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采购与付款工作流程

采购与付款工作流程

一、采购洽谈与合同签订

1、供应商及单品的评估和选择:由各采购人员对拟进场的供应商和单个商品索取工商执

照、税务证、代码证、卫生许可证、3C认证及相关证件,进行资格审查和评估,根据审查和评估结果,初步确定供应商和单品名单。

2、促销政策、供应商费用和付款方式的确定:由采购人员与供应商代表就进场商品的促销

政策、供应商费用和付款方式进行商谈,达成初步意见。

3、购销合同的签订、审批和执行:采购人员与供应商草签购销合同、费用合同后报采购经

理审核,采购经理签字后再报采购总监、分管副总、督察部审核,最终由总经理签字批准,再将合同文本交供应商盖章签字后生效。合同一式四份,销方自留一份、我方采购部、办公室、结算中心各留一份。审核中如发现有误,由审核人将购销合同、费用合同依次退回上一环节直至采购环节重审,重审后再依原审核程序重新审核、审批。

4、供应商及新品信息的维护:相关采购助理收到购销、费用合同及相关资料后,进行供应

商信息和新品信息的维护,办理供应商费用录入,由结算中心对账会计复核、督察部审核后生效。

二、商品入库与收货录入

1、发出采购订单:采购人员按公司指令向供应商发出采购订单,供应商按订单指定的品种、

规格、数量组织供货。

2、商品入库和验收:供应商商品到库时,由物流中心相关仓管调取采购订单,对商品逐项

进行验货,将实收商品数量登记在订单的收货栏内,并请送货方签字确认,全部收货完毕后由物流中心录入员对收货数量办理电脑录入。收货单物流中心自留一份,一份交供应商带回,一份随供应商送货单报结算中心核查。如发生退货,以收货红字数量表示,签字及单据传递手续与收货相同。

3、进价调整及费用增补。因促销、季节原因需要调整进价的,有采购人员提出价格调整申

请单,报经采购经理、采购总监批准后电传供应商签字确认,交信息部作新价格维护。

主合同外需增加收费项目和变更收费标准的,有采购人员提出费用申请单,报经采购经理、采购总监批准后电传供应商签字确认,交结算中心费用录入。未经供应商书面确认的调价和收费,结算中心和信息部有权拒绝执行。

三、货款核对与发票管理

1、收货单的审核和货款核对:结算中心对账会计收到物流中心收货单、送货单后,对电脑

录入数量进行复核,复核后电脑录入数正式生效,收货单、送货单入档保管。复核中如发现验货错误,对账会计及时电告物流中心仓管核实更正后进行再复核。

2、对账:在规定的拦账日,结算中心对账会计将拦账日前供应商所有送货信息提交网上对

账平台,由各供应商进行对账,对账无误由结算中心对账会计最终确认通过,生成正式对账单。如对账有误,结算中心及时发出驳回指令,由供应商重新核对,直至对账通过。

3、发票的提交与审核:每月10日前由供应商按对账单确定的的金额开出销货发票,提交

结算中心,结算中心对账会计审核无误后交核算会计入账。

4、供应商费用的开票与收取:整理和汇总已到收款期的供应商各种费用,按费用性质开具

好收费发票,出纳会计在支付货款前先按发票金额向供应商收取费用。

四、货款确认、审批与支付

1、货款的确认与审批:每月10日结算中心对账会计将符合付款条件的供应商货款,打印出付款通知单,提交结算中心主任审核,结算中心主任根据来票情况、库存情况、前期付款情况对供应商货款进行综合考虑,初步确定可付货款金额,采购部分管采购员对货款支付额进行复审,采购员签注复审意见后,报采购经理、采购总监、财务总监审批,最后报分管副总批准,交财务付款(属非账期货款则由采购员提出付款申请,报结算中心主任审核,采购经理、采购总监、财务总监审批,最后报分管副总批准)。如审核、审批中发现有误,由审核人将付款单依次退回上一环节直至财务环节重审,重审后再依原审核程序重新审核、审批。

2、货款的支付:结算中心收到批准的付款单后,由出纳人员按付款单批准金额逐笔开具银行支款凭证,经结算主管审核、收款人签字确认后将银行支款凭证交收款人。付款完毕,出纳员将银行支款凭证、付款单交核算会计入账。

