电子文件归档与管理规范

电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)

1 范围

本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企

事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价

值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效

的管理。各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及

馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日

期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不

适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这

些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002 照片档案管理规范

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official document

based on XML—Part:1 General principles ）

GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 18-1999 档案著录规则

DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范

DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则

中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例

国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28

日

国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日

中华人民共和国电子签名法

ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信

息与文献——文件管理）

ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）

ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息

系统)

W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)

ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）

ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,1997

3 术语与定义

3.1

电子文件（Electronic Records ）

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁

盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上

传送的文件。

形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。

3.2

归档电子文件（Archival Electronic Records ）

具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。

3.3

内容（Content ）

内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息，包括正文、附件等，是电子文件形成的最初目的。

3.4

结构（structure ）

结构是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。

3.5

背景（context ）

背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息有助于理解职能活动过程，有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录职能活动过程的顺序，维护文件之间的联系。

3.6

真实性（Authenticity ）

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。包括三重含义：电子文件内容与其用意相符，电子文件的形成和发送与其既定的责任者和发送者相符，电子文件的创建时间或发送时间与其既定时间相一致。

3.7

完整性（Integrity ）

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。完整性有三

层含义：第一，电子文件的内容、结构、背景信息没有缺损；第二，作为

记录社会活动真实面貌的、有着内在有机联系的电子文件及其他形式的相

关文件数量齐全；第三，与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件

齐全。

3.8

有效性（Utility ）

指电子文件应具备的可查找、可检索、可呈现和可理解性，即电子文

件的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载

体的完好性和兼容性等。一份有效的电子文件应该能够表明其与形成它的

职能活动和履行职能过程的直接关系，这种关系应由背景信息加以保存和

表达。

3.9

电子文件元数据（Electronic Records Metadata ）

电子文件元数据是描述电子文件内容、结构、背景信息及整个管理流

程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。

3.10

信息包（Information Package ）

信息包，又称为信息总体，是一组信息的集合，由为长期保存电子文

件所需的所有内容信息与保护描述信息组成。内容信息与保护描述信息构

成电子文件的元数据总体。

信息包分为提交信息包（SIP）、档案信息包（AIP）与分发信息包（DIP）。提交信息包用于归档电子文件的移交，档案信息包用于归档电子文件的长

期保存，分发信息包用于归档电子文件的查阅。经过数字签名封装的，基

于XML（可扩展标记语言）的信息包是确保电子文件凭证性、实现电子文

件长期保存与海量存储的有效数据格式。

3.11

保护描述信息（Preservation Description Information ）

保护描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自

生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述

信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。

3.12

管理信息（Management Information ）

管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、

权限管理、维护历史等信息集组成。

3.13

固化信息（Fixity Information ）

固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性

的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。

3.14

捕获（Capture ）

指对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。

3.15

迁移（Migration ）

在保证电子文件真实性、完整性与有效性前提下，将电子文件从源系

统向目的系统转移（硬件平台转移、操作系统平台转移、数据库平台转移、中间件平台转移等）、从一种格式向另一种格式转换、从一种存储介质向

另一种存储介质转移、应用软件升级的方法与过程。

3.16

逻辑归档（Logical Filing ）

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文

件的管理权限向档案部门移交的过程。

3.17

物理归档（Physical Filing ）

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过

程。

3.18

鉴定（Appraisal ）

指鉴别、判定电子文件真伪、价值与有效性的过程，包括内容鉴定与

技术鉴定。电子文件的双重鉴定贯穿于电子文件管理的全过程，从室藏鉴

定、馆藏鉴定到保管期满鉴定，从系统迁移到存储介质转换，都需进行内

容鉴定与技术鉴定。电子文件的室藏鉴定又分为先期鉴定、归档鉴定。

内容鉴定是根据电子文件的内容确定密级、确定安全分类、归档范围

和划定保管期限的鉴定。技术鉴定指对电子真实性、完整性、有效性鉴定，以及无病毒鉴定、存储介质状态鉴定。先期鉴定是指在电子文件创建过程

中、未正式形成之前，对其归档范围和保管期限所作的一般推断。先期鉴

定有利于及时捕获具有保存价值的电子文件。

4 总则

3.19 开展电子文件归档与管理工作，旨在留存信息时代的机构记忆与社会记忆，保护立档单位核心信息资源，保证归档电子文件凭证性，避免政府

及社会各界在电子政务与档案信息化建设中的重复投资和资源浪费。

3.20 立档单位应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为电子文件的归档与管理提供政策、制度、技术与人员保障。

