会议接待分工模板

时间事项说明执行人备注

参会人员落实（姓名、职位、性别、报道时

间、回程方式等）

入住酒店客房、会议室及设备的预定

到达人员接待晚餐预定，菜单确认，酒水确

认会议通知函件的准备及发送

会议会务通知函件的准备及发送

会议材料的编制、讲师安排

会议现场布置

会议茶歇、客房及会场水果准备

报道接待处的准备（接待位置、背景、签到

表）

会议礼品，礼品的购买及签收

集体照的安排

会议地点人文、娱乐、特产信息的书籍

会议用品的领用或借出

用车车辆的安排

酒店报道接待处的布置到位

客房水果安排

人员签到，发放行程安排表，客房安排登记

安排午餐

安排晚餐

酒店设置叫醒服务的确认

会议用品的准备情况

会议室环境的确认及了解

会议室桌子摆放方式的确认及安排

会议人员桌牌及打印文件的确认

酒店出行车辆的确认

酒店出行车辆的确认

会议室服务人员、音响工程人员的确认

会议室引导牌的摆放

会议设备（电脑、投影）的到位及调试

会议话筒、音响等音响设备的调试

会议室灯光开关的了解

会议人员桌牌的摆放

会议文件、水笔的摆放

会议汇报文件（PPT）的收集及汇总

会议室茶歇水果点心的安排

会议期间临时打印文件的保障

用餐的保障（及时、准确）

集体照的安排

会议结束离会车辆安排

会议设备的整理剂归集

会务安排分工表

一、前期准备：（人员落实、酒店预订、水果准备、物品准备、入住确认等）

二、人员报道（人员接站、报道登记、客房安排、用餐安排等）

三、会议培训期间：（会前、会中、会后）

下一场会议桌子摆放方式的安排及桌牌的摆

放确认返程预定情况并告知相关人员

早餐出发人员的早餐准备

房卡的手机与核对确认

延迟退房房号的确认

回程安排

会议设备整理、送回公司归还的安排

费用清单的核对与结算

会议所有费用结算清单的整理

费用发票的归集与核算

办理费用报销及未付款的结算

会务总结

五、活动总结（费用结算、发票整理、费用报销、会务总结）

四、会议结束及回程安排：（退房、费用确认、车辆安排）

负责人及配合部门

负责人：XXX；配合部门：XXX

负责人：XXX；酒店：XXX；会场：XXX；配合部门：XXX

负责人：XXX；配合部门：XXX

负责人：XXX；配合部门：XXX

负责人：XXX；配合部门：XXX