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物资管理操作手册

圣元环保股份有限公司ERP系统

物资管理操作手册

一、物资管理业务流程

1.1采购管理业务流程

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采购管理是对产生需求、需求申请、采购申请、采购订货、到货接收、发票核对的一系列采购活动的监督和管理。

采购是由于对物资的需求而产生的,发电企业对物资的需求主要来自以下几个方面:机组大小修、机组日常维护及消缺、常用备品备件及材料的补库、日常办公用品及劳保用品的需求。

需求产生以后,需求部门向采购部门提交需求申请反馈需求信息,采购部门结合实际情况进行采购申请的编制,再经过多家供应商的询价、比价过程,最终确定中标供应商后生成采购订单。待供应商交货时,进行采购收货。收到供应商开具的发票后,进行发票核对。采购管理就是对以上一系列活动的管理、跟踪及控制。

1.2库存管理

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库存管理是指物流过程中对物资入出库的管理。它是发电企业物资管理的重要组成部分,是企业各个业务活动的交汇点。

在发电企业生产经营活动中,库存管理既必须保证生产、检修对备品备件、材料以及劳保办公用品的需求,又直接影响采购业务的发生。盘活发电企业流动资金,加快资金周转,在保障供给的前提下,最大限度地降低库存资金占有率,这就是库存管理的目的。

库存管理主要包括采购入库管理、领料出库管理、调拨入出库管理、其它入出库管理、退货管理、退料管理、报废管理、盘点管理、领用成本管理等业务。

传统库存管理存在以下问题:○1不能及时获取库存信息。在发电企业生产经营活动中,由于对库存信息不了解,生产部门为了应对

生产检修任务,进行需求申请时,通常都会在实际需求的基础上多申请一些,从而造成库存金额的不断膨胀。○2库存信息不够准确。由于没有严格的管控,领料或者入库时,对业务数据记录不够准确,很容易造成库房账面信息与实物账不一致。○3欠缺库存分析手段。没有良好的库存分析手段,无法给管理决策提供有效的信息支持。

二、业务操作

2.1需求申请

需求申请是各个分公司或业务部门专工申报物资需求计划的模块。需要领用物料,不管仓库有没有该物料,都需要填写需求申请单。

需求申请业务主要包括物料需求申请、需求申请处理、需求申请关闭、需求申请查询和新物料申请。

2.1.1物料需求申请

2.1.1.1业务流程

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计划&技改申请流程:

专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员

●紧急&零星申请流程:

①专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→分厂采购员【单价小于500,总金额小于3000

②专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员【单价大于500,总金额大于3000

●建设类申请流程:

专工申请(金额和数量)→分厂总经理→采购(分厂或者总部采购)→总部专工审核→总部基建部经理→财务部→总部副总→采购员

●行政申请流程:

申请→分厂总经理\总部部门负责人→总部办公室(主任)→分厂采购员。

2.1.1.2业务操作

在物资管理-需求申请-物料需求申请模块,点击“新建”按钮,新建一张需求申请单,并填写工厂、申请部门、申请日期、需求日期等信息。

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在下面列表栏目填写需要申报的物料。可以在物料编码栏填写物料名称,鼠标左键双击进行模糊查询,如果查询不到可以减少查询的文字。

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点击“选中”按钮或者双击,可以选择物料。填写需求数量、单价等信息。如需填写多条记录,可以点击“新增”按钮进行增加。

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填写完毕之后,点击“保存”按钮,并在“提交”的下拉按钮点击“提交”进行提交。

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提交下拉按钮中,正常情况下使用的按钮包括“提交”、“退回”、“转交”、“撤回”、“流程跟踪”。

提交:将流程提交到下一步处理。

退回:在处理时将单据退回到上一步或者前面的处理人。

转交:可以将单据转交给他们代为处理。

撤回:提交后下步处理人未处理之前,可以进行撤回。

流程跟踪:可以跟踪当前的处理流程。可以点击图形跟踪,进行流程图跟踪,可以追踪目前单据的处理进度。

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最后一步处理人提交后,流程结束。

2.1.2需求申请处理(采购员使用)

需求申请流程结束后,需要采购员对需求申请进行处理,以确定采购或者使用库存。

专业名词解释:

自动分配:系统自动按照仓库现有可用库存进行分配。库存充足时,使用库存进行分配;库存不足时,优先使用库存,剩余部分分配到采购;没有库存时,自动分配到采购。

手工分配:手工进行需求的分配。可以在库存充足时将物料分配到采购。

利库:字面意思:利用库存,是指库存提前占用。系统秉着“先申报先领用”的理念,将库存提前占用,以免发生申报时有库存,领用时没库存,或者我申报形成的采购,采购回来的东西被他人领用。只有

点击“利库”后,物料才能被采购或领用。

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选中需要处理的物料,点击“自动分配”或者“手工分配”进行分配。

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点击“利库”按钮下拉“确认”按钮进行利库确认。

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2.1.3需求申请关闭(采购员使用)

已申报的物料后续不需要进行采购或者领用,可以在需求申请关闭模块进行关闭。

点击“查询”按钮,查询出需要关闭的需求申请。

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点击“关闭”按钮,填写关闭原因,进行关闭。

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2.1.4需求申请查询

可以查询所申报的物料,目前的处理进度。

执行状态:

已完成:代表该物料已完成领用。

采购申请:代表该该物料的采购流程已走到采购申请。

采购订单:代表该该物料的采购流程已走到采购订单。

收获入库:代表该该物料的采购流程已走到收货入库。

领料申请:代表该该物料正在走领料申请。

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需求申请申报的物料,在分配数量有数值时,可以开领料单进行物料领用。分配数量为空时,代表该物料已经完成领料或者正在进行采购,无法领用。

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2.1.5新物料申请

在物料需求申请时,查询不到所需要的物料,则代表系统物料库中没有该物料,需要使用新物料申请,将此物料添加到物料库中,之后才可以进行物料需求申请。

点击“新建”按钮,打开新物料申请模块,填写物料相关信息,物料相关信息必填项:物料名称、规格型号、计量单位。填写完毕后提交。

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2.2采购申请

采购申请业务主要包括采购申请、请购单调度和采购申请查询。2.2.1采购申请

2.2.1.1业务流程

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运营计划类&技改类采购流程:

采购员询价结果提交→总部采购部门负责人(可以改金额填备注等等)→财务审核主管→总部副总→采购员。

●运营零星&紧急类采购流程:

①采购员询价→子公司→财务审核主管→采购员。【单价小于500,总金额小于3000

②采购员询价→子公司→财务审核主管→总部副总→采购员。【单价大于500,总金额大于3000

●行政类采购流程:

采购员询价→采购部→办公室审核→财务部→分管行政副总(副总)→采购员

建设类采购流程:

采购员询价→采购员

2.2.1.2业务操作

在物资管理-采购申请-采购申请模块,点击“按需求申请编制”按钮,选择需要采购的物料,并填写询价后采购员自己确定的供应商,单价,金额,并填写采购分类、采购部门等信息,在“备注”中填写询价结果。点击“确定”按钮生成采购申请单。

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在附件中可以上传详细的询价单。

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确认无误后,点击“提交”按钮,提交到下一步。

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后续流程流转过程中,不允许修改单据信息,如果对单据有意见,可以根据实际情况选择“退回”或提交,并在处理意见中填写相关意见。

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最后一步处理人提交后,流程结束。

2.2.2请购单调度

在采购申请的物料尚未生成采购订单时,可以对申请单进行调度、调整、关闭或生成采购订单等操作。

“调度”可以修改供应商、采购员、采购部门等信息。

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“调整”可以修改需求日期、计划到货日期、数量、备注等信息。

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如果采购申请中的物料后续不再采购,可以将对应的物料的请购单进行关闭。

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2.2.3采购申请查询

在查询中输入相应的查询条件,可以查询采购申请的状态及相关信息。

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执行状态:

采购申请:申请的物料处于采购申请流程中。

采购订货:申请的物料处于采购订单流程中。

采购收货:申请的物料处于采购收货流程中。

已入库:申请的物料已经走完采购流程并且入库。

2.3采购订单

采购订单业务包括采购订单和采购订单查询

2.3.1采购订单

2.3.1.1业务流程

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2.3.1.2业务操作

点击“按采购申请编制”按钮

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选择需要生成采购订单的供应商,点击采购申请单

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