什么是公文交换
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什么是公文交换
篇一：公文交换系统
1.公文交换
电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。
1.1.平台整体框架
电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息通知等各种webservice接口。全市各部
门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接
口的调用。
各部门oa系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织
结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平
台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。
1.2.业务办理
分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行
统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
1.3.功能介绍
电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成
：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性
功能;另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文
丽水电子公文交换平台
丽水市电子公文交换平台用户手册
目录 1前言 (1) 2升级说明 (1) 2.1实现公文批量签收 (1) 2.2增加公文修改发布范围 (1) 2.3修改联合发文的工作模式 (2) 2.4增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接 (3) 2.5增加与OA系统领导批示模块的对接 (3) 3操作指南 (4) 3.1准备工作 (4) 3.1.1 硬件配置 (4) 3.1.2 软件配置 (4) 3.2系统登录 (5) 3.3程序界面 (5) 3.4普通公文发布 (6) 3.5会议通知的发布 (11) 3.6联合发文 (12) 3.7公文接收 (18) 3.8会议通知的接收 (20) 3.9领导批示的接收 (21) 3.10消息反馈 (22) 3.11常见问题解答（FAQ） (23)
1 前言 电子公文交换平台以政务网为依托，实现丽水市委、市政府、人大、政协市直各单位以及各县市区单位之间的电子公文交换。 本手册将为普通电子公文交换平台的用户提供操作指南，指导用户了解，并正确使用系统的操作方法。 2 升级说明 2.1 实现公文批量签收 用户可以在[待收公文]视图中，勾选要签收的公文，然后点击右上方的签收公文，实现公文的批量签收。 2.2 增加公文修改发布范围 用户可以在公文发布后，通过修改发布范围增加或取消其中的一些接收单位。
2.3 修改联合发文的工作模式 用户使用一般公文发布的模式分发联合盖章公文，实现多单位同时盖章。
2.4 增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接 用户可以在OA系统会议管理模块中发布会议通知，当设定接收单位后，会议通知可以通过公文交换系统下发给各单位。 2.5 增加与OA系统领导批示模块的对接 用户可以在OA系统领导批示模块中操作【送各单位办理】，系统可以通过公文交换系统把批示件下发给各单位。
如何使用公文交换系统收发文件
如何使用公文交换系统收发文件 ■公文交换系统概述 1、公文交换系统相当于老OA。 2、主要功能：各单位间进行公文的交换。 3、附加功能：发文单位查看签收情况和回复内容；收文单位回复发文单位；导出功能为已建有OA的单位提供数据接口。 4、提供与OA系统的数据对接：收文转OA，OA转公文交换。 发文单位从OA起草发文→ OA转公文交换→公文交换→收文转OA →收文单位内部流转办理收文 公文交换担当了单位间公文的邮递员角色。 5、在单位启用OA内部流转前，请只用公文交换收发文，不用转OA。 ■公文交换中如何收文 以下1-4步相当于老OA功能。在单位启用OA内部流转前，请只用前5步。1、点击左边“待签收公文” 3、点击文件正文名或文件附件，可直接打开或保存。 在“已签收公文”和“已转OA公文”中也可打开文件正文或附件。 4、点击上面的“签收”按钮，则此文件转移到“已签收公文”。 *5、附加功能：回复与导出 回复：收文单位可回复发文单位，内容可以是直接输入或附件。例如“联系人名单”之类可在此直接回复给发文单位。 导出：是为已建有OA的单位提供数据接口。导出为XML文件,供已有OA 导入数据用。原先没有OA系统的单位不需要用导出功能。 *6、若单位启用OA进行公文的内部流转：则在“已签收公文”中，点击文件标题，在文件详情单上方点击“转入OA”按钮，则此文件转移到“已转OA公文”。
注意：点击后稍等几秒钟，防止多次导入。 发文单位发文→收文单位收文→转入OA→收文单位进行内部公文流转。 ■公文交换中如何发文 △发文前的准备工作： 单位管理员定义文号字典，把单位要用的文号预先定义好： 1>菜单-单位配置-字典管理 2>点右上角“添加数据” 3>选择字典名称为“字号” 4>在数据名称中填入文号，例如：新政办发、新政办、新政发。 5>点右上角“保存” 6>其他字典也可以先定义好。 △在公文交换中发文： 以下1-4步相当于老OA功能。在单位启用OA内部流转前，请只用前4步。 1、点击左边“公文发送”-“我的草稿”。
