邮件书写规范与常识

电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范 V1.0版 为进一步规范电子邮件的使用，提高沟通效率，进而提高工作效率。现对公司电子邮件的使用作如下规定： 一、邮件文本及格式规范 1.邮件内容 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 2.邮件字体 ①全文使用统一字体; ②字体大小在10-12号之间，汉字和数字统一使用宋体，英文使用Arial; ③不使用其它字体效果（如斜体、下划线、删除线等）; ④字体颜色为黑色，需要重点突出的内容可加粗或使用红色标注。 3.邮件信纸 公司目前还未规范统一的信纸模板，建议暂不使用信纸。 4.个人签名 要求统一使用公司的签名模板。 二、邮件内容规范 1.语言表述清晰，简练，没有歧义； 2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语； 3.段落分明、清晰； 4.各类、各级的请示、回复、传达、公务督办等工作沟通与协调可通过邮件传达； 5.上级对下级的任务指派也可使用邮件传达，但邮件中必须注明具体的任务要求； 6.内部员工不得使用公司邮箱进行问题交流与讨论，浪费公司邮箱资源； 7.员工不得使用公司邮箱发送与工作内容无关的邮件，不得利用企业邮箱上传、展示或传播任 何虚假、骚扰性、中伤他人、辱骂性、恐吓性、庸俗淫秽或其它任何与政治、宗教相关的信息资料。 三、邮件发送规范

1.邮件主题 ①邮件必须写明主题； ②主题要明确清晰，文字简练，让收件人了解邮件的大概内容，不能有歧义。 2.邮件发送 ①邮件内容要注意保密性，明确收件人范围，不遗漏需要发送的人，也不发送给无关人员； ②明确收件人和抄送人，避免两者混淆不分，收件人为必须知悉该邮件内容的当事人（事 件主要责任人），抄送人为有必要了解该邮件内容人员（事件相关知情人）； ③转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； ④连续回复、转发邮件，需要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误； ⑤邮件发送前，认真检查，确认无误后再发送。 3.邮件优先级及回执 ①邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级； ②对于一些重要邮件，需要跟踪邮件是否及时送达并明确相关收件人是否已查看，可以 适当使用邮件回执功能； ③不要频繁使用邮件优先级和邮件回执功能。 四、其它注意事项 1.员工不得使用弱口令作为邮箱密码，不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用，如发现 帐号遭他人非法使用，应立即向网络管理员汇报； 2.员工不得使用公司邮箱作为各类生活娱乐网站、论坛注册时的验证邮箱； 3.为保证邮件的沟通效率，要求员工每天在岗时间内必须开启邮件客户端，并设置成每十五 分钟自动收取，需及时查看新邮件，对于因未及时查看邮件或未及时回复，而导致工作延 误的，将对责任人进行严厉处罚； 4.邮件只是众多沟通方式中的一种，日常的沟通不能完全依赖邮件，尤其是需要及时响应的 工作沟通； 5.为不影响其他人正常使用邮件系统，对于大于20M的文件，不使用邮箱发送。 6.

电子邮件书写规范及注意事项(学习)

电子邮件书写规范及注意事项 寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。 不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件守则： 1、写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。 请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如： 致：××公司 尊敬的×小姐： 2、要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。 使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。由于我们自己的机器装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时记得要去掉，否则容易引起客户的误会！ 邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。 如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。 给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。 给客户的邮件中，尽量避免使用公司内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。 邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。 太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。

书信格式及要求

例文：（“_”表示空格） 敬爱的XX(或亲爱的，等）： ＿＿您好！ ＿＿（正文） ——————————————————————— ——此致 敬礼！ ———————————————————————（学校）———————————————————————（班级） ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（姓名） ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（日期 又及：（注：手写书信，在写完以上内容后又想起有内容要写时用） ＿＿（内容） 1.书信格式 2.收信人的辈分和写信的口气 3.写信字体(整洁干净,大方美观) 4.落款位置和日期 5.写信目的和立场 6.写信用纸(Email则可适当选择信纸背景以烘托主题) 7.信件封面格式和收信人尊称 书信写作格式 书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。 1．称呼 也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则： （1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。 （2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。 （3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。 （4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

