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公文发文处理流程图

（1）公文收文处理流程图

发文办理流程

（3）立卷归档流程图

（4）会议组织流程图

（5）接待工作流程图

（6）拨打电话流程图

（7）接听电话流程图

（8）签字仪式流程图

(9)信息工作流程图

发文管理制度及流程图

第一部分发文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种第四条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。 1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技

股份有限公司”。 8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它：公文排版要求详见附件。第五条行文要求 1.行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）； 2.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。由综合办送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。第六条关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：第三章发文程序及要求第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。（一）公文的草拟、打印、校对。

OA系统行政公文流转步骤详解

OA系统行政公文流转步骤详解 OA系统行政公文流程图(发文) 拟稿处室领导审核办公室核稿局领导审批签发文书管理员缮印公文办结(印制、入库、分发) 1 OA系统行政公文发文操作指南环节一:拟稿公文办理起草公文行政公文(默认) 直接粘贴公文(默认) 进入系统浏览下一步选取文件(双击) 填写标题、主送单位等(右键) 确定处室领导审核选择参与者进入环节二 2 环节二:处室领导审核正文进入系统打开待办公文审核、修改保存确定拟稿人修改选择参与者返回环节一下一步确定选择参与者办公室核稿进入环节三 3 环节三:办公室审核正文进入系统打开待办公文审核、修改保存

确定处室领导审核选择参与者返回环节二下一步确定选择参与者局领导审核签发进入环节四 4 环节四:局领导审批签发正文进入系统打开待办公文审核、修改保存确定拟稿人修改选择参与者返回环节一下一步确定办公室审核选择参与者返回环节三确定选择参与者文书管理员进入环节五 5 环节五:文书管理员下一步打开待办公文选择发文字号缮印进入系统确定选择参与者进入环节六环节六:缮印正文打开待办公文套模版、排版等保存进入系统下一步确定拟稿人校对选择参与者进入环节七 6 环节七:拟稿人校对在“拟文单位”栏填写校查看公文打开待办公文进入系统对意见(如“校对无误”) 下一步确定缮印选择参与者进入环节八环节八:公文办结----清稿、印制、入库、分发(略) 7 信息流程图(白头) 拟稿处室领导审核

其他人员分管局长审批信息专员编发信息(信息专用流程) 8 OA系统信息提交(白头)操作指南环节一:拟稿公文办理起草公文白头(左侧) 直接粘贴公文(默进入系统认) 浏览选取文件(双击) 填写标题(右键，加注“信息”) 下一步确定机关人员选择本处室领进入环节二导 9 环节二:处室领导审核正文打开待办公审核、修改保存进入系统文下一步确定签报白头意机关人员选择分管局长见拟稿人修改进入环节三 10 环节三:分管局长审批正文打开待办公审核、修改保存进入系统文下一步确定签报白头意见机关人员选择信息专员拟稿人修改进入环节四(略) 11

收发文流程图

二）收发文流程图上半部分发文流程图的解释如下：文档按照箭头的顺序依次流转，下面是对箭头的详细说明： ⑴表示拟稿人点击发文管理的起草发文中的新建按钮调用发文稿纸（OA104）开始文件起草；发文稿纸中需要包含六个附件上传的控件、可维护的主送抄送部门、正文上传控件一个、公文种类字段必须可以维护 ⑵表示拟稿人填写完发文稿纸后将这份稿纸呈报给部门领导进行审稿，即发文中统称的审稿人；流程要求在拟稿人填写完发文稿纸后稿纸只能传给审稿人观看 ⑶表示表示部门领导在观看拟稿人呈报上来的发文内容或者在得到其他领导和核稿人对此份发文反馈意见后，发现拟稿人起草的发文中存在问题时，可以将发文退回给拟稿人；审稿人环节需要提供一个环节选择的功能，审稿人可以根据发文的内容和领导的意见将发文传给相关部门的人员，提供的环节有：退回拟稿人、办公室核稿、部门会签、公司领导 ⑷表示部门领导在观看发文文件内容后，认为此发文没有问题后，选择办公室核稿环节并选择与之对应的人员后，将文件传给办公室的秘书，即发文中统称的核稿人；发文流程规定在办公室没有进行核稿时，审稿人是不能将文件传给公司领导和部门会签两个环节的人员 ⑸表示办公室秘书在核稿完毕并填写完核稿意见后，将发文传回给审稿人 ⑹表示如果办公室秘书对拟稿人起草的发文核稿通过的话，审稿人又认为此文件需要公司相关领导进行会签时，部门领导可以选择部门会签环节并选择会签的领导（发文中统称的会签人）后，将发文传给文件的会签人进行会签；流程要求审稿人可以重复选择部门会签环节 ⑺表示会签人在会签完毕并填写完会签意见后，将发文传回给审稿人