电子公文交换系统功能模块简述
一、电子公文交换系统功能模块简述 育软电子政务平台是一个综合性的应用平台，包括行政办公与事务处理、公文与信息交换、信息发布与管理、数据管理与分析、档案管理和统一用户平台等平台产品，以及电子签章、育软office、电子邮件、国家教育信息资源库等平台相关产品，同时该平台可与其它如人事、财务、教务教学等业务系统进行应用整合。 ?办公与事务处理 办公与事务处理系统是实现单位内部无纸化办公和事务处理的应用系统，主要包括公文管理、电子公文审批、公共信息查阅、会议管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快速办理等功能。系统提供图形化工作流引擎，供用户自行定制业务流程；灵活的模版定制功能，能够适应各种样式的文件；电子签章和数字签名使得电子公文更具合法性；离线提醒工具和短信提醒功能让用户不会耽误紧急的待办事宜。 ?公文与信息交换 公文与信息交换系统实现了各级单位之间公文和信息的安全电子化交换与传输。该系统涵盖了文件起草、审批、签章、发送、接收、管理等整套公文传输流程，同时可以与办公与事务处理系统的公文管理模块进行相互的转送。灵活的文件模版定制功能能够适应各种样式文件，电子签章、数字签名和传输通道的加密确保的交换文件的安全性、可靠性和完整性。 ?信息发布与管理 信息发布与管理系统可同时管理多个单位门户网站和内部办公网站，操作人员通过IE 浏览器把信息按分类发布到指定的门户网站或内部办公网站，供社会公众和办公人员浏览。 该系统是完善的网络信息发布工具和网站管理平台。用户可以将各种信息轻松、简单、及时地发布到本单位的门户网站或内部办公网，并可以根据设置动态处理相关数据信息，同步网站信息。系统能够快速搭建并管理网站，实现图形化网站页面设计、页面模板定制、动态栏目设置、自动化信息发布与部署、信息采编、审核、签发、发布和管理等功能，并支持图文混排和表格处理。 ?数据管理与分析 数据管理与分析系统是实现各类数据采集、数据查询、图表分析、报表打印，以及各种应用系统之间集成的数据应用。可以通过标准接口与各种管理软件结合使用，如人事管理、资产管理、学籍管理、教师教学、学生管理等。上级部门根据下级部门上报的基础数据进行自定义分析和统计，按业务需要可实时生成各种类型的报表和图形，为领导提供智能决策分析。 ?档案管理
公文管理规定
公文管理规定 为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。 一、党政机关公文种类 根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 二、行文规则 行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限： （1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。 （2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。 （3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。 （4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。
中国人民银行上海分行电子公文交换系统运行管理办法(试行)
中国人民银行上海分行电子公文交换系统运行管理办法(试行) 【法规类别】音像制品与电子出版物 【发布部门】中国人民银行上海分行 【时效性】现行有效 【效力级别】地方规范性文件 中国人民银行上海分行电子公文交换系统运行管理办法（试行） 第一章总则 第一条为加快中国人民银行上海分行与辖内各金融机构公文运转效率，中国人民银行 上海分行建成了与各金融机构之间的电子公文交换系统。为切实保证该系统安全、高 效、畅通，并规范电子文件的管理，特制定本办法。 第二条电子公文交换系统是人民银行与各金融机构之间上报、下发各类公文、会议通 知及各类主题信息报送的主要交换方式。 第三条电子公文与印制公文具有相同效力，对电子公文的收发、签批、归档等均按正 式公文办理。
第四条中国人民银行上海分行统一负责电子公文交换系统的管理。中国人民银行上海分行文档处和各金融机构办公室负责电子文件的日常操作和管理。 第五条中国人民银行上海分行科技处统一组织电子公文交换系统应用软件的升级工作，各单位科技部门负责相关网络、电子设备的配置、调试及技术支持等工作，确保系统正常运行。 第二章工作机制及职责分工 第六条各单位均设立电子公文交换系统工作点，配备人员具体负责电子文件的接收、传送工作。该项操作人员要求保持相对稳定，以确保此项工作的连续性，如遇人员变动，及时填写《电子公文交换系统金融机构联系人表》（附表一）报备中国人民银行上海分行。 第七条各金融机构工作点要依照规定的操作流程，按时收、发电子文件，并按要求回执，不得延误。在系统运行过程中，发现问题及时向中国人民银行上海分行反映。 第三章电子文件交换范围及要求 第八条中国人民银行上海分行下发不含密级的各类公文、会议通知及开设报送主题；各金融机构上报不含密级的各类公文、会议报名及相关主题信息报送。
公文交换平台
