[VIP专享]第八章 秘书的办文工作

第八章秘书的办文工作

[学习目的] 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求;能够运用所学的文书处理知识完成日常工作.

办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。。

第一节文书的撰拟

一、文书的概念

文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

二、文书的种类

根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类：

1.通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，

分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2.专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法

文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。

3.常用事务文书是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。

通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。

上行文指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。

下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。

平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。

密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。

三、文书写作的基本要求

1.主题正确、鲜明

2.语言准确、精练

3.体式规范

四、公文的基本结构与格式

根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。

第二节文书的处理

一、文书处理的含义及原则

文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。

根据文书处理的内容与要求文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。

1.及时现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文

书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。

2.准确信息社会要求决策者必须获得准确的信息。

3.安全现代公文的办理以安全为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统

一、经济利益共同发展的前提。

4. 统一规范文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。

综上所述，文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时、准确、安全、规范作好文书的传递工作。

二、公文的行文关系、方式、规则

行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文。

1.上行文，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。上行文可分两种情况，一是逐级上行文，

用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。

2.下行文，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。

逐级下行文按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。

多级下行文对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。

直接下达至社会各界的行文。

3、平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位之间的公文往来。如：函、通知等。

三、公文办理程序

公文办理程序主要有收文办理程序和发文办理程序。

（一）收文办理程序：收文办理程序主要有以下几个步骤。

1.签收指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、签字。对急件应

注明收到日期。

2.拆封及登记

3.分办和传阅

分办即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有

指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。

传阅根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。

催办指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。

注办亦称办结指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。（二）发文办理程序

1.拟稿是文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程；

2. 审查

（ 1）行文的必要性

（ 2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。

（ 3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。

（ 4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求

3.签发，指有关领导对文稿签字发出；

4.缮印指对已签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷；

5.校对指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正；

6.用印指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量；

7.发文登记凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等；

8.封发对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。

第三节阅读资料

阅读资料一：

1.收文处理程序

2.联单式收文登记簿

3.收文登记簿（式样）

4、文件处理单

5、文件传阅单（一）

6、文件传阅单（二）阅读资料二：

1.发文流程图

会签

归卷

2.单位文件稿拟稿纸

3.发文登记簿（样式）

4.发文清单（式样一）

5.机要文件交寄单

第四节技能训练

[训练目标]：通过训练学生能够熟悉和掌握文书处理的程序

一、下列事例是否符合文书处理规则或程序？为什么？

1.某单位对外拟发公文，领导签发后交秘书部门审核修改。

2.某单位秘书为保证工作不出错，将所有来文一律以三天为单位，每三天分送一次，这样做对不对？为什么？

3.某单位秘书每次都将来文按单位领导顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？

二、根据文书处理要求模拟填写收、发文登记单、登记簿以及其他表格。

三、模拟训练法：

（一）熟悉收文程序

1.角色：收发一人，秘书一人，办公室领导一人，公司领导一人；

2.道具：收文一份，由市政府安全委员会发来的题为《关于加强安全生产的通知》，各种收文登记表。

3.说明：

（ 1）先由收发收到文件开始进行；

（ 2）按照收文程序进行；

（ 3）在模拟办公室进行。

（二）熟悉发文程序

1.角色：初级秘书一人，中级秘书一人，办公室领导一人，公司领导一人；

2.说明：

（ 1）先由公司领导发出拟稿指令，发文内容由教师确定；

（ 2）按照发文程序进行；

（ 3）在模拟办公室进行。

以上两个训练，可以分组进行，暂时没有任务的学生可在旁边观察评价。

秘书的办文工作

秘书的办文工作 一、填空题 1．公文的形成产生于的客观需要，中间经过交拟、议拟、撰拟、、签发、印制、，才能生效使用。 2．交拟也叫，是公文形成的第一个程序。它是指领导人向秘书交代任务。这些任务包括本单位的发文和收文承办的发文。 3．交拟的重点在交代上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是个 。 4．议拟阶段可分为三个步骤：认真领会领导意图、和。 5．审核是对文稿的、、等做全面地审查核实和细致地修改，所以人们往往称之为“”工作。 6．审核的重点首先是“”，这是一个先决条件。 7．公文签发包括会签、、。 8．会签的准备阶段叫，公文文稿送领签发之前，要由秘书部门会同有关方面讨论，征求对文稿的意见，以帮助领导。 9．经征求意见并修改后的文稿，各有关方面必须签上同意印发的意见，这就是。 10．签发是机关领导人对审核过的文稿进行审定并发印，文件。 11．公文办理和公文保管组成了。 12．公文办理一般由三个阶段构成：阶段、阶段、阶段。 1．收发人员在有关文件送发的单据或簿册上签字或，以表明收到叫签收。 14．对某些收件如何办理和交于何人理等提出，并在“”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫。 15、是公文处理的核心部分。 16．收文承办具体可分为和两种。 17．办文阶段可分为和两项内容。 18．来文系问文，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求做出的和 的办理工作，叫办复，也叫。 19．秘书部门按照公文办理的——对承办部门和人员及时检查和催促，防止， 加快，这项工作叫。 20．催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的中，是提高公文 的重要手段。 21，办事即依文办事，指阅读文件、贯彻精神、取得的过程。 22，公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文是否。 23．公文运转周期由公文在办理过程中各环节上之和，之和组成。 24．办公自动化建设的基本原则有必要配备原则、、。 二、判断题 1．公文处理是秘书部门的一项最经常、最大量的基础性工作。( ) 2．交拟的重点在交代写作意图上。( ) 3．交拟的重点在时限要求上。( ) 4．公文的撰拟不是秘书个人的劳动。( ) 5．撰写公文是一项政策性、思想性、业务性都很强的工作。( ) 6．审核的重点首先是公文的内容、文字表达、文种使用等方面。( ) 7．审核的重点首先是“是否需要行文”。( ) 8．签发没有权限，哪位领导签发都可以。( ) 9．公文从交拟到注办，是公文办理的过程。( ) 10．来文必须有文必录。( ) 、

