电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法

第一章总则

第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。

第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。

第三条基本术语解释

（一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。

（二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

（三）真实性

指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（四）完整性

指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。

（五）有效性

指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（六）逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

（七）物理归档

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第二章电子文件归档的管理体制和职责

第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、

鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。

第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。

第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。

第三章电子文件的收集

第八条收集围：

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括：

（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

（八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。

（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。

（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第九条收集要求：

(一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。

（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

（三）各单位应依据本标准以及纸质文件的归档围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

第四章电子文件的归档程序

第十条归档要求

（一）文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。

（二）归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

（三）电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》（见附录1）。归档电子文件应逐件编目。

（四）文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

（五）档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录2）。

第十一条归档法

(一) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

（二）本标准推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

（三）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等（见附录3）。

第十二条归档时间

逻辑归档随时归档，物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行。

第五章电子文件的归档标准

第十三条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件

1．TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

2．WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。

3．对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（二）图像文件

1．TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2．其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

3．对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

4．由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

（三）图形文件

1．图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

2．归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。

（四）影像文件

1．MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（五）声音文件

1．WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一

并存档。

（六）多媒体文件

1．多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2．多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

（七）数据库文件

1．DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。

2．对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（八）超文本文件

1．超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

2．信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3．超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

（九）计算机程序

1．计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2．计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。

（十）数据文件

1．数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

2．数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。

第十四条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

第十五条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。

第十六条保存与纸质等档案容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

第十七条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。

第十八条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。

第六章电子档案的保管、利用和销毁

第十九条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。必要时，复制第三套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。

第二十条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。

第二十一条各单位对形成的电子档案要有可靠的安全防措施和管理制度，系统设备更新时必须制定格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

第二十二条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：（一）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形，防直接照射。

（二）环境温度选定围：17℃—20℃；相对湿度选定围：35%—45%。

（三）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。

（四）对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

第二十三条电子文件存档时必须检查病毒、千年问题或其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。

第二十四条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，C、S两套电子档案应分开保管。

第二十五条电子档案的有效性保证：

（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。

1．存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。

2．电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。

3．复制后旧版存储载体应至少保留4年。

（二）刻录光盘时尽量采用整盘刻录式，一般不使用多段刻录式。使用通用的刻录软件。

（三）库存的电子档案每5年要依次进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案数据的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

(四）检查、拷贝、转换电子档案时要做好登记。

第二十六条电子档案在提供利用时应注意以下事项：

(一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

(二）用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。

(三）通过网络查询和利用要有安全防措施和可靠的监管制度。

第二十七条电子档案的销毁：

(一）可重复使用的载体上的电子档案的销毁应确保电子档案及相关电子信息的不可恢复性删除。

(二）一次性使用载体上的电子档案的销毁应将载体彻底销毁。

第七章附则

第二十八条本办法由档案馆负责解释。

第二十九条本办法自公布之日起施行。

附录1

项目部工程资料文件归档管理办法整理

项目监理部工程资料 收集、整理、组卷和归档办法中咨工程建设监理公司 第二事业部 2010年10月

前言 为规范中咨工程建设监理公司第二事业部建设工程资料管理，进一步提高部门工程建设监理的水平，部门依据北京市建筑工程资料管理工程（DB11/T695-2009），结合我公司业务文件资料归档有关文件要求和部门具体情况编制了本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》。为方便各项目监理部在进行资料管理时，有一个可参考的文件支持，分四个部分做了具体介绍。由于本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》主要是根据北京市和公司对民用建筑项目的相关要求编制的。电力行业或北京以外的建设工程监理项目在使用《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》时，应首先满足电力行业和当地政府主管部门相关规定的要求。 由于时间仓促，本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》中难免有不足之处，请部门各项目监理部在资料管理的操作过程中，提出宝贵的修改意见，以便再版时改进，。 中咨工程建设监理公司第二事业部 2010年10月

