebritishfirmswithaviewtoa ctingastheirsellingangents. 2.如蒙考虑担任销售你们……代理商，我们将十分高兴。 2.weshouldbegladifyouwouldconsiderourapplicationtoa ctasagentsforthesaleofyour…。 h.请求报价 1.兹函请提供……的报价。 1.wearewritingtoinvitequotationsforthesupplyof… 2.请将定期供应……之报价赐知。 2.pleaseletushaveaquotationfortheregularsupplyfor… 3.请将下列货品的最低价格赐知。
商务英语写作(第一次作业)
1. Rewrite the following sentences to make them concise and effective. 1)The plant is successful in terms of production. The plant has high production. 2)We wish to acknowledge receipt of your letter of July 5. Please write to me before July 5. 3)We are informed that similar goods of American origin have been sold here at a level about 30% lower than you. Similar American original goods have been sold here at a level about 30% lower than yours. 4)He will fly to Germany next week for the purpose of meeting Mr. Stwartz in person. He will fly to Germany next week to meet Mr. Stwartz in person. 5)This product not only is welcome for its reasonable price, but also for its fine quality. This product is welcome for its reasonable price and fine quality. 2. Rewrite the following sentences according to the principle of correctness. 1)Your demand for a 5% discount off the order of the goods narrows our profit margin and we could not warrant it. Sorry,your demand for 5% discount off the order narrows our margin,and we could not warrant it. 2)If there are some problems with the bikes, you can return it back to us, even though over the warranty, we will change it without charge. If there are some problems with the bikes, you can return it back to though over the warranty, we will change it without charge. 3)We'll deliver you some trail order because of the satisfication of your price and quality. We'll deliver you some trail order because of the satisfaction of your price and quality. 4)As the market is declining, we recommend your immediate acceptance.
英语书面表达七项原则
英语书面表达七项“基本原则” 一.长短句原则: 长短结合，妙笔生辉。 二.主题句原则（topic sentences+ supporting sentences） 三.一二三原则 1）first, second, third, last（不推荐，原因：俗） 2）firstly, secondly, thirdly, finally（不推荐，原因：俗） 3）the first, the second, the third, the last（不推荐，原因：俗） 4）in the first place, in the second place, in the third place, lastly（不推荐，原因：俗）5）to begin with, then, furthermore, finally（强烈推荐） 6）to start with, next, in addition /what’s more, finally（强烈推荐） 7）first and foremost, besides, last but not least（强烈推荐） 8）most important of all, moreover, finally 9）on the one hand, on the other hand（适用于两点的情况） 10）for one thing, for another thing（适用于两点的情况） 四．短语优先原则 五．多实少虚原则 例如: 走出房间 general: walk out of the room 小偷：slip out of the room 小姐：sail out of the room 小孩：dance out of the room 老人：stagger out of the room 六．句式多变原则 1. 加法（串联）； 2. 转折（拐弯抹角）； 3. 因果； 4. 失衡句（头重脚轻或头轻脚重）； 5. 附加（多此一举：同位语、同位语从句、插入语、定语从句等）； 6. 排比（排山倒海句）。 七．挑战极限原则（如适时使用独立主格结构等）
1303批次商务英语写作大作业题目及要求
2013年3月份《商务英语写作》课程大作业 注意：请从以下五套题目中任选其一作答！ 题目一： Part I Translation (20%) Directions: Translate the following terms into Chinese. 1. bill of exchange 2. bill of lading 3. favorable balance of trade 4. exchange rate 5. absentee Part II Writing (80%) Section A Write a notice as required. (20%) 假如你是公司售后部的经理李强，根据下面要求写一个通知。 内容如下： 1）告知客户本公司售后部将搬到上海燕乔路410号，金融中心6层 2）2012年3月12号开始上班 3）部门的电子邮件和第567号邮政信箱地址不变 写作要求： 1) 正文字数不要超过80词。 2) 通知要有标题、发布日期和作者。 3) 语言要简洁、通顺，写作要符合通知格式。 Section B Write a business report based on the following situation. (60%) 写一封建议报告，建议正式长期雇用一位目前在你公司工作且试用期将满的销售员。内容包括四个部分： 1) 导言（Introduction）点明主要内容是销售经理让你调查他（她）在你公司试用期内的工作情况；