秘书办文办会办事职业素养的演讲

秘书办文办会办事职业素养的演讲 ——赵忠成 各位领导、各位评委老师、以及在场的所有参赛选手们： 大家好： 我是来自江西工业贸易职业技术学院、旅游商务系、09文秘班的赵忠成同学。今天有我为大家演讲的是…… 我国古代秘书工作在经历了几千年的发展变化后，形成了自己丰富的、独特的多传统，即秘书工作传统。 我国秘书工作的历史源远流长，从秦代—汉代—魏晋南北朝时—唐代—宋代—明代—清代—现代中国秘书发展史经历了无数次的变革，可知古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的。就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用、从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等。就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强(包括拟写、处理文书和办事等)、实际工作经验、年富力强、敏捷、保守机密等要求。这些宝贵的经验都是值得我们借鉴的 最近在自己的新浪博客上结交了一位老师，因为自己缺乏社会经验所以和老师在网上聊聊。从自己的实际情况出发向老师问了很多问题，我的第一个问题是：老师我把文字当做我生命的全部对吗?老师的回答：文学太虚无缥缈了，能吃这碗饭的人太少了。我又问老师第二个问题：“老师您能帮我看看我在博客上的文章写得怎么样可以吗?”老师说：“看得出来你还涉世不够深啊!”第三个问题是老师反过来问我的：“你只知道你自己喜欢在做的事情，不知道社会生需要你去做什么事情?你这只知道自己抱怨社会的不公，却没有想过自己如何上进。只有你自己在社会上不断的尝试才能明确好自己的位置。

综上三个小问题来说可以让我们了解到随着国际化的潮流，秘书也渐渐走近属于秘书自己的视野和生活中。只有了解这个企业、这个社会的发展趋势、才能明确自己自己的岗位所要做好的那些事情，才能 周恩来总理对办公室和秘书工作的要求从来就是“关照小事，成就大事”。实践证明：天下大事，必作于细。让我们大家努力做一个不但想做大事、更能把大事做细，把大事做出成果的实干家。我们要有“吾日三省吾身”的反思意识，要有“见贤思齐”的宽广胸襟，要有“咬定青山不放松”的理想报负和实干精神相结合的执著追求，要自重、自省、自警、自励。要思长远，想大局，谋发展，凡事不可事必躬亲，大包大揽，属于自己职责范围的事，一定要管细、管实、管好，切不可掉以轻心，麻痹大意。落实不力是我们工作中的大敌。 每一个人都有自己的梦想，而我的梦想就是如何当好一名秘书。一个企业需要哦一张微笑的脸面，一个成功的企业需要爱与责任相结合的企业秘书。而我们就是那些千千万万的企业所要的人才。

秘书办事办公办文

秘书办事我之见 摘要 秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。 关键词：秘书办事 一、信息工作 秘书做好“辅助管理”首先要做好信息工作。在当今竞争日益激烈的社会中，信息已经成为了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。在这个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。无论政坛，还是商场，领导者的成败得失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导者决策的关键是要“耳聪目明”，要保持充分的准确信息量。秘书要为这样的领导辅助管理，信息工作必当放在首要位置。无论是公文，会议都是信息的载体。文书是记载信息的，会议是发布、交流信息的。可以说没有游离于信息之外的秘书工作。 信息的无时不在无处不有的特性决定秘书信息工作的普遍性。对于秘书来说信息手机工作中没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的手机对象。由于信息的时限性和非消耗性，秘书的信息工作是十分紧迫的。这就要求秘书一定要信息获取量大，准确率高，处理周期短。同样的信息如果别人知道的早，利用的早，我们就是去优势这时这样的信息也就没有啦利用价值。更快更准的向领导提供信息是秘书做好“辅助管理”的重要保障。信息分为两种，一种是初级信息一种是高级信息。秘书对信息努力开发并及时向领导提供高层信息，是秘书信息工作的重要特点。 二、秘书办公室管理工作 在任何一个机关，秘书部门都承担着承上启下、联系左右、沟通各方面的重要的协调作用，因此秘书部门应当是整个机关工作系统的良性枢纽。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的展开，协调各智能部门的合作，沟通和密切与社会公众的联系,树立组织机构的良好形象。 在办公室管理中主要包括秘书人员的人力资源管理，对办公设施的屋子和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理和对办公环境氛围的统筹管理。 （一）办公室的人力资源管理