⑻表示部门领导根据发文的内容和稿纸上领导们填写的意见，选择公司领导环节并选择领导，实际上这个领导就是发文中统称的签发人；流程中考虑到审稿人有可能选择的人不是文件的签发人，所以系统提供了一个签名按钮，如果选择的人发文最后的签发人，那么签发人就要点击此按钮进行确认 ⑼表示公司领导在观看拟稿人起草的发文填写批示意见后，发现自己不应当是这份发文的签发人时，他可以稿纸中的签名按钮，这样文件会传回给部门领导，由部门领导重新选择文件的签发人 ⑽表示公司领导在发文稿纸中点击了“签名”按钮文件被签发了，签发后文件被传给办公室秘书，进行第二次核稿和填写发文字号，系统自动生成公文核稿登记表（OA105） ⑾表示办公室秘书在核稿完毕后，为签发的文件填写发文字号和确定红头文件的模版，确定后将文件传给办公室保密室的文员；在这个环节时系统要提供给办公室秘书填写发文字号和选择红头文件模版的地方，并且这两项必须可以在公文管理维护中进行维护 ⑿表示保密室文员对办公室秘书传过来的文档进行排版、用印，生成正是的红头文件。在确认无误对文件进行归档和发送；发送的同时要自动生成发文登记簿（OA105）和在收文管理中生成收文登记簿，要求归档时将发文的正式红头文件、正文的草稿、发文稿纸一同归入文档管理中的当年文件，文件的发送是按照稿纸中的主送、抄送部门来进行发送的，接受人是每个部门的文件接收员，在文件接收员的对收文登记簿中的文件确认签名后，发文管理的发文登记簿中的这条记录中的接收人也自动签名表示部门已经接收到收文流程图的解释如下；文档按照箭头的顺序依次流转，下面是对箭头的详细说明： ⑴表示保密室收发秘书调出在收到外部来文后在收文管理中进入办公室秘书专用的收文登记表中调用收文登记表(办公室)（OA101）进行收文登记；收文管理中需要区分公司办公室和公司其他部门的收文登记表，办公室的收文登记表主要是接收外部来文的，而各部门的收文登记表不但可以登记外部来文还可以接受由办公室发出的发文文件 ⑵表示如果保密室收发秘书无法根据文件内容确定接收部门时，可以选择从办公室的收文登记表中选择办公室领导听取其反馈意见从而确定接收部门。保密室收发秘书可以重复选择的办公室领导来取得反馈意见 ⑶表示办公室领导根据保密室收发秘书呈报的收文文件内容填写反馈意见来最终确定由公司哪几个部门接收承办 ⑷表示保密室收发秘书在确定了外部来文的接收部门并将收文文件归为文档管理中的当年文件后，将文件发送给各接受部门的文件接收员；系统要求发送的同时在收文登记簿中自动生成记录 ⑸表示各接受部门文员在收文登记簿中对公司办公室发送过来的最新文件（包括外部来文以及公司最新生成的发文）进行签名确认；系统要求在接受部门文员对在收文登记簿中文件进行签名后，在各部门专用的收文登记表中生成相应的记录即收文登记表(各部门)（OA102）⑹表示接受部门文员在签名确认后，到各部门专用的收文登记表中调出签名后生成的收文登记表(各部门)文档，在表单中接受部门文员需要选择本部门领导来进行文件呈报工作；系统要求在接受部门文员呈报完收文文件后，系统自动生成一张收文处理单（OA103）并且在部门领导阅办时，需要为其提供相关部门、公司领导、办理人员三个环节以及收文结束功能，以使得承办部门领导可以根据收文的内容来选择收文下一步的走向 ⑺表示承办部门领导在观看收文内容后，发现此收文还需参考相关部门领导的意见时，可以在收文处理单中选择相关部门环节以及对应的领导，来将文件传给相关部门领导进行阅办⑻表示相关部门领导填写完阅办意见后，将收文处理单传回给承办部门领导；系统要求相关部门领导只能填写阅办意见不能选择环节和收文结束 ⑼表示承办部门领导在观看收文内容后，发现此收文需参考公司领导的意见时，可以在收文处理单中选择公司领导环节以及对应的领导，来将文件传给公司领导进行阅办 ⑽表示公司领导填写完阅办意见后，将收文处理单传回给承办部门领导；系统要求公司领导只能填写阅办意见不能选择环节和收文结束 ⑾表示承办部门领导在观看收文内容和收文处理单上的意见后，需要文件内容的具体办理人员时，可以在收文处理单中选择办理人员环节以及对应的人员，来将文件传给办理人员进行