3.21 电子文件归档与管理应以保证其凭证性与长期可读性为主要目的。

3.22 为保证具有保存价值的电子文件得以及时捕获，保证归档电子文件的真实性、完整性与有效性，应遵循前端控制与全程管理原则。

3.23 为保证电子文件真实性、完整性、有效性，应自设计其生成环境直到永久保存或销毁，从电子文件的管理制度、管理系统功能、长期保存策略、系统安全防范、存储与备份等各方面加以规范并实施严格管理。

3.24 办公自动化等业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设，

在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，将电子文件归档与管理的

重要功能嵌入系统，提高管理自动化程度，使具有保存价值的电子文件及

其元数据得以及时捕获，并得到规范管理。

3.25 纸质正式文件的印制工作应集中于机关打字室进行，有利于辅助性电子文件的统一管理与收集。

3.26 正式电子文件与辅助性电子文件一经形成，其原始文件经加密或数字签名后封存于专用存储器中，采用复制件进行电子文件的鉴定、整理与归

档工作。

3.27 根据归档电子文件的凭证性保障与长期保存对技术、软硬件系统架

构、管理成本、安全、专业技术人员等各方面提出的高要求，应对归档电

子文件实行异地集中统一管理策略，各级党政机关和社会团体应将经加密

或数字签名处理的原始归档电子文件定期进行物理归档，移交至同级国家

档案馆。

3.28 各级国家档案馆应作为同级党政机关和社会团体电子政务信息集中

备份的重要场所之一，应按凭证性保障与长期保存的要求对接收进馆的归

档电子文件实行集中统一管理，并向党政机关与社会团体提供归档电子文

件的查阅利用。

3.29 电子文件易受损、易篡改、非直读、非实体存在、易丢失等特点，

决定电子文件管理要求不同于纸质文件，电子文件的捕获、收集、鉴定、

归档、整理等各项工作必须前移。

3.30 各级档案行政管理部门，对同级立档单位电子文件归档与管理工作

负有监督、指导职责，应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等

各方面提供指导与帮助。

5 电子文件真实性、完整性与有效性保障

5.1 管理制度与职责保障

立档单位电子文件管理制度、机关公务员及相关工作人员应备的职业

道德是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障，是确保电子文件凭

证性的基础。

5.1.1 立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。

5.1.2 立档单位应根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面

确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。

5.1.3 档案管理人员应对电子文件归档与管理工作的各方面负责。

5.1.3.1 应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。

5.1.3.2 应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟

定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的

前端控制。

5.1.3.3 是电子文件归档与管理各工作流程的主要责任人。

3.31 应负责维护归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性。

3.32 应负责本单位电子文件管理系统涉及文书处理各流程用户的操

作指导与培训。

3.33 应加强电子文件管理与计算机应用技术的学习与培训。

5.2 立档单位信息管理部门对电子文件管理系统软硬件平台的设计与

正常运转，对系统安全体系的设计与实施，对归档电子文件及其元数据的

准确性、可获取性与可靠性负有责任。

5.3 立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件

的形成、捕获与先期鉴定负有责任。

5.1.4 基本技术保障

5.1.3.4 电子文件管理系统

电子文件管理系统作为一种特殊的信息系统，其主要功能是捕获、管

理并维护归档电子文件真实性、完整性与有效性，支持电子文件检索，为

机构的职能活动提供凭证。电子文件管理系统是办公自动化等业务信息系

统的有机组成部分；电子文件管理系统也可以是一个相对独立的系统，通

过符合规范要求的系统接口与办公自动化等业务信息系统相连，以捕获具

有保存价值的归档电子文件及其元数据。

5.2.1.1 电子文件管理系统旨在保证电子文件的真实性、完整性与有效

性，保护归档电子文件的凭证性。

5.2.1.2 系统应支持并满足党政机关与社会团体的现行业务管理与事务

处理要求，支持对电子文件的检索与利用。

5.2.1.3 规范元数据捕获技术

5.2.1.3.1 系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件，其管理对象为党政机关与社会团体在其全部职能活动范围内开展工作所形成的电

