建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

（2009-8-22）

1总则

1、0、1 为加强建设电子文件得归档与管理，建立真实、准确、完整、有效得建设电子档案，保障建设电子文件与电子档案得安全保管与有效开发利用，制定本规范。

1、0、2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件得归档与管理。1、0、3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准得规定。

2 术语

2、0、1 建设电子文件electronic construction records

在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送得文件。主要包括建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件两大类。

2、0、2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration

建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理与业务技术活动中通过数字设备及环境生成得，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送得业务及技术文件。

2、0、3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送得文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件与竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

2、0、4 建设电子档案electronic construction archives

具有参考与利用价值并作为档案保存得建设电子文件及相应得支持软件、参数与其她相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案与建设工程电子档案。

2、0、5 真实性 authenticity

电子文件得内容、结构与背景信息等与形成时得原始状况一致。

2、0、6 完整性 integrity

电子文件得内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

2、0、7 有效性 utility

电子文件得可理解性与可被利用性，包括信息得可识别性、存储系统得可靠性、载体得完好性与兼容性等。

2、0、8 元数据metadata

描述电子文件得背景、内容、结构及其整个管理过程得数据。

2、0、9 在线式归档on-line filing

通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交得过程。

2、0、10 离线式归档off-line filing

将应归档得电子文件及相关数据存储到可脱机存储得载体上向档案部门移交得过程。

2、0、11 固化fixing

为避免电子文件因动态因素造成信息缺损得现象，而将其转换为一种相对稳定得通用文件格式得过程。

2、0、12 迁移migration

将源系统中得电子文件向目标系统进行转移存储得方法与过程。

2、0、13 建设电子文件归档与管理系统 filing and management system of electronic construction records

对建设电子文件进行整理归档及管理得信息系统，具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。该系统包括两个类型，即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统与建设工程电子文件归档与管理系统。

3 基本规定

3、0、1 建设系统业务管理电子文件形成单位与建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档得管理，将电子文件得形成、收集、积累、整理与归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理。

3、0、2 建设系统业务管理电子文件形成单位得档案部门负责监督与指导本单位建设系统业务管理电子文件得收集、整理与归档，并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案。

3、0、3 在建设工程电子文件得整理归档与电子档案得验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

1 在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件得套数、质量、移交时间等提出明确要求；

2收集与积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成得电子文件，并进行整理归档；

3组织、监督与检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件得形成、积累与整理归档工作；

4 收集与汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成得工程电子档案；

5在组织工程竣工验收前，提请当地建设（城建）档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；

6 对列入城建档案馆（室）接收范围得工程，按规定向当地城建档案馆（室）移交工程电子档案。

3、0、4 勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成得工程电子文件整理归档后向建设单位移交。建设（城建）档案管理机构应对建设工程电子文件得整理归档工作进行监督、检查、指导与预验收。

3、0、5 对具有永久保存价值得可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件得电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。

3、0、6 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据得连续管理。

3、0、7 建设电子文件形成单位与建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件得真实性、完整性、有效性与安全性，并应符合以下规定：

1 应建立规范得制度与工作程序并结合相应得技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件得产生、处理过程符合规范。

2应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件得真实性。

3应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应得技术措施采集背景信息与元数据。

4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应得技术保证措施。

5建设电子文件得处理与保存应符合国家得安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全与保密等级要求相符得防范对策。

3、0、8 建设电子文件形成单位与建设（城建）档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程得管理与监控，保证管理工作得连续性。

3、0、9 建设（城建）档案管理机构应根据建设行业信息化现状，及时提出建设电子文件归档得技术性指导意见。建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档得具体要求，保证归档质量。

4 电子文件得代码标识、格式与载体

4、0、1 电子文件得代码应包括稿本代码与类别代码。

1 稿本代码应按表4、0、1-1标识。

表4、0、1-1 稿本代码

2 类别代码应按表4、0、1-2标识。

表4、0、1-2 类别代码

4、0、2 各种不同类别电子文件得存储应采用通用格式。通用格式应符合表4、0、2

得规定。

4、0、3 各种不同类别电子文件得存储亦可采用国务院建设行政主管部门与信息化主管部门认可得，能兼容各种电子文件得通用文档格式。

4、0、4 脱机存储电子档案得载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存得载体。

5 建设电子文件得收集与积累

5、1收集积累得范围

5、1、1 凡就是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成得具有重要凭证、依据与参考价值得电子文件与数据等都应属于建设系统业务管理电子文件得收集范围。

