如何简单整理家庭档案

如何简单整理家庭档案

杨俊生

(广州市公安局海珠区分局)

摘要：家庭档案的整理可以概括为简单地分类，简单地整理，简单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒，要注意随时补充，要教育家庭成员注意利用原则。

关键词：家庭档案整理问题

随着人民群众生活水平的提高，精神生活也在不断地丰富。日常生活中，人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书画或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及，他们想到了用档案管理的方法来管理这类东西，这就产生了现在称为家庭档案的一类新型档案。

当前对家庭档案管理的研究非常丰富，从家庭档案的定义到家庭档案的分类，到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。但笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案，后者有专人管理，每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。而家庭档案存在于每一个家庭当中，不同的家庭有不同的管理者，

作为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是路边的小贩、也可能是工厂外来工，其文化水平、管理水平或对档案的理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认为，家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一项活动，而应该作为普罗大众，深入到千家万户的一项文化活动，家庭档案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂，符合大多数人的管理水平，甚至应省略一些档案管理应有的程序，使档案整理过程简单化，而不能过于卖弄高深，过于形式，过于理论化。

1 如何简单地整理家庭档案

可以概括为三句话：简单地分类，简单地整理，简单地保管。

1.1 简单地分类

家庭档案内容极为丰富，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。但是，每个家庭成员肯定有工作、学习、生活的经历，少不了注意健康和财富，所以每个家庭肯定有几类东西，那就是：财产类档案、健康类档案、工作学习类档案和照片音像类档案。

财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、维修单等。

健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外

伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。

工作学习类档案包括工作笔记、文章及著作手稿、工资资料、奖励材料、学习笔记、作业、升学考试材料、学习成绩单、毕业证等。

照片音像类档案包括包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。

而上述概括未尽的档案，可以归为其他类别。这样简单的分类，对于一般人来说均能明白接受。

1.2 简单地整理

对于纸质材料，应展开抚平，大于A4的才折叠保管，破损的可进行修补，然后按同一小类装入纸质档案袋或塑料文件袋，如购物发票一袋、病历一袋、说明书一袋、重要证件一袋等等，材料多的可分多袋，袋子表面以简要文字表明内装何物。装好袋的档案就可按上述5个类别分别装入大号的档案盒或塑料文件盒，盒背以简要文字表明内装何物。

对于照片类档案，只需以每一项活动为一组照片分好，每组照片前写明该项活动的时间、地点、人物、内容，按时间顺序排列装入家用照片簿。底片则以整筒为单位，放在该底片涉及的第一组照片处。对于数码照片则按每一项活动分别建立文件夹，照片说明以文本文件格式存于该文件夹内，以8位日期号码加上表明该项活动内容的简要文字为文件夹名，以年为单位分别刻录光盘保存。

对于录像带和光盘档案，可以直接以小标签贴于录像带盒和光盘面，以表明该录像带和光盘的时间、地点、人物、内容等。

一般来说，家庭档案的总量不会很多，经过上述整理后的档案，由于档案盒上均有简要文字表明内装何物，打开柜门就一目了然，可以迅速查找到需要的材料。对于划分保管期限、编号、编目等程序就可以省略了。

1.3 简单地保管

家庭档案没必要按机关档案一样要求放在专用的档案箱柜甚至专用的库房，最实用的保管方式是将家庭档案按类别排放在避免阳光直射的书柜一角，再放上樟脑丸等防虫药，如果条件允许，还可以在柜内放置防潮物品。当然重要的家庭档案如房产证、存折之类可以另外锁起来存放。

2 整理家庭档案中应注意的问题

2.1 要注意持之以恒。

很多人刚整理家庭档案时都会很有兴趣，毕竟是自己家里的东西而不是工作上的东西，整理起来总觉得比较轻松。但整理过程中由于要收集的材料比较多，有些烦琐，兴趣便降下来了，逐渐地整理工作就停下来了。所以我们要明白家庭档案内容非常丰富，整理工作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以点滴之功，有时间就整理一点，最后总是可以完成的，关键是不能停。

