保密文件管理工作流程

保密文件管理工作流程

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(完整版)办公室行政事务流程图全套

XXXXXX公司行政事务管理工作流程 行政事务管理的主要工作内容：执行行政日常事务处理；执行秘书事务管理；执行档案的归档管理；执行后勤服务保障；执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行计算机网络管理；执行合同管理；执行人力资源管理；执行上级交办事务等工作。 一、综合部具体工作流程 （一）日常事务处理 综合部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响公司的经营活动。 （二）执行秘书事务管理 秘书工作是综合部的核心工作，亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在实际操作中，要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时，牢固树立超前服务意识，有条有理的搞好各项服务工作。 （三）执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类

文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。 （四）后勤服务保障 综合部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。 安全工作是公司的一项重要工作，综合部是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

技术文件及外来文件管理规定—样文

XXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXXXXXXXX 技术文件及外来文件管理规定 发放编号：编制： 受控状态：审核： 版本：批准： XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司发布

文件编号：XXXXXXXX 1.目的 为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。 2.适用范围 本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。 3.职责和权限 3.1技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。 3.2技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。 3.3只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。 4.定义 4.1本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、APQP文件、PPAP文件等文件资料。 4.2外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。 5.内容 5.1产品开发及试制阶段图纸文件的管理 5.1.1产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随

文件编号：XXXXXXXX 时修改和指导试制工作。 5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。 5.2生产阶段图纸文件的管理 5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。 5.2.2如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。 5.3技术类文件的编制、审批和发放 5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。 5.3.2技术文件应做到正确、齐全、完整、统一，技术部应对技术文件APQP的编号进行统一规范：“XX”+零件号/项目编号+APQP阶段号（1、2、3、4）+流水号，例如：XX-123456789-X-XX

公司文件管理规定流程相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。

外来文件管理规范

外来文件管理规范 （ISO9001：2015） 1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。

文件管理程序【最新版】

文件管理程序 1. 目的: 为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。 2. 范围: 本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。 3. 权责: 参阅〈文件审核权责表〉（如附件一） 4. 定义: 本厂文件类别区分四阶 4.1 文件阶码如下： M：一阶文件 P：二阶文件 WI：三阶文件

FR：四阶文件 E：外来文件( 客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。 4.2 系统文件: 环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。 4.3 程序文件: 管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。 4.4 指导书文件: 作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。 4.5 制造文件: 制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。 4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。 4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。 4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。 4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。 4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。 4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。 4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20 号，文件内容用字体12 号，行距用固定值20 磅。 5. 作业内容： 5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。 5.2 各阶文件编号 5.2.1 手册编码原则:TC-M001 计7 码

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。 职责： 总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉； 各部室资料员负责文件治理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。 人事资料：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。

合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人，因专门情形必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，按照以往本部门文件的运转情形，估量当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节： 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。 发放：各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。

全套制度及业务流程之文件管理程序

24．文件管理程序 1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投 诉； 2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归 档和销毁等。 3．工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文 件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联 系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方 来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业 单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术 文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应 商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格 式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《** 集团文件处理办法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个 人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情 况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

(完整版)办公室行政事务流程图全套222

华榕集团福清项目部——行政事务管理工作流程 行政事务管理的主要工作内容 1、执行行政日常事务处理； 2、执行秘书事务管理； 3、执行档案的归档管理； 4、执行后勤服务保障； 5、执行办公设备、公共设施的日常管理和维护； 6、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行固定资产及低值易耗品的管理； 7、执行各种费用的控制交纳； 8、执行公司对外关系建立维护； 9、执行突发事件处理； 10、执行计算机网络管理； 11、执行合同管理； 12、执行人力资源管理； 13执行上级交办事务等工作。 一、综合部具体工作流程 （一）日常事务处理 综合部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响公司的经营活动。 （二）执行秘书事务管理 秘书工作是综合部的核心工作，亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在

实际操作中，要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时，牢固树立超前服务意识，有条有理的搞好各项服务工作。 （三）执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。 （四）后勤服务保障 综合部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

外来文件管理规定

1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人 员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否 为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视 紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签 字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记 在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关 人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放 电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相 关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知

企业公司文件密级管理制度流程.docx.