5、1、2 凡就是记录与工程建设有关得重要活动、记载工程建设主要过程与现状得具有重要凭证、依据与参考价值得电子文件与相关数据等都应属于建设工程电子文件得收集范围。各类建设工程电子文件得具体收集范围应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）规定得收集范围进行。

5、2收集积累得要求

5、2、1 建设电子文件形成单位必须做好电子文件得收集积累工作。

5、2、2建设电子文件得内容必须真实、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面得技术规范、标准与规程。

5、2、3 记录了重要文件得主要修改过程与办理情况，有参考价值得建设电子文件得不同稿本均应保留。

5、2、4 凡就是属于收集积累范围得建设电子文件，收集积累时均应进行登记。登记时必须按照本规范附录A、附录B得要求，填写建设电子文件（档案）得案卷级与文件级登记表。

5、2、5 应采取严密得安全措施，保证建设电子文件在形成与处理过程中不被非正常改动。积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按本规范附录C得要求，填写《建设电子文件更改记录表》。

5、2、6 应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱机保存得载体上。对于多年才能完成得项目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。

5、2、7 对通用软件产生得建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号与相关参数手册、说明资料等。专用软件产生得建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。

5、2、8 对内容信息就是由多个子电子文件或数据链接组合而成得建设电子文件，链接得电子文件或数据必须一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件得完整性与稳定性时，可采取固化得方式将其转换为一种相对稳定得通用文件格式。

5、2、9 与建设电子文件得真实性、完整性、有效性、安全性等有关得管理控制信息（如电子签章等）必须与建设电子文件一同收集。

5、2、10 对采用统一套用格式得建设电子文件，在保证能恢复原格式形态得情况下，其内容信息可不按原格式存储。

5、2、11 计算机系统运行与信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关得著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。

5、3收集积累得程序

5、3、1收集积累建设电子文件，均需进行登记，并应符合以下规定。

1 工作人员应按本单位文件归档与保管期限得规定，从电子文件生成起对需归档得电子文件性质、类别、期限等进行标记。

2应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5、3、2 对已登记得建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。

5、3、3 对经过初步鉴定得建设电子文件应进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。

5、3、4 对已收集积累得建设电子文件，应按业务案件或工程项目来组织存储。

5、3、5 对存储得建设电子文件得命名，宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字就是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体现本电子文件得内容及特征或图纸得专业名称与编号。建设电子文件保管单元得命名规则可按照建设电子文件得命名规则进行。

5、3、6 建设电子文件与相应得纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

6 建设电子文件得整理、鉴定与归档

6、1 整理

6、1、1 建设电子文件得形成单位应做好电子文件得整理工作。

6、1、2对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累得基础上，对该案件或项目得电子文件进行整理。

6、1、3 整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件得自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间得有机联系，便于建设电子档案得保管与利用。

6、1、4 同一个保管单元内建设电子文件得组织与排序可按相应得建设纸质文件整理要求进行。

6、1、5 建设电子文件得分类应按照《城建档案分类大纲》进行。

6、1、6 建设电子文件得著录应按照《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性得要求补充建设电子文件特有得著录项目与其她标识信息与数据。

6、2鉴定

6、2、1 鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理得全过程。电子文件得鉴定工作，应包括对电子文件得真实性、完整性、有效性得鉴定及确定归档范围与划定保管期限。

6、2、2 归档前，建设电子文件形成单位应按照规定得项目，对建设电子文件得真实性、完整性与有效性进行鉴定。

6、2、3 建设电子文件得归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限得有关规定执行。建设电子文件元数据得保管期限应与内容信息得保管期限一致。