公文交换平台 电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台，支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。 产品功能 电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。 发文管理 将已制作好的公文草稿以附件方式导入到电子公文交换平台，或通过公文编辑工具在线套用公文模板来制作公文草稿，经过套印红头、电子签名后，将公文草稿转成真正的“电子公文”文件。 公文盖章 对导入公文交换平台的电子公文，进行电子印章的加盖。加盖电子印章的文件，其公章和公文内容均不能再进行任何修改。
公文分发 选择收文单位，设置公文原件打印份数，再将公文分发给各收文单位。 公文签收 新收到的电子公文在首次打开阅读时，系统会自动发送签收回执。，对文件接收情况进行跟踪，记录公文签收人、签收时间、签收状态等信息。 收文提醒 系统拥有收文提醒功能，可自动提示用户查看最新收到的电子公文。 公文打印 发文部门及单位可以设定待发文件的打印次数，系统可以自动记录文件接收部门及单位的打印次数，并通知发文单位；当文件超过限定的打印次数时，系统会自动发出警告和提示。 公文归档 用户可在“公文归档”窗口中选择对应的信息进行归类，实现公文归档。产品架构
产品特点 可伸缩性强，适用任何规模 平台适用于各种级别的政府机关或大型集团，充分考虑纵向网、横向网及混合网络模式下的文流转特性，为政府和集团单位构筑不同应用规模的安全、高效、实用的电子公文交换平台，实现跨不同网络、不同网段下的公文交换。 无缝整合，支持异构系统 用户不仅可以直接使用平台进行公文报送、接收，也可以将长江数据电子公文交换平台https://www.sodocs.net/doc/c313447610.html,/qqqun/1w60w381w0w0wwid.html与 现有的、分散的多个办公自动化应用系统紧密集成，实现异构系统收发文交换管理。 实时集中管理模式 平台采用先进的实时集中管理模式，各级单位的公文文件、政务信息都可以在此平台中进行科学、规范管理和有序地进行交换。 可扩展、可集成 平台采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，可在现有平台基础上进行二次开发，同时还可以与第三方应用程序、各类 WEB 应用集成，使信息交换更加快捷、方便。 印章锁定 平台上加盖电子印章的文件将被锁定，不能随意复制、修改、移动，防止文件盗用滥用。 报表统计 平台可以对各级单位、部门的公文交换情况进行统计查询，如年度公文汇总、公文上报统计、公文收发统计等，为高层管理者提供决策依据。 客户价值 资源有效利用和整合
机关公文管理制度
机关公文管理制度 为切实加强机关公文管理，提高办文效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合工作实际，制定本制度。 公文的签收与登记 第一条党委政府收文，由党政综合办公室负责，并明确专人具体负责此项工作。 第二条公文的签收与登记。对来自邮局、传真、上级机关会议材料、各机关、嘎查村专送的公文、人民来信等，由党政综合办公室统一负责签收，并按公文内容在收文登记薄上进行分类登记。 第三条收文的分流。工作人员在收文登记过程中，通过翻阅公文，了解其性质、内容等信息，分清阅知件与办理件、急件与平件、秘密公文与非秘密性公文，根据办事程序、规定或惯例，对公文进行分流。属领导亲启件直接送领导个人；属业务性公文送分管领导；综合性公文送党政主要领导；阅知性公文直接组织传阅。 公文的拟办、批办与承办 第四条公文的拟办。收文按类分流后，填写公文处理单，由党政综合办公室主任，提出拟办意见。拟办意见必须明确、具体、简明
扼要，具有可操作性。 第五条公文的批办。工作人员按拟办意见要求，将公文及时送党政主要领导或分管领导批办。领导因故不能批办时，应及时委托其他领导批办，避免积压公文，影响工作运转。 第六条公文的承办。领导批办后，由工作人员将公文与公文处理单，及时转送承办单位，承办单位要按领导批办意见，认真组织办理。公文办理完毕，承办人员要在《公文处理单》相应栏目内，填写承办的经过与结果，并注明承办人姓名和日期，以备查询。 公文的催办 第七条公文的催办由党政综合办公室负责。工作人员要对收文批办和承办等各个环节进行督促检查，对非紧急性公文，可采取，登门、口头、电话等方式进行催办。对紧急和重要公文，要采取跟踪催办、重点催办、定期催办等方式进行催办。在催办过程中，工作人员要认真填写公文催办单，注明承办时限，并随公文一起转交承办人。 公文的归档 第八条办毕公文由党政办公室工作人员负责回收，按档案管理要求，分类组卷归档。 第九条党政综合办公室相关工作人员，要对收到的公文要严格
方正电子公文交换系统解决方案
公文传输一直是保证政务正常运转，信息互传的法定方式。传统的公文传输，以纸质文件的邮递来实现，传统的纸质文件传输时间长、成本高。随着信息化建设的不断完善，“电子公文传输”以其传输速度快、易于存档、方便交流等技术特点成为当前电子政务建设的必然要求。 方正电子公文传输系统，用于 远程电子公文传输。整个系统采用B/S架构，支持灵活的"集中-分布式"配置模式。采用国家相关资质单位的加密设备，文档经过加密后交换，可与办公自动化（OA）系统、其他交换平台无缝连接，使数据流安全畅通。兼容多种公文格式，保证电子与纸质公文的一致性，打印份数可控。采用安全的电子公章管理技术，与传统公章使用流程保持一致。采用可视化盖章流程控制，达到"所见即所得"的效果。 系统主要功能图 本系统实现远程的公文传输，主要功能包括： 发文管理 是指发文单位将一份要发给其他单位的电子公文，进行签发、盖章等操作，最后将CEB公文发送出去。具体是： 1、登记公文：将OA系统审批通过的公文转换为CEB格式并上载到系统中。