OA系统公文收发文流程

OA系统公文发文具体操作步骤 1、进入OA系统：在IE地址栏中输入：http://10.144.181.4选择正式业务系统，输入用户名“xcs姓名拼音的第一个字母组合”，密码为“123”。 2、公文起草：在“我的权限”中选择“OA 管理”→“公文处理”→“公文起草”→点击“创建”→填写“发文处理笺”→“保存”→“编辑正文”→“保存”→“提交工作”→“核稿”（选择核稿人）。 3、公文核稿：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看修改发文标签→查看修改正文→查看修改附件（注：每个环节修改后要点“保存”）→“处理意见”→点击“已核稿”→“保存”→“提交工作”→“查看办理”选择拟稿人→“确定”。 4、查看办理：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看发文标签、正文、附件修改→“保存”→“提交工作”→选择“签发”或“审核”。（办公室审核略） 5、公文签发：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看或修改发文标签、正文、附件（注：每个环节修改后要点“保存”）→“处理意见”→选择“同意发”或“打回”→“保存”→“提交工作”→“成文”（或查看办理）→发送给拟稿人。

6、公文成文：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“正文”→“套红”→“保存”→“提交工作”→“编号分发”（选择“张宗力”）→“确定”。 7、公文编号分发：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“文号选择”→“编号”→“登记”→“分发”→根据主送、抄送单位分发→“提交工作”→“归档” 8、公文归档：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“归档”。 9、公文查阅：“OA 管理”→“公文处理”→“部门文件”→选择查看文件→“查看”。

OA系统公文发文具体操作步骤

1、进入OA系统：在IE地址栏中输入：选择正式业务系统，输入用户名“xcs姓名拼音的第一个字母组合”，密码为“123”。 2、公文起草：在“我的权限”中选择“OA 管理”→“公文处理”→“公文起草”→点击“创建”→填写“发文处理笺”→“保存”→“编辑正文”→“保存”→“提交工作”→“核稿”（选择核稿人）。 3、公文核稿：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看修改发文标签→查看修改正文→查看修改附件（注：每个环节修改后要点“保存”）→“处理意见”→点击“已核稿”→“保存”→“提交工作”→“查看办理”选择拟稿人→“确定”。 4、查看办理：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看发文标签、正文、附件修改→“保存”→“提交工作”→选择“签发”或“审核”。（办公室审核略） 5、公文签发：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看或修改发文标签、正文、附件（注：每个环节修改后要点“保存”）→“处理意见”→选择“同意发”或“打回”→“保存”→“提交工作”→“成文”（或查看办理）→发送给拟稿人。 6、公文成文：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“正文”→“套红”→“保存”→“提交工

作”→“编号分发”（选择“张宗力”）→“确定”。 7、公文编号分发：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“文号选择”→“编号”→“登记”→“分发”→根据主送、抄送单位分发→“提交工作”→“归档” 8、公文归档：“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“归档”。 9、公文查阅：“OA 管理”→“公文处理”→“部门文件”→选择查看文件→“查看”。 OA系统公文收文、批阅办理具体操作步骤

公文发文流程

处理原则： 1.多人才存在串并行问题。 2.某环节多人办理时中途有人退回，则退到上一办理人，而不是上一办理环节，退回接收人可选续办对象和环节。发文节点续办人数串并行是否可退回是否可选续办不选续办直接确定回哪个人公文元素是否可修改备注撰稿单可退是承办人可修改审稿多串可退是承办人可修改初审单可退是承办人可修改改稿多串可退是承办人可修改核稿多串可退是承办人可修改一审单可退是承办人可修改二审单可退是承办人可修改三审单可退是承办人可修改送签单可退是承办人可修改审签多串可退是承办人可修改审示单可退否承办人可修改审发单可退否承办人可修改审核多串可退是承办人可修改呈送单可退是承办人可修改复审多串可退是承办人可修改会签多(单位) 并可退(退给承办人) 否承办人可修改批示多串不能退是承办人可修改校对多串可退是承办人可修改签发多串可退是承办人不能修改核发文号多串可退是承办人不能修改盖章单可退是承办人可修改发文单可退是发文可修改传阅单位多并不能退是确认阅览不能修改传阅多并不能退是确认阅览不能修改归档单可退不能确认存档不能修改收文节点续办人数串并行是否可退回是否可选续办不选续办直接确定回哪个人公文元素是否可修改备注登记不能修改承办单否是必须选择续办不能修改审签多串是是发送者不能修改批示多串否是发送者不能修改