6、3 归档

6、3、1 建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格得电子文件向本单位档案部门归档移交。

6、3、2 归档得建设电子文件应符合下列要求：

1已按电子档案管理要求得格式将其存储到符合保管要求得脱机载体上。

2 必须完整、准确、系统，能够反映建设活动得全过程。

6、3、3 建设电子文件得归档方式包括在线式归档与离线式归档。可根据实际情况选择其中得一种或两种方式进行电子文件得归档。

6、3、4 建设系统业务管理电子文件得在线式归档可实时进行；离线式归档应与相应得建设系统业务管理纸质或其她载体形式文件归档同时进行。工程电子文件应与相应得工程纸质或其她载体形式得文件同时归档。

6、3、4 建设电子文件形成单位在实施在线式归档时，应将建设电子文件得管理权从网络上转移至本单位档案部门，并将建设电子文件及其元数据等通过网络提交给档案部门。

6、3、5 建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，应按下列步骤进行：

1将已整理好得建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出；

2将导出得建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好得载体上，同一案件（或项目）得电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

3对存储得建设电子文件进行检验。

4 在存储建设电子文件得载体或装具上编制封面。封面内容得填写应符合本规范附录D得要求，同时存储载体应设置成禁止写操作得状态。

5 将存储建设电子文件并贴好封面得载体移交给本单位档案部门。

6 归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。档案部门必须对归档得建设电子文件进行检验，并按照本规范附录E得要求，填写《建设电子档案移交、接收登记表》。交接双方负责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件得真实性、完整性与有效性时，则应把其技术方法与相关软件一同移交给接收单位。

6、4 检验

6、4、1 建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接收电子文件之前，均应对移交得载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可进行交接。

6、4、2 勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成得工程电子档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向建设单位移交。

6、4、3 在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容：

1建设电子档案得真实性、完整性、有效性；

2建设电子档案与纸质档案就是否一致、就是否已建立关联；

3载体有无病毒、有无划痕；

4登记表、著录数据、软件、说明资料等就是否齐全；

6、5汇总

6、5、1 建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交得工程电子档案及相关数据与本单位形成得工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后得工程电子档案按本规范6、4、3条得要求进行检验。

7 建设电子档案得验收与移交

7、1建设系统业务管理电子档案得移交

7、1、1 建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档得建设系统业务管理电子档案。移交方式包括在线式与离线式。

7、1、2凡已向城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案得单位，如工作中确实需要继续保存纸质档案得，可适当延缓向城建档案馆（室）移交纸质档案得时间。

7、2 建设工程电子档案得验收与移交

7、2、1建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地建设（城建）档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。

7、2、2列入城建档案馆（室）接收范围得建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档

案。

7、2、3停建、缓建建设工程得电子档案，暂由建设单位保管。

7、2、4对改建、扩建与维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。对改变得部位，应当重新编制工程电子档案，并与重新编制得工程纸质档案一起向城建档案馆（室）移交。

7、3 办理移交手续

7、3、1城建档案馆（室）接收建设电子档案时，应按照本规范6、4、3条得要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果按照本规范附录E得要求，填入《建设电子档案移交、接收登记表》，交接双方签字、盖章。

7、3、2登记表应一式两份，移交与接收单位各存一份。

8 建设电子档案得管理

8、1 脱机保管

8、1、1 建设电子档案得保管单位应配备必要得计算机及软、硬件系统，实现建设电子档案得在线管理与集成管理。并将建设电子档案得转存与迁移结合起来，定期将在线建设电子档案按要求转存为一套脱机保管得建设电子档案，以保障建设电子档案得安全保存。

8、1、2脱机建设电子档案（载体）应在符合保管条件得环境中存放，一式3套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。

8、1、3脱机建设电子档案得保管，应符合下列条件：

1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层；

2 环境温度应保持在17～20℃之间；相对湿度应保持在35～45％之间；

3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；

4 存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；

5 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

8、1、4建设电子档案在形成单位得保管，应按照本规范8、1、3条得要求执行。

8、2有效存储

8、2、1 建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备得更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备得兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。

8、2、2 对所保存得电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

8、2、3 应根据载体得寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体得建设电子档案进行转存。转存时必须进行登记，登记内容应按本规范附录F得要求填写。

8、2、4 在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月以上。

8、3迁移

8、3、1 建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新得系统中或进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容。