2.2 要注意随时补充。

家庭档案整理完成并非一劳永逸，因为家庭成员还在不断参加

社会活动，产生新的材料，这些材料必须随时补充到家庭档案中去，以利于查找和避免日子长了以后遗忘。

2.3 在利用家庭档案中还要教育家庭成员注意利用原则。

如用后应放回原来位置，注意保护原件不能损坏等。不然在利用过程中将档案弄乱了、弄丢了，或者放错位置了，将前功尽弃，不得不重新整理。

参考文献：

1.蒋卫荣：家庭档案及其管理，《中国档案》2003年第12期

2.荆绍福：家庭档案建立的可能性与必要性，《中国档案》2003

年第12期

作者简介：杨俊生，男，广州市公安局海珠区分局科员，联系地址：广州市同福中368号，邮政编码：510220，电话：83117740，电子信箱：yang_js@https://www.sodocs.net/doc/0c16534859.html,

干部人事档案工作整理分类明细

干部人事档案工作整理分类明细 一、第一类履历材料 主要有《干部履历表》和干部简历等材料。 （一）干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表（书）、登记表、简历表； （二）个人参加革命活动简历的材料，如中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大代表、政协委员简历； （三）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。 二、第二类自传和思想类材料 主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。 （一）干部本人历次所写的自传； （二）带有自传的履历或简历表； （三）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； （四）带有自传内容的其它材料。 三、第三类考核鉴定类材料 主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。 （一）个人鉴定，干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料； （二）以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料； （三）在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材

料； （四）专项考核形成的重要材料；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。 注意：自2015年档案专项审核工作起，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。 四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料 主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士，入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、着作译注和有重大影响的论文目录，政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。 第四类材料又分为四小类： 4-1 学历学位材料 4-2 专业技术职务材料 4-3 科研学术材料 4-4 培训材料 （一）4-1学历学位材料 1.学生登记表；高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；学习鉴定表、学习考核表； 2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表； 3.学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订 装订顺序:

档案的整理方法

科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按

如何简单整理家庭档案

如何简单整理家庭档案 杨俊生 (广州市公安局海珠区分局) 摘要：家庭档案的整理可以概括为简单地分类，简单地整理，简单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒，要注意随时补充，要教育家庭成员注意利用原则。 关键词：家庭档案整理问题 随着人民群众生活水平的提高，精神生活也在不断地丰富。日常生活中，人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书画或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及，他们想到了用档案管理的方法来管理这类东西，这就产生了现在称为家庭档案的一类新型档案。 当前对家庭档案管理的研究非常丰富，从家庭档案的定义到家庭档案的分类，到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。但笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案，后者有专人管理，每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。而家庭档案存在于每一个家庭当中，不同的家庭有不同的管理者，

作为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是路边的小贩、也可能是工厂外来工，其文化水平、管理水平或对档案的理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认为，家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一项活动，而应该作为普罗大众，深入到千家万户的一项文化活动，家庭档案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂，符合大多数人的管理水平，甚至应省略一些档案管理应有的程序，使档案整理过程简单化，而不能过于卖弄高深，过于形式，过于理论化。 1 如何简单地整理家庭档案 可以概括为三句话：简单地分类，简单地整理，简单地保管。 1.1 简单地分类 家庭档案内容极为丰富，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。但是，每个家庭成员肯定有工作、学习、生活的经历，少不了注意健康和财富，所以每个家庭肯定有几类东西，那就是：财产类档案、健康类档案、工作学习类档案和照片音像类档案。 财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、维修单等。 健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