第四章 秘书的沟通与协调工作

第十三章秘书的沟通与协调工作 〖案例〗问题： 、秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？ 、如何正确处理与领导的关系？ 〖案例〗问题： 、会议为什么会发生冲突？ 、秘书失误在什么地方？怎么做才能避免这样的事情发生？ 第一节沟通概述 一、沟通的概念 通过以上分析，我们可以给沟通下个结论，所谓沟通，就是人与人之间通过语言、表情、动作、文字等不同的方式互相传递信息和交换意见,并通过互相传递信息和交换意见对其意图作出反应的行为过程。沟通是一种双方都有意,都能满足,都可享受的交流方式,双方把感受或想法讲明白,获得共识或了解对方的过程。沟通的目的是向对方阐明自己的想法并能够获得共识。沟通的要素： 、信息发起者 、信息接受者 、信息 、渠道沟通语言；文字沟通；肢体语言；多媒体技术。 、文化背景 〖吸取教训〗〖简评〗 这条信息缺乏必要的的背景，如果上级领导提出疑问：“五个小”工程是咋回事？为啥要搞这样的工程？怎么办呢？所以，信息接收者要站在领导的角度上考虑问题，凡是领导都看不明白的地方都要作必要的背景交代。 二、沟通的类型 陈云同志说：“只有通气，才能团结。”这里的通气指的就是意见沟通，有成就的国家领导人都非常重视组织内部的意见沟通。 沟通可以根据不同的标准进行分类，可以划分成不同的类别。根据是否存在信息沟通反馈分类，可分为单向沟通和双向沟通；根据信息沟通的方向分类，可以分为纵向沟通和横向沟通；根据信息沟通的渠道分类，可以分为非正式沟通与正式沟通；根据信息沟通的方式分类，可以分为口头沟通与书面沟通。 （一）单向沟通与双向沟通 、单向沟通 单向沟通是指一方发送信息，不允许对方提问，另一方接受信息而不再向发送者反馈信息。如：领导安排工作，你给他人交代工作，让别人替你办理等，单向沟通的优点是信息传递快，适于上级下达指示、命令等；缺点是发出命令的人没办法得到反馈信息，不能听到接收者的意见，容易犯片面、主观的错误；不考虑接收者能否理解都必须执行，这就有可能使下级产生抵触情绪。因为没有反馈，对接收的信息是否准确、完整，双方都会产生疑虑。 、双向沟通 双向沟通是沟通双方互相传递信息，其发出者与接收者的地位不断交换，双方多次重复交流，达成共识，因此沟通的信息就准确。由于发出者能充分听取接收者的意见，使其受到尊重，产生参与感，增强了自信心，有利于双方相互理解，形成融洽的人际关系。 （二）横向沟通与纵向沟通 〖吸取教训〗 由于沟通不畅或沟通失效而导致恶果的事例举不胜举。 （三）正式沟通与非正式沟通 （四）书面沟通与口头沟通 三、沟通的原则 （一）沟通的基本原则 、为人谦逊 〖吸取教训〗小田 、说话委婉 〖吸取教训〗这天销售部送来的本季的销售报告， 、看人说话 、观言察色 、第一句话谨慎

办公室秘书个人工作总结

办公室秘书个人工作总结 办公室秘书个人工作总结 办公室文秘个人工作总结 2012年，在公司领导和办公室的大力支持下，也在公司同事 们无私的帮助下，我较好地履行了工作职责，基本完成了工作任务，个人工作能力和处事态度都有了明显提高。现将工作情况作 以简要汇报。 一、踏实工作，成为部门间沟通的纽带 办公室文秘的工作职责决定了我每天的工作要面对各个部门。在工作当中，各部门如有问题要来咨询或者要求帮助，我都会耐 心回答并给予帮助，超过我的职责范围的问题我也会在记录后第 一时间咨询相关负责人员后予以答复或解决，我怀着一颗真诚的 心实事求是的为大家服务，保障各部门日常工作的顺利运转。 二、尽心尽责，做好文书工作 秘书工作要求有较强的文字表达能力。材料的写作要求尽可 能的详尽、准确，这样才能保证向领导反映准确信息，为及时决 策提供可靠依据。为提高写作能力，我不断的学习，并请公司领 导和办公室主任帮忙把关，提出改进意见和建议，再经过反复推 敲后定稿。一年来，我起草各类通知和请示共92份，会议纪要48期，简报43期。并严格遵照公司办文制度，2012年共下发政文34份，党文14份，文件均准确无差错。