拟办多串是是发送者不能修改分办单是选承办发送者不能修改外部单位转办单(单位) 否否发送者不能修改内部处室转办单否是必须选择续办不能修改传阅单位多并否是确认阅览不能修改阅示单是否发送者不能修改审核多串是是发送者不能修改阅知单是否发送者不能修改督办多串是是发送者不能修改呈送多串是是发送者不能修改交办多(单位) 并是否发送者不能修改送签多串是是承办者不能修改分拨多串是是承办者不能修改传阅多并否是确认阅览不能修改转发文单否发文撰稿不能修改归档单是否确认归档不能修改 1.1.1.1.1 公文流转编号名称公文流转事件系统参与者普通用户描述系统须通过以人为本的原则进行公文流程的驱动。公文流转过程中系统不可对公文流程进行干预，如公文流转过程中系统不能强制要求公文通过节点的顺序，也不能强制公文必须通过流转过程的某一节点，办文的开始、结束节点除外。流程参与人如下：公文承办人：负责将公文递送至所需办理人员手中，在流程中当前公文办理人员未进行或无法进行流程驱动，公文将回到公文承办人处，由其对流程进行驱动。印章管理员：负责对公文进行加盖公章。文印中心：负责对公文进行打印，将公文以纸质方式流转。签发人：确认公文状况，并可对公文发文的办理人公文流转的形态分为单人、单组织（单位或部门）、多人串行、多人并行、多单位串行、多单位并行这几种方式。串行办文时只有当最后一位用户操作时才可进行公文流程驱动。公文状态为分为待办、已办，状态根据节点名称命名如：待批示、已批示。当公文在节点处理中为待办，节点处理完毕为已办。当公文处于串行或并行节点中只有全节点操作完毕才为已办。串行办理的最后一个用户可根据办理节点的要求进行

公文管理流程

公文管理流程 1 目的对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理，以保证公文在处理过程中准确、及时、安全。 2 范围适用于公司及下属各单位处理上级公司、外单位来文及OA系统流转的公文处理流程。 3 定义公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。 4 职责 4.1 公司行政中心负责制定公文管理流程，检查公文管理流程落实效果。 4.2行政部 a) 分管领导负责行文的审批； b) 行政部经理/主管负责公司收文的分发处理； c) 行政部文员/专员负责行文编号，收、发文处理； d) 拟稿人负责公文相关内容的协调管理。 5 内容 5.1 公文划分与种类 5.1.1 公文划分

公文分为正式文件和专用文件。正式文件是指内容比较重要、格式完整的公文。专用文件是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。 5.1.2 正式文件种类 a)公司文件。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。该类文件是指内容比较重要、格式完整，版头有发文机关名称及文件字样，套红印制的公文； b)公司部门文件。凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。 5.1.3 文件种类文件种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函。 a)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排； b)通知：适用于发布企业内部规章；任免、奖惩有关人员转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项； c)通报：适用于表彰先进，批评错误，要求下属企业办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； d)报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级机关的询问； e)请示：适用于向上级机关请求指示、批准； f)批复：适用于答复下级企业请示事项； g)函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等。

发文管理

1.发文管理发文管理是公文管理中最重要的部分，这个阶段包括拟稿、审核、签发、校对、打印、分发、归档等一系列衔接有序的工作。这些工作都可以在系统中处理，替代公司原来的纸质流转，减少纸张使用以及保管场所等行政费用的支出。各个环节的经办人员不需见面，可以并行独立处理相关的业务，并让公文自动流转到下一个环节。最终用户也只需连接上网，就能实时了解到单位最新发布的重要决策。系统管理代替人工流转，大大节省了人力，也节约了经办人员的时间成本。流程图示例：图：发文流程图 1.1.拟稿拟稿环节包括填写发文单和编写正文。

填写发文单您可以根据现有纸质公文的样式，事先定义好发文单，包括纸张的尺寸、标题、栏目、格式、套印颜色等，保证文件的规范性。当您准备拟文时，在电脑上打开的是和您熟悉的纸质文件完全一样的发文单。电子拟稿的过程和书面填写过程完全一致，您只需在相应的板块中输入信息，就可以完成发文单的填写。然后，为发文单添加相应的正文或附件，这些文件和发文单始终结合，不会在流转过程中丢失。图：填写发文单编写正文拟稿的同时，还需要添加相应的正文。您可以根据不同的发文类型(如：命令、决议、制度等)，在系统中预先设定好正文的模板。编写正文时，直接把文件内容粘贴在模板上即可，免去每一次都要修改格式的繁琐。正文内容一旦有修改，系统会自动保留修改前的版本，作为历史记录。至此，拟稿环节自动完成。

图：发文正文模板 1.2.审核与签发拟稿完成后，审核环节启动。审核环节可能包含多级单位的多个审核阶段，根据审核资格的不同，文件逐级向上递交，直到领导签发完成，审核环节自动完成。通常，发文单首先报送给部门负责人审核。在部门负责人审核阶段，部门负责人需要签署同意与否，或添加自己的批示意见。如果对发文稿不满意，部门负责人可以否决发文或者退回拟稿人修改。负责人也有权直接修改正文，每一次修改系统都会自动保留修改痕迹。