浅析秘书的公关能力(11页)

目录

摘要。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

引言。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。一：公关能力。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

1、什么是公关能力。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

2、秘书具有公关能力的必要性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。二：公关能力的要求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

1、

2、

3、

4、

三：秘书应具备的公关礼仪。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

1、赴宴礼仪。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

2、交谈礼仪。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

3、如何应对麻烦。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

4、如何使自己出类拔萃。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。四：秘书的公关素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

（一）、基本素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

1、身体素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

2、心里素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

3、思想素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

（二）、业务素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

（三）、文化。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。五：展现自身风采。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

1、肯定自我相信自我。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

2、自我鼓励自我加冕。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

3、迎向前去走向群众。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

4、富有自身品味的穿着

六：秘书的危机公关素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。（一）。树立积极的危机公关意识。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1、

2、

3、

(二）构建完善的危机公关知识结构。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1、

2、

（三）培养过硬的危机公关能力。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。七：结束语。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。八：参考文献。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。致谢

论秘书的公关能力

沈娇娜

0901文秘

[摘要]公共关系作为一种状态是客观存在的,由于秘书部门出于企业的枢纽地位,是单位的”窗口”,对内具有上乘下达、协调沟通、增加组织凝聚力的特殊作用；同时，又是组织同外部交流联络、沟通外部公众的特殊通道，对于企业在“内求团结，外求发展”的公共关系中起着重要的作用。本文从理论上阐述了秘书人员应具备的哪些公关能力以及怎样培养秘书人员的公关能力

【关键词】公共关系公共能力组织凝聚力

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引言

秘书是在领导者身边直接为其提供综合服务的辅助人员，是领导体力和脑力的延伸。随着社会主义有计划的市场经济的发展，社会关系的方方面面都在发生深刻的变化。就企业来讲，企业要在错综复杂的市场竞争中进行经营管理决策，不仅有国家管理系统的直线关系，而且更多的是处理横向的社会、经济关系。企业活力归纳起来主要体现在产品有竞争力、技术有开发力、对市场有应变力、对资产有增值力、领导班子有团结力、职工群众有凝聚力等6个方面，这正是“内求团结，外求发展”的公共关系的目的所在，也是施展公关的领地。

由于秘书部门与公关部门在职能、性质、作用及工作方式上有颇多相似之处，因此，多数没有专设公关部门的企业、事业单位，把公关工作列人秘书部门的职责范围，这一做法得到越来越多的认同。2.秘书人员具备公关能力是自身发展的需要。秘书人员在修养、知识结构、能力要求等诸多方面具备从事公关活动的基本条件，理当成为公关的最佳人选。因此，秘书人员应自觉地把公关注人自己工作的全过程、

一、公关能力

1、什么是公关能力

公关能力是指有目的、有计划地为改善或维持某种公共关系状态而进行实践活动的能力。公关能力表现为一个人在社交场合的介入能力、适应能力、控制能力以及协调性等等。良好的公关能力是现代社会生活中人的重要素质之一。

首先，具备组织管理能力。公关工作中的本质属性是管理，通过公关工作促进组织目标的实现。公关工作千头万绪，具体繁杂，没有良好的组织能力是很难顺利做好工作的。为此，公关人员应具备激励员工积极性、协调各类公众关系、收集信息、特定公关计划与方案、组织实施各类公关活动及大型专题活动，进行有效传播沟通能力。

其次，具备语言表达能力。公关工作是通过传播沟通与公众建立良好的关系，能写会说，能很好的运用语言传达组织的有关信息，与公众有效沟通是公关人员

。它主要有口头语言表达能力、文字语言表达能力、体态的一项基本素质要求

【1】

语言表达能力。口头语言用于公众的直的面对面的交往中。文字语言用于与公众的文章、书信、宣传资料等的沟通中。体态语言用于与公众的直接交往中，它能在一定程度上补充口头语言的不足，并和口头语言相得益彰。

