电子文件归档与管理规范国土资源部

国土资源数字档案管理规范(Digital Archive of Land and Resources Management Standards)

国土资源部信息中心

目次

前言 (2)

1范围 (3)

2规范性引用文件 (3)

3术语和定义 (3)

4总则 (4)

5元数据 (4)

6归档 (5)

6.1 归档范围 (5)

6.2 归档要求 (5)

6.3 保管期限 (6)

6.4 归档格式 (6)

6.5 归档登记 (7)

7 整理 (7)

7.1 分类编号 (7)

7.2 整理编目 (8)

8 保管 (8)

9 利用 (9)

前言

为规范国土资源管理数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源管理数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。

本标准由国土资源部提出并归口。

本标准起草单位：略。

本标准主要起草人：略。

本标准由国土资源部负责解释。

国土资源数字档案管理规范

1范围

本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。

本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T3792.1-1983 文献著录总则

DA/T 18 档案著录规则

DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范

DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范

GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范

3术语和定义

3.1国土资源数字档案 figure file of land and resources

本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。

3.2归档电子文件 Archival electronic records

指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

3.3元数据Archival electronic records Metadata

指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。

3.4归档 filing

指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.5迁移 Migration

指将源系统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

4总则

4.1各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。

4.2国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。

5元数据

5.1元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；

5.2元数据内容

5.2.1背景、结构信息

归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。

5.2.2 管理过程信息

5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。

5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.3元数据结构

5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）

5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）

6归档

6.1 归档范围

6.1.1 反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。

6.1.2 土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。

6.1.3 其他对土地、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。

6.2 归档要求

6.2.1归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进

行预整理，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。

6.2.2按GB／T 18894—2002的

7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

6.2.3 按GB／T 18894—2002的

7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。

5.2.5 按GB／T 18894—2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。

6.3 保管期限

5.3.1国土资源数字档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。

6.3.2数字档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。

6.4 归档格式

6.4.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。

6.4.2 对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时将相关软件一并收集。

6.4.3 矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。

6.4.4 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.4.5 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.5 归档登记

6.5.1纸介《国土资源数字档案登记表》应与数字档案同时保存，保管期限一致。

6.5.2《国土资源数字档案登记表》应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。

6.6 归档检测

6.6.1 归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作。档案机构不应接收含有问题或隐患的电子文件。

6.6.2 归档技术检测工作内容包括：

5.6.2.1 检查电子文件在软硬件环境下的可读性；

5.6.2.2 检查电子文件内容与元数据是否完整；

5.6.2.3 检查电子文件归档保存格式是否规范；

5.6.2.4 检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。

6.6.3 归档电子文件形成部门和档案部门均应认真、如实填写《国土资源数字档案登记表》（附录A中表2），一并归档保存。

5.6.4归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手

段固化保存。

7 整理

7.1 分类编号

7.1.1数字档案分类应遵循国土资源业务管理文件的形成规律，结合数字档案管理的特点和要求，制定数字档案分类编号办法。

7.1.2 数字档案按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。问题分类按业务分为三大类、十一亚类、26个小类（详见附录B）。数字档案分类字符代码编码原则：

7.1.2.1 大类编码采用一个字符，亚类编码采用三个字符，小类编码采用五个字符。

7.1.2.2 大类分类主要词中的关键字的拼音首位为本大类编码，同时作为本大类的特征符号。

7.1.2.3 亚类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本亚类特征字符代码。即本亚类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码。

7.1.2.4 小类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本小类特征字符代码。即本小类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码+本小类特征字符代码。

6.1.2.5 若再分细类编码可按照以上原则范围类推。

7.1.3数字档案应当按照分类、编号规范要求，逐件建立相应档号。

7.2 整理编目

7.2.1数字档案的整理、编目、排列应当反映国土资源管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于数字档案的保管和利用。

7.2.2数字档案应按照《档案著录规则》（DA/T 18）规范要求的项目进行著录，建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应当组织建立与数字档案相链接。

