客服专员岗位说明书

客服专员岗位说明书

客户服务

（一）岗位职责与规

目的：

使客服代表明确自己的岗位职责和所要认真执行的规与制度，以使其工作在一定的制度和规下顺利完成。

第一条服务宗旨

服务与质量并存，解客户之忧，树公司诚信品牌。

我们的目标：与客户携手共同打造一流的数字化教育产品。

第二条服务对象

已有的、正在成为的客户以及潜在的目标客户。

第三条服务信念

热情——以饱满的热情对待本职工作、对待客户及同事。

敬业——对工作竭尽全力、尽职尽责，使敬业成为职业习惯。

勤勉——对于本职工作应勤恳、努力、负责、恪尽职守。

创新——全心投入，不断优化和创新工作方法及容以提高效率。

服从——应服从上级领导的指示及工作安排，按时完成本职工作。

第四条客服人员的素质要求

(1) 经验：具有客服工作经验，了解客户需求，熟悉企业运作方式和服务途径；

(2) 职业素养：有涵养，有礼貌，有较高较全面的知识，学习能力强，快速接受新产品知识；

(3) 交际能力：语言表达能力强，对人知道何时、何地、面对何种情况、适合用何种语言表达，懂得一定的关系处理，具有一定的人格魅力，第一印象好，能给客户信任感；

(4) 应变能力：头脑灵活，现场应变能力强，能够主动掌控话题并恰当解决问题；

(5) 窗口形象：形象好，气质佳，外表整洁大方，言行举止得体，有企业形象代表和产品代言人的风度；

(6) 工作态度：态度热情，积极主动，能及时为客户服务，不计较个人得失，有奉献精神。

第五条客服代表岗位职责

(1) 负责所有经营区域客户的咨询、查询解答；

(2) 负责产品介绍、演示及客户使用问题等服务；

(3) 负责客户回访、跟进及处理客户投诉等问题；

(4) 负责做好工作日志、周报、月报，及时反馈信息的统计、分析和汇报；

(5) 完成上级安排的其他工作任务。

第六条岗位规

(1) 客服代表要时刻保持良好的精神状态和仪容仪表，工作认真、有耐心、责任心强；

(2) 接听客户要热情，运用专业术语，认真解答客户提出的疑问，同时对自己的企业有信心，不对客户做夸大其词的承诺；

(3) 熟练掌握公司的产品和服务项目，并全面了解客户的详细情况，严格按公司相关规定及时为客户解决问题；

(4) 客服代表代表公司的形象，明确客户投诉的真正原因及想要得到的解决方案，注意语言沟通的技巧，不得与客户发生争执，不得做有损公司利益的事情；

(5) 客服代表接到客户的投诉或抱怨时，要主动向客户致歉并妥善处理，并视情节轻重上报公司；

(6) 客服代表根据每天的工作情况，把客户反馈的不同情况以工作日志的形式进行详细的登记，特殊客户情况需向部门组长(或本中心负责人)汇报，并每月上报工作总结；

(7) 严格遵守公司和职场的各项规章制度，按时出勤上下班，工作时间不得从事任何与工作无关的事情，如有发现按公司管理规定处罚。

（二）工作容与工作流程

目的：

明确工作容及工作流程是服务工作的保障，而客服代表在流程中要做的，就是不断去发掘与收集客户对产品的评价与建议，在提高客户满意度与忠诚度的同时，促成二次交易机会，使产品的销售延续不断。

第一条客服

(1) 被动接听

1.工作目的及容

负责接听客户，分析客户使用情况、需求和反馈意见，协调相关部门为客户及时提供优质的服务。同时对工作过程中发现的问题提出改进意见。

2.接入处理流程图

图——2接入处理流程图

3.工作细则

详细记录并核实客户的咨询、疑问；

分析并及时给予答复，过后作相关信息记录，如客户的相关资料等；

若无法及时答复，须收集客户的详细资料，为其建立个案，包括：

时间、地点、人物、事件、联系等，将个案发给相关负责人。待获

取解决方案后，客服代表必须在获取该解决方案的同时尽快回复客

户。最多不超过三日；

若客户对提供的解决方案表示接受，则礼貌结束通话；若客户对解

决方案表示不接受，应尽可能地取得顾客的理解和支持，委婉答复

客户，建议反映给公司，以求得完美。若客户需求非客服部提供的

服务围，则向顾客说明并礼貌结束通话。

4.接入容操作程序请参考如下容

您好！三学苑客服部，请问有什么可以帮忙的吗？请问您贵姓？

请问*先生/*小姐目前在哪个城区？若客户表示异议，可礼貌告知：

我们想了解一下消费群体的分布情况。

(2) 主动回访

1.工作目的及容

定期回访、了解用户对产品的满意度、对服务的满意度，做好客户关怀，培养客户对三学苑、对我们产品的认可与信任。通过周到、满意的客户服务，使客户愿意续费使用并积极宣传我们的产品。