第三，具备公众交往能力。公共关系就是为组织广结良缘，广交朋友，在组织与公众之间及其沟通的“桥梁”，形成“人和”的氛围和环境。为此，它需要公关人员正确认识公众，把握交往的技巧、艺术、原则，了解公众的行为特点，学会与各种类型和特点的公众友好交往。

第四，具备创新能力。公关工作是一项极富挑战性和创造性的工作，公关人员是组织与公众的中介者，但绝不是“传声筒”，必须以自己的想像力和创造力来影响和感染公众。不满现状，不断超越，追求卓越，追求创新是公关人员应有的素质。

第五，具备应变能力。公关活动中经常会出现一些突发事件和难以预料的问题，需要公关人员根据实际情况，灵活从容的应对，有效的解决问题。

2、秘书具有公关能力的必要性

我国长期以来实行的是计划经济，.党的十一届三中全会以来。我们总结了建国后社会主义建设时经验和教训，决定在我国实行社会主义市场经济体制。市场经济体现了史无前例的社会化分工协作及大规模的商品交换关系，发达的市场造就了一张极复杂变的开放型的社会关系网络。这种开放型的环境所引起的观念和行为方式的变革，对秘书工作产生着巨大的影响.使得秘书工作的职能逐步从注重内部沟通转向注重外部沟通公共关系作为一种沟通手段进入了秘书工作的范围.。

二、公关能力要求

1、秘书应该具备应有的公关意识，即树立本单位良好形象的意识。在当今世界，形象就是市场，形象就是实力，形象就是财富。一个企业如果没有好的企业形象，生产出来的产品就没有市场，就不能吸引消费者，就得不到有关企业和政府的支持，就会在激烈的市场竞争中被对手击败。企业形象的好坏已经成为企业能否发展的决定性因素。因此，爱护企业形象如同爱护自己的眼睛一样。企业秘书虽然不是企业的领导者或者产品的直接生产者，但由于所处的地位的特殊性，要始终把自己的言行仪表同塑造维护企业的形象联结在一起，秘书每天要同各种类型的内外公众打交道，如果能自觉意识到自己的形象就是本单位的化身，是组织的代表，自己是领导的代言人，在接待本组织的形象，同时，不失时机地开展公关工作，给公众留下良好的印象，让公众有“强将手下无弱兵”的感觉。所以，企业秘书在日常工作中必须有识大体，顾大局的气度，而不能碍于本位主义和小集体的利益。

2注重礼仪，广交朋友，加强情感公关即一个企业的产品能否占领市场，决定了这个企业在竞争中能否生存，这除了产品本身的质量因素，也离不开公众的信赖和支持。企业在争取公众对自己的了解，信赖和支持时候有许多工作要做，比如，成功地举办产品展销会，让更多的公众了解产品购买产品，通过各种新闻媒介广泛地传播企业的信息等，这些工作当然由公关部门进行，对于企业秘书来说不是要亲自参与到每一次公关活动中，而是通过“窗口”作用，以自身的工作言谈和处事广交朋友。

3、了解情况，协调矛盾，促进“向心运动” 由于种种原因，一个组织的领导人易于听到表扬，恭维的话，而难以听到批评，久而久之就会因偏听而看不到本单位产生的问题，使工作滑坡。在这种情况下，秘书有责任通过各种渠道了解情况，搜集对本单位领导，产品，设施的监测内外环境的变化，归纳整理，恰当地分析，评估对本单位的形象，提供给领导和管理部门，为调整决策，改善形象，提高质量和效率提供依据。领导在工作中难免会产生急暴情绪，有时对下级的批评或表扬失当，引起下级不满，秘书应看在眼里、记在心上，在适当的机会解释或打圆场，以消除误会。有的领导人由于事业心强，一心扑在工作上，体察民情不够，很少关心群众疾苦，形成群众对领导的不满。秘书应自觉地为领导出点子，做一些公益事业，架好领导与群众的桥梁，改善上下级之间的关系，增强彼此间的信任与合作，使组织上至领导、下至普通员工共同拥有一个积极上进的、团结协作的价值观念，使上下左右各类员工围绕共同的价值准绳作“向心运动”，将组织内部全体公众在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地调节局部利益与整体利益、目前利益与长远利益的关系，为树立良好的企业形象共同努力。