公司电子邮件使用规范 一、邮件文本及格式规范： 1 邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2邮件字体： （1）全文统一； （2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字； （3）字体为正体； （4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显着的颜色。 3邮件附件： 如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5个人签名： （1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等； （2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。 二、邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。 2邮件发送： （1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员； （2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； （6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导； （7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要 引用的内容； （8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有 误； （9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范 电子邮件的礼仪 Netiquette（网络礼仪）的范围很广，在这里我们只说其中的一部分——email etiquette（electronic mail etiquette，电子邮件的礼仪），它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。 必须回复 电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。无论对方来信是提问还是问好，你都必须尽快回复。不过，如果你没有经常查看邮箱的习惯，你应该把这种习惯告诉他人。 必须写主题 这是一种职业行为。通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一般来说，没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。因此，通过主题让他人对邮件的内容一目了然，会加快对方同复邮件的速度。 内容简练 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达。 注意礼貌 发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。 注意字体 字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用大写。 例如，I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow. 注意编码 有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码。

保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。 避免传递无关信件 “Spam”或“Junk mail”（垃圾邮件）是令人厌烦的，所以不要发送对方不感兴趣的邮件。 尊重隐私 有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要考虑对他人隐私的尊重。 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 抄送（CC）是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封邮件，并且也让收件人知道这种情况。密送（BCC）的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时也把该邮件发送给了其他人。 小心使用附件功能 信件内容不多时，应该以正文形式发送邮件。发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件时，可以先压缩后再发送。 小心使用表情字符 适当使用表情字符可以表达幽默，让人感觉轻松与亲切。但在发送前你必须确认收件人能领会字符的含义。以下是常见的表情字符： 表情字符含义 :-) 或 :) 微笑 :-> 露齿笑 :-P 歪嘴笑、吐舌头 ;-) 眨眼 :-( 不高兴 表情字符含义 :-| 不感兴趣 :-/ 困惑 :-e 失望 :-@ 尖叫 :-O 喊叫、惊讶 小心使用缩写

电子邮件使用规范

电子邮件使用规范 1、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1.1 一定不要空白标题，这是最失礼的。 1.2 标题要简短，不宜冗长。 1.3 标题要能反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 1.4 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 1.5 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE（回复）、RE（回复） 一大串。 1.6 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注 意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 2、关于称呼与问候 2.1 电子邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。 2.2 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如“X总”、“x经理”；如果对外沟通， 必须按照职务尊称对方。 2.3 电子邮件开头结尾最好要有问候语。例如：开头：“你好”、“您好”、“大家 好”、“各位好”…；结尾：“祝您工作顺利”……。 3、有关电子邮件礼仪 3.1 电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。 3.1.1 电子邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作 摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 3.1.2 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩 难懂的语句。 3.2注意电子邮件的论述语气。 3.2.1 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同， 选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

公司电子邮件管理规定范文

公司电子邮件管理规定范文 1．0 总则 公司开通Intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。 2．0 邮件服务器管理 办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。 3．0 邮件开户须知 申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 4．0 电子邮件使用规程 4．1 用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。 4．2 禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。 4．3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。 4．4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。 4．5 发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。 4．5．1 秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。 4．5．2 机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。 4．5．3 绝密级：禁止在网上发送 5．0 监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件

电子邮件书写规范

. . 电子邮件书写规范 商务人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。 一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。 2.传送电子讯息之前， 确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 二、抄送 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 2. 一般情况下不要给普通客户抄送。 3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。 三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是 否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效 益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。 1、称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理 2、正文正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途； 3、结束1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我. 2)最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈 4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份

集团电子邮件的安全使用规范

信息安全管理办法 （电子邮件的安全使用规范） 第一章总则 第一条电子邮件规范的目的是建立公司电子邮件的使用规则：包括电子邮件的发送，接收，或存放。 第二条该规范适用于以公司企业邮箱发送、接收或者存储电子邮件的，被赋予访问信息资源的所有个人。 第二章规范内容 第三条以下活动是被明确禁止的： -发送威胁或骚扰性的电子邮件； -使用电子邮件做个人业务； -使用电子邮件用于政治游说或竞选； -通过电子邮件复制和发布受版权保护的信息、知识和软件； -冒用他人名义发送电子邮件。不包括作为系统管理支持角色的身份，经他人授权使用的情况； 第四条禁止以下活动，因为其可能妨碍网络通信和电子邮件系统的正常操作： -发送或转发链信件； -发送过大的信件； -发送或者转发可能包含计算机病毒的电子邮件。 第五条个人不能通过“非公司电子邮件帐号”发送，转发或接