精心整理 文件密级管理规范 一．目的 为保护我司各项机密文件成果版权所有，规范我司对内外提供资料管理，维护我司知识产权等，根据有关规定特制定本制度。加强对公司内部各类文件资料的管理,使之利于提高效率和质量,又利于安全和保密。本制度包含纸质文件、电子版文件及磁盘u盘等任意载体实行的脱机保管保存的任何形式下使用。 为保证电子文件的安全和保密性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图 总经办所属。 二．范围 项中资料的使用、审查、审批和保密管理。 三．原则 责人管理。 要原则。 需要密码。 格式自动保存时请设置密码。 例：财务部绩效文件密码－GYHCWB11（其中11为文件编号，具体文件编号由各部门自定。）各部门具体相关文件是否私密和公开程度（对内及对外范围）需要各部门主管谨慎斟酌。例：咨询部相关绩效文件就需加密。咨询部学员报名信息可公开。 加密审查审批管理文件类型级别如下： ●公司生产发展中，直接影响公司及股东权益的重要决策文件资料及内容。此包 含公司尚未付诸实施或正在进行研究的生产盈利战略、生产发展方向、生产发展规划以及 经营发展决策。为绝密级。 ●公司发展规划、财务报表与结算报告以及各类财务统计资料报表、各类操作参数、三会对 内会议记录、重要会议记录、公司经营情况内部掌握管理的合同、协议、意向书以及可行

性报告。有关专利以及专有技术。包含教学指导技术性文件和资料、主要配置的重要参数。 为机密级。 ●公司尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件经营数据、策划方案及有损 于公司利益的其他事项。员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料为秘密级。 ●公司高层的个人情况、电传、传真、书信等私人商务及生活信息。为普密级。 图1保密文件与涉密人员的对应关系 公司密级的确定。公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密、“普秘””四级别。 密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。

外来文件管理流程完整版

外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】

外来文件管理程序 1 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2 适用范围 适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准； 法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章； 政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知； 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等； 适用的质量管理体系标准，工具书。 4、外来文件管理规则 、保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 5 工作程序 外来文件的获取 a.国家、省、市政府及各相关职能部门； b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真。 外来文件的识别 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本； c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围； 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室； b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批； c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。 外来文件的分发 涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。 外来文件的查询 各部门可根据需要，到各归口部门查阅。 外来文件的检查 质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。

办公室管理制度与工作流程图

一、会议管理制度及工作流程 1、会议分为：行政会议、月度总结大会、全体员工大会(1)行政会：每周一上午8:30 会议地点：办公楼会议室 会议主持：办公室主任 参会人员：各部门负责人 记录：文员 会议容：①通报上周安排工作的进展情况 ②研究部署下周工作 ③解决工作中出现的具体问题 ④各部门之间相互沟通、配合、调节事宜 (2)总结会：每月月底最后一天下午3:00 会议地点：办公楼会议室 会议主持：办公室主任 参会人员：总公司各部门员工 记录：文员

会议容：①各部门领导总结本月工作情况，部署下月工安排 ②解决工作中出现的具体问题 ③各部门工作的衔接 (3)全体员工大会：1-3个月一次，时间另行确定 会议地点：办公楼会议室 会议主持：办公室主任 参会人员：公司全体员工 记录：文员 会议容：①各部门领导汇报所属部门工作情况及下步工作安排 ②检查各部门之间的工作衔接 ③要求全体员工提出对公司的全面分析和见解，一周后交于行政 2、临时会议：不定期组织 3、会议冲突时坚持小会服从大会的原则

第三章会前准备 第一条公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室，应由办公室统筹安排。 第二条会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。 第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、 工作计划草案、决议决定草案等。记录人根据会议通知和 与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议 程》交会议召集人审核。 第四条所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与 会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点 尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为 表达。 第五条会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主 持。

档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排

文件与资料管理流程

文件与资料管理流程 1.0目的 规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保 存与作废方式作为文件管制依据。 2.0范围 本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。 3.0权责 3.1 总经理:负责管理手册的核准。 3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。 3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。 4.0定义 本公司管理体系文件分为四阶 4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政 策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。 4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系 统要求项包含之各项作业程序。 4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等 之工作指导性文件； 4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。 4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图 纸；国家颁布的有关政策、法规。 4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行 的受控文件。 5.0作业内容 5.1文件编号

5.1.1一阶文件编号规则 QM-------------00----------------□□ 文件流水号 手册号 手册代号 5.1.2二阶文件编号规则 LD--------------QP----------------□□ 文件流水号 程序文件代码 公司代码 5.1.3三阶文件编号规则 XX--------------XX---------------□□□ 文件流水号 部门代码 WI 作业指导书、标准 WM 作业办法和规范(流 程)，其中原材料检 验规范以物料编码 为准。 WS 其它类 5.1.4四阶文件编号规则 FM--------------XX---------------□□□ 表单编号 部门代码 表单记录代码