子文件。

5.2.1.3.2 应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择，初步划定电子文件的保管期限，实现电子文件的先期鉴定，

保证具有保存价值的电子文件得以捕获并保存。如机关文书类文件，可将

《机关文件材料归档范围和文档案保管期限规定》（国家档案局令第8 号）

中永久保管的8 条依据、定期保管的9 条依据嵌入系统。

3.34 应将DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统，实现元数据的自动或半自动捕获，从而证明电子文件的真实性、完整性。

5.4 在电子文件创建过程中，能自动捕获题名、责任者、文件编号、文件形成时间等内容描述信息。

5.5 在电子文件创建过程中，能自动捕获格式、文件大小、数字

化制作等结构信息。

5.6 在文书处理过程中，系统应能自动捕获并记录创建过程、数

字化过程等背景元数据，如处理类型、处理人、各种处理时间、处理意见、数字资源制作等元数据。

5.7 在电子文件正式签发后，系统应自动为其分配一个唯一标识

符，用于为电子文件命名、为标识符元数据赋值。标识符可保持原始电子文件与复制件、不同稿本电子文件、元数据之间的链接，直到档号生成为止。电子文件命名、标识元数据赋值应由系统自动完成。

5.8 在归档电子文件管理过程中，系统应能自动捕获并记录鉴

定、归档、保存、利用等管理元数据。

5.9 具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系

统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。如文种、稿本、文件集合类型、电子文件类别代码、保存历史的操作类型、关联类型、全宗内分类代码及名称、鉴定类型、归档类型、保管期限、密级、安全分类、处置类型等元数据。

5.10 系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、

立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。

5.11 系统应能根据档号元数据项自动或人- 机互动为电子文件命名，为电子文件号元数据赋值。

5.12 系统应能自动捕获数码照片的相关内容描述与结构元数据。

5.13 对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，

系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。

3.35 在标准、技术、管理体制能够支持时，系统内应采用规范

化模板技术实现对电子文件及其元数据的捕获。

5.14 安全保管措施

5.1.5 应为归档电子文件及其元数据的保管配置符合安全要求的专

用服务器或存储阵列。应配置专用的符合安全要求的临时存储器，用于存储系统中处于流转状态，暂时无法确定保管责任的电子文件，保存时间不应少于1 年。

5.1.6 应为归档电子文件及其元数据的保管配置必要的安全设备，如硬件防火墙、硬件防毒墙、入侵检测、正版杀毒软件等。

5.1.7 应根据归档电子文件的密级、分类方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系统，在系统内为归档电子文件的访问与利用设置严格的身份识别与权限管理机制，阻断未经授权的、针对归档电子文件进行的删除、修改、下载、复制等非法操作。

5.1.8 系统应能跟踪、审计并捕获对归档电子文件的利用，在利用历史元数据中自动记录利用类型、利用描述及利用时间。

5.1.9 系统应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、设备、项目与内容等。

5.1.10 系统应对归档电子文件逐页加注防错漏、防调换标记。

5.1.11 系统应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。

5.1.12 经正式签发的电子文件存入专用存储器后，系统应根据先期鉴定及查杀病毒结果自动为应归档电子文件制作一份拷贝，并对原始电子文件进行加密或数字签名，以保证自形成直到物理归档期间归档电子文件的真实性。复制件用于电子文件的鉴定、元数据著录、立档单位留存查阅利用等。经数字签名的原始电子文件用于物理归档。原始电子文件与复制件分别集中存储管理。

5.15 电子文件的光盘存储与备份应规范化、标准化。

5.1.3.5 系统应按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范的要求，支持归档电子文件的光盘存储与备份。