2) 调查结果（Findings）他（她）在你公司的业绩以及人格品德； 3) 结论（Conclusions）是对他（她）的工作感到满意； 4) 建议（Recommendations）正式雇用目前在你公司工作试用期将满的销售员。写作要求： 1）按照商务报告的格式进行写作，包括导言、调查结果、结论和建议。 2）内容要符合规范，对所给信息要加以扩充。 3）正文字数不少于150词。 作业具体要求： 1. 封面格式 封面名称：大连理工大学商务英语写作大作业，字体为宋体加黑，字号为小一； 姓名、奥鹏卡号、学习中心等字体为宋体，字号为小三号。 2. 文件名 大作业上交时文件名写法为：[姓名奥鹏卡号学习中心]（如：戴卫东3979浙江台州奥鹏学习中心[1]VIP）； 以附件形式上交离线作业（附件的大小限制在10M以内），选择已完成的作业（注意命名），点提交即可。如下图所示。 截止时间：2013年2月24日。 3. 正文格式 作业正文内容统一采用Times New Roman字体，字号为小四号，字数见每题具体要求。 注意：
商务英语信函写作简洁原则文件
商务英语信函写作地简洁原则 随着全球经济一体化进程地不断发展,世界范围内地经济合作与交流也在不断增多.人们不可能跟自己地贸易伙伴一一亲自会面协商.而且我们常常需要将自己地贸易伙伴做出地各种承诺变成有籍可查地文字记录.这时商务信函就成了取代亲自拜会地一种便宜有效地沟通媒介.我们给贸易伙伴地每一封信都代表着自己 所在公司地形象,显示着公司地水平和实力.“一封好地商务信函有助于促进和发展同客户地关系,在促进达 成新地业务方面起着积极地作用.”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造地奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则： Completeness（完整）Concreteness（具体） Correctness（正确）Conciseness（简洁） Clearness（明晰）Courtesy（礼貌） Conscientiousness（诚意） 这七个原则是商务信函写作地最基本地指导原则,对于写好一封商务信函起着很重要地作用. 我们知道,在商务活动中,时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要地.在和自己地贸易伙伴合作和交流地每一个环节上,我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费,以便对方能够在同我们地商务交往中提高效率.写作商务信函最直接地目地就是进行有效地沟通和交流,简洁地表达与有效率地掌握分寸是最重要地.因此,商务信函地写作重点应始终放在“效率”二字上,短小精悍、切中要点.简洁就是用最简单地话语准确地表达自己地意思.而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价.一般不需要礼节性地寒暄,最好是开门见山、直入主题；语言精练,言简意赅.信函中地冗言必须省去,尽可能地将交易地详细事项整理后,简洁地向对方陈述,要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张地情形.让对方很清楚地了解你想说什么,非常轻易地领会你地意图,从而快捷迅速地做出反应. 在商务写作过程中,笔者认为简洁是最重要地一个环节,同时也是最难做到地.所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨. 一、压缩篇幅,删繁就简. （一）3W式结构. 一封商务信函地全文结构可以用3W 来表示,即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分).我们在上文中已经提到过,商务信函写作地最主要目地就是沟通和交流.收信人或许每天都要看很多地信函,一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领地信函第一眼看到会让人感到厌烦,从而对写信人地印象大打折扣. 1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函地一开头就要目地明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如： 例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 这样地开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份地订货付款地来信.这样可以使得读信人立刻知道写信地意图,在读信地时候可以有充分地心理准备,或者把注意力集中在问题地重点上.不会因为一些无关紧要地寒暄而分散注意力. 在这方面,我们最应该注意地就是避免中国式地寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套. 例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago. 这样地信函开头不仅罗嗦、冗长,而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候地私人信件.因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补地损失. 2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函地征文,叙述事实或者理由来支持信里地第一句.会显出你郑重其事、思想缜密.把所要列举地事实或者理由合并成最重要地一点或者两点,在不影响清楚准确地基础上越简洁越好.如：
商务英语信函写作中常被忽略的问题 done