文件管理流程

文件管理流程 文件号沪杭甬公司确定岗位关键业绩指程序文件版次标程序 编制审核批准共 1 页第 1 页 日期日期日期生效日期 更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单号更改人更改日期 改改记记录录 1 目的、范围及适用 1.1 为了公司对工作过程的可控性，并为业绩评估提供的客观公正的标准，特制订本程 序。 1.2 本程序的适用范围为沪杭甬公司总部各部门及下属各管理处、分公司。 1.3 本程序由公司人力资源部拟订，其解释权及修改权归公司人力资源部。 1.4 本程序自2000年月日起执行。 2 职责 2.1 确定岗位关键业绩指标流程的总责任人是人力资源部经理。 2.2 人力资源部负责公司岗位关键业绩指标管理体系的建立与完善，并监督实施。 2.3 各业务主管负责制定下属的具体指标，并适时监控。 2.4 人力资源部负责考核的组织，协调平衡，并备案。 3 程序概要 3.1 公司在业务战略的指导下，在各部门预测的基础上，讨论确定下一年度的工作目标， 本项工作在12月份进行。

3.2 根据公司的年度目标，确定各部门的工作目标与计划。 3.3 根据公司及部门的业务计划，公司管理层与部门经理沟通，参照公司关键业绩指标体 系，确定部门经理关键业绩指标，并完成 FOCUS PLAN。 3.4 部门经理要求岗位责任人对下一年度该岗位的关键业绩指标进行预测。3.5 部门经理根据部门的工作目标，在公司关键业绩指标体系的基础上，参考岗位责任人 的预测，与岗位责任人讨论确定下属岗位的关键业绩指标，并完成 FOCUS PLAN。本项工作 在新年度的1月份完成。 3.6 人力资源部对业绩指标进行备案，并协助实施完成FOCUS PLAN中年度个人发展目 标。 3.7 主管关键确定的关键业绩指标对该岗位进行适时跟踪，及时解决发生的问题。 3.8 关键业绩指标作为定期汇报时的主要内容。 (文件号) 版次× (沪杭甬公司确定岗位关键业绩指标 评估程序) 文件号沪杭甬公司关键业绩指标体系程程序文件版次序 编制审核批准共 1 页第 1 页 日期日期日期生效日期 更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单 号更改人更改日期 改改记记录录

外来文件管理规定

外来文件管理规定 -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责 人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认 是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否 可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时 视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审 批、签字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登 记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相 关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需 发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话 通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行 发放。 2

公司文件格式及流程管理

公司文件格式及流程管理办法 第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。 第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。 第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3. 财务部发文，用财字(××年)××号； 4. 工程部发文，用工字(××年)××号； 5. 技术部发文，用技字(××年)××号； 6. 营运部发文，用营字(××年)××号； 7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定 第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。 第十四条文件签发后，送行政人事部（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。 第十五条文件和原稿，由行政人事部分类归档，保存备查。 第十六条属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保

办公室行政工作流程图

办公室行政工作流程 办公室主要工作内容： 执行办公设备、公共设施的日常管理和维护； 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理； 执行固定资产及低值易耗品的管理； 执行秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理； 执行各种费用的控制交纳； 执行后勤管理； 执行上级交办事务等。 具体工作流程 一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理 月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。 月末盘存（出入库登记）—帐物相符—请购清单（根据盘存情况和实时情况）—主管审批（财务拨款）—采购入库—财务报销—出入库登记 二、执行固定资产及低值易耗品的管理 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物 检查验收 部门申请 出入登记 月末盘存 帐物相符 监督检查 物品采购 主管审批 请购计划单 查看库存 定期询价议价

是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。 资产分类（物品分类仓库分类部门登记）—台账—出入库登记—每月盘存—账物相符—请购清单（根据盘存情况和实时情况）—主管审批（财务拨款）—采购入库—财务报销 —资产报废 资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物 三、执行各部门基础设备、设施维修管理 综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案（结账） 四、执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放 使用.传阅控制 六、文件资料收发、传真管理 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相

办公用品管理流程图

办公用品管理流程 1目的 本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）办公用品管理的流程及控制要点，旨在加强办公用品管理，规采购、领用、保管等行为，控制行政性支出。 2适用围 本文件适用于本行办公用品管理活动。 3定义、缩写与分类 3.1定义 办公用品：是指因工作需要采购的除固定资产外的各类日常用品。 3.2缩写 无 3.3分类 1）办公设备：包括保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、钥匙箱、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机等； 2）电脑耗材：包括各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标、鼠标垫、键盘、电脑清洁用品、耳机等； 3）数码系列：包括U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头等；

4）办公用纸：包括复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品等； 5）办公用笔：包括白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔等； 6）财务用品：包括点验钞机、支票打印机、机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮账芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封等； 7）本、簿类：包括记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、簿、活页簿等； 8）桌面用品：包括笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉等； 9）资料管理：包括文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒等； 10）文件夹册：包括板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋等； 11）测绘用品：包括绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺等； 12）装订用品：包括装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、凭证装订机等； 13）日用劳保：包括日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池等；