第6章 家庭档案的保管、利用

第六章家庭档案的保管、利用 家庭档案保管，对家庭档案的可以管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义。 第一节家庭档案保管的内容及要求 一、家庭档案保管的内容 家庭档案保管，是在家庭档案的日常管理中，创造适合家庭档案保存的条件与环境，妥善保存家庭档案的一项日常的业务工作。其内容包括：（一）家庭档案的存放和日常的管理 包括：家庭档案的排架、家庭档案保洁。 （二）实施保护措施 主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段。 （三）家庭档案流动过程中的保护。家庭档案不光是保存在那里一动不动了。它总有派上用场的时候，总要拿出来用。在这个流动的过程中，有必要采取一动的措施，以保护家庭档案的安全和完整，特别要注意不能让档案丢失。 二、家庭档案保管的要求 家庭档案保管，对家庭档案的科学管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义，因此必须努力做好家庭档案的保管工作。 (一) 要确定人员负责保管 家中无论人多，还是人少，最好确定其中一位，作为家庭档案员，负责家庭档案的保管。家庭档案员的条件在第四章中已提及，这里不在赘述。这位家庭档案员一般应负责家庭全部档案的收集、保管及利用等工作，对应家庭成员中特殊的档案材料也可由家庭成员中的形成者自己保管。 （二）要为家庭档案的保管提供必要的条件 保存家庭档案也需要一定的物质条件，首要的得有专门保存家庭档案的装具。在家庭档案数量不太多的情况下，可以将家庭档案放入书柜、书架或其他档案箱柜中，也可自制一个比较精致和家具色彩相协调的家庭档案箱。对与家庭档案数量比较家庭，也可自己设计制造较大的家庭档案柜，也可购买家庭档案柜，或者购买书柜、书架来存放家庭档案。也就是说，无论档案数量多少，家庭都应

家庭档案实用记录表

家庭档案实用记录表

表1：家庭成员基本情况记录与户主关系户主 姓名（曾用名） 性别 出生时间地点 本人成份 籍贯 工作单位或住址 民族及宗教信仰 文化程度及就业时间、地点 职业及服务处所 政治面貌 简要经历 记录项变更原因、内容、时 间等 表2：家庭成员政治面貌记录姓名： 组织名称 参加情况 少先队共青团共产党参加原因 基层组织名称 申请时间 批准机关、时间 决议参加组织事 项简记 介绍人姓名、单位 及任职情况 组织内担任职务

其它情况 记录事项变更内 容、日期等 表3：家庭成员奖惩记录 姓名代号事由及简要经过审批机关及时间执行情况变更事项备注代号：①各种奖励②各种惩黜 表4：家庭大事记录 时间地点人员事件情况备注

表5：家庭经济收支记录 项目 时间收 入 支 出 收支平衡 来由金额（元）日常生 活费 （元） 生产经 营费 （元） 科研资 料费 （元） 交纳税 款（元） 小计 （元） 金额 （元） 超额 （元） 合计

表6：家庭重要物品记录 顺序号 物品名称 来源 数量 单价（元） 购买时间及地点 票证单位 及编码 备注 表7：家庭保险记录 投保人 受益人 代号 保险内容或名称 保险期限 保险份数 到期总金额 保险单 位、日 期及凭 证编码 事故处 理或兑现情况 备注 代号：①人身保险 ②财产保险 表8：家庭成员参加国内外进修、考察、学习及学术活动记录 姓名： 起止日期 机构、专业名称及地举办或考核单位 进修、考察、学习及学位（职称） 收获或成 绩 备注

址学术活动 内容 表9：家庭科研（论著）记录 顺序号科研（论 著）项目 名称 科研（论 著）简要 经过 完成日期 鉴定（出 版）单位 及时间 成果获奖 情况 成果档案 存放地点 备注 表10：家庭成员健康状况记录 姓名：性别： 发病年龄发病 时间 就诊 时间 就诊 医院 及科 自觉 症状 检测 手段 及项 诊断 结果 健康 检查 阳性 医疗 情况 简要 重要 医嘱 过敏 史 备注

文书档案分类与整理

本文由雪娃娃喝茶贡献 ppt文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 文书档案分类与整理 文书档案整理工作 一、定义 文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位 二、一般程序 从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。 档案整理工作的原则 已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用 保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等 区分不同价值 要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便 新的整理方法——以件为管理单位 《归档文件整理规则》《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。 一、基本概念 归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

公司资料档案整理方案

XX公司资料档案整理方案 为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。 一、分类 1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。 1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。 1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。 二、分类标识方法 2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。 2.2档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。 2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、

长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，按年度一属类进行排列。 2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.5工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 三、归档案卷的质量要求 总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。