商务英文信函写作常被忽略的细节 热14Popeye2010-01-30 13:21 商务英文信函写作常被忽略的细节 有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。”意思是，商务信函贯穿沟通始终。商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。 “口才决定录用，文笔决定提升。”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。 格式 “没有规矩，难成方圆”。商务信函写作的从格式开始。一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。 ●信头（Letter Head） 无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。 信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(Contact Details)，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。 ●日期栏 (Date Line) 传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。常见的日期栏格式有一下两种： 1.16 January 2009 2.January 16, 2009
商务英语3作业1(新)
商务英语（3）作业1 (Units 1-4) 本作业由四部分组成，第一部分：交际用语；第二部分：词汇语法；第三部分：阅读理解；第四部分：写作。建议在90分钟内完成本作业。写作部分要求写在给定的位置上。每次作业满分为100分。 一、交际用语（每题2分，共10分） 1-5题：阅读下面的小对话，选择恰当的答案。 1. ----Morning Maggie. Could you talk briefly about your career development? ----_________________. A. Good morning, Mr. Marx. I’m going to do a brief about my latest work and performance. B. Sure, Mr. Marx. Thanks for giving me this opportunity I started as a clerk in this company… C. Sorry, Mr. Marx, but I don’t like my boss at all. I think he is too serious and critical. 2. ----Kathy, I’d like you to meet Maggie Jacobs. ----_____________, Maggie. You’re doing a great job. A. I’m pleased to meet you B. It’s great to see you again C. I’m happy to meet you too 3. ----Good morning. ___________? ----Good morning! I need a check to send to my publisher in New York. A. What can I do for you, Madam B. What do you want to buy, Madam C. Why do you come here, Madam 4. ----What are they? _________ ? ----It’s a secret. But I’ll give you some hints, anyway. A. Is it a secret B. Can I have an idea about them C. Why do you keep it a secret 5. ----But ________ by SWOT? ----It stands for strengths, weaknesses, opportunities and threats. A. what do you mean B. how do you know
商务英语邮件写作范文3篇
商务英语邮件写作范文3篇 商务英语邮件写作范文3篇 在国际商务业务中，一封得体的信函如同商务中得体的着装，从外可以看到内，规范、优美的书信语言能够有效增进客户。下面是我 为你带来的商务英语邮件写作范文，欢迎参阅。 商务英语邮件写作范文1 复函与报价 RepliesandQuotations 20xx-08-26 Maer S.A 24th November 20## Foshan Seethome Installations Ltd. 2 Xiue Street Foshan, Guangdong China Dear sirs, In repl to our letter of 21st Novermber, We have pleasure in enlosing a detailed ation for bathroom shoers. Besides those advertised in the Builers Joural , our illustrated atalogue also enolsed shos various tpes of bathroom fittings and the sizes available. Most tpes an be supplied from stok. 45-60 das should be alloed for deliver of those marked ith an asterisk.
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英语写作原则
写作原则 内容简单化 结构模式化（主题句-分论点-总结） 语言要包装 错误要回避 万能理由(Omnipotence)： 1、方便：convenient/convenience 2、效率：efficient/efficiently/efficiency 3、节省和浪费： save time/money/space; economical, thrift waste time/money/space; costly, lavish 4：人的心理健康： independent, cooperative, competitive, considerate, confident, creative, sociable, perseverance; selfish, isolated, conservative 5、人的身体健康： health, disease, strong, strength, energetic 6、娱乐： colorful, pleasure, joy, recreation, entertainment, relax, tired, boring, lonely 7、环境： environment, pollute, poisonous, dirty 8、安全和危险： safe, danger, risk 9：经验： experience, social experience, enter the society 10、人际： humane, fair, unfair, help, assist, freedom, freely 基本表达(Basic Elements of English Writing)： 越来越：be increasingly + adj., be on the rise, the growing number of 人们认为：it is generally/widely believed/held/agreed that 许多问题：a host of/a number of problems 引起人们注意：claim/ call/attract general/public/world attention to sth. 