5.1.3.6 用户根据授权许可进行备份操作。

3.36 备份操作者可自定义备份对象。

3.37 为移交或备份的电子文件自动形成目录数据库并存入规定文

件夹。当发现目录数据信息错误，需更新数据时，应按DBXX/TXXX-2007江西省电子文件归档与存储光盘规范的要求进行更新。

3.38 系统应为移交或备份操作提供Readme.txt 文件的编写窗口，

以及光盘编号输入窗口。

3.39 系统应支持将同一份电子文件的原始格式文件、标准化格式文

件分别建立文件夹集中存储于同一张光盘的DATA文件夹下。

3.40 系统应能自动为当前备份的电子文件赋值光盘编号元数据。

5.16 电子文件登记措施

5.1.13 登记元数据项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、

文件编号、稿本代码，保管期限，档号，光盘编号。其它登记信息可由系

统自动赋值，包括形成部门、登记日期、通讯地址、电话、联系人。

5.1.14 系统应能根据先期鉴定结果，对被捕获的电子文件进行自动或

半自动登记，以确认电子文件正式进入电子文件管理系统，为后续的归档

与整理提供依据。首次登记项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成

时间、文件编号、稿本代码、保管期限。见附录 A.1 《电子文件登记表》5.1.15 电子文件归档、整理完毕，系统应能根据全宗号等标识元数据

自动生成并登记档号项，确认保管期限项，形成归档电子文件登记表。见

附录A.2 《归档电子文件登记表》

5.1.16 登记表未经授权许可不得进行增加、修改操作，应对登记操作

形成跟踪审计记录。

5.1.17 系统应针对纸质档案数字化资源为元数据登记提供屏幕OCR

功能。

5.1.18 首次登记完成后，系统应使用标识符与电子文件复制件之间建

立链接，供鉴定时查看原文。

5.17 电子文件鉴定与整理功能要求

5.1.3.7 根据电子文件登记表，系统应形成并显示已逻辑归档的、需鉴

定的电子文件清单。

5.1.3.8 系统应为需鉴定的电子文件提供查杀病毒引擎，启动杀毒软

件。

3.41 系统应设计并实施电子文件真实性、完整性与有效性自动鉴定

功能。自动鉴定可依据文件最后修改时间、创建时间、签发时间、元数据

捕获完整性、系统日志等重要数据进行。对缺少必备元数据的电子文件，

系统应形成报告清单，供档案管理人员对照进行补充著录。

3.42 系统应根据电子文件登记表以及其中的原文链接，为档案管理

人员提供电子文件可读性鉴定窗口。

3.43 系统应在内容鉴定窗口，同时打开元数据著录窗口及原文显示

窗口，使档案管理人员能方便、准确地鉴定电子文件，为归档标识、密级、

安全分类、保管期限元数据赋值，还可同时补充著录相关元数据。

3.44 归档电子文件鉴定、整理完毕后，系统应能自动生成档号，使

用档号为不同稿本的电子文件命名，为档号元数据、电子文件号元数据自

动赋值。

5.18 电子文件物理归档功能要求

5.1.19 在保证归档电子文件真实性、完整性与有效性前提下，系统应

支持归档电子文件及其元数据的获取、迁移与移交。

5.1.20 符合XML规范要求的办公自动化等业务系统应支持生成XML 格式的元数据集。

5.1.21 系统应能生成归档电子文件的提交信息包，用于归档电子文件

的物理归档。提交信息包内包含原始电子文件、基于XML的元数据或目录数据库、《移交电子文件登记表》、《归档电子文件交接文据》等。提交

信息包内可以是一份归档电子文件，也可以是一批归档电子文件。物理归

档时应对提交信息包进行数字签名，从而确保传输过程中的真实性与完整

性。

5.1.22 《移交电子文件登记表》格式与《归档电子文件登记表》相同。《归档电子文件交接文据》应包括如下项目：移交单位名称、接收单位名

称、电子文件所属年度、归档电子文件类别代码、归档电子文件格式、档

号范围、移交总件数、真实性检测、完整性检测、有效性检测、无病毒检

测、移交单位说明、接收单位意见、交接时间、移交单位签章、接收单位

签章。见附录 A.3《归档电子文件交接文据》。

3.45 各级党政机关与社会团体升级原有或新建办公自动化等业务信息