3、清场供应商的货款支付:先由采购人员通知物流中心办理库存商品退货,经物流中心退货签名、采购确认后,结算中心再办理货款支付手续。

门店核算员作业规范

一、门店核算是公司财务核算的基础,是门店管理的重要部分,由核算员负主责,主要对

门店商品进销存进行核算和控制。由公司财务部负责门店核算质量的业务指导和监督,店长对门店核算工作和核算员进行统一指挥和管理。

二、为统一门店核算的工作要求,特制订以下门店核算规范,供各门店核算员执行:

三、收货管理:门店收货对账,原则上实行日清期结方式,当天收货次日核对清楚,对

门店收货员提交的已收货资料,如配送单、送货单及封面,收集整理后于次日逐一与电脑下传的配送资料进行单据的明细核对和总额核对,审查验收资料的相关签字手续是否齐全,如有遗漏及时要求收货人补齐,对收货中出现的单货不一致部分,应在收货封面上一一注明并签名,逐笔做好缺货或多货的备查登记,在收货的12小时内与物流中心相关发货员联系补货或冲单处理直至补货或冲单到位。三天内未到位的要向店长或分管总监汇报,确保及时催讨到位。

四、直送商品单据须经送货方收货方签名确认,核算员审核完毕后,及时填制直送商品

对账单,相关直送单据同直送对账单一并保存。每月5日、10日,结出5天(光明牛奶为15天)的各单品总送货数量及送货金额,并加计出全部送货总额,与相关供应商对账,经相关供应商签字确认后,将直送商品对账单一联交供应商送商品信息部办理电脑收货录入。核算员将本店保存的一联与总部下发的商品配送单核对两者是否一致。

五、销货款管理:销货款的交割及介交款,实行当天款项,当天交割,隔天介清。每班

收银结束后,核算员对当班收银员交来的内部介款单及现金、支票、划卡单、购物券、赊销款等,先清点核对两者是否一致并签字确认,将其中一联退收银员,一联留存,赊销款部分按赊销同意书(已按规定权限审批)逐笔进行备查登记,赊销书由核算员妥为保存,并随报表上报赊销情况,及时催讨结清,按收银员日统计情况轧出各收银员当天的的收银差异,收银缺款超过应收银金额0.02%的部分由收银员当即赔款补足,0.02%以内的收银差异及时做好备查登记,再对实收现金整理复点后及时介交银行,介交银行数与内部介款单数必须保持一致。当天来不及介交的,应进行过夜现金的明细登记(含备用金过夜)经其他人员签字作证后连同销货发票及有价证券一并入保险箱过夜,最迟在第二天上午介清。不得擅自少介或截留销货款和其他收入款,必须全额介交,不得移作他用,所保管的备用金不得白条顶库,一经发现,即以违纪论处。

六、在收银和现金交割中,如发现有假币情况的,按照谁收款谁负责谁赔款原则处理,

在收银环节发生的假币在交割中被接收人发现的,由原收银员负责赔款,在介交银行时发现的假币,由核算员负责赔偿。至少每周一次对收银员备用金进行不定期的抽查,如发现收银员有缺款或多款的,必须如实汇报店长,由店长作出赔款或收交处理。

七、报账的处理:门店实行五天一期的报账制度。每月逢5日、10日为报账日,核算

员负责对本账期(5天)的收货情况、收银情况和库存情况与电脑进销存报表进行全面

核对和数据汇总,无误后编报本期门店收银交款单一式二联,填报本期应交销货款金额及实交销货款金额、收银差异额,对实交款金额应填明实交现金、支票、内转、银行划卡、购物券及赊账金额,本期应交销货款额应与同期进销存报表中的含税销售额保持一致,实交销货款额的明细金额应与所附报送的原始交款单据一致。填好后经核算员签名、店长审核签名,营运总监审批后连同相关原始单据报送财务部入账。如当期有优惠折扣和商品处理折扣发生的,应一并上报备查。赊账明细核对由门店核算提供欠款单位明细与财务部每月末核对一次。