为确保收文管理不混乱，我于2012年1月制作了文件发放登记表，对文件的流转情况均予以详实登记，做到有据可查。并按照集团公司无纸化办公工作要求，我每天上班第一件工作就是打开腾讯通与 OA管理系统，直到下班结束，xx即使在节假日，也要最少保证每天上线一次，确保收到每一份文件、每一份通知，每天的来文、来电、来访我总是争取在第一时间内向领导汇报，以使领导及时掌握最新情况，并及时将领导批示及文件精神传达至有关部门，同时追踪文件执行进度及落实情况，及时向主管部门反馈办理结果，保障了政令畅通。 三、从小做起，做好节能降耗 2012年，公司提出了降本增效1100万元的任务目标，为响应公司号召，降本增效做出贡献。我从自身做起，从小做起，尽自己所能节能降耗。 我从小处着手，严格控制2012年低值易耗品的耗用，例如打印机优先只补充碳粉不换硒鼓，签字笔只换笔芯不换笔，打印纸尽量双面打印以节约纸张，较好的减少了低值易耗品的使用。 为降低办公话费支出，我随时关注通讯供应商的推出的各项优惠活动，经与通讯供应商沟通，取消了部分电话用处不多的功能使用费，并将部分电话的月租改为最低消费，最大限度的节约办公话费支出。 为提高工作效率，我积极自学电脑相关知识，帮助办公室工

办文办会办事的一般要求

办文办会办事的一般要求 一、办文程序和规范 1、签收、登记、拟办 2、分办、传阅。 3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。 4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。 5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。 6、来文办理的其他要求 （1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。 （3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。 （4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。 （5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。 （6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。 （7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。 （8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签

[VIP专享]第八章 秘书的办文工作

第八章秘书的办文工作 [学习目的] 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求;能够运用所学的文书处理知识完成日常工作. 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。。 第一节文书的撰拟 一、文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。 二、文书的种类 根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类： 1.通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据 国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种， 分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 2.专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法 文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 3.常用事务文书是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。 上行文指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

秘书如何做好办公室工作(1)

秘书如何做好办公室工作(1) （一）、办公室工作的主要职责、地位和作用 首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。 其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使办公

室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。 （二）、具备担当办公室主任的条件 （一）办公室工作有利于提高自己的综合素质，全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用，关键在于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。 （二）从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开拓新视野，挖掘新潜力，办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是办公室主任岗位能够锻炼自己，获取多方面知识和实践经验，提高自身综合素质。 （二）要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。

提升办文办会办事水平推动办公室工作新跨越

提升办文办会办事水平 推动办公室工作新跨越 办文、办会、办事是对办公室工作职能的精炼概括，办文、办会、办事的效果如何，直接影响单位的工作效率和水平。在实际工作中，必须严守“实、细、新”，“准、特、精”，“严、活、优”九个字的工作准则，努力推进办公室工作的规范化、制度化和科学化。 办文：坚持“实、细、新”，做到以文辅政 “办文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义的综合。提升办文水平，核心就是要提升处理文字工作的能力。 一要“实”。邓小平同志说过，“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。文稿是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。协助领导做好文稿起草工作，必须要坚持实事求是的原则，扎实搞好调查研究，吃透上情、摸清下情，不能以感情替代政策，以个人好恶替代原则。撰写文稿时，要充分听取各方意见，从事物的内在联系和发展动态中去分析研究问题，在厘清事情的前因后果，摸清基本情况的基础

上，使文稿充分表达领导的思想和主张，体现领导的能力和水平，增强针对性和实践性，推动工作顺利开展。 二要“细”。细节体现效率，细节体现质量，细节决定成败。办文工作，从表面现象看，可能都是小事，从直接效果看，绝对都是大事。一个错别字、一个错标点都事关全局，有可能酿出大问题。从这个意义来讲，“办文工作无小事”，来不得半点马虎。一次，我们负责准备一个会议材料，文稿形成后，同志们进行了多次校对，都认为已经万无一失。印刷完成时已经是晚上十二点，第二天一早会议就要召开。领导要求再校对一遍，很多人认为没有必要，但恰恰是最后这一次发现了问题。因为印刷厂的失误，会议材料里一位重要参会人员的名字被印错了，如果第二天的会议使用这份材料，将会造成非常不利的影响。最后，同志们赶紧让印刷厂重新印刷并再次进行了校对，一直忙到凌晨五点，确保了第二天会议的顺利召开。 三要“新”。撰写文稿，借鉴是根基，消化是成长，创新才是灵魂。善于创新是提高文稿可读性的谋篇之基，是提升文稿贴近性的布局之源，是提炼文稿独特性的架构之道。打破老生常谈、墨守成规的思维定势，学会说新话、说自己的