系统，应符合基于XML电子公文格式规范要求，关于电子文件凭证性保障

功能应按照 5.2.1 条要求规划、设计、研发与实施。

3.46 立档单位未实施办公自动化系统，电子文件作为辅助性文件被收集时，应采取必要措施保证电子文件的真实性、完整性与有效性。

5.19 立档单位升级或新购置文档一体化档案管理系统时，电子文件管

理功能应按 5.2.1 条的相关要求进行规划与实施。

5.20 电子文件的收集可根据本单位计算机网络、岗位职责等实际情

况，选择相应方式进行。如内部专用邮箱，专用交换软件，专用脱机存储

载体等。

5.21 本单位发文、内部应归档文件的印制工作应集中于打字室进行，

以利于电子文件的集中收集与真实性保障。

5.22 立档单位相关职能部门、电子文件创建人员、打字室文印人员、

档案管理人员对本单位形成的辅助性电子文件的及时收集负有责任。

5.23 立档单位相关职能部门、文书处理人员、档案管理人员等对电子

版收文的采集、纸质收文数字化负有责任。

5.24 应对网上收集通道采取必要的安全措施，如数字签名、安全协议、

邮箱专用密码等。

5.25 电子文件的收集应及时，以防电子文件的散失、受损。

5.26 立档单位应为机关档案室配备正版杀毒软件，保证计算机能每天

定时上网更新病毒特征库。

5.27 电子文件的登记按 5.2.1.6 条功能要求设计实施。

5.28 电子文件光盘存储与备份功能按 5.2.1.5 条设计实施。

5.29 系统应支持人- 机互动方式为电子文件命名。

6 电子文件的捕获与收集

5.1.23 捕获与收集范围

5.1.3.9 电子文件捕获与收集对象为各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位在执行公务或履行职能活动中形成的，具有保存价值的

正式电子文件、辅助性电子文件或数字化资源。

5.1.3.10 电子文件捕获与收集范围按立档单位制定的《文件材料归档范围和

不归档范围》执行。

3.47 应捕获与收集的电子文件类别包括电子公文、照片文件、音频文件、视频文件、图形文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库

文件等。

3.48 公务或职能活动履行者对具有保存价值的电子文件的捕获、收集、

移交至档案室（馆）负有责任。

3.49 立档单位未实施办公自动化等业务信息系统，则应收集与正式纸质

文件定稿内容相同的辅助性电子文件。

5.30 电子文件被捕获或收集时，除自动或半自动捕获、著录相关元数据外，电子文件管理系统应为电子文件的结构元数据赋值，描述电子文件的格式、支持性或辅助性软件、专用软件、压缩算法、模板等。

5.1.24 采用非通用文件格式的电子文件，捕获或收集时应将其转换成通用

格式。如无法转换，则应将相关专用软件一并收集。

5.1.25 用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，捕获或收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

5.1.26 用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文

件，应同时捕获或收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.1.27 用音频设备获得的声音文件，应同时捕获或收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.1.28 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关

的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.1.29 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。5.1.30 对通用软件产生的电子文件，应同时捕获或收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