4、家丑不能外扬，扬善不溢美，巧妙的展现优点秘书经常在不同场合与许多公众接触交往，在交谈过程中往往会涉及到自己单位的工作、领导人、产品、设施、服务质量等问题，有的秘书可能因自己不得志，工作不顺心，或没有得到领导的器重，而对自己的单位和上司产生不满情绪，因而发牢骚，诋毁企业的技术、设施、产品，以及说领导的坏话，给自己的单位和领导抹黑，严重地违反了公共关系的原则，在公众面前毁坏了组织的形象。有

的秘书则喜欢在公众面前夸夸其谈，过分炫耀，溢美于表，

这同样会使公众产生逆反心理，从而失去公众的信任而得不到诚挚的合作。作为秘书应该做到：一是家丑不能外扬。如果对单位领导有意见，可以在内部批评以及争论，通过内部协调来解决矛盾。二是扬善不溢美。真实是公关工作的生命，公关工作的目的是塑造组织的良好形象，而良好的形象应注重信誉，而不是靠欺骗，因此，应实事求是地、巧妙地宣传自己的单位、领导、产品以及各项服务设施的优点，给公众留下美好的印象。

三:秘书应具备的公关礼

1、赴宴礼仪

如接受对方赴宴邀请,应代表上司或企业或本人用电话或专函答复对方,一旦决定赴宴,非特殊原因不可临时取消,若要取消也应事先求得邀请者的谅解；赴宴的发

型可以根据自己的品味和喜好来确定,总之要有女人的韵味；服饰以丝,丝绒,雪纺纱

缎之类轻软而赋有光泽的质料,衬出女性高雅窈窕的身姿如果是晚宴服则最好选用

黑、红、黄等纯色为宜,纯色最能展现女性身段且给人端庄之感宴会着装总的要求是

要高雅得体,显示出自己的身段优势；皮包和鞋应是同样质感,最好搭配皮包里的东

西不可太多,只宜放一些小型的女性随身用品；赴宴的饰品如耳环、戒指、发饰等应

配合使用,配套统一；白天选用香味较浓的香水,夜晚则选用香味优雅的香水香水应

喷在人体脉搏跳动的部位,如耳后、前胸、手、脚、手肘弯或腿膝后。

2、交谈礼仪

无论与任何人打交道,总要以礼待之与人交谈,要想好了再说,不随便乱讲是成熟,理智有职业道德的表现；学会倾听,不打别人的岔,别人没说完时,不要随意插嘴,但有

时适当的有意的点头,证明你是在用心听他讲话；自己的意思要表达明确,为了强调

你的看法,最好的办法就是举例说明,这样比较明确；不要越俎代庖,也就是对方想说

什么,让他自己说出来,不要抢先道出人家的意思,使别人觉得失趣；应尽量避免容易

引起争执的题目,但是有时争论的时候,其中不要夹杂讽刺或辱骂；不主动提对方敏

感的话题；不要忽视任何人,要尽量关照在场的每一个人；不要攻击他人。

3、如何应付找麻烦的人

口气不可生硬,还应以礼待之,尽量采取委婉的态度不要过多地说抱歉,如果一再地说抱歉,只会让对方认为你不应该拒绝他,他的要求是合理的此时,你还可以建议对方找某某人,如果你告诉他别的人也许更能帮上这个忙,并说出这个人的名字,你就能迅速摆脱,并且也算帮上了忙但有一点,别的人是真的有条件可以帮这个人的忙,不然也是尽给别人添麻烦,结果两个人都抱怨你也可以撒个小谎啊,但不要过多的解释,以免话多漏嘴,使对方疑心还可以争取拖一些时间,如：“我现在很忙,等一下我有空了,我一定再打电话给你”,或者“你的事我很愿意出力,但我真的分不开身”等。