办公室文秘工作职责

办公室文秘工作职责 一、承办院党政领导的指示和决定，负责院党政工作报告和各种文件的起草工作。 二、负责完成上级组织交办的各项工作。 三、起草、协调、送审、印发院党政组织及院办公室名义发出的各类公文材料。 四、组织筹备召开各种会议，为领导提供报告和讲话文稿资料。 五、检查院属各部门执行院党政会议的各项决定事项的执行情况，落实院领导批示督查的事项、工作。 六、深入各部门调查研究，为领导科学决策提供依据，.做好系 统信息及信息交流编发工作。 七、负责领导在对外工作中各项事务的办理。 八、负责文电、函件、简报的收发、印刷、归档、保密、管理和办公自动化工作。 九、负责全院的人事管理、劳工管理和思想政治工作。 十、负责全院的财产物资及行政后勤管理工作。 十一、负责全院的安全管理、普法宣传教育、节假日值班安排工作。 十二、办理党政领导交办的其它事项和工作。 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件 的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘 档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件;做好信息 收集及报送工作。 八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立 卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。 一、文件服务 [基本职责]文件的收发、呈送、转递、退存、管理，批示的处理，帐外文件的收集、归档。 [工作要点]

市政府办文办会办事的有关规定

市政府办文办会办事的有关规定 一、办文有关规定 （一）公文报送 1．各镇乡人民政府、街道办事处和市府各部门报送需要由市政府审批的事项，必须以公文的形式行文。主送市政府的公文必须由镇乡人民政府、街道办事处或市府部门的主要负责人签发，并按公文规范格式的要求标识签发人姓名、附注位置标明联系人和联系电话，而后上报市政府办公室；上报公文的纸质文件应一式6份，并连同电子文档送市政府办公室秘书科。 2．各镇乡人民政府、街道办事处和市府各部门报送的公文，必须符合国家法律、法规、方针、政策和上级的规定。要本着高度负责的精神，严格审核，把好政策法规关、内容关、文字关，上报的公文要严谨准确、防止差错，提出的建议或措施要明确恰当、切实可行、有针对性；文字的表述要准确无误、简明扼要、条理清楚、语法规范；公文的格式要符合规范，杜绝随意性。 3．向市政府报送的公文不能多头报送。上报的请示应一文一事，要明确主送。请示和报告的内容不能混淆，报告中不得夹带请示事项；请示和报告的体例、格式、文字等要符合行文规则，理据清晰，内容全面，涉及到的相关资料要以附件形式一并上报。 4．一般情况下，市政府下属部门和单位不得直接向市政府领导个人报送公文。除市政府领导批示要求向其本人反馈的情况材料和需要直接报送市政府领导的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，严禁向领导个人行文。确需直接报送市政府领导个人的公文，必须附上市政府领导批示要求向其本人反馈情况的复印件，并用便函的形式报送，落款应是部门或单位的主要负责人。 5．市政府机关内部承办文件和在办理文件过程中的各个环节，都要实行实名制。即在办理各种文件、起草各类文稿时(包括讲话、拟办意见、情况说明、材料和素材、小稿件等)，必须签署撰稿人和复核人，有必要的要注明联系电话。对文件实行会办的，各环节也要按照实名制的要求执行。 （二）公文会办 凡上报公文内容涉及两个以上部门职责范围的，主办部门要事先与有关部门充分沟通，搞好协调；特别是涉及有关财政、机构编制和规划、管理权限等利益调整和其他机关职责范围的公文，主办部门必须与相关的部门和单位进行协商和研究，协办部门和单位也应积极参与，提出意见，在3个工作日内取得一致意见，并经各有关部门和单位主要负责人会签后，由主办部门行文上报市政府，特殊的也可联合行文。不可将未经协商和认真研究的问题上交市政府，也不得单方报告"已征得××部门同意"等。协商过程中遇有分歧的，按照各自表述的原则，由主办部门如实列出各方理据，提出建设性意见，并将协办部门出具并加盖印章的不同意见作为附件，一同上报市政府。因主办部门未主动协调，造成误事的，由主办部门负责；协办部门不积极配合，造成误事的，由协办部门负责。 （三）公文收文