干部人事档案工作整理分类明细新版

干部人事档案工作整理分类明细 第一类履历材料 应归档材料： 1、干部履历表（书），简历表，干部、工作人员、老师、医务人员、职工、学员、学生（初、高中学生登记表、毕业生登记表等）、军人等登记表； 2、属简历表性质的各种登记表； 3、更改姓名的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第二类自传材料 应归档材料： 1、干部本人历次所写的自传； 2、干部革命历史活动简历材料； 3、入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； 4、有关自传内容的其它材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第三类鉴定（含自我鉴定）考察、考核材料 应归档材料：3-1鉴定 3-2考察 3-3考核 1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 2、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料； 3、作为干部调动依据及平时对干部的考察了解形成的正式考察综合材料； 4、年度考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料； 5、公务员年度考核登记表； 6、干部、职工、学生毕业生、学员、军人等各种鉴定材料

（包括工作、劳动的鉴定材料）； 7、党团员鉴定表； 8、本人历次所写的属鉴定性质的材料； 9、后备干部登记表； 10、参加公务员考试登记表； 11、干部任职后公示期间的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料 应归档材料： 1、报考高等院校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习（培训结业）成绩表（单）、记分册（初中、高中、技校、干部速成中学、干部业余补习学校等），学历证明、选拔留学生审查登记表； 2、中央党校培训班学习小结材料； 3、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表； 4、干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）等目录（该材料应由有关部门配合干部、人事档案管理部门分别摘录，并说明原件出处和形成日期，加盖组织公章后，才能归入本类）； 5、由组织上调查形成的纯属学历、技术专长、业务能力和贡献等内容的各种专业人员“登记表”、“调查表”、“审查表”； 6、认定干部文化程度呈报（审批）表。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第五类政审材料

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

档案分类整理制度

档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

浅谈家庭档案的内容和功能

浅谈家庭档案的内容和功能 论文关键词：家庭档案内容功能 论文摘要：家庭档案是档案的一部分，记录家庭及家庭成员生活的方方面面，具有私有性、广泛性和社会性的特点。家庭档案是家庭事务管理的助手，能推进社会主义精神文明建设、见证民生，是国家档案资源的重要组成部分。 每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。 一、家庭档案的特点 家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点： 1.家庭档案的私有性 家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。

2.家庭档案的广泛性 家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。 3.家庭档案的社会性 家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。 二、家庭档案的主要内容 不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类： 1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。 2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。 3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。 4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。 5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、

人事档案分类

人事档案分类 一、企业职工档案的内容和分类 ★第一类:履历材料 职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情形的各类登记表 1.履历表(书),简历表; 2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表; 4.更换姓名材料; 5.就业登记申请书; 6.托付存档登记表(寄存人事档案登记表); 7.失业转就业育龄人员婚育情形登记表. ★第二类自传材料 工作经历 1.思想进展性质的自传 2.其它属于自传性质的材料 3.凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情形,社会关系等内容的材料,属于自传材料. ★第三类鉴定,考核,考察材料 职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定); 2.组织正式出具的职工表现材料; 3.考核登记表. ★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料 学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料; 1.晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书; 2.职工制造发明,科研成果,专利,著作及有重大阻碍的论文等鉴定材料及名目.

★第五类政审材料 审查职工政治历史情形的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或讲明情形的材料,要紧证明材料;甄不,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料. 更换职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时刻的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料. ★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料 中国共产党入党理想书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料; 1.民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的要紧事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见; 2.中国共产主义青年团入团理想书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料. ★第七类奖励材料 1.各种先进人物登记表 2.先进榜样事迹 3.嘉奖,通报夸奖等材料 ★第八类处分材料 处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料. 1.通报批判材料; 2.甄不,复查报告,决定,上级批复及本人意见; 3.公安机关和纪检部门处理违纪违法材料; 4.法院审判工作形成的判决书. ★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料 工资级不登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表、任免呈报表、录用和聘用(续聘)审批表、劳动合同、终止或解除劳动合同报告书、解聘、辞退材料.

档案整理及分类标准

我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

档案整理分类方案

档案整理分类方案 为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。 第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。 第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。 第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件（代号：01） 2、办证管理（代号：02） 3、合同管理（代号：03） 4、基本建设（代号：04） 5、检验报告（代号：05） 6、行政管理（代号：06） 7、人事档案（代号：07） 8、体系文件（代号：08） 9、声像实物档案（代号：09） 第四条二级类目的设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置； 2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置； 3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置； 4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置； 5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置； 6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置； 7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置； 8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。 第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （三）机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他