2.打出处理流程图

图——3打出处理流程图

3.工作细则

接通后，请客服代表先核实客户的身份；

核对身份无误后，请客服代表报读公司、部门及工号；

询问客户是否方便接听；

告知客户其反映的问题已有答复，为客户提供该解决方案；

客户对提供的解决方案表示接受，请客服代表礼貌结束通话；

客户对解决方案表示不接受，应尽可能地取得顾客的理解和支持，

如遇难缠顾客，在不违背公司服务原则的前提下，换时间换客服代

表再次致电解释；

如果客户提出新需求，且需求已有解决方案，请直接为客户提供该

解决方案；

客户需求无法得出任何反馈信息，属于客服部提供的服务围，收集

客户的意见，在原有的个案基础上建立跟进个案，发给组长等相关

负责人跟进。同时向客户表示，一有答复将立即知会客户，礼貌结

束通话；

进入回访问题：(详见附件《用户满意度调查表》)。

4.呼出容操作程序请参考如下容

您好！请问您是*先生/*小姐吗？

这里是三学苑服务中心客服部，我的工号是010，请问您现在方便

接听吗？

您曾经在**日致电我们反映了**情况，关于这个问题，我们已经有跟

进结果了，***。

请问您对这个问题是否已经清楚了？

如果日后有任何问题，欢迎随时致电服务部，我的工号是**，再见！

我们将尽快跟进及反映您的问题，在获得答复后，将第一时间知会

您。

第二条来宾客服

1.工作目的及容：向来宾介绍、演示产品的使用方法，回答来访客户疑问；

2.工作细则

热情问好，并引入演示区；

根据来者身份确定讲解要点，如家长、学生，或二者同行(也或者是

教师)；

客服代表用自己的演示进入实际课程容演示操作；

退出登陆后，客服代表积极引导客户进入服务中心，指导其正确使

用查看常见问题，更深入了解产品。

第三条岗位分工

可依据本服务中心实际业务量来酌情分配人手分管或兼管客服、来宾客服、出外客服。

（三）客服礼仪

(1) 礼仪

1.铃响，迅速接听，首先“自报家门”；

2.迅速给出答案，回答、拒绝或转其他同事；

3.适当记录细节；

4.拨通前先打好腹稿；

5.迅速切入主题；

6.使用敬语；

7.等对方挂断后再挂；

8.同事不在时帮助接听，并留言记录；

9.时间控制在3分钟以，最长不超过5分钟。

礼仪与客户沟通要点：

重要的第一声：

当我们打给某人或单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是**公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接时，应有“我代表单位形象”的意识。

要有喜悦的心情：

打时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

端正的姿态与清晰明朗的声音：

打过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

最好养成用左手拿话筒的习惯，右手空出来后随时都可将对方所讲的话或重要事项记下来，尽量站着听，即使采取坐姿，也要伸直上身，如此有助于语调的提高，精神集中，更能展现你高雅的神韵。通话时，如遇到不礼貌者也应该稳定情绪，稍安勿躁，以礼相待。

声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。迅速准确的接听：

现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部，听到铃声，应准确迅速地拿起听筒，接听，以长途为优先，最好在三声之接听。铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便离自己很远，听到铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若响了许久，接起只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

认真清楚的记录：

随时牢记“5WIH”技巧，所谓“5WIH”是指: When 何时

Who 何人

Where 何地

What 何事

Why 为什么

HOW 如何进行

这些资料都是十分重要的，对打、接具有相同的重要性，记录既要简洁又要完备，有赖于“5WIH”技巧。

有效沟通：

上班时间打来的几乎都与工作有关，公司的每个都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复：“他不在”将挂断。接时也要尽可能问清事由，避免误事。方查询本部门其它单位时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

对对方提出的问题应耐心倾听，表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴；期间可以通过提问来探究对方的需求与问题，注重倾听与理解建立亲和力是有效沟通的关键。

接到责难或批评性的时，应委婉解说，并向其表示歉意或意，不可与发话人争辩。

交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

挂前的礼貌：

要结束交谈时，一般应当由打的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“，再见”，再轻轻挂上，不可只管自己讲完就挂断。(2) 办公室礼仪