2、公文盖章/协办盖章：通过公章服务器，对公文加盖电子公章；多个部门联合发文时，系统提供协办盖章功能。 收文管理 是指接收到此公文的单位，对收文进行处理。具体包括： 1、来文提醒：当有未签收公文时，系统提供手机短信提醒功能。 2、公文打印：控制该单位是否有打印权限，并且只能按发文单位设定的打印份数打印公文。 系统管理 是指系统级的一系列管理功能，包括用户管理、打印机管理、日志管理、公文统计、用章监控等。 1、打印机管理：系统可与指定打印机绑定，做到精细打印控制，实现对打印机的开、关、缺纸、缺墨、卡纸等状况的判断识别，有效避免在空白纸上打出红章。 2、日志管理：详细的操作日志，记录公文、公章的操作使用情况,为系统的管理工作带来了极大的便利性，任何时候都可以对系统中发生的操纵进行回溯。 系统特点 1、基于CEB版式文件 公文信息的不可篡改性是许多安全措施的基本保证。方正CEB版式文件能有效防止黑客、内部人员对电子公文伪造、篡改、抵赖等问题，远程传输电子公文的传输前后不改变版式结构，有效地保障电子公文的权威性、严肃性、安全性。 2、系统架构可扩展 方正电子公文系统具备良好扩展性，能够与外部系统进行集成，满足客户对电子公文的不同应用要求。与电子公文系统进行集成的外部系统，主要包括： 1) OA系统：实现应用整合。 2) 加密卡：提供高级别安全保障。 3) CA系统：提供高级别安全保障。
公文管理制度
公文管理制度 总则 第一条公文是公司明确政策、确立制度、贯彻政令和工作指令，并体现专业工作指导和传导信息的载体，是在企业内部流转并在一定范围内传播信息的正式文书形式。本制度所指公文包括： 一、正式签发的文件，指需按公司的统一公文制式标准拟写，按公司统一文件授号，经 授权发文单位审核签批、用印、下发、执行并存档的文件，包括：总部和分部正式 签发的规章制度、决定（人事任命、奖罚）等。 二、公司内部往来文件，指总部、分部各单位之间在日常业务往来和工作协调中，由各 单位秘书（文员）根据单位负责人意见统一上报、传达并视需要进行留存归档的文 件。如：请示、批复、通知、通告等。 三、由会议主持人签发的用于记裁、传达会议情况和议定事项须归档保留的会议纪要。第二条公文管理的主旨和效果在于规范公文的拟定、审批、传达和归档，在于保障公文流转的及时性、准确性和保密性，从而确保政令畅通，保障文件的贯彻执行，提高公 司整体行政办公的效率。 第三条**公司商业连锁有限公司公文管理的归口部门为总部总裁办及分部总经办。 公文编写及公文流转规范 第一条公文的编写规范 正式签发文件 一、发文权限及编号 1、有文件签发权的人员：各单位总监级（含）以上人员。 有发文权的部门：总部总裁办及分部总经办、总部及分部业务部、财务部、人力资 源部、行政部。 2、公文的编号方法：公文编号由总部总裁办统一编序，所有企业正式文件必须依此 编号排序，编序的原则为分年度按发文时间自然排序，排序以三位数流水号为准。 2．1总部总裁办发文编号为：总裁字【年号】第×××号。 2．2总部业务部发文编号为：总业字【年号】第×××号。 2．3总部财务部发文编号为：总财字【年号】第×××号。 2．4总部人资部发文编号为：总人字【年号】第×××号。
深圳市南山区科技局电子公文交换与协同办公系统升级改造建设方案
深圳市南山区科技局电子公文交换与协同办公系统升 级改造建设方案
目录 第1章. 项目概述 (22) 1.1. 项目名称 (22) 1.2. 建设单位 (22) 1.3. 编制依据 (22) 1.4. 项目概况 (24) 1.4.1. 建设背景 (24) 1.4.2. 建设目标 (25) 1.4.3. 建设内容 (28) 1.4.4. 开发周期 (29) 1.5. 投资来源 (29) 第2章. 建设必要性 (30) 2.1. 现状分析 (30) 2.1.1. 协同办公系统现状 (31) 2.1.2. 公文交换系统现状 (34) 2.2. 存在问题 (36) 2.2.1. 现有功能无法满足办公新需求 (36) 2.2.2. 现有功能无法满足考核需求 (36)
2.2.3. 移动办公及扩展应用水平还比较落后 (36) 2.3. 必要性分析 (37) 第3章. 需求分析 (39) 3.1. 总体需求分析 (39) 3.1.1. 是实施市、区两级政府信息化推进工程的需求 (39) 3.1.2. 是跨时间、跨空间和部门限制，打造服务型政府的需求.39 3.1.3. 围绕协同办公系统建设统一电子信息化平台的需求 (39) 3.1.4. 是推进与上级部门进行电子公文交换的需求。 (40) 3.2. 功能需求分析 (40) 3.2.1. 协同办公升级需求 (40) 3.2.2. 公文交换升级需求 (41) 3.2.3. 移动办公系统需求 (41) 3.2.4. 绩效考核系统需求 (41) 3.2.5. 后台管理升级需求 (42) 3.2.6. 与其它系统接口需求 (43) 3.2.7. 统计分析系统的需求 (43) 3.2.8. 协同办公标准规范需求 (43) 3.3. 性能需求分析 (44)
公文管理制度