八、及时做好电脑数据的导入和导出工作,经常检查电据的正确性,每月末做好电脑数

据的月末结转工作,做到按程序操作不违规操作,加强日常电脑软硬件的维护和保养,确保系统安全运行,使用中发现软硬件问题,及时向电脑部汇报并提请帮助解决。

九、库存商品管理:核算员应配合店长做好商品库存的日常检查和调整工作,对即将过

期商品和破损商品及时排查、提前上报申请处理。过期商品和破损商品处理前应先由相关理货员清点实有数量,由店长提出削价或报损的处理意见,填好变价单或报损单据,经清点人、核算员签字后按规定的权限审批,单笔报损或处理金额200元以下的有店长确认报营运总监审批,超过200元的由店长确认营运总监审核报总经理审批。对经常出现的敞口商品、积压商品及时进行补货和退换货,对负库存商品和负毛利商品及其他异常情况要及时查找原因并及时作出调整,督促店员对高单价商品及时做好交接班盘点和登记。配合店长做好对本店商品的轮流盘点和定期全面盘点,确保商品账实经常一致。

十、财产和材物料的管理:核算员要配合店长做好本店范围内所使用的固定资产、低易

品和材物料的管理,健全其日常进出店的备查登记手续,如有调出或调进财产的,应及时通知财务部及相关部门作账面调整,定期对其库存情况进行盘点并编制盘点表,固定资产每半年盘点一次,低易品及材物料每季度至少盘点一次,确保财产的完好和准确。

如有坏损,及时向人事行政部提出处理申请。

收银员作业规范

一、收银员收银前先到本店核算员处领取收银备用金,打开收银机,输入本人的工号或

密码,使收银机进入收银状态,准备收银。

二、凡从本店提取的商品,不论是否交款,只要销售己经成立,即按所提商品的品名、

单价、数量作销售录入或逐一进行商品扫描,不得擅自更改商品的品名、单价、数量,也不得随意多扫、少扫或不扫商品,否则,按收银违规论处。

三、正常情况下,售出商品实行现款结算,当面结清,实行唱收唱付。

四、大宗团购商品不能现款结算或结清需要赊账的,须由赊账人填写赊销同意书按规定

权限报批,单笔金额在3000元以下,赊账期半个月以内的(香烟除外),须店长书面批准,超过上述标准的,由店长报经营运总监审批,5000元以上需报总经理审批,收银员对符合审批手续的赊销同意书抵作销售款介交核算员,赊账未经批准或手续不全的,核算员不予确认,由收银员负责处理。

五、大宗团购需要给予价格优惠的,优惠幅度在零价总额的2%左右、总优惠金额100

元以内(不含香烟)的,可先由本店店长确认后报营运总监审批,超过上述标准的优惠和香烟优惠,必须先报营运总监审批后再优惠处理。优惠变价由店长明确专人操作。六、如出现顾客要求退换货情况的,属零星退换货的,由当班领班批准,属批量退换货

的,由领班确认报店长批准,符合批准手续的,收银员方可进行退换货操作,否则,作收银违规论处。

七、收银过程中如顾客需银行划卡或以购物券结算的,应先划卡再结算,需要顾客签名的

划卡,划卡单的签名手续必须齐全,划卡单和购物券由收银员保存,可视同销售款上交。八、收银结束,收银员退出收银系统,须清点当班所收现金、银行卡、购物券金额,扣

除备用金部分后,按实收金额填写内部交款单一式二联并在收款员栏签字确认后上报核算员处,经核算员核准签字后收回内部交款单一联保存备查。

销售与收款工作流程

一、销售款的收取与内部稽核

1、门店收银:门店销售款收取由收银员负责,门店销售商品后打印发票或收银条,按唱收唱付要求向顾客收取销售款及找零,非现金结算的,一律打印出结算单,每班收银结束时,收银员将收到的全部现金(含备用金)、结算单据填写内部交款单,介交门店核算员或总收银处。

2、销售款内部稽核:门店核算员或总收银处收到收银员的内部交款单及全部营业款后,对各收银员上交的全部营业款进行清点,对结算单据进行复核,准确无误后在内部交款单上签字确认,内部交款单一联留存,一联退收银员备查。

3、批发销售收款:由负责批发业务(含加盟店批发)的人员开具批发销售明细单三联,直接交财务部出纳会计办理收款后盖章,收款联出纳会计留存,提货联交客户到仓库提货,付款联交客户。