4、使你更加出类拔萃

常用肯定的表情,不要面部表情老是否定或模糊的；说话时不要吞吞吐吐,语速要适中,声调要温和；常提对方的姓名,给人亲切感；会调侃自己,是对自己有信心的表现；尊重别人；多运动使你精神饱满,注意头脑灵活；注意服饰的打扮,带小

四、公关秘书应如何自备的素质

（一）：基本素质

1、身体素质健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（二）：业务素质

理论知识必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。实践经验要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。办事能力秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（三）文化素质

社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗作对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来考王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江文章属吾乡文章属吾弟为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗便完成了招考工作。

自然科学仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

外语我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

五:展现自身风采

1、肯定自我，相信自我

悦纳自己，可以帮助人树立自信心。喜欢自己，鼓励自己，肯定自我，是克服羞怯和自卑的好办法。我国有句成语叫“尺有所短，寸有所长”，这意味着每一个人都有自己的长处和短处。因此在与人交往时，一方面应该意识到，我是一个正常人，我拥有人所共有的天赋，并且还有某种特长和优势，我没有理由把自己看得一无是处，而应当发挥自己的长处;另一方面，每一个人都有短处，尤其是某些短处是不以人的意志为转移的，例如:身高、相貌或某些不能完全矫正的生理缺陷等。对此，不需要一味地隐讳，更不能因此万念俱灰，而应该鼓起勇气

来正视现实，古人说“梅须逊雪三分白，雪却输梅一段香”，每个人都应当在客观地对待自己的基础上，用拿破仑的名言“我的字典里没有不可能”这句话来充分肯定自己。

2、自我鼓励，自我加冕

巴特勒博士在《与自己交谈》一书中提到“自我对话”，即在心中自觉或不自觉地对自己说话，这些对话，有其正面的积极意义，但也可能产生负面的消极行为【3】。办公室秘书在参加社交活动之前，如果能够按巴特勒博士的方式进行积极的自我对话，就会发现自己想干什么，需要干什么，在此基础上建立起社交的目的和信心，这种以目标刺激意识的方法，可以衍生出更强的自信心，从而调整心态，战胜恐惧心理，积极主动的与人交往。

“自我对话”的方式如下:“我不善交际，而且一向如此。根本没什么有趣或重要的事好说嘛!多说只是多丢脸罢了。我看还是保持沉默为妙。大家干吗要听我说话?这些人有更重要的事要做呢!”以上的对话为消极的“自我对话”。用几分钟时间，把这些消极的“自我对话”写下来，然后赋予它们积极的正面意义。“我喜欢试着认识新朋友，并且在多次尝试后渐有进步。多学会一种新技巧，让我觉得很开心。我希望开放自己，接近他人。我所拥有的最珍贵礼物，便是我自己，当我放开心胸，以诚待人时，不管是自己或他人，都会无限欢欣。每一个人都忙，但是，大家都喜欢与别人常保持联系。我看中自己也相信自己会受欢迎。”

通过积极的自我对话练习，使得身心放松，与他人和谐相处。

3、迎向前去，走入人群

在社交场合，领袖人物与事业成功者，从不坐待他人，而是主动迎向前去，走人人群。舒瓦兹博士在《假想大人物的妙用》一书中曾这样说:“主动认识他人，是真正领导特质的表现，走到你身边，并伸手说‘’的人，经常都是大人物。”【4】(《个人公关》美国苏珊·萝安著)这里虽然说的是领导者和大人物，但也同样适合于办公室秘书打开社交的大门。要做到成功的亮相，至少应该拥有活力、热情、话题、信息与幽默，放弃“千呼万唤始出来，犹抱琵琶半遮面”的扭捏之态，做到主动迎向前去，走人人群，带着微笑和对方握手，并且愉快地和人寒暄、致意，适时地成为交流的人群中的一员。