5.1.31 在采用了彩色留痕法等技术手段的办公自动化系统中，仅对重要文件捕获其记录了主要修改过程和办理情况的草稿性电子文件稿本。

5.31 电子文件稿本代码：

F—正式电子文件；A—辅助性电子文件；M—草稿性电子文件；U—非

正式电子文件。

3.50 电子文件类别代码：

T—文本文件；I —图像文件：G—图形文件；V—视频文件；A—音频文件；O—超媒体链结文件；M—多媒体文件；P—程序文件；D-- 数据库文件。

3.51 电子文件命名

5.32 电子公文、照片档案、音频档案、视频档案等各类电子文件以档号

命名，不应以文件题名为其命名。如一份电子文件的电子文件号为

“X035-2006-15-Y-002.PDF ”，“X035-2006-15-Y-002 ”为此份电子文件

的档号。

5.33 档号的编制按DA/T 13-1994 档号编制规则进行。

5.34 不同稿本电子文件的电子文件号相同，用稿本代码加以区别。

5.35 同一份电子文件的不同格式的文件名称相同，用扩展名加以区别。

5.36 档号是不同稿本电子文件之间、同一份电子文件的不同格式文件之

间、以及它们与元数据之间的永久链接。

3.52 电子文件的登记

5.1.32 电子文件登记工作在电子文件管理系统中自动或半自动进行，登记

元数据项见 5.2.1.6.1 条。档案管理人员可根据工作需要输出纸质电子文

件登记目录。

5.1.33 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范规定的电子文件格式、

软硬件环境等信息由结构信息元数据描述，由电子文件管理系统根据信息

技术人员或档案管理人员预录入的信息进行自动赋值与批处理，无需手工

登记。

3.53 归档电子文件存储格式

5.1.3.11 为规范归档电子文件格式，保证电子文件的长期可读，立档单位应

用的办公软件应符合GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范的要求。

5.1.3.12 归档电子文件格式应符合开放性、标准性、系统兼容性、对计算机

软件硬件系统的独立性、长期可读性等要求。

5.1.3.13 归档电子文件存储格式

数据类型推荐格式标准存储格式现阶段允许格式

文本文件PDF/A、RTF、XML、TXT PDF/A、XML、TXT DOC、WPS、CEB、SEP 图像文件TIFF、JPEG、GIFB TIFF、JPEG、SVG BMP、PDF

数码照片TIFF、JPEG、TIFF、JPEG、

JPEG-2000 JPEG-2000

音频文件WAV、MP3 WAV、MP3 WM、V RAM/RM、MIDI 视频文件MPEG-、2 MPEG-、4 AVI MPEG-、2 MPEG-、4 AVI QuickTime、Real

Video

数据库文件DBF DBF XLS、MDB

图形文件DW、F DXF、SVG DW、F DW、G SVG

6.7.4 各级国家档案馆将立档单位归档电子文件接收进馆后，应将非规范

格式的电子文件迁移至标准存储格式，即本规范允许的存储格式，同时保

留原始格式电子文件。草稿性电子文件无需迁移。

5.37 电子文件捕获与收集要求

5.1.34 形成于办公自动化等业务信息系统的电子文件一经签发应立即自

动存入专门存储器，系统应根据先期鉴定结果自动将应归档电子公文设为

只读状态，电子文件管理权赋予档案管理人员，完成电子文件的逻辑归档，

并为逻辑归档标识赋值“LFiling ”。

5.1.35 正式纸质文件印制完成后，辅助性电子文件应及时通过网上收集通

道或脱机存储介质移交至机关档案室。无特殊情况，移交延迟时间不能超

过五个工作日。

5.1.36 立档单位各职能部门应定期向机关档案室移交与职能活动密切相

关的数码照片，并附上照片说明文字，如拍摄地点、事件、人物等。

7 电子文件的归档与整理

5.1.3.14 在办公自动化等业务信息系统中，先期鉴定应在电子文件形成过程中

由文件创建人员完成，参见 5.1.3.2 条。电子文件管理权赋予档案管理人

员时即完成了逻辑归档，参见 6.8.1 条。

5.1.3.15 归档鉴定

归档鉴定分技术鉴定与内容鉴定。有无感染病毒鉴定必须在逻辑归档后及时进行，内容鉴定以及技术鉴定的其它内容可定期进行，但鉴定延迟

时间不得超过 1 个日历月。内容鉴定应在电子文件管理系统中进行，根据

鉴定结果为密级、保管期限、安全分类等相关元数据赋值。归档鉴定在电

子文件管理系统中进行，以原始电子文件的复制件作为鉴定的文本。

5.2.1.4 技术鉴定

3.54 查杀病毒。档案管理人员应在鉴定之前升级杀毒软件病毒特征

库，再对电子文件进行查杀病毒操作。对已感染病毒的电子文件先选择隔

离处理方式，待病毒查找完成后再作进一步的杀毒处置。当病毒无法清除

只能作删除处理，并且在临时存储器或制作电子文件的计算机中重新收集

失败时，应在系统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补齐内容与

元数据。

3.55 可读性鉴定。档案管理人员应检查电子文件是否可以被字处理等

办公软件正常打开，如果出现非正常情况，应及时采取重新收集措施，从

临时存储器或制作电子文件的计算机中获取。当重新收集失败时，应在系

统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补齐内容与元数据。

3.56 使用系统专用鉴定功能对电子文件进行真实性、完整性检查，检

查可在档案管理人员确定元数据著录完毕后进行。

5.38 内容鉴定

电子文件内容鉴定主要包括归档、确定密级与安全类别、划定保管期

限。

5.1.37 根据电子文件管理系统预先嵌入的值域，为应归档电子文件的归

档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值。

5.1.38 辅助性电子文件的鉴定结果，可协助档案管理人员完成纸质文件

的归档与整理。

5.1.39 在进行内容鉴定的同时，可借助系统提供的功能进行元数据著

录，如全宗内分类代码与名称、附件、人物、文种、文件集合等。

5.1.3.16 归档电子文件的整理

归档电子文件的整理分为内容信息整理与存储载体的整理。内容信息

整理即电子文件元数据著录。

5.2.1.5 内容信息整理是电子文件管理的重要内容，是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障。