二、销售款的统计与收银差异控管

1、分类统计销售款:门店核算员或总收银处对每班次的销售情况分收银员进行统计,编制收银明细表。

2、收银差异控管:将各收银员应收销售款和实收销售额进行对比,确定各收银员的收银差异。对差异超过收银额的万分之二比例的差异向收银员收取责任赔款。

三、销售款的解缴与赊销款管理

1、按日解缴销售款:营业款实行按日全额解缴银行制度,门店核算员或总收银处收到营业款后填好银行缴款单,当天解缴银行,收银尾款及夜间营业款,在次日上午十时前解缴银行,门店核算员或总收银处不得以任何理由将营业款截留移作他用。

2、赊销款的控管:门店核算员或总收银处对销售过程中出现的赊销账款,一要审核赊销申请单的项目是否填写齐全,二要审核经手人、赊账人、审批人的签字手续是否完整,是否符合审批权限。如果有误,应及时责成相关人员补充完整。

3、销售缴款单的上报:门店核算员或总收银处根据审核无误的销售统计表、银行缴款单、赊账单及各类结算单填写销售缴款明细单一式二份,经门店核算员或总收银负责人签字后,连同销售统计表、银行缴款单、赊账单及各类结算单在结账日后二天内交财务部核算会计审核入账。

四、销售款的入账与周转管理

1、销售与缴款单的审核:财务部核算会计收到门店核算员或总收银处上交的销售缴款单及附件(销售统计表、银行缴款单、赊账单及各类结算单等)后,即时进行准确性和完整性的审核,并在销售缴款单上签字确认,如准确性和完整性有误的,核算会计应在收单后十二小时内告知相关门店核算员或总收银处纠正。

2、销售入账处理:核算会计对已审核的门店销售缴款单及附件及时进行整理,在当天内完成编制记账凭证和登账处理。做到当日事当日毕。

3、到账核对:出纳会计对已入账的存款收入及时查询银行到账情况,发现问题,及时通知相关核算会计敦促门店核算员或总收银处查明情况,如发现大笔金额或多笔金额未入账情况的,要在第一时间向结算中心主任报告。

4、周转管理:出纳会计对各开户行存款发生额和余额必须每天查询一次,按日编制资金日报表上报结算收心主任、财务总监和总经理室,财务总监根据业务需要及时作出调度方案,由出纳会计在银行间进行存款划转。

五、费用及其他收入的管理

1、开票:凡公司财务统一收取的费用及其他收入,由开票员依据合同、协议向供应商、承租人开具地税服务业发票。

2、收款及解缴:出纳会计按开票金额直接向供应商、承租人收取费用及其他收入,所收现金及支票自收款后十二小时内解缴银行入账。解缴完毕后将银行缴款单及发票记账联及时送核算会计作账务处理。

商品盘点作业流程

商品盘点是门店营运管理重要部分,应实行全面盘点和局部盘点相结合,全面盘点一年一至二次,局部盘点为门店经常性盘点的主要方式,公司职能部门检查以不定期抽盘为主,为正确实施门店商品盘点,确保盘点结果的真实性和正确性,特制订以下作业流程,供门店实施全面盘店时执行:

一、盘点准备

1、盘点分工。按所在门店的人员、商品分区情况,由店长对店内人员进行盘点分工,明确盘点人员、扫瞄人员、复盘人员各自的任务和工作。

2、补齐牌价卡。如发现货架上有商品无牌卡的商品或牌卡内容与实物不符的商品,应当即将该类商品的品名规格计量单位、条码等记录下来送电脑部补打出牌卡,由门店负责更换、补齐货架上的牌价卡,直至全部正确为止。

3、对原库存中存在的直销商品(0004商品)逐个检查,按规定要求补齐牌卡,确实无法补打牌卡的,在盘点表上一一记录好品名规格及价格,以后盘点时该部分商品仍以填写盘点表方式进行盘点,以0004总金额录入电脑,随着销售实现逐步减少,对条形码正确齐全的商品不再抄盘点表直接使用盘点机盘点。