意识到：there is a growing awareness/realization of/that, awaken sb. to the fact/danger 适应新的形势/变化：adapt/adjust/accommodate oneself to new environment/change 接触各种思想/经历：be exposed to new ideas/experiences/problems 接触社会：come into frequent/close contact with the world/society 获得成功：achieve/accomplish success 提出观点/建议：advance / put forward / come up with the arguments/ideas/suggestions 作出努力：make tremendous/persistent/sustained effort to do sth., take great pains to do(with work/study) 影响学习/工作：interfere with studies/work 产生影响：have/exert a profound influence on life/personality, have a dramatic/undesirable effect on 较好地驾驭生活：be a better pilot of one's life 剥夺机会/权力：deprive oneself of the chance/right/opportunity 取代就的方式：substitute for/take the place of the old way 采取措施：take effective steps/measures to
商务英语实训报告
剑桥商务英语实训报告 商务英语是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程度上说是包含在文化概念里的。在国际贸易快速发展的今天，英语在国际贸易中的作用也日益重要，然而商务中的英语与日常英语又有所不同，如果不进行专门的训练，一些商务用语根本不可能很好的掌握。 为了了解商务英语在社会和实际工作中的应用,丰富课程的内容,培养我们理论 联系实际的能力,提高在语言应用中分析及解决问题的实际能力。我们学校在这个学期期末组织了商务英语实训。本次实训主要以商务口语，商务阅读以及商务写作为主。实训方式以上课为主。 口语实训旨在使学生更加重视英语口语训练并掌握口语表达的有效技巧，使学生进一步强化英语口语能力以适应职业的需要，从而培养较强的商务英语口语实际交际能力。通过本实训，介绍几种有效提高听力和口语的学习方法，力图克服学生开口难的畏惧心理，最终为学生提高商务英语的应用能力、增强商务环境下的英语口头沟通能力提供具有建设性的语言学习启示，从而建立起具有持续性的语言学习能力。在本次实训中，在进行商务口语练习的过程中，我们在老师的指导下，进行了小组对话练习，对话内容是与商务相关的话题，如当你要招聘一名销售时，你需要考虑哪些因素。在口语练习过程中，我们老师还对我们进行了听力练习，老师强调:在对话中，你是口头信息的传达者，又是口头信息的接受者，所以你只会说或只会听都不行，所以在口语练习中我们要听说并重。在本次口语练习中，老师不断的鼓励和督促我们要开口说话，鼓励我们在课堂上尽量用英语交流。使我们大部分学生都大胆地开口练习，克服了我们在英语学习中的开口难的问题。 商务英语阅读的宗旨是用英语传授经济贸易的基础理论和基础知识，对学生进行全面的、严格的经贸基础理论教育，经贸专业英语语言技能的培训，使学生既掌握经济贸易知识，又能用英语进行经贸工作，阅读有关信息和最新发展的报道。在各种考试中，阅读部分所占的比重是相当大的，所以在这次实训过程中，我们的老师在阅读上花的时间可不少。本部分的练习我们主要是以做题为主，试题主要来源于BEC英语考试的模拟题。但是刚开始时我们都觉得非常难，因为我们不知道商务英语阅读中的技巧，为此老师给我们做了详细的讲解。 积累一定的专业知识和商务背景知识。 商务题材的英语文章的内容往往脱离不了当时或前后的特定的政治、经济和社会背景。如果读者对这些背景知识缺乏了解，即使有很好的英文功底，也不可能很好地理解和领会作者所要传达的商务信息。如果读者能了解一定的政治、经济方面的背景知识就会大大有助于对文章的理解和把握，甚至可以在某些方面弥补语言能力方面的不足。因此，读者应该注意扩大自己的知识面，紧跟当今商务发展形势，广泛涉猎世界政治、经济等方面的知识。 商务英语题材的文章涉及相关的经贸、管理、金融和法律等专业知识，此类文章综合性很强，往往涉及多个专业背景知识，因此，商务英语的学习者必须不断地学习和掌握上述专业基础学科的专业知识，这将在很大程度上有助于读者对
六大类英文商务书信范文
六大类英文商务书信范文 1、请求建立商业关系 Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply. Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道，本公司必大额订购。烦请早日赐复。此致 2、回复对方建立商业关系的请求 Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。此致敬礼 3、请求担任独家代理 We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain. We look forward to your early reply. ` 本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。此致敬礼 4、拒绝对方担任独家代理 Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works. It would be necessary for you to test the market for our productsat you end. You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency. We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon 9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致敬礼 5、同意对方担任独家代理 Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines. We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration. We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain. From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took