秘书的办文工作

秘书的办文工作 一、填空题 ．公文的形成产生于的客观需要，中间经过交拟、议拟、撰拟、、签发、印制、，才能生效使用。 ．交拟也叫，是公文形成的第一个程序。它是指领导人向秘书交代任务。这些任务包括本单位的发文和收文承办的发文。 ．交拟的重点在交代上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是个 。 ．议拟阶段可分为三个步骤：认真领会领导意图、和。 ．审核是对文稿的、、等做全面地审查核实和细致地修改，所以人们往往称之为“”工作。 ．审核的重点首先是“”，这是一个先决条件。 ．公文签发包括会签、、。 ．会签的准备阶段叫，公文文稿送领签发之前，要由秘书部门会同有关方面讨论，征求对文稿的意见，以帮助领导。 ．经征求意见并修改后的文稿，各有关方面必须签上同意印发的意见，这就是。 ．签发是机关领导人对审核过的文稿进行审定并发印，文件。 ．公文办理和公文保管组成了。 ．公文办理一般由三个阶段构成：阶段、阶段、阶段。 ．收发人员在有关文件送发的单据或簿册上签字或，以表明收到叫签收。 ．对某些收件如何办理和交于何人理等提出，并在“”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫。 、是公文处理的核心部分。 ．收文承办具体可分为和两种。 ．办文阶段可分为和两项内容。 ．来文系问文，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求做出的和 的办理工作，叫办复，也叫。 ．秘书部门按照公文办理的——对承办部门和人员及时检查和催促，防止， 加快，这项工作叫。 ．催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的中，是提高公文 的重要手段。 ，办事即依文办事，指阅读文件、贯彻精神、取得的过程。 ，公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文是否。 ．公文运转周期由公文在办理过程中各环节上之和，之和组成。 ．办公自动化建设的基本原则有必要配备原则、、。 二、判断题 ．公文处理是秘书部门的一项最经常、最大量的基础性工作。( ) ．交拟的重点在交代写作意图上。( ) ．交拟的重点在时限要求上。( ) ．公文的撰拟不是秘书个人的劳动。( ) ．撰写公文是一项政策性、思想性、业务性都很强的工作。( ) ．审核的重点首先是公文的内容、文字表达、文种使用等方面。( ) ．审核的重点首先是“是否需要行文”。( ) ．签发没有权限，哪位领导签发都可以。( ) ．公文从交拟到注办，是公文办理的过程。( ) ．来文必须有文必录。( ) 、 ．承办是公文处理的核心部分。( ) ．批办是公文处理的核心部分。( ) ，催办是公文运转的一个环节。( ) ．办文阶段可分为办文和办事两项内容。( )

《秘书办文、办会、办事》实训课程标准

《秘书办文、办会、办事》实训课程标准 0 课程基本信息 0.1 适用专业 文秘（行政助理方向）专业 0.2 开课系部 环境信息系 0.3 课程负责人 余铮 0.4 学时与学分 共30课时，1学分 1 课程定位 1.1 课程性质与作用 课程的性质： 《秘书办文、办会、办事》是文秘（行政助理方向）专业必要的实践教学环节，它在实现专业培养目标，培养学生文秘专业技能、实践能力等方面起着重要作用。通过这一教学环节，使学生学会处理办文、办会、办事过程中的相关事务，掌握办文、办会、办事的具体要求和方法，熟练使用办公自动化设备。 课程的作用： 本课程主要在实现专业培养目标，培养学生文秘专业技能、实践能力等方面起着重要作用。通过这一实践教学环节，使学生学会处理办文、办会、办事过程中的相关事务，掌握办文、办会、办事的具体要求和方法，熟练使用办公自动化设备。 1.2 相关课程 本课程与秘书写作、档案管理、秘书实务、办公自动化实务等课程相衔接。 2 课程目标 2.1 课程总体目标 本课程总体目标，是遵循“以职业素质为本位、以职业能力为核心、以职业活动和工作过程为导向”这一原则，通过创设条件、导入项目，采用任务驱动、角色扮演等，使学生置身于职业情境中，充分发挥学生的主动性、积极性和创新性，在具体的的任务训练中实现职业技能培养、能力拓展和综合素养提升等目的。

2.2 知识、能力与素质目标 2.2.1 知识目标 （1）掌握文秘岗位必需和够用的基本理论知识； （2）掌握和具备文秘岗位所需的专业技能。 2.2.2 能力目标 （1）提高社交与沟通、协调能力； （2）具有较强的语言表达、应用写作（以公文为主）能力； （3）强化秘书各项事务工作综合处理能力（办事、办会、活动策划等）； （4）掌握先进的秘书办公设备基本操作技能。 2.2.3 素质目标 （1）培养学生良好的自我表现、与人沟通的能力； （2）培养学生的团队协作精神； （3）培养学生分析问题、解决问题的能力； （4）培养学生良好的职业道德； （5）培养学生勤于思考、做事认真的良好作风； （6）培养学生勇于创新、敬业乐业的工作作风。 3 课程内容标准 3.1 课程设计思路 本课程按职业能力形成规律,在教学中重新设计学习程序,采用模块式教学强化秘书各专项技能，将实践教学贯穿于整个培养过程，避免孤立、形式化地设置实践教学环节。以学生为主体的实践教学过程，特别是创新实验和综合实训（虚拟案例和模拟项目），能活跃学生的思维，发挥学生的学习主动性，创新思想。运用讨论式、团队协作式的教学方法，采用案例分析与情景模拟、小品表演等技能训练形式进行实训。在实训教学中，可以借鉴现代企业的员工培训的方法，改变以往的以教师为中心的教学方法,倡导“项目任务驱动下的学生自主学习法”，要求学生既掌握理论又会熟练操作。 3.2 课程内容选择 本课程以培养学生文秘职业岗位能力为核心，根据专业人才培养目标、文秘职业岗位能力需求和前后续课程的衔接，参照文秘职业资格标准，以必需够用为度，统筹考虑和选取教学内容。体现职业道德培养和职业素养养成的需要，以真实工作任务为载体设计教学过程，采用综合化与模块（项目）化相结合的方式构建课程的内容体系。每一工作任务为一基本模块，每一模块与特定的职业能力培养相结合，整个实训过程以实训任务为载体将以上模块互