收机密或敏感的公司信息。“非公司电子邮件帐号”包括但不限于：Hotmail、雅虎邮件、163邮件、新浪邮件和由其它网络服务提供商提供的电子邮件 (ISP) 。 第六条公司企业邮箱由专人负责管理，企业邮箱账户限本人使用，禁止将本人账户转借或借用他人账户。 第七条为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。 第八条公司提供的电子邮箱仅限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账户公开于外部internet网上。 第九条发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需经副总裁以上领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。 第十条个人不能通过非公司检定的移动设备发送，转发、接收和存储公司机密或敏感的信息。移动设备的例子包括但不限于：个人数据助理PDA、移动电话等。 第十一条个人应负责对邮箱内重要邮件做备份。 第三章执行措施 第十二条任何违反上述安全规范的人员和服务单位将会依照

国际邮件格式

英文的信封格式/国际邮件书写格式及信封要求[转帖]2006年12月15日星期五21:08英文的信封格式/国际邮件书写格式及信封要求 -------------------------------------------------------------------------------- 英文的信封格式 https://www.sodocs.net/doc/558360814.html,/question/5344381.html 1.书写格式 (1)寄件人地址姓名应写在信封左上角。 (2)收件人地址姓名应写在信封右下角。 (3)用法文、英文书写时，按姓名、地名、国名逐行顺序填写，地名、国名用大写字母书写。。 (4)用中文书写时，按国名、地名、姓名逐行顺序填写。 (5)用法文或英文书写以外的文字书写时，寄达国国名和地名应用中文或法文、英文（字母要大写）加注。寄件人名址如只用中文书写时，必须用法文、英文或寄达国通晓的文字加注我国国名和地名。 (6)寄往日本、韩国以及港、澳地区的特快邮件封面收、寄件人名址可以用中文书写。 2.信封要求 (1)不准使用旧信封或废旧纸张和有字纸张制成的信封装寄。 (2)信件应装入标准信封内，并将封口粘固。 (3)如用透明窗信封装寄，透明窗必须是长方形的，其长的一边应和信封长的一边平行。信件应适当折叠，使其在信封内有所移动时，收件人的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。 (4)透明窗应该用在灯光下不反光的透明纸制成的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。 *** 室/房 Room *** *** 村（乡） *** Village *** 号 No. *** *** 号宿舍 *** Dormitory *** 楼/层 ***/F *** 住宅区/小区 *** Residential Quarter 甲 / 乙 / 丙 / 丁 A / B / C / D *** 巷 / 弄 *** Lane *** 单元 Unit *** *** 号楼/幢 *** Building *** 公司用拼音拼写

关于电子邮件的使用规范

电子邮件使用规范 一、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长。 3．标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 5．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。 二、关于称呼与问候 1．邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2．Email开头结尾最好要有问候语。 三、有关电子邮件礼仪 1．Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 2．注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3．Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 4．一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。 5．尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅

邮政特快专递详情单填写规范

精心整理 邮政特快专递详情单填写规范 一、详情单填写的重要性 1.详情单填写规范是保证收寄信息准确的第一道工序，尤其是收寄信息交由外包中心集中录入后，详情单填写直接影响邮件收寄计费准确性，必须把好关。 2. 3. 1. 2. 名） 1．寄件人信息和收件人信息 （1）寄件人、收件人为“自然人”的，“公司名称”栏可省略不填。如未填写“公司名称”请务必详细填写寄件人、收件人地址。 （2）寄件人、收件人为“法人”的，除填写具体的寄件人、收件人姓名外，还要将填写寄件单位和收件单位全称清楚。 （3）寄件人、收件人姓名要填写确切，应与有效证件姓名一致。不

能以“王先生”、“李小姐”等不完整、不明确的信息代替。 （4）寄件人、收件人地址在非直辖市的，均须按省、市、县、街道、门牌号码(楼号、单元号、楼层、房号),农村地址须按省、市、县、乡、村的顺序填写。 （5）不得只填写寄件人、收件人所在单位而省略具体地址。 （6）收件人地址在直辖市的，“省”栏可省略。 （ 须填写 （ （ （ （ 2. （ 千克，且要具体到小数点后两位，如1.32千克。对于黄金、首饰等高价值物品，可以具体到小数点后三位。 （2）计费重量：国内速递业务邮件暂时仅针对长、宽、高三边中任一单边达到60cm以上（包含60cm）的邮件进行计泡操作，体积重量的方法：长度×宽度×高度/8000，以厘米计算。要填写同一寄递物“体积重