目录

第一部分监理资料的基本规定

一、总则 1、项目监理部在业务工作中资料管理形成的全部档案，是项目监理部针对工程施工过程中到工程竣工结束整体监理工作的真实记录，为有效指导项目部加强档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务。根据行业标准《建筑工程资料管理规程》和公司发布《中咨监理公司文件整理归档与档案管理办法》及监办公【2003】20号《中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法》的通知及相关文件结合项目监理部实际情况，制定本办法。 2、根据国家集中统一管理档案的原则，各项目监理部在业务工作中形成的各种具有保存价值的文字、图表、声像材料及计算机盘片等，实行由各项目监理部分别整理归档、公司档案室集中统一管理。任何个人不得据为己有或随意销毁。 3、项目部资料收集、整理、编制工作在项目部总监领导下，由项目部工程资料人员管理，在业务上接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。 4、项目部在档案工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规等。 5、项目资料管理人员工作的基本任务是： ①管理项目部工程各专业资料的档案，负责档案的接收、整理、保管、统计和档案归档等项工作。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

(完整版)设计文件归档管理办法

设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

文件档案管理制度

文件档案管理制度

目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。

公司档案管理制度

公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部

门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分

项目设计成果归档和管理规定

一、目的 为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。 本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。 二、归档要求 1、项目建设中形成的项目文件，应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。 2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符。 3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。 三、归档项目文件的整理 1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。 2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。 3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按 SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装

置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。 4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为： 4.1 图纸须按照A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。 4.2 各种幅面图纸折叠前，要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。 4.3 图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。 4.4 3号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分的右下角向内作45°角折入。 4.5 2号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。 4.6 1号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。 4.7 0号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。 5、案卷与卷内文件的排列 5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。

电子文档归档办法

电子文档归档办法 巴蜀江油燃煤发电有限公司现场指挥部电子文件归档与电子档案管理办法1.总则1.1 对电子文件的形成.积累.鉴定.归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累.保管和整理工作，工程部档案管理要进行指导与监督。 1.3 电子文件的管理由工程部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1.4 应明确规定归档时间.归档范围.技术环境.相关软件.版本.数据类型.格式.被操作数据.检测数据等，以保证电子档案的质量。 1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性.安全性和完整性。 1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容.相关说明及描述上保持一致。 1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文件的收集与积累2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2.2 收集积累要求2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确.可靠的标识关系。 2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

电子档案管理制度

电子档案管理制度 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3 4、学习资料：读书 三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资

料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

公司档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成

的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10

某公司文件和档案管理制度

编号：SM-ZD-71884 某公司文件和档案管理制 度 Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly. 编制：____________________ 审核：____________________ 批准：____________________ 本文档下载后可任意修改

某公司文件和档案管理制度 简介：该制度资料适用于公司或组织通过程序化、标准化的流程约定，达成上下级或不同的人员之间形成统一的行动方针，从而协调行动，增强主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。文档可直接下载或修改，使用时请详细阅读内容。 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

档案管理制度

档案管理制度 一、总则 1、为了规范置远集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。 2、档案的范围 （1）公司内部经营形成的各种资料。 （2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。 （3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。 二、档案的管理部门 1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。 2、档案管理部门的职责 （1）行政管理中心档案管理的职责 ①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。 ②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 ③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 ④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。 ⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。 ⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责 ①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 ②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。 三、档案的分类管理 1、档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。 2、档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。 （1）按内容进行分类，主要有： ①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。 ②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。 ③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。 ④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。 ⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。 ⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。 ⑦案件资料。

文件归档管理方案计划规定

档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维 护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。

第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手 续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

公司文件档案资料管理制度

文件、档案资料管理制度 1．目的 为确保安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订的效力，确保文件、档案资料的规范管理，特制定本制度。 2．职能部门 文件档案资料管理的职能部门是厂办。 3．文件管理 3.1文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。 3.2文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。 3.3各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。 3.4文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。 3.5有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。 4．档案资料管理 4.1档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 4.2借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。 4.3所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4.4借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。 4.5机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。 4.6收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。 4.7对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。 4.8在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。 4.9档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。 4.10各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。 4.11文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。 4.12若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。 4.13新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。 4.14如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。