4、富有个性地穿着

人生有80%的时间是用来亮相的，而成功的亮相，不可忽略其仪表。整洁得体，考究人时的装扮，不仅显示出一个人的精神状态，还直接表现出一个人的个性及修养，同时，也使人在自我完美中得到心理上的满足，自信心会油然而生。所以办公室秘书在社交场合穿着要合体、合适、合度，显示出审美能力和格调，实现良好的首因效应，为成功的亮相奠定基础。

六、秘书的危机公关素质

1、树立积极的危机公关意识

组织危机重在防范，没有危机公关意识，单纯的“危机预警系统”是无力的，超前的、无形的、全面的危机意识才是组织防范危机最坚固的防线。危机公关的目的在于使组织预防、化解危机，甚至转危为机，秘书人员所作的一切努力毫无疑问都是围绕这一中心进行的，因此秘书人员要树立积极的危机公关意识

这里所说的“危机意识”不仅指能够防范和应对危机的管理意识，还指在危机公关中如何创造及维护能让组织克服困难、不被干扰的良好公共关系状态的思维意识。也就是说秘书工作者应具备高尚的品格和良好的职业道德，有强烈的责任感和服务公众的意识，对组织有强烈的归属感，只有这样才能积极探索并主动发现问题，进而解决问题。

1．全局意识

秘书作为决策者的参谋和助手，主要职责是辅助管理和综合服务，所以秘书务必站在全局的高度，紧跟领导的思路，更深入、全面地认识组织所确立的长远、宏观的目标，并且在确立实施目标的过程中，做好调配工作和信息反馈工作，取得正反两面的第一手资料，协助领导发现潜在的危机，并有效防范和控制危机，使组织科学地设置并修正目标，从而取得更好的发展。

2．责任意识

秘书必须具备对本职工作的强烈的责任意识，惟其如此，才能恪尽职守，努力工作，开创工作的新局面。增强责任意识也是履行岗位职责的内在要求,是提高工作质量和效率的客观需要,是树立良好形象的必要条件。只有具备责任意识，秘书才能将组织和公众的利益放在首位，对组织产生归属感，从而有效地发挥危机公关职能，控制甚至预防危机，解决组织存在的或潜在的问题。

3．服务公众意识

公众或消费者的利益是至关重要的，可以说这是组织工作的着眼点。如果忽视了公众的利益，组织的形象就会受到损害，组织的生存就会受到威胁。只有努力服务为公众服务，将公众的利益放在首位，才能真正维护组织利益，塑造组织形象，促进组织的发展。因此秘书进行危机公关的过程中，应本着诚信的态度，理智地对事实做出分析、判断，将真相公布给公众以争取主动，求得公众的谅解和信任。

2、构建完善的危机公关知识结构

现代秘书需要广博的知识，这是由秘书工作的综合性决定的，也是由危机公关本身的复杂性、多样性所决定的。因此秘书应当完善知识结构，增强自身的理论素养，使知识体系的各组成部分发挥出最佳功能。

“有人提出秘书知识结构应该是‘T’型，‘T’字的下边一竖，主要指秘书专业理论和应用知识；上边一横一般指与专业知识和技术相关的学科，如公共关系学、自然科学、社会学、心理学、传播学、管理学、外语、对外贸易知识等。”[15]从某种角度上讲，秘书的知识面应涵盖领导的知识面，从而真正发挥辅助决策的作用。秘书的知识结构还必须随着公关活动的发展而不断变化，即具有自我调节的动态功能，使个体的知识结构不断趋于完善，以适应危机公关的需求。