7.2.3 数字档案卷内文件材料按分类要求归类排列组织，按问题、时间或重要程度顺序排列。除DZ/T 0431—2005、GB/T 11822-89已经规范规定矿业权、科技档案顺序排列外，一般遵循以下排列原则：

7.2.3.1 结论性文件在前，其它材料在后；

7.2.3.2 上级文件在前，下级文件在后；

7.2.3.3 案卷内文件材料排列应文字在前,图形在后。

8 保管

8.1 库房防护

8.1.1应按照国家档案局《磁性档案管理与保护规范》要求（DA/T15—95），采用必要的保护设备和保护技术措施，确保库房达到防护要求。

8.1.2库房环境温度控制在17—20摄氏度，相对湿度控制在35％—40％。

8.1.3 库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离。

8.1.4 库房应采取防火、防潮、防震、防盗、防光、防尘、防磁、防有害气体等防护措施。

8.2载体管理

8.2.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。

8.2.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

8.2.3重要的档案应根据国务院信息化工作办公室颁发的《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2007）要求进行备份。

8.2.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行一次检查登记，填写《国土资源数字档案库存情况检查登记表》（附录A中表4），如发现问题应及时迁移。

8.3 迁移

8.3.1 档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。

8.3.2数字档案迁移操作必须在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写《国土资源数字档案迁移登记表》（附录A中表5）。

8.3.3由于技术与设备原因，必须更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。

8.4 鉴定销毁

8.4.1按GB／T 18894—2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

8.4.2属于保密范围的数字档案，如信息储存在不可擦除载体上，应当采用物理或化学的方法连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.4.3销毁前应编制销毁清册，指定销毁人，并确认信息彻底销毁。

9 利用

9.1档案服务

9.1.1 档案部门应当建立快捷、高效、准确服务的数字档案利用网络，开展数字档案利用工作。档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档数字档案的权限。

9.1.2 数字档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。

9.1.3 数字档案的利用应注意以下事项：

9.1.3.1 数字档案的封存保管载体不得外借使用。

利用时应使用复制件。

9.1.3.2 应严格遵守保密制度。对利用具有保密要求的数字档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定。

9.1.3.3 查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自复制。

9.2 档案开放

9.2.1档案部门应当按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展数字档案开放鉴定与解密划控工作。

9.2.2档案部门应当整合数据资源，建立开放数字档案数据库，定期开展信息开放服务。

附录A：

表2 国土资源数字档案（第二页）

表3 国土资源数字档案登记表（续页）

表4国土资源数字档案库存情况检查登记表（接续页）

表5 国土资源数字档案迁移登记表

填表人（签名）年月日填表人（签名）年月日填表人（签名）年月日

附录B

国土资源数字档案分类代码

国土资源数字档案属于专业档案，它必须具有一般的档案性质，同时具有国土资源专业档案的特点。依据本规范确定的原则将国土资源数字档案按照业务类型分类分为三大类、十一亚类、26个小类（详见表6）。

表6 国土资源数字档案分类与编码

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

(完整版)设计文件归档管理办法

设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

电子文档归档管理规范

Q/X F 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/X F021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司

前言 本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。 本标准的附录A和附录B为规范性附录。 本标准由技术中心提出并归口。 本标准起草部门：技术中心、综合办。 本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。 本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。

第一章总则 第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。 第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。 第二章电子文件归档与管理体系 第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。 第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。 第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第九条军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

文件归档管理方案计划规定

档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维 护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。

第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手 续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理

【免费下载】建设工程文件归档整理规范GB50328

建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 1 总则 1．0．1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1．0．2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1．0．3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2 术语 2．0．1 建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独 立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在 联系的工程所组成。 2．0．2 单位工程(singie projeot) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并 构成建设工程项目的组成部分。 2．0．3 分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2．0．4 建设工程文件(constructionprojectdocument) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监 理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2．0．5 工程准备阶段文件(seedtime document Of aconstructionproject) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段 形成的文件。 2．0．6监理文件(projectmanagementdocument) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2．0．7 施工文件(constructingdocument) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2．0．8 竣工图(as—builddrawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2．0．10 建设工程档案(projectarchive) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种 形式的历史记录，也可简称工程档案。

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。