公文管理制度 第一章总则 第一条为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。 第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。 第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。 第二章保密 第四条公文保密管理 1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为一级、二级、三级三种，一级为最高保 密级别，其他为一般文件，无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。 2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。 3、绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员。 4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。 5、秘密文件由阅文人妥善保管。 第三章内部公文的管理 第五条公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。 第六条公文拟制：
1、行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要规范内容有： 1)规范页面设计。 2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。 3)规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。 4)规范落款及时间。 5)规范主题词、词目所用字体、字号。 2、常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。 3、文件拟制的基本要求： 1)准确反映公司决策和领导意图。 2)联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 3)综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上 述规定执行。 4)对外文件由综合管理部负责审核。 4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。 第七条公文的审批 1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。文稿一经审批，一般不得再行修改。如 确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。 2、根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：
公文交换管理系统 ANSafe manage V4.02
公文文件交换管理系统ANSafe manage V4.02June 22 2010 软件使用说明书安君科技
目录 公文文件交换管理系统ANSafe manage V4.02 0 一、概述 (2) 软件模块介绍 (2) ?基础数据设置 (2) ?发文收文 (2) ?系统维护 (2) 二、软件操作介绍 (3) 2.1系统登录 (3) 2.2基础数据设置 (3) 2.3发文操作管理 (7) 2.4 短信操作： (11) 2.5收文管理 (11) 2.6系统设备组成备注： (11) 2.6.1主机部分 (11) 2.6.2外设部分： (12) 2.6.3.软件：sqlserver、公文交换收、发端 (12)
一、概述 ANSafe manage V4.02公文文件交换管理系统是由杭州安君电子科技有限公司研制开发，本系统由收文、发文、档案信息管理三大模块系统组成，子系统之间可自由转换，实现了公文收、发与档案信息一体化处理。该系统结合具体工作实践，采用大型数据库技术基础。经数家省、市、县党委办公厅（室）秘书部门和其它机关、企事业单位十余年的正式应用，系统不断修改完善，已日趋成熟。该系统自动化程度高、数据运算准确、可靠性强，取代了现有的各类机要文件登记本，可节省大量人力物力，是一款非常科学、实用的公文管理软件，特别适用于各级党政机关公文处理部门。 ?系统运行环境需求： ◆操作系统：WINDOWS2000及以上操作系统； ◆数据库：SQL SERVER2000； ◆软件架构：C/S； ◆硬件支持平台：安君科技TBOX电子箱；诺压短信MODEM(单口)； 软件模块介绍 ?基础数据设置 管理员类型、用户单位类型、公文类型管理、常用短句管理、机柜管理、短信处理 ?发文收文 发文操作、发文查询、收文查询、收文预期查询 ?系统维护 系统重建、门禁管理、修改密码、操作日志、数据库备份、数据库恢复
公司公文管理规定
公司公文管理规定 第一条目的 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条定义 是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。 第三条使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。 第四条公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告 适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。 第六条公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。