秘书人员还应当加强学习，通晓本组织的基本宗旨、经营目标、业务范围、人事制度等，具有对工作方案进行论证、判断和另作选择的能力，在参与决策中

能出主意、想办法，真正发挥参谋作用，从而使秘书部门的工作方向明确，目标统一，面对纷繁复杂的危机公关工作，既要做到重点突出又要做到紧张有序。

3、培养过硬的危机公关能力

1．协调能力

在秘书的危机公关能力结构中，协调能力占有举足轻重的地位。组织既要将自己的信息传递给公众，又要收集公众的信息，秘书部门在这里必须发挥中介作用，成为组织上下、内外沟通协调的桥梁。在组织内部秘书人员既要经常向领导者反映下级员工的情绪、意见和要求，并提出如何调动他们积极性的建议，又要积极做好上情下达的工作，及时向员工介绍组织的目标和管理理念，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会，使组织共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，将组织内部全体人员在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地为组织的长远利益而共同努力。另外秘书人员还要协助领导，将组织的真实情况，包括制定的政策、措施等情况，坦诚、准确、及时地传播给公众，并进行解释、疏通，让公众理解并接受。

2．调研能力

调查研究是组织获取信息的主要手段之一，是一种主动的组织行为。通过调查，秘书能够了解组织内外的众多信息，搜集对组织领导、产品设施的各种意见及评论，监测外部环境的变化，继而对了解的信息进行系统地分析研究，归纳整理以后提供给领导和管理部门，从而为组织调整决策、改善形象、提高质量和效率提供依据。由于秘书人员能够更系统、全面地接触实际操作，往往具有更敏锐的触角，能够及时发现问题、深入挖掘真相，并能够及时反馈给相关部门和组织决策层，有助于组织预测危机、规避风险。在危机发生时秘书则可以协助组织查明真相、公布事实，进而解决问题、澄清误解、化解危机，维护组织的形象、恢复组织信誉。

3．沟通能力

危机公关过程中秘书有时候可能作为领导的代言者向外界发布有关信息，作为组织的代言人除了具备专业的知识外，还要有灵活的头脑，并且要以训练有素的姿态及有利于组织的形象出现。在发布信息时，要避免使用专业术语和含糊不清的语言，尽可能使用通俗易懂的语言，耐心地做出回答和解释，不用隐瞒、对抗、搪塞的态度。在与外界的沟通过程中措辞相当重要，稍有不慎就有可能被对手或媒体抓住把柄，此外还要注意言辞、语速和语调，注意和面部表情协调一致，以便更好地表词达意，增强说服力和影响力。

4．宣传能力

“秘书客观上所承担的公共关系职责之一，就是帮助组织塑造并维护良好形象。为配合组织宣传和推广形象，秘书必须精密策划、设计组织形象，使组织在公众心目中始终处于崭新且具有时代气息的境地，享有较高声誉。”[16]危机突发时，

可能会造成一定程度的混乱，并给人们心理上造成紧张、恐惧，各种谣言也最易流传，如何引导舆论、稳定人心、恢复信心，便成为处理危机的重要任务，秘书要懂得利用宣传时机，善于选择不同的传播媒介，做好宣传工作以维护组织形象。

秘书要做好危机公关工作，完成辅助决策的职能就要转变观念：“从偏重办文办会转变为既办文办会又出谋划策；从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学管理；从被动服务转变为主动服务，提高工作的预见性。”[17]秘书要能够在正常状态下较为准确地判断出事物发展的趋势；要经常性地训练思维以便更好的开展分析工作；要在深入研究思考的基础上，有针对性地对下步工作中可能需要的信息、资料等进行充分准备，把握工作的主动权，从而在组织危机公关中发挥作用。

七：结束语

参考文献

[1]眭世昌.秘书的教育管理要强化“三严”[J].秘书,2008,(05).

[2]王宇.秘书人员学习贯彻十七大精神需要注意的三个问题[J].办公室业务,2008,(01).

[3]张定良.关于基层秘书队伍建设的调查与思考[J].办公室业务,2008,(03) .

[3]周嵘.新时期的秘书人员素质建设[J].合作经济与科技,2008,(18) .

[4]郑伟.浅谈新时期企业秘书职业素质的培养[J].重庆科技学院学报(社版),2008,(07) .