三办办文办会办事提纲

“三办”--办文办会办事（提纲） 刘文森 第一节公文办理 一、何谓办文 办文 ．．．．．．是指党政军机关、企事业单位的办．．，．即公文办理， 公室（秘书处）对收到的各类文电进行研究，提出办理意见供机关、单位领导决策参考的一项工作。 二、收文办理的七道程序 1．签收。签名注时。签收方式有三：一是在对方的发文薄上签收；二是在对方的回执单上签收；三是为对方开具收据。 2．登记。登记项目：包括办件、阅件、份数、公文去向、收发时间、公文标题、密级、缓急程度、发文字号、发文机关等。 3．初审。重点看是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他机关、单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会稿、会签，是否符合公文起草的其他要求。 4．承办。一是阅件的办理；二是办件（批办件）的办理，应提出拟办意见报本机关负责人批示或转请有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。公文拟 1页

办注重六个方面：①惯例做法。②政策规定。③上级要求。 ④领导意见（意图）。⑤借鉴（参考）他山之玉。⑥倾听（征求）职能部门意见等。 三是紧急公文办理。公文的缓急时限有特急、加快两个层次，电报的缓急时限有特提、特急、加急、平急四个层次。 在办文时，要严格区分急件与非急件的界限，不能不急作急、多头报急、重复报急。 5．传阅。传阅方式：分传、专传、回传、阅文室阅文、集中传阅、归类传阅、分批传阅等。 6．催办。公文的催办可采用面谈、电话或发“催办通知单”或请承办部门来人汇报四种方式。 7．答复。答复的三种形式：电话、书面经领导同意后将办文单上领导的批示复印给来文单位。 三、发文办理的五道程序 1．公文起草、审核、修改 △公文起草有七个方面要求：一是符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。二是一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。三是内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。四是文种正确，格式规范。五是深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意 2页

秘书工作总结-办公室文秘工作总结-

秘书工作总结:办公室文秘工作总结- 今年对我来说具有特别的意义，因为这是我的本命年，也是我成为上班族以来的第一个整年。经过一年来的不断学习，以及同事、领导的关心和帮助，我已完全融入到了龙泉寺这个大家庭中，个人的工作技能和工作水平有了显著的提高。现将我一年来的工作情况简要总结如下： 一、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点 办公室作为企事业单位运转的一个重要枢纽部门，是单位内外工作沟通、协调、处理的综合部门，这就决定了办公室工作繁杂性。由于我们办公室人手少，工作量大，我和两位大姐共同协作、共同努力，在遇到不懂得地方及时向她们请教学习，并优质高效的完成领导交办的各项任务。在这一年里，遇到各类活动和接待，我都能够积极配合做好后勤保障工作，与同事心往一处想，劲往一处使，不计较干多干少，只希望把领导交办的事情办妥、办好。 二、加强学习，注重自身素质修养和提高 记得局长每次开会都说：固步自封，夜郎自大这个成语，虽然这只有八个字，但所表达的意思却是深远的，要求我们必须具有先进的观念，要用科学发展的眼光看待一切，才能适应景区未来的发展。因此，我通过网络、书籍及各类文件

资料的学习，不断提高了自己的`政治理论水平。工作中，能从单位大局出发，从单位整体利益出发，凡事都为单位着想，同事之间互帮互助，并保持融洽的工作气氛，形成了和谐、默契的工作氛围。 另外，我还注重从工作及现实生活中汲取营养，认真学习文秘写作、景区建设与发展、宣传推介、档案管理等相关业务知识。同时，虚心向领导、同事请教学习，取长补短，来增强服务意识和大局意识。对办公室工作，能够提前思考，对任何工作都能做到计划性强、可操作性强、落实快捷等。 三、坚持做事先做人，努力做好日常工作，热心为职工游客服务 为了做好日常工作，热心为全局职工及游客服务，我做了下面的努力： 1、出勤方面，每天都能提前十到二十分钟到达办公室，做好上班前的相关工作准备，并能及时打扫两位领导的办公室等。 2、公文处理过程方面，严格按照国家事业单位公文处理办法中所规定的程序办事。发文时，能严格按照拟稿、核稿、会签、签发、印制、盖章、登记、发文等程序办理；收文时，按照收文登记、拟办、批办、分送、催办、立卷、归档等程序办理，没有出现错误的公文处理事情。 3、纸张文档、电子文档的归档整理方面。在工作中，