XX公文智能交换管理系统
XX公文智能交换管理系统 一、建设背景 当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。 随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发流转信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。 另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公
文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。XX软件电子政务事业部公文智能交换管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。 二、系统描述 公文智能交换管理系统将条码自动识别技术引入到公文流转过 程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息，从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。 “智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。交换箱箱体可根据用户要求改型设计。在系统中，参与交换流转的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。 利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。这一系统的建立，解决了以往公文流转过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。系统能够生成含有文件信息的条码，把条码贴附在文件上，在文件的流转过程中通过“智能交换箱”自动采集条码上的信息，
国家数据共享交换平台 政务外网 库表交换 文件交换操作指南V
国家数据共享交换平台（政务外网）库表交换、文件交换 操作指南（V2.0） 国家电子政务外网管理中心 二〇一八年一月
目录 一、指南说明 (4) （一）概述 (4) （二）内容概要 (4) （三）角色说明 (5) （四）术语和定义 (5) 二、网络接入 (6) 三、工作流程 (6) （一）资源准备 (6) （二）资源注册 (6) （三）资源申请 (7) （四）资源订阅 (7) 四、库表交换 (8) （一）库表注册、发布 (8) 1、操作流程 (8) 2、操作步骤 (10) （二）库表申请、订阅 (42) 1、操作流程 (46) 2、操作步骤 (48) 五、文件交换 (50) （一）文件注册、发布 (51)
1、操作流程 (51) 2、操作步骤 (52) （二）文件申请、订阅 (97) 1、操作流程 (97) 2、操作步骤 (99)
一、指南说明 （一）概述 为指导资源提供方和资源需求方通过国家数据共享交换平台（政务外网）提供和使用库表资源、文件资源，特制定本指南。 国家政务信息资源共享的形式有服务接口、库表交换、文件交换。本指南主要指导资源提供方和资源需求方在国家共享平台通过库表交换、文件交换形式实现国家政务信息资源共享。服务接口方式的具体操作详见《国家数据共享交换平台（政务外网）服务接口操作指南》（试行）。 （二）内容概要 本指南主要包括网络接入、工作流程、库表交换、文件交换四部分。 网络接入部分主要指导各中央政务部门进行网络整合、接入政务外网的操作。工作流程部分主要指导资源提供方和资源需求方提供和使用库表、文件资源需要做的关键工作。库表交换部分主要指导资源提供方和资源需求方进行库表注册、发布、申请、订阅等具体操作。文件交换部分主要指
OA与公文交换平台的接口解决方案
OA与公文交换平台的接口解决方案 引言 随着国际互联网的开通及相关技术的逐步成熟，人类社会迈入了一个崭新的信息时代。在社会信息化的不断推进过程中，各级政府的办公自动化需求也在不断升级。电子政务已经成为世界各国新一轮公共行政管理改 革和衡量国家及城市竞争水平的重要标志之一。同时，随着改革的深入和我国加入WTO，电子政务建设已经成为当前我国信息化建设的首要任务。 从电子政务建设发展的阶段看，电子政务内部建设一般要经历公文电子化——办公自动化——行政管理网络化——网上协同办公四个阶段。 我国的办公自动化从80年代至今已有20多年的发展，到现在基本已达到第三阶段(即内部OA+网络化)。但由于各单位采用的技术不同，办公自动化的开发缺乏相应的标准，所以各自独立的信息系统很容易形成信息孤岛，而无法实现信息共享。电子公文交换为解决政府部门网上协同办公提供了完美的解决方案。 一、总体概述 1.1 公文交换平台 采用传统方式传递红头文件存在很多问题。目前主要采用邮递方式，传统传递红头文件，从而实现上情下达。这种方式存在很多弊端：速度慢、易泄密、易丢失等。在信息高度发达的的今天，采用电子公文传输系统，解决公文传输过程存在的上述问题，是必然的选择。 公文交换系统实现跨部门之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。 从用户(最终使用者)的角度看，电子公文交换系统应该具备的功能包括;公文登记、公文加密、公文发送、公文接收、联合发文、公文打印、公文导入导出等业务处理，以及用户管理、权限分配、配置管理等系统维护。系统功能结构如下图。