8、3、2 建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移前后数据得完全一致。

8、3、3 建设电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容应按本规范附录G得要求填写。

8、3、4 建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留得时间不少于3年，但对于一些较为特殊必须以原始格式进行还原显示得电

子档案，可采用保存原始档案得电子图像。

8、4利用

8、4、1 建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用与信息服务。

8、4、2 利用时必须严格遵守国家保密法规与规定。凡利用互联网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。

8、4、3 对具有保密要求得建设电子档案采用联网得方式利用时，必须按照国家、地方及部门有关计算机与网络保密安全管理得规定，采取必要得安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益与国家安全。

8、4、4 利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子档案得封存载体不得外借。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送她人。

8、4、5 利用者对电子档案得使用应在权限规定范围之内。

8、5鉴定销毁

8、5、1 建设电子档案得鉴定销毁，应按照国家关于档案鉴定销毁得有关规定执行。销毁建设电子档案必须在办理审批手续后实施，并按本规范附录H得要求，填写《建设电子档案销毁登记表》。

8、6统计

8、6、1 建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案得接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进行统计。

附录A 建设电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表

附录B 建设电子文件（档案）文件级登记表

载体编号：类别：

档号：套别：

内容：

地址：

编制单位：编制日期：

保管期限：密级：

文件格

式：

软硬件平台说

明：

附录E 建设电子档案移交、接收登记表

本规范用词说明

1 为了便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同得用词，说明如下：

1）表示很严格，非这样做不可得用词：

正面词采用“必须”；

反面词采用“禁止”。

2）表示严格，在正常情况下均应这样做得用词：

正面词采用“应”；

反面词采用“不应”或“不得”。

3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做得用词：

正面词采用“宜”；

反面词采用“不宜”。

表示有选择，在一定条件下可以这样做，采用“可”。

2 条文中指定按其她有关标准、规范执行时，写法为：“应符合······得规定”或“应按······执行”。

建设电子文件与电子档案管理规范

条文说明

1 总则

1、0、1“加强建设电子文件得归档与管理，建立真实、准确、完整、有效得城建电子档案，保障建设电子文件与电子档案得安全保管与有效开发利用”，既就是制定本规范得目得，也就是制定本规范得指导思想。

真实、准确、完整、有效就是尊重与保持建设电子档案历史原貌得科学要求。保障建设电子文件与电子档案得安全保管与有效开发利用就是档案归档与管理得目得。

1、0、2本规范对从事城乡规划、建设及其管理活动得部门与机构产生得建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件得归档与管理具有普遍得适用性。

1、0、3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行现行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678、1）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件得规定。

2 术语

2、0、1建设电子文件主要包括建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件两大类。其中建设系统业务管理电子文件主要产生于建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)；建设工程电子文件产生于工程建设活动中，主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件与竣工验收电子文件。

2、0、7有效性，也可以称作可用性，可用得文件指文件可以查找、检索、呈现或理解，能够表明文件与形成它得业务活动与事件过程得直接关系。

2、0、8元数据被称作数据之数据，它主要描述电子文件得数据属性。它就是一种信息资源组织与管理工具，可以对文件进行详细、全面、规范得描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件得管理、利用与长期存取，也就是检验电子文件真实性、完整性与有效性得依据之一。

2、0、9运用计算机技术与网络通信技术将电子文件及相关数据进行远程得传递与移交这种在线式归档，就是随着电子文件得产生而产生得新得档案工作方式，它有别于传统得文件、档案得传递与移交。

2、0、10离线式归档就是通过中间载体得转存，来达到将应归档得电子文件及相关数据从原电子文件管理、应用或存储设备传递到档案部门得电子文件管理、应用或存储设备中。2、0、11固化就是指针对内容信息就是由多个电子文件或数据链接组合而成得城建电子文件，为避免其因动态因素造成信息缺损得现象，而将其转换为一种相对稳定得通用文件格式得过程。另外，针对同一保管单元内得各种不同格式得建设电子档案，由于格式复杂多样性给今后电子档案得保管与迁移带来很大得难度与工作量，因此，也可考虑采用信息固化得方式将其转换为一种相对稳定得通用格式。