4、整理未入账单据。门店核算员应对本店盘点前已收货未录入(含直配商品)、已退货未冲单商品进行单据整理,按单品分类统计汇总出实有数量,在盘点日维护后对己收货未入账商品按单品汇总数先期以红字数量录入,对己退货未冲单商品视作寄存大库商品作蓝字数量录入。

5、核准进货总额。核算员先通过通讯接收总部信息,根据总部提供的本店配货(进价)总额与本店日常己收货的单据的进价配货总额进行核对,如有差异,则进行配送单的明细查询,查出电脑己开单门店未收货单据,及时与仓库核实,如确属未发货或待冲单的,按单品汇总数量后也视作寄存大库商品在盘点日维护后先行作蓝字数量录入。

6、确定销售总额。先统计出盘点前的电脑销售总额,将当天的现金交款单、银行划卡及其他方式收款进行汇总,与电脑销售总额进行对比,确定当天实际的收银差异,再对本店备用金实存数进行清点,检查账存与实存数是否一致。核准无误后,进行当天电脑结账。正式维护盘点日期和盘点方式,各收银机台切换到盘点界面,准备实物盘点。

7、在盈放系统中,商品存货管理-----商品盘点管理-----盘点机导入导出模块中导出商品资料及人员信息后,将SPZL.TXT及CZRY.TXT两文件导入盘点机。

8、删除盘点机上已存在的盘点数据---全面盘点/抽盘数据---数据管理---全面盘点/抽盘数据删除。

二、实施盘点

1.盘点商品。按照分工,相关人员进入盘点区域进行盘点,一般采取见物盘物的方式,盘点顺序一般按先内仓后烟酒柜最后排面进行,内仓和烟酒柜的实物盘点可视营业情况先行完成,全部实物盘点一般以二个清点人、一个扫描人为一组,由盘点人按商品陈列顺序逐一清点,将盘点数以小纸标出,扫描人直接用盘点机对商品进行扫瞄,并将已清点数量输入盘点机,0004商品仍按单个商品盘点后将实盘数量填入手工盘点表内,书写字迹应清楚端正。

2、盘点数据导入和数据录入。盈放系统必须做完导出结转成本后再做盘点数据导入电脑后台。商品盘点完成后由扫描人员将所用盘点机送后台由专人在所有盘点数据录完后据导入电脑,0004商品经盘点人员在盘点表上签名确认即送收银处办理电脑录入。如盘点前仍有先验收未入账的商品存在,则要按原收货明细单作红字数量录入(必须在后台操作),录入中如发现记录不正确或字迹模糊,应及时请盘点人员确认或更正,盘点表录完由录入员签名,盘点数据导入后按操作员打印出商品盘点清单或升损单送复盘人员进行二次核对。

3、.录入核对。由核对人员对账实不符的商品按原有盘点区域进行复盘和扫描,如二次盘点结果与第一次一致,则无需修改原输入数据,如二次盘点与第一次盘点不一致,则对多盘数量(差额数)以负数录入,少盘数量(差额数)以正数录入,全部复盘完成后由复盘人送后台,由专人将复盘数据导入电脑,打印出电脑盘点清单或升损单由复盘人签字确认。

4、破损商品处理。盘点中发现的破损商品,由盘点员单独存放,先视同正常商品盘点录入,由店长视其破损程度,作出退仓、削价或报损处理,不论何种处理均实行先审批(报采购或分管领导)后实物处理办法,其报损应与盘点升损分别开来,单独填单,不能混合反映。部分盘点与全面盘点的区别在于生成盘点升损及盘点结转上,如果是部分盘点则商品方式选择部分商品盘点,如果是全面盘点,则商品方式选区择全部商品盘点。

5、确认盘点升损数及升损额

经过二次盘点后盘点数据即视同正确,生成正式盘点表,确认盘点升损数量和升损金额,打印出盘点升损表,由店长、核算员签字确认后一并报营运总监部审批,大额升损须报总经理审批,最后送财务部门入账。

局部盘点主要是针对部分商品进行的盘点,各门店要制定分阶段的盘点计划,循环轮流进行,全部商品盘点的循环期掌握在一个月左右。物别注意的是如出现在规定的盘点范围内,实物数量为0的必须以“0”数量输入,否则系统视作该商品未参加盘点,升损表将不作反映。

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