5.2.1.3.3 归档电子文件的著录，依据相关门类档案著录规则以及DB36/T 380-2002 江西省归档文件整理规则、DB36/TXXX-2007江西省电子文件元数

据规范进行。

5.2.1.3.4 正式电子文件元数据著录始于其创建过程，应在鉴定、整理阶段

检查著录的完整性，需要时应做补充著录。

3.57 辅助性电子文件的著录始于被收集时，应确保必备元数据项著录

的完整性。

3.58 为保证归档电子文件的凭证性，应著录相关背景元数据，从而准确描述电子文件的来源、职能背景、文件关联等信息，保持电子文件与其

它文件、责任者、信息系统之间的历史联系。

3.59 采用非通用软件、模板、算法等形成的电子文件，必须著录格式元数据，对专用存取软件、模板、算法的名称、版本、存储位置等信息进

行详细描述。

3.60 档案管理人员完成电子文件内容信息整理后，应借助系统专用鉴定功能，对著录完毕的归档电子文件进行真实性、完整性与有效性检查。

检查合格的电子文件，为其电子文件物理归档标识元数据赋予归档标识“PFiling ”。

5.39 物理归档与存储介质的整理

5.1.40 物理归档

5.1.3.17 为保证归档电子文件的凭证性与安全存储，赋予归档标识的归档电子文件应及时进行物理归档，物理归档应在逻辑归档完成后的三个月

内进行。

5.1.3.18 各立档单位应向同级国家档案馆定期移交归档电子文件及其

元数据。

5.1.3.19 归档电子文件的原始文件向同级国家档案馆移交，立档单位留存归档电子文件的复制件用于查阅。辅助性电子文件也按此规定执行，但

在纸质文件归档、整理完毕后，如果元数据被更新或修改，应向同级国家

档案馆重新移交元数据集。

5.1.3.20 物理归档可采用在线或离线方式进行。

5.2.1.6 本规范所称在线移交方式，是指通过建立于政务网的、符合

安全要求的在线交换平台向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方式。

5.2.1.7 在线交换平台应采取的安全保障措施包括虚拟专用网络（VPN）、防火墙、入侵检测、数字证书认证等。

3.61 本规范所称离线移交方式，是指通过移动硬盘、CD-R、DVD-R、DVD+R等脱机存储介质向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方

式。

3.62 移交光盘的数据存储格式及光盘编号按DB36/TXXX-2007江

西省电子文件归档与存储光盘规范要求执行，移动硬盘参照执行。

3.63 归档电子文件及其元数据应以提交信息包方式移交，必须对

提交信息包进行数字签名。参见 5.2.1.8.3 条。

3.64 重要文件的草稿性电子文件也应装入提交信息包一同移交。

3.65 非通用格式归档电子文件的专用软件、模板、算法等只需作

一次性物理归档。如果专用软件、模板、算法等被更新或升级，应再次向

国家档案馆移交。

3.66 在线与离线移交的归档电子文件提交信息包应由电子文件

在线交换平台提供真实性、完整性、有效性与无病毒自动检测。

3.67 归档电子文件的交接双方应履行交接手续，填写《归档电子

文件交接文据》。《归档电子文件交接文据》可以是电子版，也可以是纸

质文据。

3.68 各级国家档案馆接收归档电子文件的提交信息包后，应按

DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范要求将其转换、封装为基于XML的档案信息包，实现归档电子文件的长期保存与海量存储。