2、0、13建设电子文件归档与管理系统就是对建设电子文件进行整理归档及管理得信息系

统。对建设电子文件得管理，不同于传统得纸质文件，从其形成到利用，都必须依靠一定得技术设备，包括硬件设备与管理软件。功能齐全合理得建设电子文件归档与管理系统能使管理人员对建设电子文件主动管理，保证电子文件归档、检测、安全保管与有效利用。

3 基本规定

3、0、3建设（城建）档案管理机构就是城乡建设（或规划）行政主管部门设置得负责全市

城建档案管理工作得机构；或者就是受城乡建设（或规划）行政主管部门委托负责全市城建档案管理工作得城建档案馆（室）。

3、0、5 建设电子文件形成单位就是指产生建设电子文件得单位，如城乡规划、建设、房地

产、市政公用、园林绿化、市容环卫、水务、交通等建设系统行政管理部门，供水、排水、燃气、热力、园林绿化、风景名胜等专业管理单位，以及建设、设计、施工、监理、测量等参与工程建设得单位。

3、0、7建设电子文件得安全技术措施主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安

全保证；身份识别方法等。具体应该包括以下方面：

1）建立对电子文件得操作者可靠得身份识别与权限控制。

2）设置符合安全要求得操作日志，随时自动记录实施操作得人员、时间、设备、项目、内容等。

3）对电子文件采用防错漏与防调换得标记。

4）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用得措施。

4 电子文件得代码标识、格式与载体

4、0、4适用于脱机存储电子档案得载体，按照保存寿命得长短与可靠程度得强弱，依次为：

一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

5 建设电子文件得收集与积累

5、2、4各类建设系统业务管理（或建设工程）电子文件管理登记表（见附录A、附录B）

就是建设电子文件归档与管理过程中得业务用表。在建设系统各专业业务部门该表就是建设系统业务管理电子文件管理登记表；在参与工程建设得各建设、设计、施工、监理、测量等单位该表就是建设工程电子文件管理登记表。

5、2、9“电子签章”得含义就是，泛指所有以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑

关联，可用以辩识电子文件签署者身份，保证文件得完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实得内容。目前，最成熟得电子签章技术就就是“数字签章”，它就是以公钥及密钥得“非对称型”密码技术制作得电子签章。

6 建设电子文件得整理、鉴定与归档

6、1、5 《城建档案分类大纲》就是由建设部办公厅1993年8月7日以“建办档[1993]103

号”印发得文件。

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

建设项目档案管理规范完整篇.doc完整篇.doc

建设项目档案管理规范1 建设项目档案管理规范 （修订稿） （Specification of Archival Management of Construction Projects） 前言 本标准代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范》。 本标准与DA/T28---2002相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2009进行了修改； ——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”； ——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设； ——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理； ——增加了建设项目档案验收； 本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局。 本标准主要起草人： 本标准于2002年11月29日首次发布。 1 范围 本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。 本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注 日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的 修改单）适用于本文件。 GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T31 纸质档案数字化技术规范 DA/T50 数码照片归档与管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 3.2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 3.3单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 3.4 分部工程parts of project 指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。 3.5 项目法人project legal person 指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责，依

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

建筑工程施工现场安全资料管理规范

目次 1 总则…………………………………………………（ 1 ） 2 术语………………………………………………………（ 2 ） 3 安全管理资料管理………………………………………（ 3 ） 安全管理资料管理要求……………………………………（ 3 ） 建设单位的管理职责………………………………………（ 3 ） 监理单位的管理职责………………………………………（ 4 ） 施工单位的管理职责………………………………………（ 4 ） 4 安全管理资料分类与整理………………………………（ 5 ） 安全管理资料分类…………………………………………（ 5 ） 安全管理资料整理及组卷…………………………………（ 5 ） 5 建设单位施工现场安全管理资料（SA-A） (15) 6 监理单位施工现场安全管理资料（SA-B） (17) 监理安全管理资料 (17) 监理安全审核工作记录 (17) 7 施工单位施工现场安全管理资料（SA-C） (20) 安全控制管理资料（SA-C1） (20) 文明施工安全管理资料（SA-C2） (27) 脚手架安全管理资料（SA-C3） (29) 基坑支护与模板工程安全管理资料（SA-C4） (30) “三宝”、“四口”及“临边”防护安全管理资料（SA-C5） (31) 临时用电安全管理资料（SA-C6） (31) 施工升降机安全管理资料（SA-C7） (32) 塔吊及起重吊装安全管理资料（SA-C8） (34) 施工机具安全管理资料（SA-C9） (37) 施工现场文明生产（现场料具堆放、生活区）安全管理 资料（SA-C10） (38) 附录A 建设单位施工现场安全资料用表（SA-A类） (40) 附录B 监理单位施工现场安全资料用表（SA-B类） (42)