量”与“实际重量”相比较的大者，计量单位为千克，且要具体到小数点后两位，如1.32千克。对于黄金、首饰等高价值物品，可以具体到小数点后三位。 （3）总体积：填写寄递物品包装后的“长×宽×高”三边长度，计量单位为cm。 （4）内件品名：要清晰、规范填写内件品名，对物品类邮件，详情 ， 、（ （ （ 提供留底的发票数量和面额保持一致。申明价值具体到元即可。 3.附加服务 （1）妥投短信：由寄件人选择后填写，在相应的“□”内勾选，勾选符号务必用“×”。

邮政特快专递详情单填写规范

邮政特快专递详情单填写规范 一、详情单填写的重要性 1.详情单填写规范是保证收寄信息准确的第一道工序，尤其是收寄信息交由外包中心集中录入后，详情单填写直接影响邮件收寄计费准确性，必须把好关。 2.邮件收寄后，后续内部处理、查询、帐务处理、对帐等都需要规范填写的详情单； 3.详情单是具有法律效率的合同契约，必须认真对待。 二、国内详情单填写规范 （一）详情单布局 1.详情单整体布局由9个版块构成，分别是寄件人信息、收件人信息、邮件详细说明、附加服务、寄递费用、付款方式、揽投员信息、寄件人签署、收件人签收。 2.寄件人信息、收件人信息、邮件详细说明（保价部分）、

付款方式、寄件人签署、收件人签收由客户填写，邮件详细说明（内件品名）、附加服务、寄递费用、揽投员信息由揽投员填写。 （二）标准快递/经济快递详情单填写规范 1．寄件人信息和收件人信息 （1）寄件人、收件人为“自然人”的，“公司名称”栏可省略不填。如未填写“公司名称”请务必详细填写寄件人、收件人地址。 （2）寄件人、收件人为“法人”的，除填写具体的寄件人、收件人姓名外，还要将填写寄件单位和收件单位全称清楚。 （3）寄件人、收件人姓名要填写确切，应与有效证件姓名一致。不能以“王先生”、“李小姐”等不完整、不明确的信息代替。

（4）寄件人、收件人地址在非直辖市的，均须按省、市、县、街道、门牌号码(楼号、单元号、楼层、房号),农村地址须按省、市、县、乡、村的顺序填写。 （5）不得只填写寄件人、收件人所在单位而省略具体地址。 （6）收件人地址在直辖市的，“省”栏可省略。 （7）电话/手机：必须填写，优先填写手机号码。固话电话号码应填写“区号+7或8位固话”，选择“妥投短信”通知业务的客户，寄件人必须填写11位手机号码。 （8）客户单号：自备单或订单号，可与邮件号码绑定，便于查询。 （9）协议客户填写客户代码，若无法确认客户代码，此栏可为空，不可随意填写。 （10）应填写六位邮政编码。要规范、准确地书写寄件人地址或收件人地址邮政编码，如果客户实在不能提供邮政编码，揽投人员可以帮客户进行填写。 （11）寄达城市，就是收件人地址所在地市。 2.邮件详细说明

关于统一邮件书写规范

关于统一邮件书写规范的通知 各位同事，大家好： 为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象，现将邮件书写规范要求明确如下： 一、邮件主题 1、主题要求简单明了，与邮件内容相对应，不能出现空白的主题。 2、对方回复邮件时，应根据邮件内容适当修改标题，不要RE内容过多。 3、主题格式：【】+主题内容 【】里的内容为邮件的性质，通常情况下【】内的性质划分如下： ?工作报告或汇报——【汇报】 ?常规的事务往来——【沟通】 ?需要进行通知的事宜——【通知】 ?知识的传递——【分享】 ?需要收件人批复——【请批复】 ?申请类邮件，依据申请性质——【费用申请】【调账申请】…… ?需要收件人反馈——【请反馈】 ?资料的传递，无需反馈——【请查收】 二、邮件的称呼和问候语 1、邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可以称呼大家、Dear all。 2、邮件开头都要有问候语，最简单的写一个“您好！”。 等，若是尊长应使用“此致，敬礼！”。 3、结尾常用“祝好！”　“Best Regards” 4、称呼与问候语的格式 ?称呼要在第一行顶格写。 ?开头问候语在称呼换行空两格写。 ?在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”　“敬礼”为再换行顶格写。 三、邮件的正文内容 1、邮件正文要简明扼要，行文通顺，不要出现让人晦涩难懂的语句。 2、根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择 适当的语气和表述方式，多用请、谢谢之类的语气词。 3、如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落进行清晰准确的说明，保证邮件 .