电子公文交换系统-系统功能结构图 从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性功能;另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文的跨部门的交换业务;考虑到公文交换系统必定要同办公自动化系统通讯，数据接口是保证数据一致性而规定的接口规范。 需要指出的是：在这些业务处理环节中，必须保证每个环节的“安全性”。对于政府部门来说，传输过程中的红头文件的安全性是最大的顾虑，因此，公文的安全性，以及公文传输过程的安全性，成为最设计公文交换系统时重要的需求和必须首要考虑的因素。关于这点，CA安全体系相关技术提供了很好的保障。 总之，电子公文交换系统平台以办公自动化为基础，充分利用现有资源和现有网络平台条件，与OA系统能够无缝紧密地连接，加快政府机关之间无纸化公文传输的进程，提高公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。 1.2 OA功能及其接口需求 我国各企业与政府机关经过几代办公自动化的发展，基本都开发或实施了不同平台或功能需求的自动化软硬件。虽然根据不同的需求有所差异，但基本都是通过对各类办公信息如数据、文字、声音、图像、图形等进行采集、存储、处理、传送和输出，围绕着办公室管理事务而展开电子办公，利用现代技术资源与信息资源实现知识管理，提高行政管理工作效率和质量。从而形成行政管理和日常事务处理的高效、规范的协同办公平台。 典型的办公自动化系统基本实现了企事业单位内部的信息共享，协同工作，从而提高组织的办公效率，并为领导层提供决策支持。其基本包括了以下的功能模块： ?发文管理、收文管理; ?批示管理;
电子公文交换系统EDES设计
电子公文交换系统EDES设计 随着电子政务使用得越来越广泛，电子政务的核心技术--电子公文交换技术，也越来越重要了。文章建立了电子公文交换系统EDES，对电子政务及电子公文交换技术进行了一次研究与尝试。 标签：电子公文交换；电子政务；EDES 1 引言 作为一种新的技术方法，电子政务的概念及应用已经越来越被人们所接受，电子政务的水平成为衡量公共行政管理改革和国家竞争力水平的标准之一。 电子政务包含的内容很多，范围很大。其中，电子公文的交换与传输是最为重要和不可或缺的一部分。将纸质公文（包括公文的红头和公章、签名等）使用专有的数字化技术进行处理后，形成的信息化文件即为电子公文。经过数字化之后，公文就可以通过计算机网络进行传输。将电子公文在网络上进行的安全传输就是电子公文交换技术。 而我国在電子政务公用支撑技术研究方面还不够充分，不同的软件开发商在开发电子政务的应用系统时又各自采用自身的闭合企业标准，这些标准之间互不兼容，导致电子政务系统缺乏统一的标准和规范接口，使得它们在电子公文交换上互通不畅、共享程度低、信息资源开发利用滞后。 本文重点研究了电子政务中公文传输方法，设计和实现了一个电子公文交换系统EDES（Electric Document Exchange System），并阐明了系统在安全性方面的措施。 2 EDES系统的总体设计 电子公文交换系统EDES主要包括三个功能模块：公文传输、电报收发、通知收发，如图1所示。 2.1 公文传输 公文传输的主要功能有四个：公文发送、公文接收、公文查询和公文统计。 公文发送的功能有四个：（1）新建公文，填写公文内容和收文单位，根据公文不同类别生成发文机关“代字”；（2）同时支持待发公文的两种文件格式：CEB 版式文件或者文本文件。其中CEB版式文件要支持扫描件以附件形式进行发送，要能够与电子公章结合，实现电子签章；（3）根据发文日期和公文号，发文人能够实时查看已发公文的公文签收情况；（4）发文人能够看到已签收公文的信息，例如签收人、签收时间、签收人联系电话等。
企业公文管理制度
企业公文管理制度1公文管理制度制定的目的及意义： 为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据《国家行政机关公文处理办法》（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。 2适用范围： 本制度适用于集团公司及下属所有子公司。 3职责范围 集团综合部 集团综合部是公司公文处理的管理部门。 集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作。 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作。 集团其它各部门、子公司 不得以集团名义自行对外发布公文。 负责按本制度规定执行。 4公文处理原则 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 5公文的种类