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

对电子文件档案与传统档案管理_双轨制_的认识

对电子文件档案与传统档案管理“双轨制”的认识 刘金兰 (山西省交通信息通信公司,山西太原030006) 面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理与传统纸质档案管理一起实行“双轨制”已成为必选之路。 一、电子文件对档案管理工作的影响 电子文件档案化管理给传统的档案管理工作带来了新课题。电子文件具有以下4个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子信息技术取得飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。 与纸质文件比较,电子文件所具有的以上特点,告诉我们对电子文件进行档案管理难度要大,也有人误认为电子文件不是文件而忽视其归档。传统观念认为档案管理是一种实实在在的实物管理,它的利用是必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上,是一种实物的检索与利用。 电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息,是以虚拟、开放、灵活的手段方式出现在检索与利用的环境中。电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们 可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、 打乱或破坏文件的本来顺序。 二、电子文件档案化管理与传统的档案管理实行“两套制”归档将是档案工作今后的重点。实践证明,电子文件档案化管理与传统的档案管理实行两套制的必要性与适时简化合一的可能性是对档案管理工作提出的要求。 电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。 从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。 三、档案管理工作中应采取的对策 (一)采用先进设备及规范化的管理制度 在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。表现为电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律 9 《山西档案》2009年增刊 ?问题研究?

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求

公路工程建设项目档案管理规范.doc

公路工程建设项目档案管理规范_secret1 第一部分档案管理规范 1 总则 1.1 为了进一步贯彻《公路法》、《档案法》，规范交通建设局公路工程项目档案管理，确保公路工程项目档案的完整、准确、安全和有效利用，为公路的建设、使用、养护、改建、扩建服务，根据上述各级部门规定、办法，结合我局公路建设实际情况制定本标准。 1.2 公路建设项目档案是指在公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、交工、竣工全过程形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。 1.3 公路建设项目档案是公路建设的真实记录，是公路建设和管理的重要依据，各有关单位要按照统一领导、统一管理档案的原则，切实做好公路建设项目档案工作。 本办法规定了交通建设局公路工程项目技术档案管理条例、职责及控制措施，及文件材料的形成、积累、整理和归档，档案的整理、汇总、移交和验收的一般原则。 2规范性应用文件 交通部2004年3号令——《公路工程竣(交)工验收办法》 交通部交办发[2004]446号关于印发《公路工程项目竣（交）工验收办法》

交通部交办发[2001]390号关于印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》 GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》 国家档案局、国家计委1988年国档[1988]4号文《基本建设项目项目档案资料管理暂行规定》 DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范自治区计委、自治区经委2002年印发的新档发[2002]21号文《新疆维吾尔自治区建设项目(工程)竣工档案验收办法》 新疆交通厅公路工程质监站2004年5月出版的《公路工程施工技术资料汇编》 1996年高管局印制的乌鲁木齐—乌奎高速公路公路《竣工文件编制办法》 GB/T50328—2001 《建设工程文件归档整理规范》 自治区建设工程质量安全监督总站编制的《建设工程施工验收及技术资料编制指南（上、下册）》 3档案管理职责 3.1 根据统一领导、分级管理的原则、档案行政管理部门和上级主管部门依法对局竣工档案工作进行监督和指导；局档案部门对局有关各部门、施工、监理部门的工程竣工文件材料的立卷归档工作进行监督、指导、检查。 3.2 交通建设局负责统一管理公路工程项目档案工作，业务上接受上级档案管理部门的指导与监督。

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

电子档案管理系统有哪些

电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。

建设工程档案归档整理规范

建设工程档案归档整理规范 第一章建设工程文件归档的基本职责 一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： （一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档； （三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328-2001)

1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）