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范 一、邮件文本及格式规范： 1 邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2邮件字体： （1）全文统一； （2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字； （3）字体为正体； （4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 3邮件附件： 如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5个人签名： （1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等； （2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。 二、邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练，不能有岐义。 2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。

2邮件发送： （1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员； （2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； （6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导； （7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； （8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误； （9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复； （10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送3邮件群发： （1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发; （2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。 4邮件优先级 (1) 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级; (2) 不要频繁使用邮件高优先级。 四、其他注意事项: 1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。 4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。

常用英文邮件的书写格式和模板

常用英文邮件的书写格式和模板 英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom..... Look forward to seeing you soon. Best regards, Tom Yu (以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的) 一、主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

写信的格式、

为什么要规定各类邮件的重量、尺寸限度 国家邮政局对各类邮件规定重量、尺寸限度的主要原因，是为了便于对不同类型的邮件按不同类别处理（如装套、装袋和发运次序等），对各类邮件的具体重量、尺寸限度所作的规定，是跟据社会客观需要和邮件处理工作的条件、技术设备等方面来制定的。因此，用户对邮件的重量、尺寸限度必须按国家邮政局的统一规定执行，邮局则也不得任意放宽，以免造成混乱，影响邮件的处理。 怎样领取汇款和包裹？ 1、收件人为单位的，应当由收件单位在领取邮件通知单上加盖与收件单位相一致的公章（除事先向投递局声明经同意备案的以外，不能加盖单位的收发章。部队团以下分队，由团以上单位开具正式公函，将所属分队指定人员的名单向投递局备案的，可盖指定人员的名章），并凭领取人的证件签章领取。 2、收件人为个人的，应交验本人有效证件，并由收件人签章领取。 3、委托他人代领的，凭收件人证件和代领人证件，并由代领人签章领取。 4、领取邮件的有效证件包括：居民身份证、户口簿；军人身份证件、武装警察身份证件；港澳居民往来内地通行证；护照；驾驶证。除上述规定以外的其他情况，依照有关法律、行政法规和国家有关规定执行。 回音卡与回执有那些区别？ 1、业务性质不同 回执是邮政业务单式之一，仅限于寄件人在有相关业务要求时，由邮局无偿提供给寄件人使用的一种业务单式，它能起到证明邮件已经妥收的作用；回音卡则是明信片的一种形式，是一种便于收件人及时回复寄件人，以示邮件妥收的卡片，同时又是一种通信载体，用户可以在上面写上简单留言。 2、交寄方式不同 回执是寄件人交寄给据邮件需要回执时与相关邮件同时使用，需由寄件人提出；而回音卡不仅寄件人可以放进邮件内可与相关邮件合并交寄，也可由收件人在收到邮件后再填写使用，按平常邮件或给据邮件寄给原寄件人。 3、邮局处理手续不同 回执必须按给据邮件处理；而回音卡则根据用户的所寄邮件性质（平常邮件或给据邮件）坐相应处理。 4、寄退方式不同 回执在收件人签章证明邮件妥收后，由邮局负责按给据邮件退还给原寄件人；而回音卡则由收件人以交寄邮件方式寄给寄件人。 5、查询受理不同 用户办理回执业务后邮局可以受理查询；而回音卡只有按以给据邮件交寄的才可以受理查询。返回

电子邮件沟通的礼仪与规范

电子邮件沟通的礼仪与规范 电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下： （一）慎重选择发信对象 确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」） 1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。 掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。 （二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2、电子信件「标题」要明确且具描述性 电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3、信件内容应简明扼要 在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4、考虑他人计算机的容量

公司电子邮件使用管理制度

公司电子邮件使用管理制度 第一条总则 公司开通Internet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。 第二条邮件服务器管理 管理工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。 第三条邮件开户须知 申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到管理工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执“并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 第四条电子邮件使用规定 1.用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M 的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。

2.禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTPMAIL（一种将软件分成小块通过邮件发送给用户的服务）下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。 3.在公司内部使用电子邮件，只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。 4.严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。 5.发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待： （1）秘密级：需由部门经理同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。 （2）机密级：由部门经理签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。 （3）绝密级：禁止在网上发送。 第五条监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件要接受知识产权室和管理工作部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司知识产权室有权对收发的电子邮件的内容进行检查。 第六条违规处罚 1.对于异地发送超过2M的大邮件，使用FTPMAIL下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处