秘书常识：给上司提建议
一、建议要慎重
如果你还不是一个经验很丰富的秘书，那么，原则上你应尽量少给上司提建议，至少提建议时要慎重。因为作为秘书，你的职责是为上司创造最佳的决策环境，而是不参与经营决策。
在实际工作中，秘书对某些具体问题可能看得比上司还要清楚，而且也能发现不少问题；即便如此，由于秘书看问题的角度与上司不尽相同，而且很多时候也不知道上司工作的重点在哪里，所以，尽管秘书就某个具体问题提出的建议有一定的价值，但在上司看来这种建议可能仍然是无足轻重，不仅如此，还有可能干扰自己整体的工作部署。因此，当秘书觉得有必要给上司提建议时，那就首先要考虑自已是否和上司站在同样的角度看和高度问题。如果你对上司的工作内容和思考问题的方式不是很了解，那么，你的建议有可能只会给上司的工作添乱。
作为秘书，你一定要熟悉上司的职责范围和思维方式，知道他当前工作的重心在哪里和工作的出发点是什么。只有做到了这一点，你才有可能抓住机会给上司建议。可以说，能给上司提供合理而又及时的建议是秘书水平的最高表现。
作为年轻的秘书，原则上不要给上司提建议，但是，这并不是说作为秘书不能给上司提建议，比如当上司要求你提建议或征询你的看法时你可以谈谈你的看法；又比如在与上司讨论一些非经营决策性的问题时，你可以提这么一些建议，如怎样保持健康，在什么地方开会比较合适，在什么地方请客人吃饭等。
二、建议的方式
对于秘书来说，在给上司提建议时，应尽量让上司做“选择题”，避免做“回答题”。
秘书小钢在与大隆公司总裁秘书聊天时，得知恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。如果小钢这么向自己的老总提建议：“听大隆公司的人说，恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。我们要准备点贺礼吗？”那对于老总来说，小钢这种建议没有任何作用，因为恒盛公司是本公司的最大客户，老总得知这信息之后不可能不去祝寿，既然要去祝寿，自然要准备寿礼，所以，小钢一开始就应该知道，即使自己不问，老总也肯定是“要送”。所以，小钢在这种情况下应该直接提出具体建议，比如他可以这么说：“我听恒盛总裁办小谢说，老爷子喜欢书法，我们给他送一套文房四宝，您看如何？”自己只提建议，决定权还是交给上司。也就是说，在这种场合，只让上司做“是”或“不行”的选择就行了。如果你是一个经验丰富的秘书，那你提出的建议上司多数会说“行！”如果上司对
你说“就由你看着办吧。”，那么你就
成熟了。
三、提建议时应注意的问题
1、说话尽量婉转
一般来说，秘书给上司提建议是为了辅助上司的工作，尽一个秘书的责任。但上司毕竟是上司，地位远远高于秘书，作为接受方，尽管上司的理智告诉他你的建议是合理的，但在感情上他还需要有一个接受的过程，所以，一些上司对秘书的建议都会出于本能要反驳几句。为了不让自己的好心被当成“驴肝肺”，秘书给上司提建议时必须注意自己的措辞和说话的分寸。比如，当上司忘记了与自己的某位朋友见面时，你用一种好象很随意的口气说：“您好象有个约会吧！”给上司提个醒。又比如，由于上司的误会，使活动日程出现了“撞车”，在这个时候，你先铺垫一句“也许是我记错了”，之后让上司确认到底优先预约哪位客人。
特别是提一些有关原则性或决策性的建议之前，秘书一定要做些铺垫，不能开门见山，有话直说，应当有“不好意思”之类的客气话作铺垫，先营造一个平和的气氛，不能提出直接的批评。比如“也可能是我多嘴，有几句话我还是……”之后再进入正题；说完之后，一般要再加这么一两句：“关于某某问题，我是这么看的，不知对不对……”由于你采用的是间接的询问式，即使上司不接受，也不会当场拒绝。
2、切忌命令式
秘书给上司提建议时一定要避免用命令的语气说话。给上司提建议，不能用“……是不允许的！”这种否定式的建议，这种方式最容易引起上司的反感。在实际工作中，一些秘书给上司提建议时老是采用作指示的方式，比如，当她觉得上司的健康状况不太好时，就说“您最好去看看医生！”虽然这是份好意，但作为秘书你不能给上司作指示，让他具体如何如何去做。又比如在吃饭的时候，上司将医生要他控制食盐量的劝告置之脑后，但你也不能这么对上司说“上次医生就让您要少吃盐份高的食物……
3、确认事实
给上司提建议之前一定要确认自己说的是不是事实，如果没有客观依据，那你的建议不仅没什么效果，反而是无是生非，结果非常恶劣。所以，作为秘书，一定要抑制自己给上司提建议的冲动。如果一定要提建议，那你必须首先确认事实。
4、考虑结果
当你提出建议之后，上司会有什么反应？在你提出建议之前，应预测一下建议之后的结果。如果你觉得上司可能一下子难以接受甚至会强烈反驳的话，那你就要考虑是不是另找机会甚至放弃给上司建议。
5、选择时机
一般来说，你
给上司提建议时最好是没有第三人在场，如果有很多人在场的话，那就会严重伤害
他的自尊心。
四、提建议之后要注意的问题
秘书给上司提完建议之后，不要老是说自己在事前已经提醒过你，给上司一种你有先见之明的优越感；如果上司没有接受你的建议，你也不要再说什么了，不要对同一个问题反复建议；你也不要问上司在接受你的建议之后产生了什么效果；即使你认为自己的建议很有价值，但建议毕竟只是个建议，你不能为了让上司接受它而感情用事，更不能对上司穷追不舍。
五、当上司出现明显失误时
上司也会出现一些常人所犯的过错。当你完全确认上司出现了工作失误之后，你也要请上司对自己的指令再次确认，不能自作主张地不予执行或当场顶撞。对于上司工作中的失误，你要以合理的方式提出建议，千万不能让上司有他挨了你批评的感觉。