公文的定义 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。 常用的公文种类 常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。? 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。 公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情 况。 报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。 请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。 批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。 函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 公文按照行文方向分为： 上行文—是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文。 下行文—是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。 平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 6公文格式
公 文 管 理 制 度
公文管理制度 一、公文管理制度制定的目的及意义： 为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据《国家行政机关公文处理办法》（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。 公文的定义 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书 1、适用范围： 本制度适用于公司及下属所有校区。 2、职责范围 2.1行政管理部 2.1.1行政管理部是公司公文处理的管理部门。行政管理部门负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导公司各部门和下属各校区的文件处理工作。 2.1.2负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作 2.1.3负责按本制度规定执行 2.1.4公司其它各部门、校区不得以公司名义自行对外发布公文。 3公文处理原则 3.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔
接有序的工作。 3.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 二、公文的种类 常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 5.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况 5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反应情况，回复上级部门/机构的询问。 5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。 5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示。 5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
电子公文交换系统
电子公文交换系统 让电子公文：安全、快捷地在互联网上传送 传统的纸质公文传输主要以邮递来实现，文件传输时间长、成本高。在电子政务建设中，“电子公文”以其传输速度快、易于存档等特点，成为电子政务建设的基础。 由北京方正电子政务信息科技有限公司研发的方正电子公文交换系统，用于异地单位间的电子公文传输。系统采用B/S架构，支持集中式和分布式的应用模式。通过集成方正自有电子公章技术，提供可视化盖章操作，并保证电子公章应用安全。 解决问题 实现多种文件格式的统一，阅读、打印时不必安装多种图文编辑软件！ 传送内容多样化，包括文字、图像、音频、视频多种数据格式！ 支持中央向部委、省委、省政府收发文，省政府向地市、区县政府收发文的多级交换架构！ 解决了政府、党委、人大、政协、检察院、法院各系统的公文横向互联互通！ 系统优势 采用CEB版式文件格式，实现文档一体化处理流程； 可集成电子公章、手写签批、二维条码、OA等，解决方案成熟和完整； CEB版式遵循国际相关标准，已被国家有关部门指定为电子公文格式的参照标准； 已在中央及全国五十多个省级单位、部委、大企业得到成功应用； 系统主要功能 方正电子公文交换系统，采用DRM技术，文档经过加密后传输，由系统自动控制阅读者的权限，有效地控制公文的使用范围。 根据用户的需求和实际情况，可提供集中式或分布式部署方案，随着用户应用情况和应用水平的提升，我们能提供随需而变的技术部署策略。 系统主要特点 采用CEB版式 原版原式显现纸质公文版式，与印刷效果保持一致，保证公文的严肃性和权威性。 打印份数限制 采用168位随机加密技术，加密后的CEB文件不能被随意拷贝，完成真正的打印份数限制；同时系统可以做到精细打印控制，实现对打印机的开、关、缺纸、缺墨、卡纸等状况的判断识别，有效避免在空白纸上打出红章。 可实现多级互联 不仅可适于点对点的传输，且能适应”星型”和”网状”的现行数据交换模式，支持横向、纵向多级公文传输。 系统安全性 公章信息多重加密保存，应用公私钥技术对公章进行校验，支持软硬件绑定。 综合使用对称、非对称加密算法，信息摘要、数字签名等技术，实现身份验证。 从软件系统安全设计、电子公章管理、打印设备控制、加密方式等多个方面形成传输系统的整体安全策略。 系统可扩展性 为CA中心、数字签名、加密设备预留标准接口，以便随时支持扩展应用。 为OA系统、公文流转系统、协同办公系统等提供标准化接口，供二次开发商轻松集成。