秘书学——如何理解秘书“办文”工作

如何理解秘书办文工作 办文，个人理解为公文处理。主要包括来文登记，文件传阅，公文办理，就是按照公文里提出的具体事项，抓好贯彻落实。 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 办文工作是一项十分复杂的工作，虽然学习了一个学期，但还是不能系统的掌握办文工作，下面就管中窥豹，从行文的角度介绍一下我眼中的秘书办文工作： 做好办文工作，对于提高领导机关工作的质量和效益有着十分重要的意义。而要做好办文工作，有一篇好的公文是最基础的！如何写好公文，以下几点是必须做好： 一、注意是否确需行文 二、注意是否符合办文的程序和手续 三、注意是否符合党和国家的有关方针、政策 四、注意措施是否切实可行 五、注意文字表达是否准确、简炼 六、注意文件是否工整和完整 除了以上六点需要注意以外，秘书的办文工作还必须坚持以下几个原则，以保证做好办文：

一、实事求是原则： 实事求是的原则公文处理工作必须要发扬，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题，它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。 公文处理必须是一种有效的信息沟通，公文处理的实践者应该从客观实际出发，倾听群众和基层的呼声，如实地反映真实情况，不先入为主，不任意夸大和缩小问题，不掩饰矛盾，既报喜也报忧。同时，公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中，最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。 二、精简的原则 精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。今天商品经济社会对于公文处理活动的时效性要求更高，质量要求更严，因此必须要化繁为简，删繁就简。首先，文章要写得短一些，精一些，公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次，公文的运转处理程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，随着逐步改善加工手段，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。公文处理的实践者必须从观念上破除那种陈腐的以为繁琐、层次多必有效的旧观念，树立起精简的意识，认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法、工具，

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第四章)(编辑定稿)

第四章调查研究 思考题及参考答案 1.为什么调查研究要坚持实事求是原则？怎样才能做到实事求是？ 答：调查研究的目的就是了解事物的真实情况,掌握大量第一手材料,并通过分析研究得到对事物本质和规律的认识,从而进一步指导实践。如果在调查研究中不尊重事实、弄虚作假,就根本达不到调查研究的目的,甚至给工作造成极大的干扰和损失。 调查研究要做到实事求是,必须做到： “不唯上”——不能为了迎合领导意见而歪曲客观事实。 “不唯书”——不能被书本或过去的文件上已有的观点和结论所束缚。 “不唯己”——不能从主观愿望和个人好恶出发，要敢于否定自己原来的不符合实际的观点。 “不唯众”——是不能被暂时的多数人的观点所左右。 “要唯实”——一切从实际出发,不可为任何既定观点和结论去按图索骥,寻找所谓“论据”,也不可先入为主、偏听偏信。调查研究者不得以任何理由夸大、缩小或隐瞒、歪曲事实。 2.调查研究一般分几个阶段？各阶段有哪些主要工作？ 答：一次正规的调查研究总可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段。 准备阶段的主要工作有：确定调查研究的课题和具体目标，确定调查研究的对象和范围，做好调研组织、思想和技术上的准备，拟订调查提纲，设计、印制调查表格、问卷等。 调查阶段的主要工作有：调查点的联络，进行正式调查,做好调查材料的收集、整理工作。

研究阶段的主要工作是：运用各种方法,从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。揭示事物的本质和规律,了解事物之间的因果关系,预测事物的发展趋势,并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。 总结阶段的主要工作有：撰写调查研究报告，输出调研信息，调研活动总结，调研成果的转化。 3.常用的调查方法有哪些？如何正确运用这些调查方法？ 答：(1)现场观察。现场观察要注意：①要观察真实的现场,防止有人制造假象，②观察要客观，不能带个人偏见，③要注意略看与细察相结合，④要注意留下原始的观察记录。 (2)个别访谈。个别访谈要注意：①选择合适的调查对象；②访谈前做好充分准备；③讲究谈话的艺术。 (3)开调查会。开调查会要注意：①调查会的参会人数要适宜；②调查会的时间长短要适宜；③不宜请与调查课题有关的权威人士参加；④要与个别访谈结合运用。 (4)问卷调查。问卷调查的关键是：设计科学合理的问卷，问卷设计必须遵循三个原则——必要性原则、可行性原则、自愿性原则。 (5)统计调查。不管是常规性的统计调查还是临时性的统计调查,都必须保证数据真实、准确、完整,反对虚报、瞒报等弄虚作假行为。 (6)专家论证。专家论证会是一种特殊的调查座谈会,须有畅所欲言、自由争论的气氛和比较充分的时间。参加论证的专家应力求多样化。应该在会前较长时间将需要讨论的问题发给与会专家,让他们有充分的时间查找资料、思考研究。 4.对调查材料进行研究常用哪些方法？试述各种方法的作用和特点。 答：(1)归纳和演绎。归纳是从同类中若干个别或特殊对象推出有关该类事物的一般性结论的推理方法。在运用归纳法的时候要注意避免犯“以偏概全”的错误。演绎是以一般性原理为前提,推出有关特殊的个别事物的结论的推理过程。运用演绎法，要注意大前提(一般性原理)是不是真实，运用的推理形式要符合有关的推理规则。 (2)比较和分类。比较有横向比较和纵向比较两种基本类型，运用比较法要注 2