1.分清哪里是公共的区域，哪里是个人的空间；

2.在办公室中要保持工位整洁、美观大方，避免列过多的私人物品；

3.在和他人进行沟通，或者是面对面沟通时，说话的音量应控制在彼此都能够听到为好，避免打扰他人的工作；

4.应该尽量避免在自己的工位上进餐，实在不可避免时，要抓紧时间，就餐完毕之后应迅速通风，保持工作区域的空气新鲜。

态度：

第一条“礼貌”是员工对同事、客户的最基本态度；对同事要面带微笑，“请”字当头，“”不离口，“您”字挂嘴边；是公司接通时的必用语。

第二条“精神”是员工必须保持的风貌；面对繁忙的业务活动，始终要展示姿态优美、意气风发、活力旺盛、信心十足的良好精神风貌。

第三条“忠诚”是员工对企业必备的品质；有事必报，有错必改，不拉帮结派，不阳奉阴违，以企业的事业为己任，与企业同呼吸共命运。

第四条“团结”是员工克服困难的法宝；同事间互助友爱，排忧解难，同心协力为创造企业外和谐的环境而献计献策。

第五条“协作”是员工正常工作的前提；业务配合，经营合作，管理协调，一切以公务为出发点，以公事为重，不设置障碍，不扯皮、推诿，相互体谅。

第六条“沟通”是员工增进理解的手段；企业员工的相互沟通是企业信息灵敏、反应迅捷的前提之一，加强与同事、客户的联络，可促使企业经济效益取得事半功倍的效果。

第七条“效率”是员工按劳取酬的根本；提高工作效率，用最小的成本取得最大的经济效益、社会效益，是企业追求的终极目标，也是员工获得丰厚回报的基础。

第八条“尽责”是员工为企业服务的准则；无论是经营业务还是部管理，都

应以公司制度为本，按岗位职责行事，依运转规程操作，发扬精神，把工作落到实处。

第九条“威信”是员工体现综合素质的尺码；一切处以公心，一切服从大局，一切源于实践，一切心系基层，以赢得他人信赖和尊敬。

仪表举止：

第一条仪态

在办公室工作，服饰要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，叮当作响的手镯也不宜戴。

第二条举止

每天上班应以最佳的精神面貌出现于工作场合，工作时间排除一切个人

情绪，以积极向上、热情乐观的工作态度示人；

上班坐姿要端正，切忌出现“趴、躺、歪”等不雅体态，站立要双手下

垂或双手轻握放于体前；

部门之间、上下级之间、同事之间工作接触首先要点头微笑，相互致意

后谈工作；到其他部门办事要先敲门，得到允许后方可进入；进出时脚

步要轻，动作温和，切忌莽撞、粗鲁或不请自入；

对人要友善、和蔼；谈话要音量适中，以对方能听清为准，不得大声喧

哗、嬉闹、争吵。

同事相处：

同事之间相处一切以工作为出发点，发扬团结协作精神、友爱互助态度；

工作时切忌闲聊是非，更不可蜚短流长、挑拨离间破坏同事关系；

在请求同事协助工作时，应尽量使用敬语和语；若自行操作有专人管理的

办公设备或进入特殊要求的场所，应事先征得同意，按专业操作规程工

作；

工作时间应坚守岗位，不得扎堆闲聊，影响工作。

与会工作:

准时参加会议，并积极做好各项准备工作；

开会时应仔细倾听别人发言，并认真做好文字记录；切忌交头接耳，随意

走动；举手起立发言，语言统一用普通话，发言时声音响亮，条理清楚，

最好理出提纲，重点突出，简明扼要；

开会时不要吸烟，以免影响他人；

开会时应将通讯工具调至震动或关机。

(3) 接待来宾礼仪

接待来访者要平等待人，而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。

1.对光临公司的客户都应主动热情招呼入座，问明来意后，直接回答其问题，或请客户饮茶(水)稍候，以让有关人员接待；若相关人员不在或不便接待，应向客户委婉解释原因并请客户留言以便稍后处理；

2.如与客户初次见面，应视需要奉送名片，此时应将名片阅读方向面朝客户一方，用双手捏住名片的边缘以恭敬的姿态递给对方；接客户名片时应以双手承接，并以专注神态认真阅视后当面妥善收好并言；若与领导一并接待或拜访客户时，则应在领导与客户交接名片后再视需要与客户交换名片；

3.回答客人的咨询和提问时应保持微笑的面容，以耐心、热情的态度予以专业解答；

4.任何员工在接待来访客户时不能谈私事或请客户帮私忙，更不能对客户有超越职权围的承诺和显露出对公司和其他人的不满；

5.任何情况下都不能与客户发生争吵冲突。