5.40 存储介质的整理

5.1.41 本规范推荐的归档电子文件脱机存储与备份介质为CD-R、

DVD+、R DVD-R。

5.1.42 归档电子文件及其元数据的脱机光盘存储、光盘编号规则、光

盘数据结构、光盘介质的管理应严格按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范执行。

5.1.43 立档单位根据归档电子文件积累数量的实际情况适时进行光

盘备份，文本类归档电子文件可一年制作一张光盘。

5.1.44 各级国家档案馆应根据接收情况，及时脱机备份新接收进馆的

归档电子文件及其元数据，备份对象包括同一份归档电子文件的原始格式

文件（含不同稿本）、标准存储格式文件、档案信息包、元数据等。

3.69 各级国家档案馆应按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储

光盘规范的要求，将各立档单位非通用格式归档电子文件的专用存取软件、

模板等元数据单独进行光盘归档、备份，并对介质进行集中存放与管理。

归档或备份完毕后，应对涉及的所有归档电子文件的光盘编号元数据赋值。3.70 立档单位、各级国家档案馆应为归档电子文件存储光盘提供或

配置符合保管要求的场所、装具。

8 归档电子文件的长期保存

各级国家档案馆应依据本款各条对归档电子文件进行以保证电子文件

凭证性与长期保存为目的的管理活动。以下所称系统是指电子文件与馆藏

档案集成管理系统。本款所列各条同样适用于馆（室）藏档案数字化资源

的长期保存。

5.41 归档电子文件格式标准化。各级国家档案接收立档单位移交的归档电

子文件后，应立即在系统中将其中非标准化格式的电子文件迁移至本规范

所允许的标准存储格式。

5.42 归档电子文件长期保存格式

5.1.45 本规范推荐采用基于XML、经数字签名封装的档案信息包（AIP）作为电子文件长期保存格式。参见附录 B.1 OAIS 信息模型框架。

5.1.46 档案信息包由DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范所列元数据信息总体构成。

5.1.47 档案信息包中的内容信息应采用开放的BASE64代码对标准存储格式的电子文件自身进行编码，以确保档案信息包的长期可读性，以及对各

类系统、浏览器、应用软件的兼容。

5.1.48 经数字签名的档案信息包可以隔绝任何未经数字证书认证许可的

修改或篡改操作，从而保证了归档电子文件在其长期保存过程中的真实性

与完整性。

5.1.49 仅当根据鉴定结果或存在元数据录入错误，需对归档电子文件进行处置时，才可依据数字证书认证对元数据进行赋值、修改等操作。

5.1.50 档案信息包经过一次数字认证许可的赋值或修改操作后，必须对档案信息包重新进行数字签名与封装。

5.1.51 必须采用经国家密码管理委员会办公室批准的从事数字证书颁发、

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

(完整版)设计文件归档管理办法

设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

电子文档归档管理规范

Q/X F 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/X F021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司

前言 本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。 本标准的附录A和附录B为规范性附录。 本标准由技术中心提出并归口。 本标准起草部门：技术中心、综合办。 本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。 本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。

第一章总则 第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。 第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。 第二章电子文件归档与管理体系 第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。 第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。 第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第九条军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

文件归档管理方案计划规定

档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维 护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。

第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手 续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 （七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 （八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法 第一章总则 第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。 第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （四）完整性 指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 第二章电子文件归档的管理体制和职责 第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。

第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。 第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。 第三章电子文件的收集 第八条收集围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第九条收集要求： (一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。 （二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理

【免费下载】建设工程文件归档整理规范GB50328

建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 1 总则 1．0．1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1．0．2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1．0．3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2 术语 2．0．1 建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独 立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在 联系的工程所组成。 2．0．2 单位工程(singie projeot) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并 构成建设工程项目的组成部分。 2．0．3 分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2．0．4 建设工程文件(constructionprojectdocument) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监 理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2．0．5 工程准备阶段文件(seedtime document Of aconstructionproject) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段 形成的文件。 2．0．6监理文件(projectmanagementdocument) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2．0．7 施工文件(constructingdocument) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2．0．8 竣工图(as—builddrawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2．0．10 建设工程档案(projectarchive) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种 形式的历史记录，也可简称工程档案。

政务服务中心电子文件归档管理制度

政务服务中心电子文件归档管理制度 为加强对电子文件的归档与管理，根据《档案法》，结合实际情况，制定本制度。 一、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序，纳入工作人员岗位职责。 二、业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收集和整理，并接受档案管理部门指导、监督、检查。 三、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。 四、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。 五、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交，由档案部门进行真实、完整、有效性检测。 六、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。 七、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织存储载体（分别封存、提供利用、异

地保存）。存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面和有关登记表。 八、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度（14℃-24℃）、相对湿度（45%--60%）、竖放保管等要求和标准。 九、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2--4年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。 十、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。